Что включают в себя управленческие расходы: особенности учета, способы списания

О дополнительных моментах

Следует отметить, что существует довольно много трат, которые не являются административными расходами. Это, к примеру, финансирование сбыта (стимулирование, организация), рекламные мероприятия и исследования вводимой продукции. Также необходимо отметить специфику, которую имеет учет административных расходов.

Обычно, когда бухгалтеры обрабатывают документацию, то они не выделяют много типов трат. Условно они расходы делят на обычные и прочие. В первом случае подразумевают траты, которые возникают из-за характера деятельности и направления работы организации. В прочие заносят всё то, что не относится к рассмотренному ранее.

Как учесть расходы на АУП

Учет затрат на АУП (заработная плата, отчисления на социальные нужды, материальные расходы и иные затраты) отражаются на счетах учета затрат, не связанных с производством товаров, выполнением работ или оказанием услуг. Как правило, для этого используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), по дебету которого и собираются затраты, связанные с содержанием АУП.

Отнесение тех или иных работников к АУП может влиять на величину себестоимости продукции (работ, услуг), если, например, общехозяйственные расходы напрямую относятся на счет учета продаж.

В торговых организациях расходы на АУП могут отражаться на счете 44 «Расходы на продажу».

Особенности бухучета управленческих расходов

Понятие управленческих трат не содержится в нормативных актах, регламентирующих бухучет. Учет этих трат определяется практическим путем. В частности, УР фиксируются по строке «Управленческие траты», на счете 26 (дебет):

• ДТ КТ02, 05 – начисление амортизации по ОС.
• ДТ26 КТ04 – списание трат на научные и прочие исследования, итоги которых будут использованы в дальнейшей общехозяйственной деятельности.
• ДТ26 КТ16 – списание отклонений в стоимости ОС, которые были применены в общехозяйственных нуждах.
• ДТ26 КТ18 – списание НДС.
• ДТ26 КТ21 – использование полуфабрикатов, которые были изготовлены на производстве, для общехозяйственных нужд.
• ДТ26 КТ23 – списание трат вспомогательных производств.
• ДТ26 КТ29 – списание расходов обслуживающих хозяйств.
• ДТ26 КТ43 – списание стоимости готовых изделий, которые использованы для общехозяйственных нужд.
• ДТ26 КТ60, 76 – учет трат на услуги аудиторов, консультантов и прочих представителей сторонних компаний.
• ДТ26 КТ68 – начисление налоговых сборов.
• ДТ26 КТ69 – начисление взносов на пенсионное или медицинское страхование.
• ДТ26 КТ70 – начисление заработка управленческому составу.
• ДТ26 КТ71 – списание в счет общехозяйственных трат, которые сформированы подотчетными сотрудниками.
• ДТ26 КТ76 – предоставление услуги для общехозяйственных потребностей.
• ДТ26 КТ79 – общехозяйственные траты, сформированные в головном офисе и полученные филиалами, направленные на автономный баланс.
• ДТ26 КТ94 – списание недостач и трат от порчи материальных объектов.
• ДТ26 КТ96 – формирование резервов будущих трат на общехозяйственные расходы.
• ДТ26 КТ97 – списание трат предстоящих периодов.

Рассмотрим проводки по кредиту счета 26:

• ДТ76 КТ26 – возмещение ущерба, который ранее были учтен в составе общехозяйственных трат.
• ДТ86 КТ26 – списание трат за счет денег, направленных на целевое финансирование.
• ДТ90 КТ26 – списание трат, которые находятся на счете 26, в дебет счета 90.

Каждая из проводок должна быть подтверждена первичной документацией. Если первичные документы отсутствуют, у проверяющих органов возникнут вопросы. По каждой проводке указывается сумма операции.

Какие данные бухгалтерского учета используются при заполнении строки 2220 «Управленческие расходы»?

Статьи

Административные расходы, связанные с оплатой труда руководящего аппарата, учитываются согласно номенклатуре должностей. В частности, начисленное вознаграждение директора компании, его заместителей, сотрудников экономического и бухгалтерского отделов, главного инженера, секретаря-машинистки и проч. переносят в Д-т сч. 92. При этом кредитуется сч. 66. По статье «Отчисления на социальные мероприятия» учитываются взносы от рассчитанной зарплаты сотрудников руководящего аппарата. При этом счет 92 дебетуется, а сч. 65 кредитуется. По статье «Командировки» учитываются затраты сотрудников руководящего аппарата, суммы подъемных. При этом дебетуется сч. 92, а кредитуются счета 30, 37.

Затраты, издержки, себестоимость

11.2):

По окончании месяца сумма общепроизводственных расходов, учтенная по дебету счета 25 «Общепроизводственные расходы», списывается путем распределения на себестоимость отдельных видов продукции пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих (прямых затрат материалов и др.).

Общехозяйственные расходы также относятся к накладным расходам. Они связаны с управлением и обслуживанием организации в целом. Состав и размер этих расходов определяются сметой.

По окончании месяца сумма общепроизводственных расходов, учтенная по дебету счета 25 «Общепроизводственные расходы», списывается путем распределения на себестоимость отдельных видов продукции пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих (прямых затрат материалов и др.).

Таблица 11.2 Типовая корреспонденция счетов по учету общепроизводственных затрат

По окончании месяца сумма общепроизводственных расходов, учтенная по дебету счета 25 «Общепроизводственные расходы», списывается путем распределения на себестоимость отдельных видов продукции пропорционально сумме основной заработной платы производственных рабочих (прямых затрат материалов и др.).

Общехозяйственные расходы также относятся к накладным расходам. Они связаны с управлением и обслуживанием организации в целом. Состав и размер этих расходов определяются сметой.

Синтетический учет общехозяйственных расходов ведется на активном собирательно-распределительном счете 26 «Общехозяйственные расходы», а аналитический — на счете 26 «Общехозяйственные расходы» по статьям сметы в отдельной ведомости.

Планирование и учет общехозяйственных расходов ведется по следующей номенклатуре статей:

содержание аппарата управления;

расходы на служебные командировки аппарата управления;

содержание пожарной, военизированной и сторожевой охраны;

представительские расходы, связанные с деятельностью организации;

содержание прочего хозяйственного персонала;

канцелярские и почтово-телеграфные расходы;

амортизация основных средств общехозяйственного назначения;

отчисления в ремонтный фонд или затраты на текущий ремонт зданий, сооружений и инвентаря общехозяйственного назначения;

расходы на содержание зданий, сооружений и инвентаря общехозяйственного назначения;

затраты на проведение испытаний, опытов, исследований, содержание общехозяйственных лабораторий;

расходы на охрану труда работников организации;

подготовка и переподготовка кадров;

обязательные отчисления, налоги и сборы;

непроизводительные общехозяйственные расходы и пр.

Все фактические затраты собираются и отражаются бухгалтерскими записями (табл. 11.3):

Таблица 11.3 Типовая корреспонденция счетов по учету общехозяйственных расходов

Продолжение табл. 11.3

В конце каждого месяца общехозяйственные расходы списываются по кредиту счета 26. Распределяются общехозяйственные расходы между готовой продукцией и незавершенным производством, оставшимся на конец отчетного месяца. Затем затраты, приходящиеся на готовую продукцию, распределяются по отдельным ее видам пропорционально выбранной базе или способу списания. Списание этих расходов может производиться двумя способами:

1) включением в затраты на производство конкретных видов продукции путем распределения аналогично распределению общепроизводственных расходов;

2) списанием общехозяйственных расходов как условно-постоянных на счет «Продажи» путем распределения между видами реализуемой продукции.

При списании общехозяйственных расходов на счет 90 «Продажи» они распределяются по видам реализуемой продукции, работ или услуг пропорционально выручке от продажи, производственной себестоимости продукции или другому показателю.

Выбор того или иного способа списания общехозяйственных расходов должен быть отражен в учетной политике организации. Конечно, второй способ значительно упрощает списание общехозяйственных расходов. Однако он применим при условии, что вся продукция, к которой относятся общехозяйственные расходы, реализована или удельный вес этих расходов в себестоимости продукции незначителен.

Фактические данные после учета и распределения накладных расходов заносятся в ведомость сводного учета затрат на производство продукции (работ, услуг).

Страницы: …7071727374…| Оглавление

Общее понятие статей затрат

Статьи затрат – представляют собой совокупность статей затрат на производство и продажу продукции (работ, услуг), которые объединяются по определенным признакам. Бухгалтерский учет по статьям затрат обеспечивает группировку затрат предприятия по отношению к способу их включения их в себестоимость отдельного вида продукции. Перечень статей затрат их состав и методы распределения по видам продукции (работ, услуг) определяются отраслевыми методическими рекомендациями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг) с учетом характера и структуры производства.

Задачи, которые решаются с помощью учета производственных затрат в разрезе статей и элементов затрат:

• Для расчета налога на прибыль формируется максимальная база;
• Формируется фактическая калькуляция себестоимости выпускаемой продукции или оказанных услуг с той степенью детализации, которая необходима;
• Обеспечить интеграцию с процессом планирования, которая позволит проводить план-фактный анализ производственных расходов, выявлять причины возникающих отклонений и по результатам анализа принимать управленческие решения (например, корректировать планы поставок необходимых для производства ресурсов).

«ДЕЛИКАТНАЯ» ОСОБЕННОСТЬ

Административный бюджет является одним из самых «деликатных» бюджетов. Сотрудник, ответственный за такой бюджет, должен быть максимально неконфликтным. Если взять, например, бюджет производства, то как бы ни был настроен против цифр директор по производству, здесь действуют строгие технологические нормы на материалы, трудозатраты. Кроме того, о производстве есть исчерпывающие данные в нескольких структурах: бухгалтерии, отделе нормирования, финансовом и планово-экономическом отделах. Эти данные четко задокументированы, их достаточно для бюджетирования.

Что касается административно-управленческого персонала, то директора, курирующие то или иное направление, стремятся получить максимум финансирования именно для своего департамента.

Первая причина: имея максимум возможностей, не нужно просить в дальнейшем оплатить необходимые, но не предусмотренные бюджетом расходы.

Вторая причина — амбиции: «Почему у меня, директора по персоналу, должно быть меньше финансирования, чем у директора по логистике». Часто аналогичные позиции занимают не только директора направлений, но и начальники отделов, желая таким образом закрепить свой авторитет.

Когда система бюджетирования натолкнется на непонимание и сопротивление со стороны таких руководителей, то эту преграду ни экономист, ни начальник ПЭО не смогут устранить самостоятельно. Данный вопрос будет вне их компетенции. Ситуация влечет либо приостановку процесса бюджетирования административных расходов, либо приспосабливание под тех или иных «несогласных». Последнее ведет к искажению методики расчета финансовых результатов. Как следствие, руководители принимают ошибочные управленческие решения, компания терпит убытки. Значит, процесс бюджетирования должен курировать генеральный директор или собственник компании. Малейшее сопротивление или нарушение регламента нужно строго пресекать.

Чтобы нивелировать конфликты, упростить процесс бюджетирования, довести до сотрудников суть, цели, задачи и методики бюджетирования, необходимо провести отдельный семинар (мастер-класс) для административно-управленческого персонала по вопросам составления бюджета. На семинаре должны присутствовать не только начальники отделов, директора направлений, но и те сотрудники, которые будут заниматься бюджетированием (от 1 до 3 человек от каждого отдела, в зависимости от его размера и специфики данных). Ведь так и бывает, что за бюджет по отделу отвечает начальник, но работает с цифрами, делает необходимые расчеты, готовит данные, взаимодействует и консультируется с экономистом ПЭО один из подчиненных.

Невозвратные издержки

К этой категории относятся такие расходы, как затраты на уже приобретенные ресурсы, причем общее количество этих ресурсов не зависит от выбора между различными альтернативными вариантами их дальнейшего использования. Другими словами, они представляют расходы, понесенные в результате решений, принятых в прошлом, и не могут быть изменены никаким последующим решением в будущем.

Невозвратные издержки являются для принятия рассматриваемого решения незначимыми, однако они отличаются от нерелевантных затрат, поскольку не все нерелевантные затраты являются невозвратными.

Альтернативные издержки

Иногда для целей принятия решенй необходимо приписать затраты, которые на самом деле денежных трат не требуют.

Альтернативные (или вмененные) издержки — это затраты, измеряющие возможность, которая потеряна или которой пожертвовали в результате выбора одного из вариантов действий, когда от остальных вариантов приходится отказываться.

Альтернативные издержки используются только тогда, когда речь идет о дефицитных ресурсах. Если альтернативного использования ресурсов нет, то альтернативные издержки являются нулевыми, в противном случае, если речь идет о дефицитных ресурсах, альтернативные издержки существуют и должны быть учтены.

Инкрементные и маржинальные затраты

Инкрементные (иногда их называют приростными или дополнительными) затраты и поступления — это разница между понесенными расходами и поступлениями для рассматриваемых видов продукции при каждом анализируемом варианте. Инкрементные затраты могут включать или не включать постоянные издержки. Если постоянные издержки в результате принятия решения меняются, увеличение таких расходов приведет к дополнительным затратам. Если же в результате принятия решения постоянные издержки не меняются, инкрементные затраты по этой составляющей будут нулевыми.

Инкрементные затраты и поступления в принципе похожи на концепцию маржинальных затрат и маржинальных поступлений. Основное различие заключается в том, что маржинальные издержки/поступления представляют дополнительные расходы/поступления только на дополнительную единицу выпускаемой продукции, в то время как инкрементные затраты/поступления отражают дополнительные расходы/поступления в результате выпуска енскольких добавочных единиц продукции.

Позаказная и попроцессная калькуляция затрат

Существует два основных типа систем учета, которые компании могут адаптировать для своих целей: позаказная калькуляция (калькуляция работ) и попроцессная калькуляция (калькуляция процессов).

Позаказная калькуляция относится к системам калькуляции затрат, используемым в организациях, где каждая единица или партия выпускаемой продукции или услуг является уникальной. Это обусловливает необходимость знать издержки по каждой выпускаемой единице продукции и поэтому их приходится вычислять отдельно. Таким образом, термин «заказ» (или «работа») в данном случае относится к каждой отдельной единице или партии выпускаемой продукции. Системы позаказной калькуляции применяются и в тех отраслях, где выпускаются товары или услуги на заказ. Например, такие услуги своим клиентам обеспечивают аудиторские фирмы, так как каждому их клиенту требуются услуги, для предоставления которых необходим разный объем используемых ресурсов.

Системы попроцессной калькуляции применяются к тем ситуациям, когда выпускается множество одинаковых единиц продукции, и необходимости уточнять затраты применительно к каждой из них нет. Здесь продукты выпускаются одинаковыми, требуют одинаковой величины прямых издержек и у них одинаковые накладные расходы. Поэтому уточнять затраты на выпуск каждой отдельной единице не нужно. Вместо этого вычисляются средние затраты на каждую выпущенную единицу, для чего общие расходы, понесенные на продукт или услугу за рассматриваемый период времени, делятся на общее число единиц продуктов или услуг за этот же период.

На практике эти две системы калькуляции представляют полярные стороны одного, общего процесса учета. Более того, характер продукции, выпускаемой во многих организациях, иногда требует комбинирования элементов обоих этих систем.

литература

• Йорн Ипсен : Закон о государственной организации. 14-е издание. Лучтерханд, Нойвид 2001.
• Ханс Д. Ярасс : обязательная сила административных правил. В кн . : Юридическая подготовка, учебно-практический журнал. Vol. 39., H. 2, 1999, pp. 105-112.
• Гюнтер Кайзер, Майкл Шорн и другие: Административные расходы малых и средних компаний. (= Письма об исследованиях малого и среднего бизнеса, № 105). Н.Ф., Габлер, 2004.
• Хартмут Маурер : Общее административное право. 14-е издание. Бек, Мюнхен, 2002 г.
• Ренате Майнц (ред.): Бюрократическая организация. Kiepenheuer & Witsch, Кельн / Берлин, 1971.
• Уильям А. Нисканен : Бюрократия и представительное правительство. Алдин-Атертон, Чикаго / Нью-Йорк, 1971.
• Анке Рёзенер , Клаус Прехт, Вульф Дамковски : Измерить бюрократические издержки — но как? Методы, намерения и варианты. Издание Sigma , Берлин 2007, ISBN 978-3-89404-748-1 .
• Майкл Шорн, Майкл Рихтер: определение концепции бюрократических издержек для политики и исследований. (= Публикации по экономическим и политическим исследованиям. №1). 2-е издание. Институт экономических и политических исследований IWP, Рихтер и Шорн, Кельн, 2006 г.
• Макс Вебер: Экономика и общество, Очерк понимания социологии. 5-е издание. Мор Зибек, Тюбинген, 1980.
• Дитрих Дикертманн , Герберт Кениг, Герхард В. Витткемпер (ред.): Передача бюрократии, статус, причины, последствия и демонтаж. Издательство «Право, администрация, экономика», Регенсбург, 1982 г.

Повторение – мать учения

Следует запомнить: административные расходы – это траты, которые идут на оплату издержек, обеспечивающих компании приоритет. Ключевым критерием в данном случае является полезность для всего предприятия, а не одного подразделения или отдела. Административные расходы включают в себя заработную плату руководящего состава, оплату научно-исследовательской деятельности, делопроизводителей, издержки судопроизводства и прочее. Следует отметить, что они могут принимать большое количество форм.

Так, это может быть выплата премий руководителям за успехи, годовое отчетное собрание, аренда площадей, офисов, ремонта, страхования, амортизация оборудования, коммунальные услуги, налоги. К административным можно отнести и обращение к сторонним специалистам. Например, к аудиторам, юристам. Сюда относится также и оплата услуг связи на самом предприятии. Ведь без почты, интернета и телефонов было бы потеряно драгоценное время.

Определение

Управленческие расходы 2220 — это выделенная отдельно часть себестоимости продаж предприятия в форме общехозяйственных расходов.

В состав управленческих расходов могут включаться расходы:

• административно-управленческие расходы;
• на содержание общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;
• амортизационные отчисления и расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения;
• арендная плата за помещения общехозяйственного назначения;
• расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;
• налоги, уплачиваемые в целом по организации (налог на имущество, транспортный налог, земельный налог и т.п.);
• другие аналогичные по назначению расходы, возникающие в процессе управления организацией и обусловленные ее содержанием как единого финансово-имущественного комплекса.

В сервисах anfin.ru значение данного показателя в ячейки вносится без знака минус.

Что относят к ОХР

Согласно Инструкции по применению Плана счетов (пр. 94н Минфина) к ОХР правомерно отнести:

• оплату труда АУП центрального офиса с отчислениями в Фонды;
• амортизацию ОС, НМА, используемых в управленческом процессе;
• арендные платежи, если здания непроизводственного назначения используются по договору аренды;
• расходы на содержание непроизводственных зданий, в том числе выплаты коммунальным службам;
• расходы на охрану труда;
• оплату командировок АУП;
• расходы представительского характера;
• канцелярские, банковские, расходы, на услуги аудиторов и пр.

Исчерпывающего списка ОХР нормативные акты на сегодняшний день не содержат. Главным признаком, позволяющим отнести затраты к этой категории, является тот факт, что они не связаны непосредственно с производством товаров, работ или оказанием услуг.

На заметку! При решении вопроса, считать расходы общепроизводственными или общехозяйственными, например, если у организации имеется филиал, целесообразно, кроме отношения его затрат непосредственно к процессу производства, оценить такой фактор, как участие ответственных лиц филиала в производстве продукции (управлении организацией в целом). В определенных случаях играет роль территориальная удаленность подразделения (филиала) от центрального офиса компании.

Отчет о финансовых результатах

Это едва ли не самый важный управленческий отчет. В нем отражается информация о реальной прибыли/убытках предприятия.

Форма отчета о финансовых результатах (форма № 2) бухгалтерской отчетности утверждена Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н (в ред. от 06.04.2015) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» и имеет достаточно развернутый вид.

В управленческом отчете допустимо как сгруппировывать некоторые строки отчета, так и, наоборот, давать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия).

Конечные получатели документа могут запросить и детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах — в табл. 1.

Таблица 1

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах, тыс. руб.

Наименование	Значение
Выручка	68 074
Себестоимость продаж	56 616
Валовая прибыль (убыток)	11 458
Прибыль (убыток) от продаж	11 458
Проценты к уплате	362
Прочие расходы	1018
Прибыль (убыток) до налогообложения	10 078
Текущий налог на прибыль	2016
Чистая прибыль (убыток)	8062

Основное, что мы видим из данного отчета — положительный финансовый результат деятельности предприятия: выручка превышает издержки предприятия, которое оно понесло для выпуска и реализации продукции.

Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыли. Для этого, как правило:

• увеличивают цену реализации единицы продукции (что, как следствие, увеличивает размер выручки);
• сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).

При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные издержки, причем первые практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.

Проведем предварительные расчеты для составления планового отчета о финансовых результатах.

В следующем отчетном периоде планируется реализовать 294 ед.

Таким образом, планируемая выручка составит 77 875 тыс. руб. (264 880,00 руб. × 294 шт.) при себестоимости 64 767 тыс. руб. (220 295,70 руб. × 294 шт.).

Прогнозный отчет о финансовых результатах — в табл. 2.

Таблица 2

Прогнозный отчет о финансовых результатах, тыс. руб.

Наименование	Значение
Выручка	77 875
Себестоимость продаж	64 767
Валовая прибыль (убыток)	13 108
Прибыль (убыток) от продаж	13 108
Проценты к уплате	362
Прочие расходы	1018
Прибыль (убыток) до налогообложения	11 728
Текущий налог на прибыль	2346
Чистая прибыль (убыток)	9382

При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и пр.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитываются только колебания объема реализации.

Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.

Рентабельность основной деятельности (R₁) — это отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки.

Условно нормативным значением принято считать 10–15 %.

В нашем случае R₁ = 10 078 / 68 074 × 100 % = 11 728 / 77 875 × 100 % = 15 %.

Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.

Рентабельность продукции (R₂) — это отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Данный показатель очень важен для анализа эффективности деятельности: он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.

В нашем случае R2 = 8062 / 56 616 × 100 % = 9382 / 64 767 × 100 % = 15 %.

К сведению

На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в кратко- или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны, такие как высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решения, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.

Понимание общих и административных расходов (G&A)

Общие и административные расходы (G&A) указаны ниже себестоимости проданных товаров (COGS) в отчете о прибылях и убытках компании . В верхнем разделе отчета о прибылях и убытках всегда отображается выручка компании за данный отчетный период. Себестоимость вычитается из показателя чистой выручки для определения валовой прибыли . Затем общие и административные расходы вычитаются из валовой прибыли, чтобы получить чистую прибыль . Не все общехозяйственные и административные расходы сгруппированы в одну статью. Например, сборы и проценты могут быть классифицированы как отдельные статьи при вычете расходов для получения чистой прибыли.

Даже при отсутствии производства или продаж часть общих расходов все равно будет понесена. Следовательно, многие общие и административные расходы представляют собой фиксированные долларовые суммы, на которые нелегко повлиять с помощью стратегий сокращения затрат. Прочие общие и административные расходы являются полупеременными . Например, некоторый минимальный уровень электроэнергии всегда будет использоваться бизнесом только для того, чтобы поддерживать свет и работу необходимых машин. Помимо этого, можно принять меры по сокращению ненужных расходов на электроэнергию.

Поскольку общие и административные расходы могут быть устранены без прямого воздействия на производство или продажу товаров и услуг, у руководства есть сильные стимулы для минимизации таких расходов. Компании с централизованным управлением обычно несут более высокие общие расходы по сравнению с компаниями с децентрализованной структурой управления . Отношение продаж к административным расходам сравнивает выручку компании от продаж с суммой расходов, понесенных на поддержку операций.

Большинство понесенных общих и административных расходов могут быть вычтены из налоговой декларации организации при условии, что расходы являются разумными, обычными и необходимыми. Эти расходы должны быть вычтены в том году, в котором они были понесены, и они должны были быть использованы в ходе обычной деятельности.

Краткая справка

Общие и административные расходы – это те, которые связаны с повседневными расходами на ведение бизнеса и могут варьироваться в зависимости от отрасли или отдельной компании.

Кто входит в штат сотрудников АУП?

Следует четко определиться, формируя административно-управленческий персонал, кто относится к этой группе сотрудников, а для этого необходимо отталкиваться от трудовых операций, которые они будут осуществлять. И когда перечень будет составлен, можно приступать к формированию группы, и для этого создать штатное расписание, касаемое АУП.

Штатное расписание — это конкретный перечень должностей, которые имеются на предприятии, и их устанавливает работодатель самостоятельно с учетом правил ведения бизнеса. Как правило, в штатное расписание включаются следующие должности:

• руководитель или генеральный директор;
• руководители подразделений и заместители генерального директора;
• руководители отделов и служб;
• рядовые сотрудники.

В зависимости от того, чем именно занимается организация, наименование должностей может быть различное, но функциональные обязанности, как правило, идентичны. К примеру, в школе — директор и завуч, в медицинском учреждении — главврач, в крупной корпорации — президент, в некоммерческой организации — председатель, но все они выполняют одну и ту же функцию — управляют хозяйствующим субъектом или государственным учреждением.

В зависимости от того, насколько обширны административно-управленческие обязанности персонала, его процентное соотношение к общему количеству сотрудников компании может быть различным. В основном оптимальным составом считается, что 15% работников из 100% относятся к административно-управленческому персоналу, но, естественно, данный показатель может варьироваться как в большую, так и в меньшую сторону.

Применение бизнес-накладных расходов

Для большинства предприятий накладные расходы рассчитываются бухгалтером для целей составления бюджета, но также часто так, чтобы бизнес имел представление о том, сколько они должны взимать с потребителей, чтобы получить прибыль . Ниже приведены распространенные инструменты бухгалтерского учета, которые учитывают накладные расходы бизнеса.

Стандартный график анализа безубыточности

Анализ безубыточности

Анализ безубыточности определяет точку, в которой доход бизнеса эквивалентен затратам, необходимым для получения этого дохода. Сначала он рассчитывает запас прочности (точка, в которой выручка превышает точку безубыточности), поскольку это «безопасная» сумма, на которую выручка может упасть, оставаясь при этом выше точки безубыточности. На графике справа показан типичный график безубыточности. Вклад относится к продажам продукта или услуги, его также можно интерпретировать как поток доходов бизнеса . Фиксированные затраты в этом случае служат той же цели, что и накладные расходы, они будут просто отображаться в виде прямой горизонтальной линии на графике, как показано.

График выключения

В экономике кривые выручки часто иллюстрируют, чтобы показать, следует ли бизнесу оставаться в бизнесе или закрыться. Теоретически, если бизнес может покрывать переменные операционные расходы, но не в состоянии покрыть накладные расходы в краткосрочной перспективе, бизнес должен оставаться в бизнесе. С другой стороны, если бизнес не в состоянии даже покрыть операционные расходы , его следует закрыть. Хотя это правило в значительной степени различается в зависимости от размера бизнеса, его денежного потока и конкурентного характера бизнеса, оно служит модельным правилом для большинства малых конкурентоспособных предприятий.

Расчет затрат по видам деятельности

Расчет затрат на основе видов деятельности (ABC) направлен на сокращение доли затрат, рассматриваемых как накладные расходы, путем распределения затрат на каждый вид деятельности, связанный с производством продукта или предоставлением услуги.

Бухгалтерский баланс

Баланс — это финансовый отчет, в котором отражены финансовые активы , обязательства и собственный капитал компании на определенный момент времени. И активы, и пассивы делятся на две категории в зависимости от их временных рамок; текущие и долгосрочные. Накладные расходы бизнеса, в частности, относятся к текущим обязательствам, поскольку они представляют собой затраты, которые компания должна оплачивать в относительно краткосрочной / немедленной перспективе. Хотя бухгалтерский баланс сам по себе не содержит много информации, он является полезной финансовой информацией в сочетании с другими документами, такими как отчет о прибылях и убытках или анализ соотношений, поскольку он предлагает разнообразное и всестороннее описание финансового положения компании.

Повторение – мать учения

Следует запомнить: административные расходы – это траты, которые идут на оплату издержек, обеспечивающих компании приоритет. Ключевым критерием в данном случае является полезность для всего предприятия, а не одного подразделения или отдела. Административные расходы включают в себя заработную плату руководящего состава, оплату научно-исследовательской деятельности, делопроизводителей, издержки судопроизводства и прочее. Следует отметить, что они могут принимать большое количество форм.

Так, это может быть выплата премий руководителям за успехи, годовое отчетное собрание, аренда площадей, офисов, ремонта, страхования, амортизация оборудования, коммунальные услуги, налоги. К административным можно отнести и обращение к сторонним специалистам. Например, к аудиторам, юристам. Сюда относится также и оплата услуг связи на самом предприятии. Ведь без почты, интернета и телефонов было бы потеряно драгоценное время.

Цель и предназначение

Административные расходы идут на оплату потребностей, удовлетворение которых позитивно отражается на всей компании. Конечно, далеко не все траты можно причислить к ним. Рассмотрим небольшой пример. В случае, если затраты, которые существуют в конкретном подразделении, не дают прямых или косвенных преимуществ другим отделам, они не относятся к административным.

Одновременно, если содержать рекламный отдел, который будет успешно популяризировать изготовленную продукцию, то это приведёт к росту производства и в целом благоприятно скажется на всём предприятии. Таким образом, конечная цель и предназначение любых административных расходов – это обеспечение определённых преимуществ.

Заключение

Вот, в общем-то, и всё, что необходимо знать об административных расходах. Можно предположить, что со временем их обслуживание будет упрощаться и автоматизироваться. Ведь сейчас один бухгалтер может заменить пять-шесть человек на одной и той же работе только используя грамотно настроенное программное обеспечение вроде 1 С: «Предприятия», «Паруса» или «Галактики».

По мере роста производительности труда, его систематизации и усовершенствования правил учета нужно будет прикладывать всё меньше усилий работникам, а траты предприятий на программное и аппаратное обеспечение будут с лихвой компенсироваться сэкономленными на сотрудниках заработных платах.