Восстановление системы бухгалтерского учета: порядок, варианты организации работ и затраты

Как избежать ошибок, проводя восстановление бухучета

Совет 1

Во время сверки расчетов с налоговыми органами учитывайте, что цифры, которые отражаются налоговой службой в карточке лицевого счета, и суммы налогов и сборов, начисленных в бухучете к моменту подписания акта сверки, могут и не совпадать друг с другом. К примеру, был получен акт сверки за 31 декабря. Начисление по году в бухучете отражается с помощью финальных оборотов за декабрь этого года, а в лицевом счете налогоплательщика они будут начислены только в момент их выплаты, то есть 28 марта года, следующего за отчетным.

Совет 2

Во время процедуры восстановления бухучета не позволяйте себе ошибок, которые допускал ваш предшественник. Ни в коем случае не уничтожайте документы, являющиеся основанием для восстановления бухучета. Сброшюруйте их, внесите в сводный реестр или список типов документации. О том, как долго следует хранить первичные документы, вы можете узнать в Перечне типовых документов, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года (в ред. от 31.07.2007 г.), в ст. 17 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 г. и ст. 23 НК РФ от 31.07.1998 г. (в ред. от 28.12.2016 г.). Эти нормативные документы регламентируют хранение бумаг, образующихся в ходе работы госкомитетов, министерств и ведомств, а также иных организаций и предприятий. Помните, что руководитель компании, а также главный бухгалтер несут полную ответственность за сохранность первичной документации, регистров бухучета и отчетности.

Совет 3

Если отчеты по бухгалтерии и налогам находятся у вас на руках, имейте в виду, что в них могут содержаться недостоверные сведения и ошибки. Также уже после подписания и подачи документов могли возникнуть ситуации, влияющие на сведения в них. Фактически событиями, влияющими на финальный итог, являются только те факты, которые зафиксированы после отчетной даты, но до подачи отчетности. Вы не можете быть уверены в том, что предыдущий собственник учитывал эти обстоятельства. В качестве примера факта, возникшего после отчетной даты, можно привести дивиденды, которые были рекомендованы или объявлены по итогам деятельности компании, пополнение резервного фонда за счет прибыли, неожиданную потерю дорогостоящий материальных ценностей.

Совет 4

Когда вы организовываете и проводите контрольный запуск, имейте в виду, что руководители проверяемых организаций, желающие скрыть факт нарушения или злоупотребления, могут подговорить сотрудников или обманными методами скорректировать условия эксперимента, чтобы сфабриковать его итоги. Поэтому для наблюдения и контроля над условиями эксперимента следует привлекать независимых экспертов или группу ревизоров. Пункт 39 положения, контролирующего ведение бухучета и предоставление отчетности на территории Российской Федерации, которое утверждено Приказом Минфина от 29.07.1998 №34н, гласит, что любые корректировки отчетных документов за текущий год и предшествующие периоды выполняются только в бумагах за данный отчетный период (в течение которого были зафиксированы искажения сведений).

Когда бухучету может быть необходимо восстановление

Восстановление бухучета – комплексная процедура, заключающаяся в приведении с соответствие с требованиями законодательства РФ всей бухгалтерской отчетности и документации. Когда она может понадобиться?

Как восстановить ошибочно списанную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете?

Любая фирма сталкивается с необходимостью вести бухгалтерский учет. Крупные предприятия налаживают бухгалтерскую службу и строгий контроль, а мелкие предприниматели иногда подходят к решению вопроса легкомысленно: пренебрегают ведением учета, отдают эту деятельность на аутсорсинг непроверенным специалистам, обращаются к знакомым, сдают отчеты как придется, рассчитывая на отсутствие проверок. Но случается, что перспектива отвечать за такое отношение к отчетности встает перед предпринимателем как никогда близко, и тогда нужно будет в короткий срок привести всю документацию к требуемому состоянию. Такие ситуации складываются, когда:

• бухучет не велся в течение того или иного времени, иногда достаточно длительного;
• действующий бухгалтер оказался некомпетентным, не справлялся со своими обязанностями;
• в первичные документы вносилась ошибочная либо ложная информация;
• преднамеренный вред уволенного бухгалтера – порча или уничтожение бухгалтерской документации;
• утрата бухгалтерских документов вследствие форс-мажора: пожара, катастрофы, компьютерного вируса, ограбления и др.

Какие факторы влияют на стоимость услуг по восстановлению бухгалтерского учета — 4 главных фактора

Чтобы определить оптимальную стоимость услуг по восстановлению бухучета, надо знать, какие факторы влияют на ее формирование.

Таких факторов много, но я предлагаю ознакомиться с основными из них.

Фактор 1. Объем работ

Стоимость любой услуги зависит, прежде всего, от объема работ. Чем больше объем, тем выше стоимость.

Восстановление бухгалтерского учета маленькой компании с небольшими оборотами и однотипными операциями будет стоить дешевле, чем аналогичные работы в крупной компании, ведущей деятельность по нескольким направлениям, занимающейся внешнеэкономической деятельностью и операциями с ценными бумагами.

Фактор 2. Используемая система налогообложения

По российскому законодательству налоги и сборы исчисляются и уплачиваются в порядке, предусмотренном используемой системой налогообложения: общая, упрощенка, вмененка, патентная и единый сельхозналог.

От этих систем зависит не только порядок налогообложения предпринимательской деятельности, но и стоимость услуг бухгалтерских фирм по восстановлению бухучета.

Наиболее часто восстанавливается учет на общей и упрощенной системах, так как по статистике это самые распространенные в РФ системы налогообложения.

Влияет на стоимость услуг и форма бизнеса заказчика: услуги бухгалтера по восстановлению учета в ООО будут стоить дороже, чем восстановление учета ИП.

Фактор 3. Срочность восстановления

Сроки восстановления варьируются от нескольких недель до нескольких месяцев. Если же компании-заказчику необходимо по каким-либо причинам ускорить этот процесс, то фирма-исполнитель по договоренности готова выполнить работы быстрее — разумеется, за дополнительную плату.

Доплата за срочность — это обычно процент от общей стоимости услуг по договору, который составляет от 5 до 30%.

Такая доплата вполне обоснована, так как при неизменном объеме услуг время на их выполнение сокращается, что вынуждает специалистов либо больше работать, либо привлекать дополнительных сотрудников.

Фактор 4. Способ восстановления

Восстановление производится как в полном объеме, так и частично.

При частичном восстановлении аудиторы работают над одним или несколькими участками. Очень часто заказывается восстановление участка по учету основных средств, расчеты по оплате труда и т.п.

Полное восстановление подразумевает приведение в порядок всех участков бухучета заказчика.

3 полезных совета по восстановлению бухгалтерского учета

Итак, вас беспокоит бухгалтерский учет вашей фирмы, и вы решили восстановить его проблемные участки.

Тогда прочтите советы бухгалтера-практика.

Совет 1. Сотрудничайте с аутсорсинговыми компаниями

Никогда не доверяйте ведение бухучета, а тем более его восстановление, индивидуалам-«профи». Как показывает практика, услуги таких специалистов хороши только для упрощенцев-доходников, а вот ведение бухгалтерского учета ООО нередко для них становится сложной задачей.

Чтобы обезопасить себя и получить гарантировано качественные услуги, стоит обращаться в профессиональные аутсорсинговые компании.

Преимущества услуг компаний-аутсорсеров:

• официальный договор;
• профессиональные специалисты;
• компенсация понесенного по вине компании убытка;
• возможность последующего бухгалтерского сопровождения.

Совет 2. Получайте независимую бесплатную консультацию

Как говорится: «Одна голова хорошо, а две лучше». Поэтому, если вы не отдали ведение бухгалтерского учета своей фирмы в руки специалистов, рекомендуем не пренебрегать консультацией профессионалов. Тем более, получить ее можно и бесплатно!

Сейчас проконсультироваться с профессионалами можно, даже не выходя из дома. Конечно, надо быть уверенным в профессионализме консультантов.

Мы рекомендуем вам при любой юридической проблеме (договор с бухгалтерской фирмой — это как раз зона интересов юристов) обращаться на проверенный онлайн-сервис Правовед.ru.

Посетите сайт Правовед.ru, ознакомьтесь с условиями, получите первичную консультацию.

Гарантированное качество, практически бесплатно (лишь особо сложные вопросы оплачиваются по договоренности, но расценки приемлемые), круглосуточно, большой выбор юристов — это те преимущества, которые вы получите, обратившись в компанию.

Совет 3. Проводите периодический контроль бухгалтерского учета

Восстановив учет, не стоит «почивать на лаврах»! Чтобы в дальнейшем не испытывать проблем с бухучетом вашей фирмы, необходим периодический контроль.

В больших компаниях для этих целей создается служба внутреннего контроля. В небольших фирмах эту функцию обычно выполняет главбух (при его наличии) или сам владелец бизнеса.

И в том, и в другом случае контролировать бухгалтерский учет рекомендуем силами сторонних специалистов.

В первом случае это необходимо, чтобы:

• исключить злоупотребления со стороны главбуха;
• выявить ошибки, которые не смог обнаружить внутренний контролер (главбух);
• решить проблемы, не подвластные штатным специалистам.

Во втором случае сторонние проверки необходимы, когда:

• у владельца нет достаточных знаний для качественного ведения учета;
• из-за нехватки времени учет ведется от случая к случаю;
• предполагается проверка налоговиков.

Мы рекомендуем обращаться к профессионалам — таким, как интернет бухгалтерия «Моё дело».

Сотрудники компании — это высококлассные специалисты с большим практическим опытом работы в сферах кадрового, бухгалтерского и налогового учета, консалтинга.

Вы можете быть уверены, что контроль вашего учета будет проведен качественно и в срок. На услуги составляется официальный договор, на основании которого вы сможете при необходимости отнести стоимость помощи на расходы своей фирмы, тем самым уменьшив налогооблагаемый доход (прибыль).

Об особенностях восстановления бухучета вы дополнительно можете узнать из видеоролика.

Для чего требуется восстановление бухучета?

Основными задачами бухучета являются:

Своевременное обеспечение руководства предприятия и заинтересованных лиц подробной и достоверной информацией о состоянии дел фирмы. Без такой информации руководителям крайне сложно принимать эффективные управленческие решения.

Об особенностях управленческого учета и принятии решений на его основании читайте здесь.

• Обеспечение взаимодействия с контрагентами компании, включая представление информации о своем предприятии для принятия контрагентами управленческих решений. Хороший пример — представление данных банкам для получения кредитов или инвесторам для привлечения инвестиций.
• Обеспечение легальности работы предприятия, в том числе:
  • корректного исчисления и уплаты налогов и сборов;
  • соответствия всех транзакций предприятия действующему законодательству;
  • представления достоверной информации в государственные надзорные и статистические органы.

Отсутствие такого обеспечения может привести к серьезным проблемам как в деятельности предприятия, так и в самой возможности его существования. Кроме того, невыполнение данных требований грозит санкциями в отношении лиц, ответственных за ведение бухучета предприятия.

Для выполнения таких задач бухучет должен вестись:

• на непрерывной регулярной основе;
• с обеспечением полноты и оперативности данных;
• с обязательным документированием всех фактов финансово-хозяйственной деятельности.

Если в силу каких-либо причин такое ведение учета было нарушено (или утрачены данные), информацию следует восстановить. По возможности в том виде, в каком она была бы, если бы нарушений (утрат) не было.

Восстановление бухучета бухгалтерской компанией

Во время работы с учетом и отчетностью необходимо понимать цели предприятия, разбираться в специфике вида деятельности, уметь видеть перспективу. Без этого восстановление запущенного бухучета к желаемому результату не приводит.

Почему лучше отдать функции восстановления бухучета специалистам из аутсорсинговой компании? На то есть ряд причин. Во-первых, в таких фирмах работают люди с богатым практическим опытом. Во-вторых, клиенту предоставляются компетентные специалисты по конкретным видам деятельности. В-третьих, заказчик экономит денежные средства, отказавшись от содержания штатного бухгалтера.

Процедура восстановления бухучета

Какое бы восстановление ни потребовалось организации, целесообразно производить его по определенному алгоритму, позволяющему не упустить важных моментов и достичь намеченной цели в кратчайший срок.

СПРАВКА! Опыт показывает, что бухучет можно восстановить за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.

Поэтапный алгоритм восстановления бухучета

1 этап: предварительный аудит. Прежде чем приступать, нужно изучить поле деятельности. Проводится «диагностика» текущего состояния бухгалтерских документов путем комплексного анализа ведущейся (или не ведущейся) деятельности по бухгалтерскому и налоговому учету на фирме. Результатом этого этапа станет перечень ошибок, нуждающихся в исправлении.

2 этап: определение объема необходимых работ. Ставятся конкретные задачи и распределяются по времени, отведенному на восстановление. Если для проведения процедуры приглашена другая организация, согласовываются оргвопросы, касающиеся порядка и места работы с документацией.

3 этап: составление плана. Конкретное планирование необходимых действий с указанием конечных этапов. Лучше, если это сделано максимально подробно. Для сторонних организаций этот этап будет называться «составление техзадания».

4 этап: реконструкция. Создание заново или корректировка первичной документации, а на их основе создание актуальных регистров бухгалтерского учета

Важно, чтобы восстанавливаемый период корректно «стыковался» с предшествующим и последующим

5 этап: формирование новой отчетности. Воссозданную документацию нужно сверить с партнерами, поскольку остатки на счетах и некоторые другие данные должны полностью совпадать. После этого можно формировать корректные отчеты, которые можно без опасений предъявлять в налоговую.

6 этап: профилактика и рекомендации

Выявленные нарушения станут основой для формирования будущей стратегии бухучета: важно не допустить такой ситуации в будущем, научившись на собственных ошибках. Внутреннее восстановление позволит сделать выводы из сложившейся ситуации, а сторонняя организация в обязательном порядке даст комплекс практических советов и конкретных пропозиций

Стоимость восстановления бухучета

Исходя из нашей практики, все проекты по восстановлению учета можно поделить на два варианта работы:

По готовой бухгалтерской базе с проведенными документами	С проведением документов в бухгалтерской базе
Стоимость восстановления учета за квартал соответствует стоимости сдачи отчетности	Стоимость восстановления учета рассчитывается индивидуально, исходя из объема работы

При заключении договора на ежемесячное бухгалтерское сопровождение предоставляется скидка в размере 15%.

Примеры стоимости восстановления бухгалтерского и налогового учета по нашим последним проектам:

ИП на УСН 6%, услуги — восстановление учета за 9 месяцев, включая создание базы и проведение документов, около 30 операций в месяц, включая банковские, без сотрудников — 17 500 руб. с заключением договора на ежемесячное ведение учета.

ООО на УСН (6%) услуги — восстановление учета за 9 месяцев, включая создание базы и проведение документов, около 20 операций в месяц, включая банковские, без начисления зарплаты – 16 000 руб. с заключением договора на ежемесячное бухгалтерское сопровождение.

ИП на УСН (15%), производство и розничная торговля – восстановление учета за год на основании имеющейся бухгалтерской базы с проведенными документами, около 90 операций в месяц, без сотрудников – 30 000 руб. с заключением договора на ежемесячное бухгалтерское сопровождение.

ООО на ОСН, оптовая торговля и услуги — восстановление учета за 1,5 года на основании имеющейся бухгалтерской базы с проведенными документами, около 500 операций в месяц, включая банковские, 11 человек в штате с заработной платой – 50 000 руб. с заключением договора на ежемесячное исполнение функций главного бухгалтера.

ООО на ОСН, оптовая и розничная торговля — восстановление учета за 9 месяцев на основании имеющейся бухгалтерской базы с проведенными документами, около 1500 операций в месяц, 3 человека в штате с заработной платой – 60 000 руб. с заключением договора на ежемесячное исполнение функций главного бухгалтера.

ООО на ОСН с переходом на УСН 6%, услуги — восстановление учета за год и 4 месяца, включая создание базы и проведение документов, около 25 операций в месяц, включая банковские, без сотрудников, выплата дивидендов – 49 000 руб. с заключением договора на ежемесячное ведение учета.

ООО на ОСН, строительство — восстановление учета только в части деклараций по НДС и налогу на прибыль за год на основании имеющейся бухгалтерской базы с проведенными документами, около 140 операций в месяц, включая банковские – 22 000 руб. с заключением договора на ежеквартальную проверку отчетности.

Из каких этапов состоит восстановление бухучета

Восстановление бухучета на конкретных участках производства заключается в восстановлении расчетов для перечисления во внебюджетные фонды, исчисления зарплаты, операций по расчетному счету и кассовых сборов, учета движения МПЗ, постановки на учет и амортизационных отчислений по ОС.

Процесс восстановления бухучета делится на следующие этапы:

• Первый этап: предварительная обработка документации, ее анализ и сортировка. На этом же этапе выполняется внеплановая инвентаризация, имеющая целью восстановление товаров и материальных ценностей, а также учет основных активов; затем разрабатываются технологические решения по ведению учета, разработке учетной политики и прочих нормативно-учетных регламентов.
• Второй этап: поиск отсутствующих документов, их восстановление и обработка. На этом этапе формируются регистры учета и отчетности: вносятся корректировки в уже существующие регистры или, при их полном отсутствии, регистры составляются заново.

Во время восстановления бухучета компании будет выполняться анализ документов, организация документооборота, подача уточненной отчетности за период, подлежащий восстановлению. Будет проверена верность вычисления налогов, дальнейшего составления деклараций, организации бухучета в соответствии с законными требованиями.

Пробелы в предоставлении бухгалтерских и налоговых отчетов восполняются за счет подачи скорректированных форм бухотчетности и уточненных налоговых деклараций. Во время этого процесса будут сформированы сведения, которые в дальнейшем можно будет использовать при подаче квартальной и годовой отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды.

Восстановление бухучета будет выполняться профильными специалистами-бухгалтерами, программистами и аудиторами. Последние будут готовить первичную документацию, ставить общие задачи, анализировать способы снизить налоговую нагрузку, принимать выполненные работы. Задача программистов — разрабатывать программное обеспечение, способное помочь в восстановлении бухучета.

В целом на этом этапе выполняются следующие процессы:

• Получение и анализ первичных документов, восстановление потерянных бумаг (если требуется). Масштабность работ в значительной степени зависит от количества документов, в том числе отсутствующих, объемов компании, числа филиалов и некоторых других факторов;
• Создание программного обеспечения для бухучета (если необходимо). Базы данных программ можно полностью восстановить, даже если они были серьезно повреждены или отсутствовали вовсе. Иногда не только выполняется непосредственное восстановление документации, но и применяются информационно-технические меры;
• Составление и подача отчетов и деклараций, возобновление кадрового учета, подсчет зарплаты;
• Сверка и иные процессы, в том числе сдача ответов в контролирующие и надзорные службы;
• Составление отчетных документов и без данных. Привлеченные эксперты предоставят вам информационную и техническую поддержку и защитят от дальнейших форс-мажоров и чрезвычайных ситуаций.

По итогам процедуры восстановления бухучета и налогового контроля вы сможете выполнить:

• Анализ документов и приведение их в надлежащий вид;
• Проверку верности вычисления налогов, составление уточненных налоговых отчетов;
• Сдачу уточненных бухгалтерских и налоговых отчетов за указанный период;
• Восстановление первичной документации, исправление бухгалтерской базы.

После того, как бухучет будет восстановлен, вы сможете представить правдивые отчеты к участию в конкурсах и тендерах. Также восстановленный бухучет поможет вам правильно оценивать налоговые риски.

Читайте материал по теме: Удаленная бухгалтерия: плюсы и минусы

Максимальная эффективность и полная конфиденциальность

Мы гарантируем максимально быстрые сроки по выполнению всех упомянутых работ, полную конфиденциальность информации, полученной во время проведения работ, высокий профессионализм и ответственность персонала. Так же, скорее всего потенциальные клиенты будут приятно удивлены расценками на наши услуги, которые они узнают после знакомства специалистов с текущим положением бухгалтерского учета на предприятии и оценки объема работ. Помимо этого мы можем предложить дальнейшее бухгалтерское сопровождение, и в этом случае необходимость восстановления учета никогда больше не возникнет.

Необходимость восстановления бухгалтерского учета

Необходимость во восстановлении учета и отчетности может возникнуть в ряде случаев:

•  в случае выдачи аудиторского заключения, в котором будут прописаны моменты на восстановление и исправление данных в БУ;
•  в случае проведения внутреннего контроля за работой вашей бухгалтерской службы и выявлении в результате этой проверки недостоверности в учете;
•  в случае приема нового главного бухгалтера на место уволенного или уволившегося старого. При приеме дел может возникнуть ситуация, когда часть отчетов или часть учета велись с нарушениями или вообще не сдавались;
•  в случае неведения учета. Руководители фирм часто пытаются сэкономить на бухгалтерских услугах и пренебрегают ими, но в конце года в независимости от применяемой системы налогообложения возникает необходимость в сдачи бухгалтерской отчетности (Баланса, Отчета о движении ДС). В этом случае можно оплатить такую услугу, как восстановление учета и вам сформируют весь учет за год.

Алгоритм восстановления бухгалтерского учёта

Восстановление бухучёта – очень сложный процесс, проходит в несколько этапов.

Этап 1. Анализ ситуации. В первую очередь нужно установить, насколько проблема серьёзна: какие документы утрачены, в каких имеются ошибки, на что можно опереться при восстановлении.

На этом же этапе определяется список необходимых документов. В каждой ситуации он бывает разным. Но чаще всего это:

• Выписки с банковских счетов, ФНС, ПФР.
• Акты сверки с клиентами и партнёрами;
• Вся имеющаяся бухгалтерская документация (даже повреждённая).

Этап 2. Постановка целей и составление плана. Провели анализ и выяснили, что нужно восстанавливать. Далее весь объём работ необходимо систематизировать. Определяются конкретные цели восстановительных работ, выделяются этапы, определяются сроки. На основании всего этого должен быть составлен план работ. Это конкретный официальный документ. В нём поэтапно расписывается весь процесс восстановления, каждому этапу присваиваются сроки выполнения.

Этап 3. Выполнение восстановительных работ. Это основной этап во всём процессе. Здесь осуществляется всё, что было прописано в плане. Самое главное здесь – соблюдать хронологический порядок, особенно, если восстановление ведётся за несколько периодов

Важно точно определить, какие документы должны быть созданы раньше, а какие позже. Более поздняя документация должна опираться на данные ранней

Этап 4. Проверка документов и сдача отчётов. Восстановленный бухгалтерский учёт нужно сверить с документами, имеющимися у партнёров, проверить на наличие несоответствий, при необходимости исправить ошибки. Если восстановление проведено верно, по окончании составляются налоговые отчёты, которые можно с чистой совестью передать ФНС.

Этап 5. Составление будущей стратегии

Если в ходе работ были выявлены нарушения в документах, на них нужно обязательно обратить внимание. На основании полученных данных составляется план дальнейшего ведения бухгалтерского учёта

Если восстановление делалось не своими силами, а с помощью специалистов, они обязаны проконсультировать фирму и оставить рекомендации.

Пример

ООО «Рассвет» — успешная компания, которая следит за документами и правильно ведёт бухгалтерский учёт. Но внезапно в главном офисе случился пожар. В результате сгорели все документы за 2016 и 2017 год. В срочном порядке начинается процесс восстановления.

Бухгалтерия собирает все имеющиеся документы, обнаруживает, что некоторые бумаги за 2017 год пострадали несильно, и их можно использовать в работе. Компания посылает запросы в налоговую, связывается с партнёрами и просит предоставить им данные о финансовых операциях за последние годы.

Составляется план. Так как через 2 месяца нужно сдавать декларации в налоговую, на выполнение всех работ отводится 6 недель. Ориентируясь на сроки, составляют план работ. После начинается восстановление документов сначала за 2017, а после за 2018 год.

По окончании работ ещё раз делают запросы в налоговую и обращаются к партнёрам, сверяют все данные. Документы восстановлены корректно. Бухгалтерия составляет отчёт о проделанной работе, заполняет декларации и отправляет их в налоговую.

Нужно ли при восстановлении бухучета проводить инвентаризацию

Закон о бухучете и положение по его ведению определяют ситуации, в которых инвентаризация является обязательным условием:

• Сдача собственности в наем;
• Покупка или реализация собственности;
• Реорганизация или ликвидация компании;
• Переорганизация ГУПа или МУПа в иные формы собственности;
• Составление годовых отчетов по бухгалтерии;
• Смена учредителей или собственников компании (на день приема-передачи дел);
• Выявление фактов хищения или порчи собственности, злоупотребления ею (как только факты были установлены);
• Стихийное бедствие, пожар и иные форс-мажорные обстоятельства.

Проведение инвентаризации назначается приказом директора компании, он же назначает инвентаризационную комиссию, в состав которой могут входить сотрудники администрации, бухгалтерии и иные эксперты, способные оценить состояние собственности и обязательств компании. В приказе должно быть указано, какая именно собственность и какие обязательства будут проверяться конкретной комиссией.

Председатель комиссии по инвентаризации визирует приходные и расходные бумаги и делает на них пометку «до инвентаризации на (дата)».

Эти бумаги помогают комиссии определить цену собственности и обязательств компании на момент старта процесса инвентаризации. Эти сведения вносятся в инвентаризационные описи и акты (строка «По данным бухучета»).

Инвентаризационная опись (акт) — это документ, в котором находят отражение итоги прошедшей инвентаризации. Каждый тип собственности должен фиксироваться по своей форме.

Инвентаризация собственности проводится при участи лиц, несущих материальную ответственность за имущество (кладовщиков, кассиров). С этих сотрудников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные — списаны и все первичные документы по ним поданы в бухгалтерию.

Опись должны подписать все участники комиссии и сотрудники компании, которые отвечают за целость и сохранность собственности. Если документ не будет завизирован всеми этими лицами, итоги инвентаризации будут признаны недействительными. Документы описи хранятся в архиве компании не меньше чем в течение пяти лет.

Фактическое наличие собственности, находящейся в компании на момент инвентаризации, проверяют с помощью простого подсчета, взвешивания и обмеров.

Если инвентаризация занимает несколько дней, склады опечатываются каждый раз после ухода комиссии.

Во время ревизии комиссия будет осматривать активы и вносить в опись их полные названия, назначение, инвентарные номера, основные эксплуатационные характеристики и технические сведения. Инвентаризация недвижимых объектов подразумевает проверку документов о праве собственности на них.

