Что такое супервайзер: пример должностной инструкции

Общие положения

1.1. Супервайзер относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется .

1.2. Супервайзер назначается на должность и освобождается от нее приказом .

1.3. На должность супервайзера принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности и стаж работы по специальности не менее лет.

1.4. На время отсутствия супервайзера его должностные обязанности выполняет .

1.5. Супервайзер должен знать:

— трудовое законодательство Российской Федерации;

— основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;

— структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития;

основные технологические процессы деятельности предприятия;

— кадровую политику и стратегию предприятия;

— основы общей и специальной психологии, социологии и психологии труда;

— методы оценки сильных и слабых сторон подчиненных работников;

— нормы качества и времени для каждого вида работы;

методы решения организационно-управленческих и кадровых задач;

— методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров;

— этику делового общения;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила санитарной, личной гигиены;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. В своей деятельности супервайзер руководствуется:

— законами и иными нормативными правовыми актами;

— уставом организации;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями и другими указаниями руководителя организации;

— настоящей должностной инструкцией.

Как появилась профессия

И название «супервайзер», и должность пришли из Соединенных Штатов Америки в середине 20 столетия. С английского это слово переводится как «наблюдатель», «инспектор» и «контролер».

В 1970-е годы в сферу продаж начали внедряться новые технологии. Возникла необходимость в отдельном специалисте, который занимался бы систематическим контролем подчиненных. Таким образом, можно сделать заключение, что в обязанности супервайзера входило руководство деятельностью сотрудников торгового предприятия.

На российском рынке труда такие вакансии начали появляться совсем недавно – в начале 2000-х. Отечественный маркетинг широко заимствовал опыт зарубежных государств в этой отрасли. Само собой, перенимались и профессии.

В России историческим «дублером» этой должности можно назвать бригадира на предприятии промышленности – крупном заводе или фабрике. Однако он просто осуществлял контроль за деятельностью рабочих. Современный супервайзер выполняет управленческие и некоторые административные функции.

Круг обязанностей

Сегодняшний супервайзер является руководителем нижнего или среднего звена. Непосредственно ему подчиняются 5-30 сотрудников.

Что делает профессиональный супервайзер? Он представляет собой ниточку, связывающую между собой руководство компании, представителей заказчика и исполнителей.

Его деятельность заключается в налаживании контакта с каждым подчиненным, анализе их личностных качеств, выявлении слабых и сильных сторон. Результатом всего этого должно стать повышение эффективности работы и, конечно же, объемов продаж.

Круг обязанностей супервайзера зависит от специфики работы торговой компании и особенностей ее структуры. К общим функциям относятся:

  1. Грамотно ставить подчиненным рабочие задачи.
  2. Корректно распределять объем работ между всеми сотрудниками.
  3. Предотвращать возможные сбои в процессе работы, быстро принимать адекватные решения при форс-мажоре.
  4. Перераспределять обязанности, если нет достаточного количества кадров.
  5. Контролировать соблюдение графика выполнения запланированных задач.
  6. Обеспечивать подчиненных информационными материалами, необходимой техникой и материальными средствами.
  7. Предупреждать назревание конфликтных ситуаций в коллективе.
  8. Анализировать и оценивать работу сотрудников.
  9. Корректировать недостатки в работе и внешности работников.

Личностные качества

Должностные обязанности супервайзера не сводятся к одним только командам и распоряжениям. Соискателю нужно всегда помнить, что эта профессия предполагает обязательное обладание коммуникативными и креативными навыками, а также лидерскими способностями.

Среди других (не менее важных) качеств следует выделить нестандартное мышление, способность анализировать ситуации разной степени сложности и четкое планирование трудового процесса. Без них на эту должность можно даже не рассчитывать.

Супервайзер всегда работает в команде. Чтобы показывать высокие результаты и достигать успеха в деятельности, ему нужно уметь быстро реагировать, быть требовательным (в первую очередь – к себе), соблюдать правила деловой этики, хорошо разбираться в психологии общения, мгновенно воспринимать и усваивать любые новшества.

