Правила и порядок заполнения расходного кассового ордера форма ко-2

Содержание

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

• в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
• в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
• в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
• в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
• в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
• в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
• в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
• в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

• в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Скачать расходный кассовый ордер бесплатно

Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2) в формате xls

Скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате xls

Бланк и пример заполнения расходного кассового ордера проверены на актуальность 18.05.2013 г.

Образец заполнения РКО

Применимые нормы: ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, ст. 34 Закона о Банке России

Расходник оформляют по унифицированной форме N КО-2. (Форма по ОКУД 0310002, ОКПО 15035745) в одном экземпляре при выдаче наличных денег из кассы организации. (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций. пункт 6 Указания N 3210-У). Расходные кассовые ордера подписывают уполномоченные лица. Получатель наличных денег и кассир также подписывают РКО при выдаче денег. (подпункт 6.2 п. 6 Указания N 3210-У).

Бланки расходного кассового ордера (word, excel) готовый из консультанта плюс

1. Скачать новый бланк 2021 года КО-2 форма по ОКУД 0310002 (Word, docx)
2. Скачать пример заполнения расходного ордера КО-2 (Word, docx)
3. Скачать новый бланк 2021 года КО-2 форма по ОКУД 0310002 (Excel, xls)
4. Скачать пример заполнения КО-2 (Excel, xls)

Выдача наличных денег проводится по «расходникам» — РКО.

Правила заполнения рко в 2021 году не изменились. Все осталось по прежнему. Как его правильно заполнять, например на зарплату. И образец заполнения на юридическое лицо — читайте ниже.

При получении РКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера. Или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя). И ее соответствие образцу. Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по документу кассир проверяет также наличие подтверждающих документов. Перечисленных в расходном ордере.

Кассир выдает наличные деньги только после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту. Или другому документу, удостоверяющему личность. Либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности. И документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег. Указанному в расходном документе. (Расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие. Фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в кассовом документе. Фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности. Соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица. Данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В случае выдачи наличных денег по доверенности. Которая оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц. Индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру. (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег. Если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег. Проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. И не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы. Которые связаны с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. В этом случае документ оформляется согласно письменному заявлению на выдачу денег в под отчет. Составленному в произвольной форме. И содержащему надпись о сумме наличных денег. И о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет проводилась раньше при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег. Необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом. По расходному кассовому ордеру — «расходнику».

Документы для выдачи зарплаты за первую половину месяца

Аванс – это часть заработной платы, поэтому основанием для выдачи будут те же документы, что и на выплату расчета по заработной плате:

• штатное расписание;
• документ, содержащий личные данные, в том числе сведения о надбавках (выслуга лет, размер районного коэффициента, налоговые вычеты, стаж);
• табель учета рабочего времени;
• приказы руководства: на очередной отпуск, на премирование, на отпуск без сохранения заработной платы, на оказание материальной помощи, удержание подотчетных сумм и пр.;
• больничные листы;
• в отдельных случаях – заявление на аванс;
• платежная ведомость или иной платежный бланк.

Основным документом для расчета суммы аванса и заработной платы считается табель учета рабочего времени. Этот документ должен вестись ответственным лицом (табелировщиком) ежедневно. В документе отражаются данные о фактически отработанном времени и причины неявки на работу.

Дополнительные документы (приказы, больничные листы) понадобятся бухгалтеру для сверки правильности заполнения табеля.

Далее производится выдача денежных средств на основании платежной ведомости или иного бланка.

Многие хозяйствующие субъекты выдают расчетные листы один раз в месяц при начислении заработной платы за весь период. Формально это не верно.

Ст. 136 ТК РФ говорит, что работодатель обязан предоставлять информацию работнику при выплате заработной платы, а значит, два раза в месяц – при выдаче аванса и остатка.

Сроки и порядок выплаты аванса.

Выплата через кредитную организацию

Выдача аванса через банк сильно упрощает ведение бухгалтерского учета. Для совершения операции оформляется платежное поручение на выплату денежных средств.

Сначала составляется реестр с перечислением получателей, их банковских реквизитов и сумм к выдаче. На основании реестра составляется платежное поручение.

Главное условие при оформлении платежного поручения – корректно указать реквизиты получателя и плательщика.

После того, как прошла выплата, платежное поручение вместе с реестром хранится по общим правилам хранения бухгалтерских документов. Расписываться в реестре работникам не нужно.

Рекомендуем также прочитать: положен ли аванс, если сотрудник был в отпуске?

Наличными в кассе предприятия

Существуют строгие правила выдачи наличных денег в кассе предприятия. Аванс может выплачиваться как по расходным кассовым ордерам, так и с использованием специальной платежной ведомости.

