Управление временем

Упражнения на формирование навыков ТМ (тренинг)

(очень рекомендуем выполнить!)

Планирование

Заведите карманный органайзер или ежедневник для детального планирования своего времени по системе:
– сначала важные и срочные дела,
– потом важные, но несрочные и
– только потом неважные и срочные!
Можно также использовать метод Швейцарского сыра: сначала долгие стратегические дела, а в «дырки» отдых/передышки – более мелкие и быстрые (как известно многим трудоголикам, отдых – это смена занятия!).

Стратегии

Сформулируйте свои приоритеты и носите всегда с собой. Можно воспользоваться общим списком жизненных ценностей:

интеллектуальные предпочтения/приоритеты;
физические (поддержание и развитие тела, фитнес, здоровье и т.п.);
семейные (дети, муж/жена, родители, бабушки/дедушки);
социальные (активность, гражданская позиция, благотворительность и т.п.);
духовные (саморазвитие, духовные практики, чтение, музыка и т.д.);
профессиональные (рост, развитие, обучение навыкам);
финансовые (что хочется и сколько это стоит)

Желательно иметь немного приоритетов, чтобы уделять достаточное внимание и время каждому из них.
Даже периодическое чтение и обдумывания списка предпочтений создаст у вас ощущение владения собственной жизнью.. Стимулируйте себя на эффективное выполнение задач и достижение целей свободным временем

Если выполню это быстро и качественно – разрешу себе расслабиться и послушать музыку, посмотреть сериал, поиграть с детьми и т.д., в зависимоти от того, что приносит вам энергию. Также один день в неделю рекомендуется посвящать только себе (баня, друзья, лес, путешествия, книги, позитивные мысли и эмоции, массаж и т.п.)

Стимулируйте себя на эффективное выполнение задач и достижение целей свободным временем. Если выполню это быстро и качественно – разрешу себе расслабиться и послушать музыку, посмотреть сериал, поиграть с детьми и т.д., в зависимоти от того, что приносит вам энергию. Также один день в неделю рекомендуется посвящать только себе (баня, друзья, лес, путешествия, книги, позитивные мысли и эмоции, массаж и т.п.).

Контроль

Постоянно задавайте себе вопрос Лакейна:

«Как лучше и продуктивнее использовать своё время?»

Меньше затрат времени – больше результатов (достижений).

Контролируйте свой КПД (коэффициент полезного действия: отношение результатов к затратам времени и других ресурсов).

Избегайте ловушек времени (пожирателей/ вампиров):

  • – уметь говорить «нет» на просьбу, (пустую, неадекватную….)
  • – не зависать в Интернете,
  • – отключать телевизор, телефон,
  • – повышать стрессоустойчивость,
  • – прерывать «просто болтовню»,
  • – не делать из мухи слона,
  • – использовать время в дороге и пробках, другие промежутки и ожидания (аудиокниги, размышления, работа со списком приоритетов).

Никто, кроме ваших «тараканов» не ест ваше время.

Анализ

Задайте себе ряд вопросов и честно ответьте на них.

Как я экономлю время ______________________________________

( я не смотрю телевизор, я стараюсь получить удовлетворение от всего, что я делаю; я каждый раз придумываю новые способы экономии времени…).

Сколько времени я бездарно потерял за день/месяц/квартал/год и почему?

Какие методики ТМ мне нужно ещё освоить?

Что можно сделать за 5 минут? (из какой области?) ______________

Могу ли я сказать, что «жизнь удалась»? ___________________ и т.д.

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

  • метод «Альпы»;
  • метод «ABC»;
  • метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

  1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
  2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
  3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
  4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
  5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

  • наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
  • важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
  • наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

  1. Срочные и важные задачи;
  2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
  3. Срочные, но менее важные задачи;
  4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения

Книги по теме

Изучение методов планирования и управления рабочим временем по книгам – доступный метод. Для самостоятельной работы будут полезны следующие материалы:

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Одна из самых популярных книг по личной эффективности. Она переведена на 30 языков. Книга разделена на три части. Сначала автор объясняет, почему времени вечно не хватает, и какие привычки можно назвать хронофагами. Во второй –приведены рекомендации по планированию, в третьей – читателей учат составлять списки задач.
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». В книге дан ответ на основной вопрос – как все успевать. Автор показывает читателям на реальных примерах, как расставлять приоритеты при составлении списка задач.
Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль»

Автор показывает читателям, насколько важно освободить свои дни от «пожирателей времени». Он предлагает методики для сокращения их количества

И хотя не все подойдут для обывателя, интересных рекомендаций будет немало.
Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности». Самый сложный для человека момент – это выход из уютной зоны комфорта. Но автор убедит вас, что сделать это необходимо, чтобы эффективно управлять своей жизнью.
Бриджид Шульте «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота». Эта книга написана специально для женщин, хотя многие советы автора будут полезны и мужчинам.

Главные 5 лайфхаков управления своим временем

Поняв, что такое тайм-менеджмент, что это значит «планировать» и как нужно ставить перед собой цели можно осознать особенности этой методики в полной мере.

Но на практике оказывается, что вырабатывать полезные для управления временем навыки сложнее, чем кажется на первый взгляд. Есть несколько полезных лайфхаков, которые помогут справиться с этой задачей:

  1. Цели нужно разделять на две группы: первостепенные и второстепенные. Первостепенные задачи формулируются и расставляются так, чтобы они обязательно выполнялись в течение дня. Второстепенные цели не ограничиваются количеством. В теории тайм-менеджмента считается, что перечень необходимо составлять таким образом, чтобы 20% из них исполнялось точно, а остальное – в зависимости от внутренних ресурсов и желаний человека.
  2. Нельзя забивать свой график слишком плотно. В ежедневном плане обязательно должно быть свободное время на случай форс-мажорной ситуации. Если она не случится, то в этот период можно заняться второстепенными целями. Также рекомендуется выделять один раз в отчётный период (одна или две недели) свободный день для того, чтобы дать себе отдохнуть, оценить себя и доделать те задачи, на которые не хватало времени за прошедшее время.
  3. Мотивирование должно быть разнообразным. Нельзя в качестве мотиватора устанавливать исключительно материальные или нематериальные блага. Кроме того, нельзя лишать себя чего-то (например, любимых сладостей) и превращать их в стимул для повышения эффективности. Также не рекомендуется полностью переводить мотивацию в имущественную сферу. Этим можно быстро перенасытиться, и тогда степень заинтересованности в выполнении задачи упадёт ниже первичного уровня.
  4. Расставляя приоритеты нельзя фокусироваться исключительно на одной сфере жизни. Если в первых номерах всегда будет только учёба и работа, то сил для эффективного труда не останется. В перечне обязательно должны быть пункты, которые касаются личного развития, быта и досуга.
  5. Планирование должно приносить удовольствие. Нужно выбрать самую удобную методику, которая превратится в хобби. Это может быть ведение электронного журнала или бумажного ежедневника, работа в мобильном приложении или с помощью облачных технологий. Также для планирования можно использовать свои социальные сети, например – оставлять ежедневно по одной записи в своём блоге о выполненных целях для отслеживания прогресса.

Организация времени в течение рабочего дня

Рациональное использование рабочего времени связано с продолжительностью рабочего дня, от которой зависит ваша работоспособность. Долговременный рабочий день, который может длиться по 10-15 часов, не допускают положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего влечет понижение уровня интенсивности труда и наоборот. При этом в современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня ведет к снижению эффективности любой профессиональной деятельности. В свою очередь, это обуславливает возникновение таких потерь в деятельности, которые не могут быть компенсированы.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня ведет к негативным тенденциям в целом. Вы будете тратить на оперативные задачи более 60% своего годового рабочего времени, поэтому организация времени должна быть таковой, что в год на оперативные задачи вы тратите не более 30% своего рабочего времени. Параллельно нужно сократить затраты рабочего времени на несвойственные вам работы до минимума.

Таким образом, очевидно, что рационализация рабочего дня представляется обязательным элементом тайм-менеджмента с точки зрения организации времени.

Работоспособность людей на протяжении рабочего дня меняется по стадиям.

Стадии рабочего дня в зависимости от работоспособности человека

В зависимости от стадии рабочего дня вам нужно планировать выполнение отдельных задач. Наиболее сложные задачи, творческую работу, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.п. следует планировать на вторую стадию рабочего дня, на период наибольшей работоспособности.

Простые правила организации времени:

  1. Сложные задачи нужно планировать на первую половину дня;
  2. Приступать к ним нужно не ранее, чем спустя час после начала рабочего дня;
  3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
  4. Детальный перечень задач на день определяйте всегда самостоятельно в рамках того, что требуется сделать.

Срок наибольшей работоспособности зависит от следующих факторов:

  • сложность и интенсивность труда;
  • состояние здоровья;
  • условия труда;
  • психологический климат;
  • перерывы в течение рабочего дня и др.

Для длительного поддержания высокого уровня работоспособности важное значение также имеет непосредственно продолжительность вашего рабочего дня и режим использования рабочего времени. В этой связи следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят умственной работой:. 1

Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом

1. Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом.

2. Во-вторых, вы должны рационально использовать свое рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально, не более 8-9 часов.

В этой связи, можно определить, что, учитывая сопутствующие расходы времени и непроизводственные времязатраты, вы должны соблюдать оптимальное соотношение рабочего времени и отдыха. На 9 часов рабочего дня должно приходиться около 12-13 часов отдыха.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR

Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра

Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

Управление временем

Необходимость рационального использования объективно ограниченного ресурса рабочего времени, которым человек располагает для выполнения стоящих перед ним задач. Для достижения максимальной эффективности и интенсивности использования рабочего времени целесообразно планировать свою личную работу.

Основной сферой применения концепции управления временем является творческая, интеллектуальная и управленческая деятельность, но тайм-менеджмент может применять любой человек, деятельность которого требует личной самоорганизации.

В таблице приведены основные подходы к понятию тайм-менеджмента, управлению временем.

Тайм-менеджмент

Автор

Определение

Комментарий

1.

С.И. Калинин

Управление временем – это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности.

Данный подход сосредоточен на научно-прикладной стороне данной категории.

2.

Л. Зайверт

Управление временем – это управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство.

Такой подход предполагает ориентацию на результативность планирования личной работы менеджера, исходя из имеющихся у него временных ресурсов.

Сторонники практических методик управления личным временем предлагают трактовать управление временем, делая основной упор на результаты данного процесса.

3.

Г.А. Архангельский

Тайм-менеджмент – это методика планирования личной работы менеджера, которая позволяет превратить персональное управление временем в инструмент повышения корпоративной эффективности.

Это корпоративный подход к управлению временем, основу составляет эффективная организация управленческой деятельности.

С точки зрения данного подхода, в организации должна существовать система управления трудом руководящих работников. Такая система, направленная на повышение эффективности использования их рабочего времени в интересах компании, позволяет оптимизировать управленческую деятельность в условиях ограниченных естественными причинами временных ресурсов.

4.

О.М. Шканова

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для выполнения управленческих функций, достигаемое через рационализацию определения приоритетных мер, а также контроль выполнения дел, запланированных на определенный промежуток времени.

Данный подход предполагает ориентацию на конкретные виды деятельности. Следовательно, следует согласиться, что такой подход к планированию личной работы менеджера в организации представляется более целесообразным, так как он направлен на повышение рациональности и продуктивности использования рабочего времени руководителей в интересах предприятия и ориентирован на эффективное выполнение ими управленческих функций.

В этой связи следует отметить, что понятие рабочего времени включает в себя «время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей» . Следовательно, с помощью системы управления трудом руководящих работников можно анализировать использование рабочего времени менеджерами в организации.

Анализ использования рабочего времени может быть осуществлен с помощью следующих коэффициентов:

Анализ рабочего времени в тайм-менеджменте

Коэффициент

Способ расчета

Обозначения

1.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэрв = (Ф – Р) / Ф

Ф – фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

2.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

Кпрв = Пр / Ф

Пр – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин;

Ф – фонд рабочего времени, мин.

3.

Коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, не зависящим от работника

Копрв = По / Ф

По – потери рабочего времени по организационно-техническим причинам, не зависящим от работника, мин;

Ф – фонд рабочего времени, мин.

4.

Коэффициент личных затрат рабочего времени работников (на отдых и/или личные потребности)

Клз = ЛЗ / Ф

ЛЗ – личные затраты рабочего времени работников на обеденный перерыв, перерывы и т.п., мин.

Ф – фонд рабочего времени, мин.

5.

Коэффициент соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций

Кф = Фсв / Фнсв

Фсв – время на выполнение менеджером свойственных ему функций (закрепленных за его должностью), мин;

Фнсв – время на выполнение менеджером несвойственных ему функций (не закрепленных за его должностью, обязанности других сотрудников и т.п.), мин.

Особые рекомендации для женщин

Тайм-менеджмент для представительниц прекрасного пола является относительно новым понятием, предполагающим искусство управлять временными ресурсами с учетом специфики обязанностей, обычно налагаемых на женщин обществом, и психологических особенностей.

Работающей женщине необходимо:

  • Не раскачиваться перед работой, лучше прийти пораньше либо выпить кофе на рабочем месте, чем сидеть с коллегами в столовой в начале трудового дня.
  • Трудные задания разделять на малые части. Случается, что для написания большого отчета может потребоваться несколько дней, поэтому лучше продумать это заблаговременно, чтобы работа не превратилась в аврал.
  • Заниматься сложными делами до обеда, что избавит от переживаний в продолжение дня и груза на душе. 
  • Четко осознавать круг должностных обязанностей и не нагружать себя заданиями, не имеющими обоснования.

Работать надо по принципу: 50 на 10, уделяя время отдыху либо переключаясь на спокойную деятельность. Спустя два часа не лишним будет пройтись, что позволит избежать болей в глазах или спине.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • нет расписания работы на день
  • помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
  • телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
  • управляющий не умеет распределять обязанности
  • работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
  • работники не соответствуют своим должностям
  • сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
  • нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

Какие недостатки у бумажных средств планирования времени

Ежедневники не справляются с реально высоким потоком дел. Когда дел всего пара в день, то всё выглядит отлично. Как только дела начинают прибавлять в количестве, например, от 10 штук в день, то начинается хаос.
Все странички ежедневника покрываются слоем ваших исправлений. Если неподготовленный человек взглянет на расписание, он не сможет установить естественный порядок дел.
Где-то мелким почерком дописаны новые сведения, где-то нарисованы стрелочки, некоторые задания вычеркнуты, некоторые вставлены между строк.
Вторым недостатком «теплых ламповых» инструментов является их невосстановимость. Вы можете забыть их в такси, оставить в кафе, потерять на улице, залить кофе в конце концов. Самое опасное не в том, что ваши планы кто-то найдёт, а в том, что вы останетесь без планов.
Эти сложности наводят на простую мысль: приложения для планирования времени гораздо удобнее и защищённее от человеческих ошибок.

Методы

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

  • планируйте ежедневно;
  • планируйте еженедельно;
  • ставьте цели;
  • определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

  • Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
  • После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
  • Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
  • И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха

Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии

На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов

Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

9-й совет тайм менеджмента. Выбираем место для работы

От того, насколько комфортную и подходящую рабочую обстановку вы создадите для себя, зависит то, насколько продуктивно вы будете работать, а значит, и то, сколько времени вы будете тратить на ту или иную задачу.

Причем для разных задач будет нужна различная обстановка.  Замечали ли вы, что самые гениальные идеи приходят, когда ты находишься в душе или на прогулке, т.е. в неформальной обстановке. Кстати, когда Ньютону на голову упало яблоко и он сформулировал закон имени себя, я уверен, что та среда, в которой он находился ему тоже очень помогла. Очевидно, он находился в саду, на свежем воздухе, где думается очень легко.

А замечали ли вы, что над рутинными задачами или задачами, требующими большой концентрации хорошо работается в офисе.

Я предлагаю вам прямо сейчас выполнить небольшое упражнение. В левом столбце запишите определенное занятие (вид деятельности, которым вы занимаетесь). В правом – запишите то место, где занятие это дается вам легко и вам приятно работать. Знание того, где вы сможете выполнить поставленную задачу быстрее, эффективнее и с большим удовольствием позволит вам существенно сэкономить свое время.

 Занятие  Место
   
   
   

Екатерина Беспятых “Ресурсный тайм-менеджмент для женщин”

Современные женщины амбициозны. Их уже не прельщает перспектива всю жизнь сидеть дома, занимаясь бытом и детьми. С каждым годом все больше представительниц прекрасного пола пробуют реализовать себя в бизнесе и строят карьеру. Поэтому сегодня очень востребован так называемый “женский” тайм-менеджмент, который помогает представительницам прекрасного пола балансировать между семьей и работой.

В книге Екатерины Беспятых представлена авторская система управления временем, которая затрагивает не только повседневные дела, но и долгосрочные цели и планы. Все методы связаны одной концепцией 0и дополняют друг друга. В книге есть отдельный блок с советами для мам, а также список полезных сервисов и приложений для оптимизации времени.

Количество полезных фишек и лайфхаков на сантиметр текста просто зашкаливает. Читатели отмечают, что книга больше похожа на практический тренинг, нежели на познавательное чтиво.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector