Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже

Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

С чего начать – порядок оформления

Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

1. Издается приказ о разработке проекта документа.

В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

ПРИКАЗ

О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

Приказываю:

Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

Подпись, печать, дата.

Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
Создается структура предприятия.

При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.

К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.

Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.

Унифицированная форма Т-3

Как правило, с шапкой документа сложностей не возникает. Здесь все достаточно просто и понятно, но главное, это не забыть о необходимости внести информацию о приказе по штатному расписанию.

Значительно больше вопросов всегда вызывает формирование таблицы, где вводятся данные о должностях, количестве сотрудников и заработной плате.

Если компания небольшая и не имеет подобных разделений, ставится прочерк. Если структурные подразделения все же имеются, то указывается и их код.

Это цифра, по которой можно определить подчиненность подразделения основной организации. Таким образом, можно проще разобраться со структурой компании.

В следующем столбике указывается должность. Ее название обязательно должно соответствовать квалификационному справочнику. Данное требование прописано в 57 статье Трудового Кодекса. Но существует и ряд профессий, которые определяются по реестру должностей. Речь идет о муниципальных работниках, госслужащих и членах избиркома.

Далее указываются данные о штатной единице по определенной должности. То есть, то количество человек, которое необходимо предприятию, должно быть прописано в отдельном столбце. Здесь нужно указать и полные штатные единицы, и не полные.

Что касается внесения информации о заработной плате, то она указывается в полном объеме, то есть, без вычетов и налогов, которые после будут сняты с работника. В некоторых предприятиях вносятся данные о заработке сотрудников за час, а других за месяц. Главное — это указать временной период, чтобы не возникало путаницы и недоразумений.

В некоторых случаях, когда для работника на определенной должности не полагается фиксированная ставка, в графе о тарифе может быть указан процент либо коэффициент трудового участия. В некоторых случаях вместо стандартного тарифа с окладом указывается коэффициент распределения прибыли, если это предусмотрено трудовым договором, соглашением либо иным соответствующим документом.

Надбавками называют стимулирующие выплаты, которые производятся на постоянной основе.

Они могут быть назначены в соответствии с российским законодательством либо по инициативе руководителя компании.

Но в этой графе указываются только те надбавки и выплаты, которые имеют постоянный характер, к примеру, выплачиваются раз в месяц или еженедельно.

В том случае, когда стимулирующие денежные начисления являются периодическими, их лучше не вписывать в общую строку, а вынести в ссылку в 10 столбце. В отдельном документе уже нужно подробно расписать о том, как, кому и в каком количестве даются периодические стимулирующие выплаты.

При составлении штатного расписания могут возникнуть различные нюансы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных строк. Для таких случаев предусмотрено расширение документа в виде примечаний.

В примечании можно указать всю необходимую информацию о сдельной оплате труда, если таковая предусмотрена в компании, прописать данные из локальных нормативных актов, способных повлиять на формирование оклада или надбавок.

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира

Кто разрабатывает и утверждает ШР

Рассмотрим, кто участвует в создании штатного расписания.

Кто занимается составлением

Исторически в соответствии с квалификационным справочником составление таких документов входило в должностные обязанности экономиста из отдела организации и оплаты труда (Постановление Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998 г.). Но мы уже выяснили, что в современных коммерческих компаниях состав и наименования должностей определяет руководство компании и такой должности зачастую просто нет. Особенно это относится к мелкому бизнесу. На практике составлением чаще всего занимаются специалисты кадровой службы компании, реже — бухгалтеры или юристы. Современное законодательство чётко не определяет, кто обязан заниматься составлением этого документа.

В крупной компании при разработке проекта организации бизнеса, заказанного специализированной фирме, она, исходя из предложенных направлений оптимизации бизнес-процессов, составляет проект штатного расписания.

Как и кем утверждается

Необходимо провести утверждение проекта, предварительно проведя его согласование с тем кругом сотрудников, кто визирует такой проект в соответствии с внутренней инструкцией по делопроизводству. Такое согласование вряд ли потребуется для малого бизнеса, где весь кадровый состав не превышает 15–20 человек.