Необходимые знания

Супервайзер – отчасти офисная работа. По долгу службы ему приходится заниматься оформлением отчетов и некоторых документов. Для этого необходимо хорошо владеть персональным компьютером. Особенно важны знания пакета программ Microsoft Office. Кроме того, нужно уметь работать в специальной программе для «продажников» – «1С: Торговля и Склад».

Не имея ни малейшего понятия об основах маркетинга и азах мерчендайзинга, трудоустроиться супервайзером нереально. А вот если соискатель отлично разбирается в специфике подбора персонала и его последующего обучения, его зарплата вполне может вырасти на 3-4 тысячи рублей.

Требования работодателя

Главное требование работодателя к человеку, который заявил о своем желании занять место супервайзера, – опыт работы на должности мерчендайзера, торгового представителя или хотя бы промоутера от 2 лет. Если соискателю уже приходилось заниматься управлением персоналом, это станет преимуществом и позволит обойти конкурентов.

Вот что еще хотят работодатели видеть в резюме и слышать на собеседовании:

  1. Опыт в обучении персонала и проведении курсов (тренингов), касающихся сферы продаж.
  2. Знание законов о труде и хотя бы азов экономики (в частности – маркетинга).
  3. Навыки делового общения, соблюдение этикета.
  4. Знание хотя бы одного иностранного (чаще всего – английского) языка.
  5. Возраст – до 40 лет.

Последний пункт не имеет ничего общего с эйджизмом. Продиктован он исключительно здравым смыслом. Профессия супервайзера предполагает частые перемещения. Этот человек не сидит весь день за офисным столом. Практика показывает, что после 40 лет многим уже сложновато выдерживать высокий темп работы.

Классификация

В торговой сфере выделяют следующие виды супервайзеров:

  • Супервайзер в торговой сети. Обеспечивает в супермаркетах и крупных магазинах эффективную работу консультантов, продавцов в группах по 10–15 работников. За каждой группой закрепляется супервайзер, отвечающий за эффективность своего коллектива. Супервайзер формирует для сотрудников наилучший график смен, обучает их и контролирует уровень дисциплины;
  • Супервайзер мерчандайзеров. Специалисты по мерчандайзингу налаживают выкладку товаров на магазинных полках, отслеживают наличие продукции, правильность ценников, объёмы продаж. Супервайзер в свою очередь берёт под контроль работу своих подчиненных, оценивая эффективность выкладки и достижение в продажах плановых показателей;
  • Супервайзер промоутеров. В обязанности промоутеров входят демонстрация товаров и их преимуществ, раздача образцов товаров, проведение дегустационных мероприятий и прочих стимулирующих акций. Супервайзер же организует обучение промоутеров, согласовывает с руководителем торговой компании график стимулирующих мероприятий, распределяет промоутеров по торговым точкам и выдаёт им все нужные материалы.
  • Супервайзер торговых представитель. Торговый представитель или агент – специалист оптовой компании, отвечающий за составление договора с магазинами. А супервайзер проводит обучающие мероприятия для торговых агентов, назначает обязанности, обеспечивает персонал нужными материалами, предоставляет руководству отчетность о продажах.

Отличия супервайзера от менеджера

В структуре компании менеджер осуществляет руководство подразделением или отделом. Специалист выполняет следующие функции – планирует и организует работу коллектива, мотивирует сотрудников и контролирует их эффективность.

Выделяют менеджеров различного уровня:

  • младшее звено – менеджеры руководят складскими комплексами, отделами магазина;
  • среднее звено – менеджеры организуют деятельность сотрудников младшего звена и стоят во главе департаментов, цехов;
  • высшее звено – занимают должности управляющих, генеральных директоров, топ-менеджеров.

Таким образом, менеджеры являются управленцами на разных уровнях. Они несут ответственность за различные процессы в компании – от финансовой части и управления производством до операционной работы и развития фирмы.

В свою очередь супервайзер – это менеджер, относящийся к младшему звену и отвечающий за планирование работы, организацию бизнес-процессов и контроль над ними. Однако его зона ответственности – исключительно продажи, а значит выполняет супервайзер только ограниченный ряд задач.

Что входит в обязанности супервайзера

Так как супервайзер имеет у себя в подчинении группу людей, ему очень важны лидерские качества. Он должен уметь поставить перед работниками цели и задачи, замотивировать их на выполнение плана, а также уметь разрешить конфликтные ситуации внутри коллектива. Руководителю группы необходимо быть стрессоустойчивым и дружелюбным, чтобы найти общий язык со своим подчиненным или с особо важным клиентом.

Торговых представителей

В данной области работы самое главное — наладить хорошие отношения с подчиненными, чтобы они не ставили супервайзера в неудобное положение нарушением правил компании, необходимо постоянно следить за внешним видом сотрудников и за их речью. В основном при управлении торговыми представителями в обязанности начальника входит:

  1. Формирование рабочей группы торговых представителей, либо принятие участия в формировании.
  2. Распределение работников по точкам, объяснение механики работы.
  3. Контроль выполнения работы, проверка всех точек.
  4. Организация мероприятий с целью повышения плана продаж.
  5. Разрешение конфликтных и форс-мажорных обстоятельств.
  6. Общение с менеджерами торговых точек и с клиентами.
  7. Выполнение плана продаж.
  8. Составление отчетов о выполненной работе.

Мерчендайзеров

Они, в основном, работают в различных магазинах и гипермаркетах и должны четко соблюдать стандарты компании о раскладке товара на полках и следить, чтобы работники также соблюдали эти стандарты. Кроме того, в обязанности супервайзера мерчендайзеров входят:

  1. Контроль за работой группы мерчендайзеров, постановка задач.
  2. Обучение персонала, проведение собеседований.
  3. Контроль за выкладкой продукции на полки, соблюдение стандартов выкладки.
  4. Организация собраний с подконтрольным персоналом.
  5. Проверка всех рабочих точек.
  6. Проставление рабочих часов в табеле работников.
  7. Составление отчетности.

В компании по продажам

В такой компании с таким видом деятельности супервайзер большую часть времени находится в торговой точке и наблюдает за линейным персоналом и за их исполнением своих обязанностей, иногда внося свои коррективы. Таким образом, супервайзер в компании по продажам должен:

  1. Планировать работу персонала, распределять по рабочим площадкам и составлять график.
  2. Контролировать дисциплину работников, отработанное количество часов и соблюдение внутреннего распорядка компании.
  3. Выполнять план продаж.
  4. Проводить аудит торговых точек, взаимодействовать с менеджерами.
  5. Проводить обучение персонала по технике продаж, качеству консультирования и коммуникации с клиентами.
  6. Добиваться наилучшей презентации своего товара на самом выгодном месте рабочей точки.
  7. Ведение отчетности.

«Районник»

Он работает с торговыми представителями, живущими в соседних населенных пунктах. Чаще всего это находится в пределах пары часов езды на машине, на эту должность могут претендовать только люди с личным автомобилем и наличием водительских прав.

В целом, обязанности «районника» схожи с обязанностями обычного супервайзера на торговой точке: он должен приехать, ввести подконтрольных ему торговых представителей в курс дела, организовать рабочие условия и контролировать выполнение своих инструкций. После завершения работы необходимо составить отчет об успешности проведенной работы и предоставить его начальству.

«Оптовик»

Он контролирует деятельность торговых представителей, работающих в оптовых сетях или рынках, поэтому он должен не только контролировать работу персонала и следить за выполнением их должностных инструкций, но и наблюдать за политикой выставления цен, чтобы передавать информацию о стоимости товаров своему начальству, а иногда и предлагать скорректировать цены.

«Сетевик»

Основная обязанность «сетевика» — это проводить переговоры с менеджерами, представляющими данную торговую сеть. Этот супервайзер не так тесно контактирует с подчиненным ему персоналом, он должен контролировать выкладку своей продукции на полках и соблюдений всех требований фирмы, в которой он работает. Иногда он может раскладывать товар самостоятельно.

Промоутеры и промоакции

Довольно часто, чтобы повысить свои продажи, компания организовывает промоакции, например, дегустация своего товара или раздача всем желающим бесплатных образцов. Для проведения акции нанимаются промоутеры, задача супервайзера — обучить их механике проведения мероприятия, рассказать все о компании и о ее стандартах, разучить с ними небольшую речь. Уже во время работы необходимо проверить внешний вид работников и уровень их коммуникации с покупателями.

Должностные обязанности

Принцип работы супервайзера заключается в управлении и координировании действий команды. Рассмотрим перечень обязанностей более детально и узнаем, чем занимается руководитель начального уровня.

Поиск сотрудников

Если открывается новая вакансия или освобождается уже имеющаяся, то подбирать кандидата на это место чаще всего приходится именно супервайзеру. Поскольку он как никто другой знает специфику работы и перечень функций, которые подчиненный должен выполнять. Важным фактором здесь является и личная симпатия, ведь с новым человеком придётся часто иметь дело.

Формирование рабочей группы

Набрать людей в компанию недостаточно. Следует правильно настроить коллектив на продуктивную деятельность и специфику данной организации. Информирование, обучение, раздача поручений, проработка ошибок – всё это в комплексе способствует созданию эффективной команды.

Планирование задач и регулирование работы подчиненных

Для каждого подчиненного они должны быть свои. Следует заранее готовить список поручений, чтобы раздать их в начале трудового дня или недели.

Все люди допускают ошибки. Чтобы вовремя их избежать, следует постоянно наблюдать за действиями коллектива. Такой контроль поможет выявить халтурщиков, пренебрежительно относящихся к своим обязанностям. Иногда приходится менять поручения работникам в соответствии с их способностями или другими обстоятельствами.

Проверка результатов

По окончании отчетного периода супервайзер должен проверить качество работы, выполненной всем коллективом и каждым сотрудником в отдельности. Впоследствии необходимо оценить эффективность личной и командной деятельности.

Работа над ошибками

Эти действия не являются обязательными. Но зачастую уделив немного времени проработке «хромающих» задач, получается сохранить в штате хорошего сотрудника, который впоследствии может оказаться очень ценным кадром. Тем более корректировка работы подчиненного с небольшим опытом все же происходит легче и быстрее, чем поиск нового кандидата.

Составление отчёта о проделанной работе

Он должен включать в себя данные о работе всей команды в целом и по отдельности (если того требует ситуация). В отчете должны быть:

  • план на отчетный период с подробным перечнем задач;
  • распределение обязанностей между подопечными;
  • результаты коллективной деятельности с указанием достигнутых целей.

Иногда разрешается выделять в отчете высшему руководству старательного сотрудника с предложением оказания ему определенных привилегий (премия, отгул и т.п.). Или же, напротив, высказать жалобу на работника с предложением его уволить. Всё это является полномочиями супервайзера.

Быстрое реагирование при меняющихся обстоятельствах

Не всегда ситуация способствует продуктивной работе и выполнению плана. Один сотрудник ушёл на больничный, второй взял отгул, а бизнес-партнеры внезапно отказали в предоставлении площади для проведения промо-акции – это и многое другое может случаться почти ежедневно. Чтобы компания не простаивала из-за внештатных препятствий, супервайзеру требуется определенная доля ловкости и сообразительности.

Разрешение конфликтов

В любом коллективе периодически возникают стычки и недопонимания, что порой сильно сказывается на производительности труда. Ещё одна задача координатора – умение снизить накал страстей и объективно рассудить участников спора, по возможности удовлетворив интересы каждого сотрудника.

Обучение профессии

Вопрос, как стать супервайзером, не имеет однозначного ответа. Данной профессии не обучают ни в одном из отечественных или заграничных вузов. Получить такую должность можно только благодаря определенным усилиям и хорошо развитым личным качествам.

Помимо этого, человек должен досконально знать, чем занимается супервайзер, и какими полномочиями он наделен. Это можно изучить только постепенно. Начинать карьерный рост претендент на данную должность должен, так сказать, с самых низов. То есть, с позиции продавца или мерчендайзера.

Если вы интересуетесь, как стать супервайзером без опыта, то это, конечно, возможно, но перед этим вам лучше будет пройти специальные тренинги или курсы обучения на базе той фирмы, где они работают. Благо, многие предприятия сегодня организовывают такие обучающие мероприятия для повышения уровня квалификации своих сотрудников и качества услуг, которые они предоставляют.

Но можно ли начать выполнять функциональные обязанности супервайзера без прохождения предварительного обучения? Можно, однако, в этом случае обязательным условием для утверждения вашей кандидатуры будет наличие, хотя бы, трехлетнего опыта работы в сфере торговли, либо на руководствующих должностях.

Особе предпочтение отдается кандидатам на столь ответственный пост, которые имеют высшее образование психолога или социолога. Такие люди умеют анализировать личностные качества других членов общества, выбирая из них самых ответственных и исполнительных.

Помните: если вы хотите добиться успеха в торговой сфере, то недостаточно просто знать, кто такие супервайзеры, и в чем заключается суть их работы. Необходимо иметь огромный потенциал, терпение, умение ладить с людьми, а также стержень настоящего руководителя. Если, помимо всего прочего, вы знаете основные правила корпоративной этики, а также современные законы торговли, тогда перед вами открыты все двери – вы вполне сможете стать супервайзером. Главное – будьте уверены в том, что вам хватит усердия и настойчивости, поскольку привыкать к новому ритму работы придется не один день.

Супервайзер и кадры.

В большинстве компаний, супервайзеры принимают непосредственное участие в работе с кадрами. При необходимости они решают все возникающие проблемы с работниками напрямую. Принимать дисциплинарные или поощрительные действия по мере необходимости.

Зачастую право повышения сотрудника в должности не входит круг полномочий супервайзера, но они могут предлагать руководству кандидатуры достойные более высокой должности. Вопросы увольнения сотрудников, в большинстве случаев, также принимаются на более высоком уровне, но сообщать эти новости сотруднику ложится на плечи супервайзера.

Качества, которыми должен обладать супервайзер

Рассмотрим качества, которые необходимы, чтобы стать хорошим супервайзером:

Уверенность в себе. Основа основ для любого человека, а для начальника тем более

Принимая решение, важно уметь отбрасывать сомнения и не идти на поводу у советников и манипуляторов.

Властность. Она необходима людям руководящих должностей

В противном случае рабочая ситуация довольно быстро выйдет из-под контроля. Подчиненные начнут диктовать свои правила или вовсе откажутся работать.

Лидерство. Незаменимая черта характера для управленца. Только умея внушать людям уверенность в завтрашнем дне, в успехе предприятия или в окупаемости профессиональных усилий, можно существенно продвинуть дело вперёд.

Коммуникабельность. Это не только и не столько общительность и живость натуры, сколько навык договариваться с людьми и налаживать полезные контакты. Также умение вести диалог помогает при урегулировании конфликтов между подчиненными.

Настойчивость. Большинство рядовых сотрудников ленивы. Их нужно подталкивать и мотивировать к действию. Супервайзер должен добиваться от них результата всеми своими усилиями. Кроме того, данное качество очень выручает при отстаивании коммерческих интересов при переговорах с партнёрами или в требовании у высшего руководства дополнительных ресурсов для работы.

Сообразительность. Любая деятельность представляет собой налаженный производственный поток, который периодически нарушается различными внештатными ситуациями. Чтобы уладить все проблемы, необходимо быстро искать выход и принимать решения. Сообразительность также вносит большой вклад в развитие новых направлений компании и в борьбу с конкурентами.

Предприимчивость. В динамично развивающихся организациях недопустимы длительные промедления и застои. Важно действовать быстро и эффективно. Тот, кто проявляет инициативу в решении корпоративных задач, имеет большие шансы на скорое продвижение по карьерной лестнице. Такие сотрудники высоко ценятся.

Ответственность. Умение отвечать не только за свою работу, но и за труды подопечных является одним из ключевых обязанностей супервайзера. Его основная функция – связь между высшим руководством и работниками низшего уровня. Поэтому он один отвечает за всех.

Специфика работы супервайзера

В современных торговых компаниях большим спросом требуются сотрудники на должность супервайзера, но, к сожалению, хоть эта профессия уже давно распространена, не все имеют о ней представление. Так кто же эти работники и что входит в их обязанности?

Супервайзер в переводе с англ. supervise означает «наблюдатель, контролер». На западе супервайзером принято называть линейных менеджеров низшего уровня. Это руководители участков, бригадиры, диспетчера и другие.

У нас в стране данная профессия заключается в более узкой направленности. Главной обязанностью российского супервайзера является контроль торговых агентов, промоутеров и мерчендайзеров.

Должностные обязанности

Работа супервайзера предполагает наличие знаний многих экономических аспектов, умение осуществлять предпринимательскую деятельность.

Специалист должен хорошо разбираться в кадровой политике и понимать стратегию предприятия, на котором работает. Немаловажны навыки по психологии, они могут пригодиться для правильной оценки личных качеств подчиненных и их мотивации.

Супервайзеров можно встретить в различных сферах деятельности, связанных с продвижением различных товаров и услуг, но в основном – в больших торговых компаниях.

Их обязанность – анализ и контроль деятельности подчиненных, а также внедрение новых тенденций в управленческий процесс. Например, менеджеру необходимо проверять посещение мерчендайзером торговых точек, анализировать отчетности по продажам товаров.

В отношении торгового агента необходимо проводить консультации по общению с потенциальными покупателями и методами их привлечения.

В работе менеджер контактирует с каждым из своих подчиненных. Он может смело оценивать каждого, анализируя их возможности, сильные и слабые стороны, что позволит повысить эффективность работы, а, следовательно, и уровень продаваемой продукции.

Для супервайзеров существует следующая должностная инструкция:

  • прием сотрудников и распределение их по группам деятельности;
  • контроль и проверка работы каждого подчиненного;
  • выполнение плана работы, установленного руководством;
  • составление отчетности;
  • разрешение споров и других конфликтных ситуаций между сотрудниками;
  • ведение других дел в пределах своих обязанностей.

Деятельность данных специалистов может осуществляться как в офисе, так и удаленно. Главное – без отрыва от своих подчиненных.

Карьера супервайзера

Как показывает практика, на должность менеджера попадают лучшие продавцы. Сотруднику организации будет проще освоиться на новом месте, он знаком с коллегами, прекрасно понимает структуру компании, ее устройство и работу. Новый человек в коллективе – это не всегда хорошо, особенно когда сформирована сплоченная команда.

Практически перед каждым сотрудником встает вопрос: как достичь карьерного роста?

По поводу вашего развития вы можете проконсультироваться с руководством компании, уточнить, что вы можете для этого сделать.

Интересно, что средний период работы супервайзером составляет всего один год. Это связано с тем, что не каждый может справиться с этой работой, а те, кто осваивают должность, очень быстро ее перерастают, направляясь вверх по карьерной лестнице.

Супервайзер – это всего лишь первая ступень в вашем развитии как руководителя. Если вы умело справляетесь с обязанностями и уже давно засиделись на своей должности, то стоит задуматься о повышении. Однозначно то, что хороший менеджер виден сразу, и как только вы себя проявите, вас сразу заметят. Все это связано с недостатком хороших руководителей.

Супервайзеры ценятся на рынке труда, если сотрудника не повышают по месту работы, его могут переманить конкуренты.

В подчинении у него находится целое подразделение. В обязанности менеджера отдела входят: контроль поставок, соблюдения плана продаж, ведение переговоров и координирование работы сотрудников.С течением времени ваша карьера может продвинуться до финансового директора. Но желая получить эти должности, вы должны осознавать необходимость постоянного развития и обучения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector