Менеджер по продажам: особенности профессии и функциональные обязанности

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Как выбрать начальника отдела продаж

Столкнувшись с необходимостью выбрать начальника отдела продаж, следует подойти к этому делу с ответственностью

Проводя собеседование, необходимо уделять внимание таким аспектам, как знания, умение входить в контакт, умение подать себя и обеспечить успешную деятельность предприятия. Огромную роль здесь играют личные качества руководителя отдела продаж, которые находят отражение в его деятельности

Никто не захочет работать с человеком, который не может направить коллектив или донести свои мысли. Руководитель отдела продаж должен обладать лидирующими качествами. Это настоящий специалист своего дела, который точно знает, каким образом можно достичь поставленных целей.

В такой работе недостаточно будет лишь теоретических познаний. Это должен быть сильный и уверенный в себе человек, который сумеет завоевать авторитет персонала. Немаловажный момент – умение работать с рынком. Руководителю следует находить выгодные предложения, работать с клиентами, анализировать рынок, опережать конкурентов и делать все возможное, чтобы обеспечить увеличение позиций предприятия. Все вышеперечисленное исходит из правильной работы с персоналом.

Руководитель отдела продаж должен справляться с большими нагрузками, о чем следует сказать заранее. Получая приличный оклад, он также столкнется с большим количеством обязанностей, которые должен будет исполнять беспрекословно. Обладая устойчивостью к стрессу, руководителю следует действовать не из личных предпочтений. Его главная цель – успех компании.

Типы аккаунт менеджеров

На практике по манере общения и работы с клиентами можно выделить несколько самых распространённых типажей аккаунт-менеджеров. 

Равнодушные

Этот тип очень не любят клиенты и HR должны активно работать, чтобы у них было как можно меньше таких сотрудников.

Как правило, они малоактивны, выполняют для клиента только стандартные задачи, а в случае трудностей или неудач ссылаются на обстоятельства или на коллег. Также во избежание санкций руководства за нарушение регламента делают всё только по инструкции.

Угодливые

Они всегда руководствуются потребностями и пожеланиями клиента, никогда не идут на конфликт, стараются выполнить все задачи и инструкции, которые перед ними ставят клиент и руководство.

В результате сами же менеджеры ставят перед собой сложные и подчас нереализуемые задачи, часто скрывают от клиента важную информацию, которая мешает им выполнить поставленную задачу. Такой стиль работы не рекомендуется использовать, особенно в тех сферах бизнеса, где много рисков.

Дружественные менеджеры

Стараются дружить с клиентом, быть достаточно откровенными с ним, реагировать на все его запросы и пожелания, но и указывать на ошибки. Когда это уместно, такой менеджер даст собственную рекомендацию, при этом он активно общается с клиентом

Сверхкомпетентные менеджеры

Это, как правило, сотрудники с опытом. либо выпускники хороших профильных ВУЗов. Они имеют определённые знания, но вместо того, чтобы непосредственно их использовать для выполнения задач клиента, они тратят много времени на то, чтобы показать свою собственную уникальность.

Сложности профессии

В любой профессии есть плюсы и минусы. Менеджер ‒ не исключение. При постоянной востребованности таких специалистов наблюдается текучка кадров. Причин для этого несколько.

Продавец не всегда способен выполнить план продаж. Меняются внешнеэкономические факторы, доходы населения, потребности людей. Например, позволить себе дорогостоящий отдых может далеко не каждый. А план надо выполнить. Нет сделок ‒ нет процента с продаж.
Это командная игра. Надо уметь подстраиваться под общие правила, но при этом не затеряться в потоке продавцов и маркетологов. Выработать свой стиль успешной работы. Здесь задача ‒ научиться работать и на личный результат, и на результат работы всего отдела.
Важны правильная мотивация и настрой

Работодатели не всегда уделяют этой стороне дела должное внимание. В итоге менеджер сам не верит в успешность своей деятельности и закономерно терпит неудачу

Грамотный руководитель организовывает проведение тренингов и обучающих программ для своих специалистов.
К минусам профессии можно отнести ненормированный рабочий день. Формально график работы установлен – есть выходные и праздничные дни. Но по факту клиент “всегда прав”. И время для совершения сделки определяет он. Придется подстраиваться, часто в ущерб личным планам. Однако результат того стоит.
Профессия связана с большими психологическими нагрузками. Это и темп работы, и зависимость от сдельной оплаты труда. Вдобавок менеджер многократно в течение дня сталкивается с негативом со стороны потенциальных клиентов. Особенно это касается удаленной работы с навязчивыми предложениями и рекламой.

Эмоциональные перегрузки губительны для человеческого здоровья. Путь в профессию закрыт людям, которые склонны расстраиваться по пустякам. Стрессоустойчивость и готовность спокойно услышать отказ – обязательное “оружие” менеджера и продавца.

Надо признать, что настоящих мастеров своего дела и в этом направлении лишь небольшой процент от общего числа работников. Профессионалы задают планку, стандарты специализации. Тем, кто только начинает свой путь и набирается опыта ‒ сложнее. Так что давайте будем чуть терпимее к “Анжелам” и “Геннадиям”, которые регулярно сообщают нам по телефону об “уникальной акции, только сегодня и только для вас”.

Обязанности менеджера по продажам для резюме скачать

При составлении своего резюме для дальнейшего поиска работы, необходимо учесть и перечислить свои достижения в этой области. Это сыграет вам только на руку. А также будьте готовы, что работодатель на собеседовании может спросить вас, если имеются у вас  отзывы с высокой оценкой, так что позаботьтесь об этом заранее. Образец подобного резюме можно скачать на нашем сайте.

Отдела по прямым продажам

Менеджер отдела по прямым продажам – это специалист, в обязанности которого входит следующее: он должен осуществлять торговлю без посредников, а напрямую от производителя  покупателю. Всё сводится к тому, что такой специалист данного подразделения назначается для того, чтобы находить клиентов, лично встречаться с ними, проводить переговоры, увеличивать клиентскую базу.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 800 350-73-59

Некоторым фирмам выгоднее нанять такого сотрудника, который будет связывать покупателя и производителя, нежели содержать магазин и штат для его обслуживания. Таким образом, на менеджера возлагается большая ответственность, чем  на продавца в магазине, стоящим у прилавка.

Ключевые обязанности

Основная задача, вокруг выполнения которой строится вся работа менеджера, – это продажи. В то же время это очень обширное понятие, включающее в себя более десяти процессов, начиная от привлечения клиентов и общения с ними, заканчивая оформлением документации и заполнением карточек покупателей в CRM-системе. Рассмотрим ключевые задачи сотрудника более подробно. 

Коммуникация

Один из ключевых моментов работы менеджера по продажам – это общение с людьми. В их число входят как клиенты, так и партнеры, а также руководство компании. В зависимости от того, какую специализацию имеет сотрудник, коммуникация может происходить с человеком лично, через переписку или по телефону. Есть и универсальные продавцы, которые владеют всеми методами.

Поиск клиентов

Постоянная работа исключительно с текущей клиентской базой – это прямой путь к стагнации, к тому же постепенно клиенты уходят, и это нормальный процесс, который еще и можно обратить. В связи с этим одной из обязательных задач менеджера должно быть привлечение потенциальных клиентов. Сотруднику ничего не стоит при общении с покупателем уточнить, есть ли у него знакомые, заинтересованные тем или иным продуктом. Кто-то ответит отрицательно, но даже если один человек приведет еще, как минимум, одного, значит, эта функция продавца была выполнена. 

Обзвон клиентов

В особенности это касается обзвона корпоративных клиентов с целью уведомления о появлении новых предложений либо для того, чтобы поинтересоваться о ходе обсуждений – сделки в B2B длятся неделями, а иногда даже месяцами. Также менеджер может обзванивать клиентскую базу или действующих клиентов для уведомления о расширении товарного ассортимента, появлении новых услуг, распродажах, скидках, акциях и других мероприятиях, которые интересны покупателю.

Сопровождение 

Не так часто встречается в B2C, но распространено в сегменте B2B. Продавец выполняет полное сопровождение клиента вплоть до оформления сделки, а иногда речь идет и о постпродажном обслуживании. Например, компания покупает дорогое оборудование, и даже после заключения сделки и оплаты менеджер всегда готов проконсультировать покупателя и решить другие вопросы.

Консультирование

Как бы подробно вы ни прописали принцип работы, особенности, преимущества и иные свойства вашего продукта, с большой вероятностью у клиента появятся некоторые вопросы. Консультации покупателей входят в должностную инструкцию менеджера по продажам во многих компаниях. Это может быть как консультация на месте или по телефону, так и через онлайн-чат на сайте компании.

Мониторинг рынка

Компании, которые не отслеживают тенденции своего рынка, не добиваются успеха и быстро остаются позади у своих более внимательных и ответственных конкурентов. Каждый хороший продавец должен держать руку на пульсе, следить за трендами, постоянно обучаться новым техникам продаж, осваивать более эффективные инструменты, которыми уже пользуются сотрудники конкурентов. Руководитель, в свою очередь, должен мотивировать на такие действия.

Документация

Любая сделка требует документального оформления, и обычно этим занимается сам менеджер по продажам, так как задача не отнимает много времени и сил. При этом не стоит возлагать на сотрудника обязанность оформлять накладные, налоговые и бухгалтерские документы – для этого есть бухгалтерия и логистический отдел. Однако продавец обязан уметь заполнять договоры купли-продажи и другие подобные документы, оформляющие деловые отношения с клиентом. 

Подготовка КП

Эффективность менеджера по продажам во многом зависит от того, насколько привлекательно он может презентовать товар потенциальному покупателю. То же самое касается и коммерческого предложения. В связи с этим в обязанности такого специалиста может входить разработка как презентаций, так и различных типов коммерческих предложений, в том числе холодных и горячих.

Работа в CRM-системе

Как минимум, это заполнение карточек клиентов и отчетов, а также систематизация информации в системе. Соответственно, у работника должно быть хотя бы базовое понимание того, как работать с персональным компьютером и мобильным приложением CRM, если оно есть. Ваша задача – обеспечить должное обучение и провести инструктаж по правильной работе с CRM-системой.

Командная работа

Отдел продаж – это, как минимум, два сотрудника, а зачастую 5–6 и даже больше. В связи с этим каждый менеджер должен уметь работать в команде, особенно если у вас реализовано разделение продавцов по ролям, о которых мы поговорим далее. Также сотрудники могут и даже должны принимать участие в разработке и последующей реализации проектов по улучшению показателей эффективности отдела. 

Характеристики

Для того чтобы понять, в чем заключается работа менеджера, необходимо иметь общее представление об этой профессии. Менеджер – это управляющий чем-либо. Область его ответственности – это принятие решений на своем участке работ. Менеджер умеет ставить цели и определять задачи, умеет оценивать риски, распределять ресурсы, при этом он обладает административно-хозяйственной самостоятельностью. Также представители этой профессии должны уметь хорошо работать с персоналом, потому что своих целей они могут достичь только при помощи других людей. Особенности этой должности заключаются в том, что менеджеру приходится работать в условиях высокой изменчивости среды. Поэтому он должен уметь оценивать ситуацию и менять стратегию развития организации.

Образец должностной инструкции руководителя отдела продаж

1. Основные положения

1. Руководителя отдела продаж назначает на должность и освобождает от неё директор организации.
2. Руководитель отдела продаж находится в прямом подчинении директора организации.
3. Во время отсутствия руководителя отдела продаж его функции временно возлагаются на уполномоченного заместителя.

Кандидат на эту позицию должен соответствовать следующим квалификационным стандартам:

• законченное экономическое образование;
• опыт работы в сфере продаж от 3 лет.

От руководителя отдела продаж требуется понимание следующих аспектов:

• законодательные нормы и инструкции, применяющиеся в соответствующих коммерческих операциях.
• принципы организации документооборота по торговым операциям;
• основы ценообразования на продаваемые товары;
• принципы складирования и доставки товаров;
• основы современного маркетинга;
• принципы проведения деловых переговоров;
• основные финансовые коэффициенты и показатели;
• нормы взаимоотношений с контрагентами по случаям с некачественной продукцией и другими проблемными моментами;
• товарная номенклатура реализуемой продукции;
• особенности и специфика конкретных продаваемых товаров;
• основы предоставления скидок покупателям;
• работа с подчиненными по выполнению планов продаж;
• планирование и прогнозирование показателей продаж;
• основы отношений с покупателями и поставщиками организации.

В своей деятельности руководитель отдела продаж действует на основании:

• соответствующих законов РФ;
• внутренних документов организации;
• разделов данной инструкции.

2. Функции

Руководителя отдела продаж отвечает за:

1. Организацию продаж соответствующей продукции.
2. Разработку планов и прогнозов по соответствующим товарным группам.
3. Организацию эффективного рабочего процесса подчиненных работников.
4. Организацию корректного документооборота в своей сфере ответственности.
5. Построение оптимальных отношений с поставщиками и покупателями.
6. Отслеживание перспективных покупателей и альтернатив по поставщикам.
7. Предоставление требуемой топ-менеджментом организации информации по продажам.
8. Взаимодействие с отделом закупок и другими подразделениями по вопросам реализации.
9. Отслеживание основных рыночных тенденций по конкурентам, покупателям, поставщикам и самим товарам, для информирования о них руководителей организации.
10. Проведение аудиторских мероприятий в сфере своей ответственности.
11. Подбор кадров в своем отделе.
12. Посещение сотрудниками курсов и тренингов, способствующих развитию профессионального мастерства.

3. Ответственность

Руководитель отдела продаж может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За ущерб, возникший вследствие своих непрофессиональных действий — в соответствии с трудовым законодательством.
2. За передачу третьим лицам конфиденциальной информации — в пределах, закрепленных в нормативных актах и правилах организации.
3. За допущенные на рабочем месте нарушения законодательства — в соответствии с нормами соответствующих разделов законодательства.

4. Права

Руководитель отдела продаж обладает правами:

1. Поощрять подчиненных, увольнять их и согласовывать наём новых сотрудников в свой отдел.
2. Требовать от подчиненных выполнения планов по продажам.
3. Отслеживать соблюдение подчиненными внутренних правил организации и общепринятых деловых норм.
4. Подписывать коммерческие документы, относящиеся к сфере продаж.
5. Представлять организацию во время деловых переговоров с контрагентами.
6. Требовать от сотрудников организации оказания содействия в вопросах относящихся к продажам.
7. Участвовать в совещаниях топ-менеджмента по обсуждению экономических вопросов.

5. Служебные связи

Руководитель отдела продаж взаимодействует:

1. С начальником отдела закупок — по вопросам своевременных поставок требуемых товаров.
2. С начальником службы безопасности — по вопросам проверки покупателей и других контрагентов.
3. С финансовым директором — по вопросам своевременной оплаты, а также по проблеме задолженности организации и её контрагентов.
4. С начальником кадровой службы — по вопросу подбора новых сотрудников.
5. С директором организации — по вопросам планирования продаж, премирования сотрудников и других аспектов деятельности.

Испытательный срок + трудовой договор руководителя отдела продаж

Предположим, кандидат на должность руководителя отдела продаж утвержден и теперь его нужно оформить в штат. Опытные HR-специалисты рекомендуют назначить испытательный срок. Пока он длится, станет понятно, справляется ли новый сотрудник со своими обязанностями и может ли он стать частью команды. С другой стороны, испытательный срок позволяет новичку не только проявить свой потенциал, но и познакомиться с внутренним распорядком компании, коллективом и сделать вывод, подходит ли ему все это.

Испытательный срок необязателен. Компания может нанять сотрудника и без него, это ее право. А для некоторых категорий сотрудников, например для беременных женщин, испытательный срок запрещен законом.

Также работника можно оформить в штат до окончания испытательного срока. Иногда такой шаг просто необходим, например, для того чтобы повысить авторитет руководителя в глазах его подчиненных. А для работника оформление раньше срока будет признаком того, что он хорошо справляется с работой и что вышестоящие начальники его ценят. Такое нематериальное поощрение обеспечит лояльность сотрудника к компании.

Трудовой кодекс регламентирует длительность испытательного срока (ст. 70 Трудового кодекса РФ):

• Для руководителей и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей представительств, филиалов и прочих обособленных структурных подразделений — до 6 месяцев.

• Для сотрудников, чей трудовой договор заключается сроком на 2–6 месяцев, — не более 2 недель.

При организации испытательного срока руководствуйтесь следующими правилами:

Оказывайте новичку всестороннюю поддержку, чтобы он быстрее адаптировался и начал работать в полную силу

Помимо этого, у человека, который окружен заботой и вниманием, сформируется лояльное отношение к компании.

Предоставьте новому руководителю отдела продаж куратора. Им может стать:

Генеральный директор.Этот вариант подходит только для небольших компаний, в которых нет HR-службы

Директору придется самому вводить новичка в курс дела и следить за его достижениями.

Линейный руководитель.Это может быть начальник другого отдела, который возьмет на себя функцию куратора и расскажет обо всех нюансах работы компании.

Четко сформулируйте цели и задачи, которые должен решить новый сотрудник. Основная ошибка многих работодателей — неопределенность в этом вопросе. Они как будто ожидают, что новый руководитель отдела продаж сам поставит себе задачи и сроки их выполнения и реализация товаров сразу подскочит.

Чтобы испытательный срок выявил реальные способности нового сотрудника, ему нужно поставить конкретные цели и возложить на него ответственность за их достижение. Цели должны быть значимыми для компании, например увеличение ежемесячных продаж на 10 %. Настоящий руководитель не побоится такой ответственности и сразу примется за дело. В процессе работы с ним следует обсуждать способы решения задач, чтобы быть в курсе планируемых действий. Если человек добьется всего, что от него ожидалось, его смело можно брать в штат.

Если же новичок испугается и откажется брать на себя ответственность за достижение значимых бизнес-показателей, это верный признак, что руководство не его призвание.

Когда находят нового руководителя отдела продаж, договор с ним заключается либо сразу, либо после окончания испытательного срока — на усмотрение работодателя.

Трудовой договор с сотрудником такого уровня относится к группе договоров с руководителями. Должностная инструкция является его приложением. В двух этих документах перечисляются знания или умения, которыми должен обладать сотрудник, а также ответственность и обязанности сторон.

Нельзя выдумать должностные обязанности начальника отдела продаж. Их перечень регламентирован законодательством — можно только выбрать нужные позиции из списка, который содержится в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, ред. 28.07.2003).

Типы руководителей отдела продаж

1. Начальник отдела корпоративных продаж

   Работа руководителя отдела продаж во многом зависит от сферы деятельности компании. Например, некоторые фирмы работают только с корпоративными заказчиками, т. е. с юридическими лицами. В этом случае РОП должен знать специфику работы с компаниями-партнерами. Также он отвечает за развитие клиентской базы.

   Как правило, корпоративные клиенты заинтересованы в долговременном сотрудничестве. Также им удобнее покупать в одном месте не только сам продукт, но и сопутствующие товары или комплектующие. Все сделки заключаются на самом высоком уровне, поэтому РОП должен быть лицом авторитетным, умеющим вести переговоры с первыми лицами предприятий.

2. Начальник отдела оптовых продаж

   Есть специальные инструкции для руководителя отдела продаж, который отвечает за оптовую реализацию. Их еще называют навыковыми моделями. Они описывают необходимые навыки продавца и действия, которые нужно предпринять для заключения сделки.

   Как правило, требуются знания и умения в следующих областях:

   • Классические пять этапов продаж.

   • Холодные звонки.

   • Переговоры.

   • Организация и участие в тендерах.

   • Нетворкинг или создание сильной сети полезных контактов.

   Необходимость хорошо разбираться в перечисленных направлениях обозначается на этапе поиска нового руководителя отдела продаж.

3. Начальник отдела прямых продаж  

   Прямая продажа осуществляется при личном контакте торговца с покупателем. Происходить может в любом удобном месте: в офисе, дома, в ресторане и т. п. 

   В этом случае в обязанности РОПа входит доводить до сведения подчиненных их персональные планы по продажам, дистрибуции или привлечению новых клиентов.

4. Начальник отдела розничных продаж

   Что делает руководитель отдела продаж компании, специализирующейся на розничных продажах? В его обязанности, как правило, входит:

   • Увеличение объемов продаж путем расширения каналов распределения товаров: независимой розницы, локальных сетей, мелкого опта и т. п.

   • Развитие розничных каналов продаж в рамках города, региона и даже страны.

   • Контроль над дистрибуцией.

   • Проведение переговоров с потенциальными клиентами на предмет приобретения продукции.