Затем форму подписывают два ответственных лица: руководитель ООО или ИП и главный бухгалтер.

Утверждение производится приказом ИП или директора ООО. Такой приказ относится к приказам по основной деятельности, но в него обычно не включают констатирующую часть, то есть приказ начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» и дополнительных обоснований или пояснений обычно не нужно. Хотя руководитель может и указать причины утверждения такого документа.

В приказе, кроме даты составления, указывают дату, с которой будет действовать утверждаемая форма, и она должна быть не раньше утверждения расписания.

Форму такого приказа можно скачать здесь.

Кто и зачем обязан составить

Штатное расписание (ШР) по форме Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству его составление необязательно, но в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать решения по управлению учреждением.

ШР помогает при планировании, так как оно позволяет легко определить:

• количество отделов;
• среднюю численность работников;
• размер ежемесячного фонда заработной платы;
• направление деятельности учреждения.

С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов в отчетах для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. При наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (закон №1033-1 от 19.04.1991).

Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется, только если в организации числится один руководитель, сотрудники работают по гражданско-правовым договорам или ИП осуществляет свою деятельность самостоятельно, без привлечения работников.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить вакансии в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Утверждение штатного расписания и внесение изменений

После того, как готов проект штатного расписания и учтены все перечисленные нюансы, его нужно утвердить.

Для этого издается приказ по основной деятельности. Все данные о нем позже будут внесены в штатное расписание.

Приказ отражает факт утверждения штатного расписания, срок его введения в действие, размер штата. Его подписывает непосредственный руководитель компании или лицо, которому эта возможность делегирована. Следующий этап — фиксирование в журнале регистрации приказов с присвоением регистрационного номера.

После этого он вместе с расписанием отправляются на хранение (в случае с расписанием — на постоянное, а с приказом — на 75 лет).

Несколько слов о внесении изменений. Если срок действия штатного расписания еще не закончен, а они требуются немедленно, нужно издать соответствующий приказ, в котором указать все требуемые корректировки. Только после этого можно вносить исправления.

Даты вступления в силу приказа об изменении и самих изменений обычно не совпадают. Особенно если корректировки касаются оклада.

Так происходит, поскольку изменения штатного расписания часто сопровождаются изменениями в трудовых договорах. Они же требуют от руководства соблюдения сроков уведомления подчиненных и получения их согласий.

Ознакомление штатной единицы с приказом о внесении изменения в штатное расписание не равносильно его согласию на корректировки трудового договора.

Пример из практики. Изменения штатного расписания затрагивают оклад некоторых членов коллектива. Как правильно все оформить?

Во-первых, о таком нужно предупредить людей за 2 месяца минимум. Только потом можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, в котором упоминаются должности, новые оклады и время вступления корректировок в силу.

Затем ответственных за изменение трудовых договоров лиц (чаще всего — сотрудников отдела кадров) знакомят под роспись с приказом.

Следующим шагом станет заключение с упомянутыми в приказе работниками допсоглашений

В них важно отразить не только факт изменения оплаты труда, но и причину (ст. 22 и 132 ТК РФ)

Руководитель может уменьшить оплату труда в одностороннем порядке. Так гласит ст. 74 ТК РФ. Но такое решение является скорее исключительным, чем широко распространенным, потому что влечет за собой сложную процедуру согласования с коллективом.

А вообще стоит прописать процедуру внесения исправлений в инструкции по делопроизводству. При этом следует указать:

• сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатного расписания;
• ответственных за формирование и подписание лиц;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Порядок принятия ШР

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

• Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
• Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий

Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка

Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка

Помимо прочего должны быть указаны:

• Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
• Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

• Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
• Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата

При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты

Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Штатное расписание в 1С

Вот какие функции доступны в «1С:Зарплата и управления персоналом 8»:

• Опционально вести штатное расписание в программе. Если компания маленькая и в ведении штатного расписания в программе нет необходимости, можно обойтись и без этого документа. В такой ситуации, когда компания будет принимать на работу и переводить работников, потребуется полное описание места и условий их работы. Если в будущем компания решит разрабатывать штатное расписание в программе, то оно создастся автоматически на основе имеющихся данных о персонале. Потребуется, может, только внести корректировки (к примеру, обозначить вакансии).
• Оценивать, соответствует ли кадровая документация штатному расписанию. Можно установить это расписание или отказаться от него.
• Утвердить штатное расписание специальной документацией, чтобы хранить историю изменения штатного расписания. Это позволяет получить штатное расписание за любой прошедший день. Помимо этого, можно просматривать и оценивать неутвержденный кадровый документ (плановый).

В программе штатное расписание представляется в формате перечня позиций. Позицией штатного расписания называют определенную должность в конкретном подразделении компании с установленными трудовыми условиями. При этом указывается число штатных единиц. Описывая позицию штатного расписания, вы можете уточнить должность разрядом (категорией).

Можно указать нецелое (дробное) число штатных единиц, если в настройках кадрового учета предусмотрена возможность трудовой деятельности на неполную ставку.

Наименование позиции формируется автоматически по схеме «Должность, разряд (категория) / Подразделение». Но название можно менять или дополнять в произвольном порядке.

Позиция штатного расписания характеризуется условиями и оплатой работы. Когда вы описываете условия работы для позиции, то можете обозначить:

• право на отпуск, предусмотренное этой позицией;
• класс условий труда (на основе результатов специальной оценки);
• текстовое описание деятельности (в произвольном порядке);
• рабочий график на данной позиции. Его будут использовать для разработки кадровых приказов на этой позиции для подстановки в них (с возможностью изменить). Кроме того, он будет учитываться напрямую в позиции при вычислении ее фонда оплаты труда. График по умолчанию подставляют из карточки выбранного подразделения (компании, если для подразделения его не задавали).

Из карточки позиции штатного расписания можно переходить к перечню работников, занимающих ее.

При ведении штатного расписания в программе в разных кадровых приказах (о приеме, переводе и т. д.) должность выбирают не из всего перечня должностей, а из списка позиций нужного подразделения. Документация при этом в автоматическом режиме заполняется в соответствии с заданными для выбранной позиции условиями. Но они могут быть изменены в кадровом приказе.

Регистрируя кадровый приказ, вы можете проверить его на соответствие действующему штатному расписанию. Однако регистрация приказа допускается даже в том случае, если он пока не соответствует штатному расписанию. Появляющиеся разночтения помогает оценивать отчет «Соблюдение штатного расписания».

Вести штатное расписание автоматизированно удобно, так как программа позволяет:

• осуществлять прием и перевод работников выбором должности из перечня, характерного для конкретного подразделения (на основании действующего штатного расписания);
• в автоматическом режиме в процессе приема и перевода работника формировать перечень начислений и их сумму, соответствующую выбранной должности в конкретном подразделении (на основании штатного расписания), и корректировать сведения, если нужно;
• фиксировать за работником позиции штатного расписания;
• сохранять информацию о необходимости владения сотрудником теми или иными навыками для замещения на определенной должности (в карточке должности и позиции расписания можно упомянуть о требуемых специальностях);
• индексировать штатное расписание;
• при создании кадровых приказов оценивать, соответствуют ли они штатному расписанию;
• анализировать соответствие фактического штатного распределения штатному расписанию;
• кроме должности, идентифицировать место работы разрядом (категорией) должности;
• для подразделения устанавливать, создано оно или расформировано, для должности — является она частью штатного расписания или ее уже исключили. За счет этого вы видите только действующие в данный момент подразделения и должности в соответствующих перечнях;
• создать для печати единую форму Т-3, отчеты «Соблюдение и анализ штатного расписания», «Штатная расстановка», «Занятость штатного расписания» и другие печатные формы.

Образец штатного расписания на 2019 год оформляем по всем правилам

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на пакет документов:

• устав организации;
• структура предприятия (если она составлялась);
• нормы численности;
• ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего нужно штатное расписание в организации 2019 г., в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатное расписание должно содержать:

• перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
• наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
• сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
• сведения о количестве ставок;
• штатный оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
• виды и размеры доплат и надбавок.

Для оформления штатного расписания можно использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если АО и ООО имеют в системе оплаты труда другие составляющие, они могут разработать бланк самостоятельно, предусматривать все особенности и дополнять форму Т-3 графами. Ячейки без данных можно оставлять пустыми.

В каких случаях необходим приказ

Внося поправки в штатку, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата и его материальное обеспечение. Приказ о внесении поправок работодатель вправе издать при необходимости в любой момент своей деятельности. Допускается:

• исключить вакантные должности или целые подразделения компании в связи с организационными изменениями;
• ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
• сократить занятые единицы в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
• изменить оклады;
• переименовать подразделения или должности;
• исправить допущенные ошибки.

Решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением.

Поправки в ШР делаются двумя способами:

• внесением изменений в старый документ;
• утверждением нового ШР.

Рекомендуется учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу варьируются в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. Если в результате меняются условия труда по инициативе работодателя, сотрудника уведомляют за 2 месяца (

Нестандартные ситуации — ищем выход

Рассмотрим особенности работы со штатным расписанием в сложных ситуациях.

Вводим временную должность на срок меньше года

В работе фирмы может возникнуть ситуация, когда должность нужна на срок меньше года.

В рассматриваемом случае приказом руководителя предприятия при внесении такой должности в табличную часть штатного расписания указывают дату окончания действия должности. Это может быть отражено в графе «Примечание» или используемую в фирме форму можно дополнить графой «Количество месяцев действия».

Ненормированный рабочий день в штатном расписании — обязателен ли в трудовом договоре

Важно учитывать, что если должность входит в перечень работ, для которых допускается ненормированный рабочий день, то не обязательно для каждого сотрудника, принятого на такую должность, устанавливать режим ненормированного рабочего дня. Если предполагается, что у работника будет режим ненормированного рабочего дня, то это условие следует закрепить именно в трудовом договоре (абз

6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ)

Если предполагается, что у работника будет режим ненормированного рабочего дня, то это условие следует закрепить именно в трудовом договоре (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, на одну и ту же должность один специалист может быть принят на ненормированный рабочий день с обязательным отражением такого режима в трудовом договоре, а другому работнику такое условие может быть не установлено.

Ненормированный рабочий день можно устанавливать только некоторым сотрудникам, но этот момент необходимо отразить в трудовом договоре

Уволенный работник восстановлен на службе, но его должность уже исключили из ШР

Работодателю придётся в трудовом договоре лица, восстановленного по решению суда, указать прежнее название должности, поскольку такое название указано в решении суда.

При заключении трудового договора с восстановленным сотрудником работодателю придётся обратить внимание и на содержание штатного расписания. Трудовая инспекция придерживается мнения, что названия должностей в трудовых договорах (в том числе и в новом договоре восстановленного сотрудника) должны строго совпадать с названиями в штатном расписании компании

Поэтому, если при очередной проверке ШР должности восстановленного работника там не обнаружится, может быть наложен на работодателя штраф по ст. 5.27 КоАП РФ

Трудовая инспекция придерживается мнения, что названия должностей в трудовых договорах (в том числе и в новом договоре восстановленного сотрудника) должны строго совпадать с названиями в штатном расписании компании. Поэтому, если при очередной проверке ШР должности восстановленного работника там не обнаружится, может быть наложен на работодателя штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если вместо уволенного сотрудника для выполнения его функций было принято другое лицо (даже не совсем с таким названием должности), после восстановления уволенного лица работодатель может уволить того, кто был принят на его место. Увольнение можно обосновать «обстоятельствами, не зависящими от воли сторон», поименованными в п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Руководителям, кадровым и бухгалтерским работникам необходимо знать особенности составления и утверждения штатного расписания. При грамотном учёте нюансов ведения ШР предприниматель может избежать многих проблем при общении с проверяющими органами.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Однако по факту теми специалистами, кто составляет штатное расписание в организации, ведет учет кадрового состава, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год и есть ли ограничения? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

• сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатки;
• ответственных за формирование и подписание лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.