Бланк этого документа утвержден Госкомстатом, но может быть разработан экономическим субъектом самостоятельно.

Унифицированная форма Т-53 удобна для заполнения и содержит все необходимые реквизиты.

Как оформить платежный документ?

Ведомость может составляться как по всей организации, так и по отдельному подразделению предприятия.

На титульном листе бланка ведомости Т-53 указывается наименование экономического субъекта и структурного подразделения, если выплата производится по отдельному участку, цеху и так далее.

В графе «корреспондирующий счет» указывается номер бухгалтерского счета, на который будут отнесены расходы (20, 44 и т. д.).

В графе «в кассу для оплаты в срок» указывается период, в который деньги будут находиться в кассе для уплаты аванса. Законом установлен трехдневный срок, после чего остаток денег депонируется и возвращается в банк. Срок указывается с даты выдачи по дату окончания выплаты включительно (например, с 16 февраля 2021 по 18 февраля 2019). Учет депонированной зарплаты.

Указывается итоговая сумма аванса прописью и цифрами. Нужно ли из суммы удерживать НДФЛ?

Далее следует подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.

В поле платежной ведомости Т-53 для указания расчетного периода указывается первая половина календарного месяца, за которую проводится выдача аванса – с первого по пятнадцатое число.

В содержательной части документа приведен список работников с указанием порядкового и табельного номера, фамилии и инициалов.

Напротив каждой фамилии указывается сумма к выплате. Получив аванс, работник расписывается в ведомости.

Если в трехдневный срок работник не получил наличные, то средства депонируются с соответствующей отметкой. По истечении трех дней в ведомости проставляется выданная и задепонированная сумма. Лицо, выдающее деньги (кассир) подписывает бланк.

На основании формы Т-53 бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, номер которого проставляется в ведомости.

После этого платежный документ Т-53 регистрируется в журнале и хранится в общем порядке бухгалтерских документов.

Банк для успешного бизнеса

Торговый эквайринг

По госпрограмме

Основные документы, предоставляемые клиентами при открытии счетов ООО или АО97 КБ

Анкета выгодоприобретателя16 КБ

Опросник для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов (резидентов)37 КБ

Questionnaire for legal entities non-resident and foreign structure without forming a legal entity51 КБ

Перечень документов для открытия банковского счета, счета в драгоценных металлах, счета по депозиту и специального банковского счета платежного агента/поставщика, должника, специального счета эскроу юридическому лицу — резиденту189 КБ

Перечень документов для открытия банковского счета, специального счета эскроу, счета по депозиту юридическому лицу — нерезиденту186 КБ

Перечень документов для открытия банковского счета, специального счета эскроу, счета по депозиту и специального банковского счета платежного агента/поставщика, ИП, физическому лицу, занимающемуся в установленном зак-вом РФ порядке частной практикой187 КБ

Перечень документов для открытия банковского счета, счета по депозиту адвокату, осуществляющему деятельность через адвокатский кабинет157 КБ

List of documents for opening of the bank account, a deposit account, to non-resident legal entity (in English)254 КБ

Перечень документов при смене юридического адреса юридического лица, по которому осуществляется связь с лицом, выполняющим функции единоличного исполнительного органа143 КБ

Перечень документов при смене места нахождения филиала (представительства) юридического лица187 КБ

Перечень документов при смене наименования юридического лица162 КБ

Перечень документов при смене наименования филиала (представительства) юридического лица196 КБ

Перечень документов при смене состава участников/акционеров юридического лица160 КБ

Перечень документов при смене лиц, уполномоченных на распоряжение счетом юридического лица, ИП, физического лица, занимающегося в установленном законодательством РФ порядке частной практикой (за исключением процедур банкротства)163 КБ

Перечень документов при смене лиц, уполномоченных на распоряжение счетом юридического лица, индивидуального предпринимателя на арбитражного управляющего в процедурах банкротства внешнее управление или конкурсное производство132 КБ

Перечень документов для внесения изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, физическом лице, занимающемся в установленном законодательством РФ порядке частной практикой188 КБ

Договор комплексного банковского обслуживания юридического лица и индивидуального предпринимателя в АКБ «Ланта-Банк» (АО)1285 КБ

Заявление об акцепте договора комплексного банковского обслуживания юридического лица и индивидуального предпринимателя2148 КБ

Условия и порядок осуществления перевода денежных средств/драгметаллов по поручениям физических и юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по их банковским счетам, карточным счетам, счетам по вкладам (депозитам) в АКБ «Ланта-Банк» (АО)1757 КБ

Правила открытия и обслуживания расчетного счета юридического лица и индивидуального предпринимателя, специальных банковских счетов271 КБ

Правила размещения денежных средств на расчетном счете125 КБ

Распоряжение на списание в безакцептном порядке денежных средств (дополнительное соглашение к ДКБО юрлиц и ИП)17 КБ

Заявление на перевод обслуживания13 КБ

Заявление на перевод иностранной валюты13 КБ

Поручение на покупку инвалюты14 КБ

Поручение на продажу инвалюты14 КБ

Распоряжение о списании иностранной валюты с транзитного валютного счета15 КБ

Заявление на выдачу чековой книжки12 КБ

Заявление на изменение адреса и номера телефона в карточке с образцами подписей и оттиска печати17 КБ

Заявление на изменение реквизитов, указанных клиентом при регистрации в системе «Клиент-Банк»13 КБ

Заявление на расторжение договора46 КБ

Заявление о закрытии счета14 КБ

Тарифы на услуги АКБ «Ланта-Банк» (АО) для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в рублях652 КБ

Тарифы на услуги АКБ «Ланта-Банк» (АО) для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в иностранной валюте354 КБ

Ваш регион

Москва

Рязань

Санкт-Петербург

Орёл

Ливны

Мценск

Новосибирск

Куйбышев

Красноярск

Иркутск

Бодайбо

Усть-Нера

Алдан

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Расчет заработной платы за июль 2021 года: PDF

• Начислено — 35 000 руб.
• Вычет на детей — 1 400 руб.
• НДФЛ — 4 368 руб.

В форме 6-НДФЛ выплата заработной платы отражается в:

Разделе 1 «Обобщенные показатели»:

стр. 070 — 4 368, сумма удержанного налога.

Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF

• стр. 100 — 31.07.2018, дата фактического получения дохода;
• стр. 110 — 10.­08.2018, дата удержания налога;
• стр. 120 — 13.08.2018, срок перечисления налога;
• стр. 130 — 35 000, сумма фактически полученного дохода;
• стр. 140 — 4 368, сумма удержанного налога.

Кто заполняет форму Т-53

Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Расходный кассовый ордер: порядок оформления

Убедившись в обязательности формы, перейдем к вопросу оформления расходного ордера.

Регламентирующие документы на этот счет отсутствуют, а в 88-м постановлении находятся лишь два коротких правила заполнения РКО, как то:

• Суть операции следует вносить в строку «Основание»
• Список подтверждающих документов следует отразить в строке «Приложение»

Получается так, что в остальные пустые места расходного кассового ордера организация вольна проставлять данные по своему усмотрению, исходя из принципов разумности и целесообразности, и ориентируясь на положения, в том числе, и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, действующие для аналогичных документов.

РКО для индивидуальных предпринимателей

Расчетно-кассовое обслуживание не является обязательным условием для работы ИП. В некоторых случаях возможно обойтись без открытия счета, при этом по закону входящие и исходящие оплаты по счетам не должны превышать 100 тысяч рублей, а предприниматель не может иметь сотрудников в штате и платить зарплату. В любой другой ситуации потребуется РКО.

Открывая расчетный счет для бизнеса в банке, предприниматель может стать его клиентом в качестве физического лица. Прежде чем определиться с выбором банка для РКО, рекомендуется изучить все предложения рынка по этому запросу, сравнить условия и воспользоваться лучшим вариантом.

Как выбрать банк для РКО

Рекомендуемый алгоритм для сравнения банковских предложений:

1. оценить историю банка, количество его клиентов, финансовую стабильность;
2. ознакомиться с расценками на ведение РКО и условиями предоставления услуги для вашей категории бизнеса;
3. отметить как преимущество партнёрские связи банка и распространённость отделений;
4. проверить транспортную доступность офиса банка;
5. собрать мнения коллег и партнёров по бизнесу.

Как выбрать тариф и опции услуги РКО в банке

Условия предоставления расчетно-кассового обслуживания для малого и среднего бизнеса в крупных банках предполагают гибкие тарифы для разных целей и задач

Важно обратить внимание на следующие пункты:

• тарифы на открытие и обслуживание счёта, процедура закрытия, цены на справки, выписки и заказ платежных документов, инкассацию выручки и другие кассовые операции;
• настройка мобильного банка и интернет-банкинга для удаленного управления счетом, тарифы опции, наличие уведомлений и технической поддержки;
• режим работы офиса банка оффлайн и онлайн для своевременного осуществления платежей;
• предоставление личного помощника для консультаций по телефону или на сайте в любое время;
• порядок начисления процентов на остаток по счёту;
• промоакции, скидки на обслуживание, реферальные программы;
• возможность проведения финансовых операций и переводов, в том числе на личный счёт, с помощью пластиковой карты в терминалах банка, тарифы по карте;
• бонусы и скидки клиента по другим продуктам банка — кредитованию, лизингу, вкладам, зарплатным проектам.

Важно! Комплексное сравнение этих критериев позволит предпринимателю сделать выбор в пользу одного банка и выгодно получить услугу РКО

Что собой представляет платежная ведомость форма Т-53?

Заработная плата, компенсация или вознаграждение должны оформляться в виде платежной ведомости. Итак, платежная ведомость — это первичный учетный кассовый документ. Форма Т-53 отражает сумму заработка, которую необходимо выплатить наемному работнику, а также общую сумму выплат по платежной ведомости в целом.

Классифицированный персонал и сотрудники наемных работников не могут получать эту форму. Любые часы работы, компенсируемые специальной оплатой, должны быть задокументированы и учтены в течение их 29 часов в неделю в среднем за двенадцать месяцев. Не отправляйте информацию о прямых депозитах по электронной почте. Эта форма заполняется, когда начинается ваше трудоустройство, поэтому Управление заработной платы может удержать правильный федеральный подоходный налог с вашей заработной платы.

Налоговые льготы

Форма соглашения о выплате наличных денег. Подходящие сотрудники заполняют эту форму для участия в Программе наличных денег Содружества. Для дебетовой карты может потребоваться несколько платежных ведомостей. Пожалуйста, ознакомьтесь со стандартами на соответствие требованиям.

Данный документ составляется за отчетный период (как правило, за 1 месяц) в одном экземпляре. Оформлением платежной ведомости формы Т-53 занимается бухгалтер. После этого, документ передается на подпись руководителю организации. Затем, после заверения руководителем, платежная ведомость передается кассиру.

Обратите внимание, что платежная ведомость форма Т-53 не содержит таких данных, как: количество отработанных часов и расчетов по начислению оплаты (в том числе, и данных по удержанию сумм из заработной платы). С новым положением § 108 Торгового регламента работодатель обязан составить счет-фактуру в виде текста при оплате заработной платы

Эта форма заработной платы или заработной платы предназначена для того, чтобы дать возможность работнику понять состав пособия на работу и, в частности, расчет валовой сборки

С новым положением § 108 Торгового регламента работодатель обязан составить счет-фактуру в виде текста при оплате заработной платы. Эта форма заработной платы или заработной платы предназначена для того, чтобы дать возможность работнику понять состав пособия на работу и, в частности, расчет валовой сборки.

Форма зарплаты, как правило, производится в электронном виде, а затем печатается на бумаге. Это доказательство в бумажной форме направляется сотруднику в основном по почте или распространяется непосредственно в компании. Эти два подхода по-прежнему имеют более высокий уровень защиты защиты данных в отношении распространения электронных форм через общедоступный Интернет, т.е. отправка файлов на частный адрес электронной почты. Частично, формы заработной платы не печатаются, а распространяются по электронной почте в сети компании.

Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя

Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомостип. 6 Указания.

Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.

Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:

лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выплата работнику компенсации за каждый день задержкист. 236 ТК РФ.

В ТК отдельно оговорено, что названная компенсация подлежит выплате, даже если в задержке работодателем выплаты зарплаты нет его виныст. 236 ТК РФ. Однако это правило не работает, если работник сам не пришел за зарплатой, при условии что на начало и на конец дня выдачи в кассе была необходимая сумма и деньги были подготовлены к выдаче по ведомости, подписанной директором. Ведь в этом случае уже нельзя говорить о том, что зарплату задержал работодатель;

• основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
• обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно.

Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплатыпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ. Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты. Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюджетПисьма ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19714@, от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@, так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещенап. 9 ст. 226 НК РФ. И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.

Что делать, если вы выдали зарплату присутствующим работникам по «персональным» РКО без составления ведомости и после этого выяснилось, что один работник за зарплатой не пришел? Тогда платежную ведомость придется составлять только на одного этого работника. Это необычно, но нарушения в этом никакого нет.

***

И наконец, бывает и такая ситуация, когда зарплатная ведомость есть, а РКО к ней не нужен, — если вся указанная в ведомости сумма была депонирована. Ведь деньги из кассы так и не были выданы.

2019 г.

1. Кому не надо применять ККТ в 2019 году, № 16 Разбираемся с оформлением онлайн-чеков, № 16 Отвечаем на «чековые» вопросы, № 16
2. Изучаем новые поправки в Закон о ККТ, № 13
3. Маркировка товара в кассовых чеках, № 1

2018 г.

1. ККТ-проверки: быть или не быть, № 7
2. Поспешите перепрошить ККТ, № 23
3. Займы и ККТ: когда нужен чек, № 21
4. Цена кассовой ошибки, № 20
5. Пробивать ли чек?, № 17
6. Изучаем поправки об онлайн-кассах, № 14
7. Отвечаем на «кассовые» вопросы, № 13
8. Когда нужна онлайн-касса, № 11
9. Онлайн-ККТ: покупать или подождать?, № 10 Не применили ККТ: как избежать штрафа, № 10

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности

Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.