Товарная накладная

Расходная накладная и товарная накладная — это одно и тоже?

В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.

И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров, указанных в ней, операции по безналичным платежам невозможно будет осуществить.

Или при возникновении претензий по количеству преданного имущества именно этот документ будет являться юридическим подтверждением сделки. И большинство организаций работают с общепризнанными формами накладных.

Расходная же накладная подходит больше для передачи ценностей внутри фирмы: от склада в торговый зал, от одной смены к другой и т.д. Просто потому, что она не имеет строгой формы и ее можно дополнять данными. На основе этого документа также работают бухгалтеры, проводятся инвентаризации и корректируются остатки.

Использовать расходные накладные нужно обязательно, хоть они и ценны в основном для внутренних целей компании, но благодаря ним на складах, производствах, магазинах царит порядок. Особенно важны они для тех компаний, которые имеют несколько подразделений с разной структурой организации и реквизитами.

Чтобы оформить отпуск товаров от поставщиков, составляется расходная накладная

. Оформляет документ материально ответственное лицо: продавец, менеджер, кладовщик и т.д. Бесплатно расходной накладной в word или excel можно ниже.

Для внутреннего учета движения товаров и материалов можно использовать простой шаблон расходной накладной. Формат документа можете выбирать удобный для вас, например, excel.

Кто составляет накладную формата А5

Cодержание:

Когда товар продается, покупается, возвращается, или предоставляется какая-то услуга, дынный факт фиксируется в накладной А5. По сути, это своеобразный договор между участниками сделки. Накладная является документальным подтверждением ее совершения.

Оформлением данной накладной занимается лицо, несущее за товар материальную ответственность. До момента его передачи за продукцию отвечает именно компания-продавец, поэтому ее сотрудники должны оформить данный документ. Это может быть не только продавец, но и кладовщик, менеджер, другие сотрудники. Затем накладная направляется в бухгалтерию. На основе этого документа организация-продавец списывает товар со своего баланса, проводит другие нужные расчеты и действия.

На каком этапе отгрузки товара формируется накладная

Сложности процесса отгрузки товара видны только изнутри. Например, сначала компания-продавец проверяет его наличие на складке. Затем обрабатывается заявка, составляется лист комплектации, а товар транспортируется в зону сборки и упаковки. И после того, как будет осуществлена погрузка товара, ответственные лица занимаются оформлением документов. Составлять накладную раньше, например, при получении заявки от покупателя, нецелесообразно. К примеру, на складе может не оказаться нужного товара с необходимой комплектацией. Но при этом накладная уже будет оформлена. В такой ситуации в ней просто теряется смысл. Также при комплектации и упаковке могут произойти повреждения товара, или обнаружение брака, что также неприемлемо. И только после того, как товар уже полностью скомплектован, упакован и подготовлен к отправке, ответственные лица могут заниматься оформлением накладной.

Кем и как изготавливается расходная накладная

Расходная накладная изготавливается материально ответственным лицом, который непосредственно отпускает товар, в двух экземплярах для обоих представителей — и для продавца, и для покупателя (сдающего и принимающего).

Обычно бланк расходной накладной является типичным и особенных изменений не претерпевает. А интернет предоставляет возможность бесплатно Excel-евского бланка расходных накладных либо других стандартных форм, например:

• счета,
• счета-фактуры,
• приходно-расходные кассовые ордера,
• акты,
• накладные и другие.

Каждый из этих документов можно настраивать по своим требованиям и дополнять по необходимости. Все это несложно. и при необходимости всегда можно скачать в Интернете заполненный образец бланка.

Расходную накладную активно применяют в сфере торговли. При этом документ может иметь различные формы, что зависит от вида хозоперации. Как составить расходную накладную правильно?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему

— обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ

Это быстро и БЕСПЛАТНО

В процессе деятельности организацией осуществляется много различных операций хозяйствования. Каждая из них должна оформляться надлежащей первичной документацией.

На ее основании свершение операций отображается в бухгалтерском и налоговом учете. Продажа ТМЦ, отпуск или выбытие по иной причине может сопровождаться расходной накладной. Как составить этот документ правильно?

Заполнение товарной накладной ТОРГ-12 при возврате товара

Шаг 1. В строке «Грузополучатель» отражается информация о поставщике — специалист указывает наименование, адрес и банковские реквизиты продавца. Если оплата за поставленные товарно-материальные ценности уже была произведена, то в разделе «Плательщик» отражаются сведения о поставщике, так как ему придется вернуть перечисленные средства обратно на расчетный или лицевой счет организации-заказчика. Если взаиморасчеты не производились, заполнять поле «Плательщик» нет необходимости, так как возврат денежных средств не планируется.

Шаг 2. Теперь переходим к заполнению раздела «Основание». Если графа не будет заполнена, то возвратная накладная будет недействительной. В разделе «Основание» приводится непосредственное содержание финансово-хозяйственной операции «Возврат товара». Затем нужно указать название и реквизиты документа-основания (акты, дефектные ведомости, уведомления, претензии, письма и иные законодательно установленные бланки). Здесь же указываются реквизиты (номер, дата) товарных накладных, по которым была принята возвращаемая продукция, номер и дата контракта или договора.

Если возвратная процедура производится по причине несоответствия качества, количества или комплектации товара заявленным характеристикам, основанием послужат различные акты, подписанные сторонами. Например, акт о выявлении скрытых недостатков. Другим основанием для возврата являются претензионные письма и уведомления. Если по соглашению сторон возвращается качественный или неподходящий товар, и такая процедура допускается условиями контракта, то основанием могут считаться письма, уведомления, соглашения, акты и иные подтвердительные документы. При заполнении возвратной товарной накладной в поле «Основание» надлежит указать документ, по которому и осуществляется процедура возвращения поставленной продукции поставщику.

Шаг 3. Накладная на возврат нумеруется по порядку или иным способом, принятым в учреждении. Первичный документ необходимо составить непосредственно в день осуществления возвратной процедуры. При необходимости вписываются номер и дата транспортной накладной.

Шаг 4. Специалист заполняет табличную часть регистра. Все сведения вносятся в строгом соответствии с первоначальным документом поставки, на основании которого товарно-материальные ценности и были приняты к учету. Поставочный и возвратный бланки должны показывать четкое количество принятых и возвращаемых ценностей, давая возможность проверяющим отследить количество поставленной и возращенной продавцу продукции.

Все качественные характеристики, наименования, артикулы, единицы измерения, виды упаковки в обоих документах должны строго соответствовать. Условия возврата должны совпадать с условиями поставки.

Шаг 6. Возвратный регистр подписывается непосредственно руководителем или уполномоченным на это лицом, а также главным бухгалтером. Отгрузка возвращаемого товара осуществляется на основании визы материально-ответственного лица заказчика. Со стороны покупателя возвратный бланк подписывают ответственные представители и, при необходимости, работники транспортной службы. Оттиск печати ставится в случае использования ее сторонами.

Нужно ли ставить печати?

Бланки формы М-15 и формы 0504205 по ОКУД не предусматривает проставление печати на них. Соответственно, эти документы действительны и без печати.

Однако, правилами делового оборота принято при обмене документами между двумя разными предприятиями заверять печатями подписи обеих сторон. Организации могут зафиксировать этот момент в приложении к договору ответственного хранения или к давальческому договору.

Также проставлять печати можно при перемещении материалов между разными структурными подразделениями одной организации, если это предусмотрено внутренним локальным документом.

Раздел 2. Услуги по розничной торговле

Раздел аналогичен предыдущему. Суммы вносите до десятичного знака. Здесь раскрывайте информацию о рознице. Общий оборот укажите по строке 01 в графе 4. А разбивку по группам — в строках 02-185

Обращайте внимание: некоторые строки раскрывают другие строки. Например, в строке 02 укажите оборот по пищевым продуктам

Из строки 02 в строке 03 выделите свежие фрукты и овощи. А уже из строки 03 выделите оборот по картофелю — 04 и овощам — 05.

В разделе 2 есть подраздел 2.1. Заполняют его только владельцы автозаправочных станций. Нужно указать количество многотопливных и газовых АЗС в строках 02 и 03 соответственно. Общее количество станций идет в строке 01.

Пример оформления накладной на отпуск товара по форме ОП-4

Заполнение лицевой стороны бланка формы ОП-4

1. Вначале указывается наименование предприятия и структурное подразделение, которое выписывает документ.
2. Затем справа в колонку с кодами вносятся шифры различных классификаторов (по необходимости).
3. Ниже в соответствующих ячейках вписывается номер документа, а также дата его составления.
4. После этого нужно дать ссылку на основание: здесь пишется номер требования на отпуск товара, а рядом вносится точное время передачи продукции (часы и минуты) — это связано с тем, что продукты питания являются скоропортящимся товарам.
5. Потом указывается фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, т.е. того сотрудника, который непосредственно забирает продукцию из кладовой.
6. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вписываются сведения
   • о наименовании товара (т.е пишутся конкретные виды продуктов питания),
   • их единица измерения (килограммы, литры и т.п.),
   • количество затребованной по накладной-требованию и реально отпущенной продукции,
   • цена за одну единицу товара
   • и общая сумма.

   В строке «Итого» подводится итог внесенным выше сведениям.

С обратной стороны документа идет продолжение таблицы.

После внесения в нее полного списка получаемых со склада продуктов, подводятся результаты общих показателей по отпущенному количеству и стоимости товаров.
Ниже прописью вносится опять же общая сумма по накладной и ставятся подписи всех сотрудников, задействованных в процессе, с указанием их должностей, фамилий и инициалов.
Также документ должен быть удостоверен подписями заведующего производством и руководителя компании. Все автографы должны быть расшифрованы.

Образец составления расходной накладной

С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.

Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую вносится по порядку:

• номер и дата составления документа;
• наименование организации, которая производит отпуск товара и наименование организации, которая его получает (если это физическое лицо или ИП, соответственно, сюда вписывается его фамилия-имя-отчество);
• также здесь делается ссылка на договор, в целях реализации которого происходит данная операция (указывается его номер и дата заключения);
• если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.

Во второй, основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:

• их название;
• количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
• цена за штуку;
• общая стоимость.

Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.

В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).

Как заполнить

ТОРГ-12 составляется на основании подписанного договора поставки. Количество поставок и стоимость передаваемых товарных ценностей определяется отдельно, в условиях договора. При дроблении общего объема товара на несколько отгрузок количество определяется на основании заявки от покупателя либо регламентируется в основном договоре или дополнительном соглашении к нему.

Товарную накладную заполняет продавец. Следует указать:

• сведения о продавце и аналогичные данные о покупателе;
• сведения о передаваемом товаре (наименование, количество, цена и стоимость);
• реквизиты документа-основания;
• ответственных лиц, которые осуществляют отгрузку, приемку ТМЦ.

ТОРГ-12 заполняют от руки, например, шариковой ручкой синего или черного цвета. Разрешается подготовить на компьютере или иной печатной технике. Допустимо комбинировать способы заполнения. Большинство компаний применяют автоматизированный учет, который существенно упрощает заполнение. В таблице собрали правила заполнения ТОРГ-12 по каждому полю отдельно.

Показатель
Грузоотправитель	Указываем наименование, регистрационные данные, адрес, телефон компании-поставщика.
Структурное подразделение	Регистрационные и контактные данные структурного подразделения (при наличии).
Грузополучатель и плательщик	В большинстве случаев это одно и то же лицо, то есть компания-покупатель ТМЦ. Прописываем наименование, регистрационные данные, адреса и телефоны.
Поставщик	Наименование, регистрационные данные, адреса и телефоны организации, которая осуществляет поставку ТМЦ.
Основание	Реквизиты договора, по которому производится прием-передача МПЗ.
Табличная часть	Эта часть товарной накладной ТОРГ-12 предназначена для описания товара. Необходимо указать наименование реализованных товаров, работ, услуг. При необходимости следует детализировать объект, то есть расписать его характеристику, сорт, артикул и иные описания. Укажите коды и единицы измерения, которые соответствуют категории товарных ценностей по соответствующим классификаторам. Укажите сведения об упаковке, если таковая имеется. Количество, массу (нетто и брутто) тоже пропишите в отдельности по товарам, услугам. Цены указывайте в рублях и копейках. Учитывайте НДС. В товарной накладной следует учитывать наценку в том размере, которая соответствует реализуемым товарам, работам, услугам. По общей ставке — 18%, льготные категории — 10% и 0%. Если компания освобождена от уплаты НДС, делается отметка «Без НДС» или «НДС не облагается». Итоговую сумму указывают в рублях и копейках с учетом НДС.
Ответственные лица	Перечисляем тех, кто отвечает за прием, проверку, отгрузку, передачу ценностей по договору. Если ответственный сотрудник наделен полномочиями по доверенности, то указываем реквизиты доверенности.
Печати и подписи сторон	Проставляются подписи ответственных лиц, заверяются печатями (при наличии).

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Счет-фактура

В случае если организация является плательщиком НДС (налог на добавленную стоимость) составление документа обязательно. На основании полученных СФ покупатель формирует «Книгу покупок», а на основании выданных – «Книгу продаж».

Так что же такое счет-фактура? Что такое ТОРГ-12? В чем их отличие?

Счет-фактура также должна содержать все данные продавца и покупателя, ставки НДС, и другие обязательные реквизиты, предусмотренные в НК РФ. Именно он обязывает продавца уплачивать дополнительный налог на добавленную стоимость. Организации, работающие по УСН, от этого освобождаются.

Таким образом, существовать по отдельности эти два документа – ТОРГ-12 и счет-фактура, могут только в случае применения упрощенной системы налогообложения. Предприятия, применяющие общую систему, обязаны использовать оба этих документа, они дополняют друг друга и всегда предоставляются вместе.

В каких случаях выписывается?

Этот документ применяется только в том случае, когда отпускающее и принимающее подразделения действительно находятся на значительном территориальном удалении друг от друга. В противном случае рекомендуется использовать другие формы документов, также отражающих движение товарно-материальных ценностей.

Накладную на отпуск материалов на сторону рекомендуется использовать в том случае, когда при перемещении ТМЦ не происходит реализации (для этих целей обычно используют товарную накладную ТОРГ-12). Эта операция может иметь место как внутри одной организации, так и между двумя разными предприятиями по предварительному соглашению. Такими перемещениями ТМЦ является передача их на ответственное хранение или передача давальческого сырья.

При передаче товаров и других ТМЦ на ответственное хранение

Материальные ценности, передаваемые без перехода на них права собственности, но с обязанностью получателя обеспечить их сохранность, считаются имуществом на ответственном хранении.

Передача ТМЦ на ответственное хранение сопровождается оформлением договора хранения и накладной.

По окончанию срока хранения материальные ценности возвращаются обратно. На возврат оформляется аналогичный документ, только теперь уже получатель является отправителем.

Для давальческого сырья

Давальческое сырье — это материалы, которые получены от заказчика для переработки или изготовления продукции.

При этом ТМЦ принимаются без оплаты их стоимости и организация-исполнитель обязана вернуть их в переработанном виде заказчику в полном объеме (абз.2 п.156 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).