Учет спецодежды в 1с 8.3: пошаговая инструкция

Документальное оформление движения спецодежды

Учет спецодежды регламентируется Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 г. №135н (далее – Методические указания № 135н).

В соответствии с п.61 Методических указаний № 135н выдача спецодежды работнику и ее возврат отражается в личной карточке учета выдачи СИЗ. Ее форма приведена в Приложении к Межотраслевым правилам, утвержденным Приказ № 290н. Но, поскольку данным документом не предусмотрена подпись лица, выдавшего СИЗ, то в качестве бухгалтерской «первички» его не используют.

Порядок документирования операций со спецодеждой зависит от варианта ее учета (п.9 Методических указаний № 135н):

1. в составе основных средств или;
2. в составе оборотных активов.

Если средства защиты учитываются как основное средство, то оформляются:

• при выдаче работнику – акт приемки-передачи объекта основных средств (унифицированная форма № ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7);
• при списании – акт о списании объекта основных средств (унифицированная форма № ОС-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7).

Если спецодежда учитывается как материал, то применяются следующие первичные документы (на примере унифицированных форм).

Не забывайте! На основании ч.4 ст.9 Федерального закона № 402-ФЗ организации / ИП вправе разработать собственные бланки документов. Унифицированные формы использовать не обязательно. Либо последние можно модифицировать под свои потребности.

Выдача спецодежды по повышенным нормам

Расходы организации по ремонту и уходу за специальной одеждой (например, чистка, обеспыливание, дегазация и прочее) включаются в расходы по элементам затрат, например в расходы на производство, расходы на продажу, расходы на оказание услуг или расходы выполнение работ.

По итогам спецоценки средства индивидуальной защиты (СИЗ) выдаются в случаях, когда выполняются одно или несколько условий:

• условия труда носят вредный или опасный характер;
• работа выполняется в условиях повышенных или пониженных температур;
• работа носит грязный характер.

За нарушения при выдаче или невыдачу спецодежды организацию могут привлечь к административной ответственности. Трудовая инспекция может наложить крупные штрафы на организацию и руководителя, суммы штрафов зависят от класса профессионального риска. В случае если работодатель не обеспечил СИЗ работников первого класса риска, на него может быль наложен штраф в размере до 80 000 руб.

В случае если организация не выдала работникам спецодежду, персонал вправе отказаться от работы. В таком случае отказ от работы признается простоем по вине работодателя и оплачивается в установленном для таких случаев порядке (не менее двух третей от среднего заработка).

ДЕБЕТ 23, 25, 26 и т. п. КРЕДИТ 10

– списана стоимость спецодежды со сроком эксплуатации менее 12 месяцев.

– списана (погашена) часть стоимости спецодежды со сроком эксплуатации более 12 месяцев.

Стоимость специальной оснастки может погашаться организацией одним из следующих способов (п. 24 Методических указаний по учету спецодежды):

• способом списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции (работ, услуг);
• линейным способом.

Сумма погашения стоимости специальной оснастки определяется:

• при способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ, услуг) – исходя из натурального показателя объема продукции (работ, услуг) в отчетном периоде и соотношения фактической себестоимости объекта специальной оснастки к предполагаемому объему выпуска продукции (работ, услуг) за весь ожидаемый срок полезного использования указанного объекта;
• при линейном способе – исходя из фактической себестоимости объекта специальной оснастки и норм, исчисленных исходя из сроков полезного использования этого объекта.

Данные способы аналогичны способам амортизации основных средств и расчеты по ним производятся также.

Наиболее часто выбытие спецодежды и спецоснастки происходит вследствие ее полного износа или реализации.

В первом случае следует иметь в виду, что списание специальной одежды и спецоснастки с бухгалтерского учета осуществляется только при их фактическом физическом выбытии (п. 31 Методических указаний по учету спецодежды). Иными словами, независимо от того, полностью или не погашена стоимость спецодежды (спецоснастки), она списывается только в случае невозможности ее дальнейшего использования в связи с физической непригодностью.

Списание спецодежды (спецоснастки) производится на основании акта о списании спецодежды (спецоснастки). В связи с отсутствием унифицированной формы такого акта ее должна разработать сама организация, с утверждением в альбоме неунифицированных форм документов в приложении к учетной политике для целей бухгалтерского учета.

ДЕБЕТ 73 / КРЕДИТ 94– взыскана с виновного лица (работника предприятия) остаточная стоимость спецодежды (спецоснастки);

ДЕБЕТ 91-2 / КРЕДИТ 94– списаны убытки от выбытия спецодежды (спецоснастки), если виновные лица не установлены.

Новые нормы выдачи спецодежды, спецобуви и других СИЗ работникам сквозных профессий (сквозными называются профессии, которые являются общими для нескольких (всех) отраслей экономики. Перечень таких профессий содержится в едином тарифно-квалификационном справочнике, утвержденном совместным постановлением Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС от 31.01.

85 № 31/3-30) и должностей всех отраслей экономики нужно будет использовать вместо прежних лимитов, которые были утверждены постановлением Минтруда России от 30.12.97 № 69 (далее — постановление № 69) (как сообщили редакции «ДК» в Минздравсоцразвития России, сейчас готовится приказ об отмене этого документа).

Проводки по списанию спецодежды

Проводки будут зависеть от того, как она была учтена при поступлении. Методические указания №135н — документ Минфина от 26/12/02 г. — содержат рекомендацию учитывать спецодежду в составе МПЗ, на счете «Материалы», вне зависимости от срока ее использования. Вместе с тем организации предоставлено право при соответствующих условиях (по ПБУ 6/01) учитывать спецодежду и в составе основных средств.

Целесообразно применять учет в составе ОС в отношении дорогостоящей спецодежды, стоимостью более 100 тыс. руб. (минимальная первоначальная стоимость в НУ). В ином случае придется учитывать временные разницы между БУ и НУ – первоначальная стоимость ОС в бухучете от 40 тыс. руб.

Проводки отражают варианты учета спецодежды в организации.

Срок использования спецодежды в составе МПЗ менее года

Спецодежда списывается сразу в момент передачи к использованию (п. 21 указаний) со склада проводками: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-10. За балансом учитывается использование спецкомплектов работниками (п. 23 указаний). Если фирма признает такой учет целесообразным, вводится специальный забалансовый счет.

Спецодежда учтена в составе ОС

Ее стоимость погашается ежемесячными амортизационными отчислениями в течение срока использования: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 02.

Пример. Слесарю-ремонтнику котельной в организации приобретен комплект спецодежды, состоящий из рабочего комбинезона (2500 руб.) и куртки (2000 руб.). Срок их эксплуатации по действующим нормам менее 12 месяцев.

При поступлении на учет бухгалтер сделает проводку: Дт 10-10 Кт 60 (76) 4500,00 руб. В день выдачи слесарю комплект будет полностью списан на затраты вспомогательного производства: Дт 23 Кт 10-10 4500,00 руб.

Защита рук

Самым недорогим и распространенным средством являются перчатки. Они обеспечивают защиту рук от загрязнения, царапин, ссадин, небольших механических воздействий. Перчатка хб изготавливается из натуральной хлопковой пряжи. Это обеспечивает свободный воздухообмен, предотвращает излишнюю потливость рук.

Перчатка хб защищает руки при выполнении столярных, механосборочных, покрасочных, строительных, складских, авторемонтных операций. Этот вид СИЗ применяется на предприятиях, осуществляющих грузоперевозки, обслуживание автомобилей, сервисные станции. Дополнительную стойкость обеспечивает полимерное покрытие. Перчатка ПВХ защищает от скольжения пальцев по деталям, создает устойчивое сцепление с предметами.

Вопрос аудитору

В связи с введением в действие с 1 января 2021 года ФСБУ 5/2019 спецодежда (спецоснастка) со сроком эксплуатации более 12 месяцев больше не признается запасами. Поскольку её стоимость меньше стоимостного лимита, установленного организацией для учёта основных средств в соответствии с ПБУ 6/01, она также не может учитываться в составе основных средств. Как учитывать такую спецодежду (спецоснастку) в 2021 году в бухгалтерском и налоговом учёте? Организация применяет общую систему налогообложения.

Если организация решила не применять ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 2021 году (стандарт обязателен к применению с 2022 года, но по решению организации может применяться и раньше), она столкнётся с противоречиями между ФСБУ 5/2019 «Запасы» и ПБУ 6/01 «Учёт основных средств» в части активов со сроком использования более 12 месяцев и стоимостью в пределах лимита, установленного организацией для учёта таких активов в составе МПЗ. В частности, под такие активы подпадает спецодежда (спецоснастка) со сроком использования больше 12 месяцев. По ПБУ 6/01 такие активы могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01), по ФСБУ 5/2019 такие активы запасами не признаются (п. 3 ФСБУ 5/2019). Специальных переходных положений законодательством не предусмотрено.

Поступить можно следующим образом.

В случае если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учёта в федеральных стандартах бухгалтерского учёта не установлены способы ведения бухгалтерского учёта, то в соответствии с п. 7.1 ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» организация разрабатывает соответствующий способ на основании требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учёте, федеральными и (или) отраслевыми стандартами. При этом организация, основываясь на допущениях и требованиях п. 5 и п. 6 ПБУ 1/2008, использует последовательно следующие документы:

• международные стандарты финансовой отчётности;
• положения федеральных и (или) отраслевых стандартов бухгалтерского учёта по аналогичным и (или) связанным вопросам;
• рекомендации в области бухгалтерского учёта.

Исходя их этого, считаем, что в данном случае можно воспользоваться рекомендацией Фонда «НРБУ «БМЦ» Р-100/2019-КпР «Реализация требования рациональности» (принята 29.05.2019). Вместо применения стоимостного лимита, предусмотренного последним абзацем пункта 5 ПБУ 6/01 для отдельных объектов основных средств, организация может выделить группы основных средств, информация о которых заведомо несущественна, исходя из особенностей деятельности организации и структуры её активов. Такое решение необходимо верифицировать не реже чем раз в год. В случае такого решения затраты на приобретение, создание, улучшение основных средств, относящихся к выделенным несущественным группам, вне зависимости от стоимости отдельных объектов списываются в расходы от обычной деятельности в тот момент, когда они были понесены. Основные средства, относящиеся к существенным группам, независимо от стоимости отдельных объектов учитываются в общем порядке учёта основных средств.

Другими словами, можно выделить спецодежду сроком использования более 12 месяцев как несущественную группу ОС и списывать её стоимость в расходы в момент приобретения без отнесения на счета 10 или 01 (Дебет 20,26,44 Кредит 60). При этом необходимо организовать забалансовый учёт такой спецодежды.

Другой вариант (если не использовать понятие существенных / несущественных групп активов по рекомендации БМЦ Р-100/2019-КпР) – учитывать такую спецодежду в составе основных средств, поскольку отражение малоценных активов со сроком использования более 12 месяцев (согласно абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01) в составе МПЗ это право, а не обязанность организации (используется формулировка «могут», а не «обязаны»). Такое решение также необходимо закрепить в учётной политике.

Все вышесказанное относится не только к спецодежде (спецоснастке), но и к другим активам со сроком использования более 12 месяцев и стоимостью в пределах лимита, установленного организацией для учёта таких активов в составе МПЗ.

Все принятые организацией решения по учёту таких активов должны быть отражены в учётной политике организации.

В налоговом учёте в отношении спецодежды (спецоснастки) ничего не изменилось. В целях исчисления налога на прибыль можно списать её стоимость в расходы единовременно при передаче в эксплуатацию (не путать с моментом приобретения, в момент приобретения признать расходы нельзя) или списывать частями в течение срока использования (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Порядок списания закрепляется в учётной политике по налоговому учёту.

Какие бухгалтерские проводки с МБП

В процессе формирования бухгалтерского учета по МБП выработалось несколько методов их отражения в проводках:

• При поступлении они приходовались и передавались в эксплуатацию с занесением стоимости на 12 счет «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы». По окончании каждого месяца в течение года списывали 1/12 часть от покупной цены. Хотя период использования мог и превышать календарный год, но стоимость МБП подлежала полному списанию за 12 месяцев.
• Когда предмет сдавался в рабочий процесс объекта, то сразу снижали на 50% сумму в связи с износом. Оставшуюся половину не трогали до окончательного момента его списания.

Поскольку второй способ списания был значительно проще для бухгалтера, то именно ему отдавали предпочтение в организациях.

При проведении списания по первому методу были выявлены его недостатки. В том месяце, когда состоялось приобретение МБП, его отражали в проводках всю полную стоимость и сразу возрастала неоправданная прибыль.

И хотя в дальнейшем равномерно происходило снижение суммы за счет износа и, соответственно этому, способствовало уменьшению прибыли в дальнейшем, все же это было не совсем корректно.

Оба способа списания МБП с научной точки зрения признаны несовершенными. Есть еще один существенный недостаток в учете МБП, касающийся вещей с очень низкой ценой.

Списание МБП по Щуко

Для облегчения учета изделий бухгалтеры добились того, чтобы малоценные средства сразу же списывались на текущие расходы в месяце их поступления.

При этом нет необходимости рассчитывать процент износа или амортизации, что является удобным моментом для бухгалтерского учета.

Теоретики возмутились такой процедуре списания, но на исход дела это не оказало влияния.

Практика показала преимущества данного способа списания МБП, т. к.это сразу снижало доходную часть в месяце закупки и облегчало их учет.

Поскольку сумма износа включается в затраты на производство, то ее необходимо обязательно учитывать при определении налогового взноса.

Как мы уже описали, очень часто на практике осуществляют учет двумя наиболее удобными способами:

Строгих ограничений по этому поводу в законе не предусмотрено, поэтому предприятие вправе самостоятельно выбирать наиболее удобный способ начисления износа МБП и применять его в течение всего календарного года.

Для внесения информации по амортизации предметов низкой стоимости с маленьким сроком применения используют счет 13 “Износ МБП”. По его кредиту в корреспонденции со счетами производственных затрат показывают сумму износа МБП, а на дебет счета 13 с кредита 12 отражают покупную стоимость инвентаря, выбывшего из эксплуатации.

Оформляют передачу МБП в эксплуатацию для долгосрочного использования по накладной.

В случае их поломки, порчи, утери инструментов и приспособлений руководителем подразделения должен быть составлен акт списания МБП. Исключение в данных случаях касается обстоятельств, при которых установлена вины рабочего в непригодности МБП, т. к.стоимость испорченного или потерянного предмета должна удерживаться из его зарплаты.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» используется по отношению к индивидуальной защите сотрудников компании. В эту категорию входит как одежда, так и спецобувь и другие приспособления, выполняющие защитную функцию.

Нормативные акты, регламентирующие вопрос:

• Налоговый кодекс;
• Приказ Минфина №135н;
• Справка о нормах выдачи спецодежды и других средств защиты сотрудникам бесплатно;
• Трудовой кодекс в статьях 221 и 209;
• Приказ Минтруда №997н;
• Кодекс административных правонарушений.

Действующие правовые документы предусматривают штрафы при несоблюдении правил выдачи спецодежды. Для должностных лиц предусмотрены санкции в размере 20 000 – 30 000 рублей, а для самих компаний в 130 000 – 150 000 рублей, рассчитываемые из расчета на каждого сотрудника.

Представители отдельных видов профессий и сотрудники ряда предприятий получают спецодежду в соответствие с действующими законодательными нормами. Положения регламентируют как сроки использования предметов, так и количество получаемой рабочими униформы. Порядок выдачи определяется действующими отраслевыми нормами или существующими типовыми правилами. Базовым требованием выступает бесплатная выдача спецодежды. При этом предметы продолжают оставаться в собственности компании и числиться на балансе предприятия, которое несет затраты по чистке и стирке. Обязательным моментом выступает сертификация одежды.

Базовым документом, регламентирующим вопрос, стал приказ Минфина под номером 135н. В рамках этого нормативного акта учет спецодежды должен был проводиться аналогично с оборотными средствами. Для этого нужно было открыть два субсчета для материалов на складе (10.10) и для используемых сотрудниками (10.11).

Затем произошло изменение регламентов и сегодня допускается использование ПБУ 6/01, распространяемое на «Учет основных средств»

Важно учитывать, что речь идет о спецодежде, используемой свыше года. Кроме того, критерии стоимости должны соответствовать требованиям основных средств.

Для подробного рассмотрения правил оформления учета и списания остановимся на нормах, используемых при «традиционном» подходе. Речь идет о внесении спецодежды на 10-ый счет. Корректно выполнять списание позволяет понимание стоимости предметов и плановых сроков использования. Таким образом можно выбирать из нескольких вариантов:

• При эксплуатации менее года затраты в бухгалтерском учете вносят в расходы при передачи сотрудникам;
• При использовании свыше года учет проводится при помощи линейных способов списания на протяжение времени использования одежды.

Правила налогового учета предусматривают, что стоимость спецодежды сразу же вносится в расходы, в соответствие со статье 254 в пункте 1. Таким образом при расчете налога на прибыль возникает временная разница.

Важно понимать, что за налогоплательщиком остается право не списывать стоимость в налоговом учете сразу. Расходы можно отразить и в нескольких отчетных периодах

При ведении бухгалтерского учета тоже возможен вариант списывания стоимости спецодежды не сразу. Такие проводки возможны при использовании предметов менее года. В этом случае применяется линейный метод и затраты вносятся на протяжение всего срока использования. Но выбранный порядок обязательно закрепляется в учетной политике.

Спецодежда, используемая сотрудниками свыше года, оформляется на счете 10.11. При этом износ списывается в затраты ежемесячно. Обязательным моментом является ведение забалансового учета для каждой выданной единицы. Списание возможно по причине износа или с учетом других факторов. Организация забалансового учета в 1С организована на счете МЦ.02, получившем название Спецодежда в эксплуатации.

После списания стоимости материалов с бухгалтерского учета в затраты стоимость предметов на счете 10.11 списывается по причине износа. При условии увольнения работника или переходе на другую должность, спецодежда сдается ответственным лицам компании.

Типовые нормы выдачи СИЗ 2020 по профессиям

1. Приказ Минздравсоцразвития от 01.06.2021 года № 290н. Определяет порядок выдачи, использования и хранения специальных одежды и обуви, СИЗ.
2. Приказ Минтруда от 09.12.2021 года № 997 устанавливает нормы выдачи спецодежды в 2021 году работникам сквозных профессий.
3. Приказ Минздравсоцразвития от 20.04.2021 года № 297 о выдаче сигнальной одежды повышенной видимости.
4. Постановление Минтруда РФ от 31.12.1997 года № 70 об обеспечение теплыми специальными одеждой и обувью по климатическим поясам.

Рабочая одежда и обувь выдаются по нормативу. Одежда должна иметь сертификаты качества. Нормы выдачи определены по списку профессий и климатическим поясам. Бесплатная выдача производится во всех организациях, независимо от их направленности.

• граждан, работающих по совместительству, работодатель должен дополнительно обеспечивать СИЗ, предусмотренными для совмещаемой специальности;
• сотрудники, выполняющие работу на открытом воздухе в теплое время года, дополнительно получают средства защиты от насекомых, включая набор репеллентов;
• работники, трудящиеся во взрывопожароопасных условиях, получают одежду, изготовленную из огнестойких тканей. Также они должны быть обеспечены самоспасателем фильтрующим воздушно-кислородным;
• руководитель предприятия при возможности выдает сотрудникам по два комплекта спецодежды с удвоенным сроком носки в целях улучшения ухода за ней.

Установление сроков эксплуатации спецодежды является важной частью правил безопасности труда. Согласно действующему законодательству, бесплатная выдача, учет, отслеживание времени службы сертифицированной СО в соответствии с принятыми нормами – это прямая обязанность работодателя

Спецодежда (СО) – это один из видов средств индивидуальной защиты. Говоря о спецодежде, мы имеем в виду не только защитные костюмы, жилеты, комбинезоны, полушубки, но также специальную обувь, перчатки, рукавицы, каски, каскетки и т.п., которые нужны людям, работающим в условиях возможной угрозы для их здоровья или жизни.

При этом работодателю необходимо пользоваться отраслевыми принципами по конкретному направлению деятельности. А типовые отраслевые нормы выдачи средств индивидуальной защиты по общим отраслям использовать только если в первых отсутствуют правила, соответствующие выполняемым сотрудниками работам. Об этом говорит в своем разъяснении Минтруд РФ (Письмо № 15-2/ООГ-1049 от 16.03.2021).

Документ действителен в 2021 году, им должны руководствоваться работодатели при покупке СИЗ. В нормах имеются все необходимые нормативно-справочные материалы по выдаче предохранительных средств, принятые в разное время приказами Минтруда и Минздравсоцразвития.

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ)

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2021 № 290н.

• Сапоги резиновые, в том числе и с меховыми чулками;
• Сапоги резиновые болотные;
• Ботинки кожаные или полусапоги кожаные (с жестким подноском или без него);
• Сапоги резиновые с жестким подноском;
• Валенки или валенки с резиновым низом;
• Ботинки кожаные утепленные;
• Ботинки кожаные утепленные с жестким подноском.