Сведения, касающиеся основных активов компании, комиссия по инвентаризации должна занести в опись по форме №ИНВ-1. Если актив был реконструирован, модернизирован или переоборудован с изменением предназначения, то в опись он вносится в соответствии с обновленными данными.

Однотипные объекты (станки, инструменты, хозинвентарь и пр.) заносят в опись по группам. Машины, оборудование и транспорт записываются по отдельности с указанием заводских номеров, данных техпаспорта, года выпуска, предназначения, мощности и т.п.

Инвентаризация основных активов, находящихся на момент ревизии вне компании (к примеру, транспортные средства в рейсе или на капремонте), проводится до момента их убытия.

Основные активы компании, которые пришли в негодность и не подлежат восстановлению, должны быть описаны отдельно. В документе перечисляются даты введения объектов в эксплуатацию и причины, по которым они пришли в негодность (порча, долгий срок службы и пр.).

Читайте материал по теме: Виды налоговых проверок и их особенности

Восстановление бухгалтерского учета: с чего начать

Первым делом следует провести инвентаризацию, чтобы выявить фактическое количество основных средств. Независимые оценщики определят рыночную стоимость объекта и срок, в течение которого он отработал. Исходя из этих данных составляется баланс и рассчитывается оставшийся срок эксплуатации. Предприятия, которые находятся на общей системе, могут узнать стоимость объекта из копии декларации по налогу на имущество. Объекты, которые не облагаются налогом, должны быть отражены в приложении к отчету.

Если за предприятием числится недвижимость и земельные участки, то нужно обратиться в БТИ и регистрационную палату за копиями паспортов на эти объекты. Проверить данные о владельцах участков, которые переданы организации на правах аренды, можно в Федеральной регистрационной службе. В комитете по управлению имуществом имеется устав предприятий, которые владеют федеральными или муниципальными объектами. Все полученные данные нужно занести в бухгалтерский учет.

Восстановления основных средств осуществляется в такой последовательности:

1. На каждый объект заводится инвенаризационная карточка (ОС-6), в которой указывается полное наименование, остаточная стоимость, краткая характеристика и остаточный срок использования.
2. Стоимость выявленных ОС отражается по ДТ01. По КТ02 «Амортизация» на отчетную дату должно стоять «0». Указывать в этих проводках первоначальную стоимость ОС и сумму износа не рекомендуется. Лучше отразить остаточные данные. Оставшийся срок полезного использования каждого объекта должна установить комиссия.
3. Если фирма была создана до 2002 года, то в отчете должна числиться примерная дата постройки объекта или ввода его в эксплуатацию. По этим данным, затем будет определяться срок использования в НУ и БУ. До 2002 года списание амортизации осуществлялось по разным срокам полезного использования. Возникшие постоянные разницы влияют на сумму налога на прибыль.
4. В приказе об учетной политике должен быть прописан способ начисления амортизации.

Как быть, если документы восстановить нельзя?

Иногда случается так, что часть утраченных (отсутствующих) документов восстановить нельзя. Например, если контрагент, у которого можно запросить дубликаты тех же счетов-фактур за восстанавливаемый период, успел ликвидироваться.

В таких случаях вопрос разделяется на 2 части:

• как отразить данные по невосстановимой документации в отчетности, используемой для принятия управленческих решений?
• как урегулировать вопрос с утратой документов с контролирующими органами?

И если в части управленческих сведений возможны варианты (например, расчетные показатели или использование данных третьих лиц, таких как аудиторы контрагентов), то в части отношений с налоговыми и аналогичными органами порядок действий всегда один:

1. О невозможности восстановить документы нужно сразу же уведомлять налоговую и другие госорганы (например, ПФР, если дело касается сведений о занятости и доходах сотрудников). При этом уведомление следует подкреплять оформленным актом и подтверждениями третьих лиц (например, справкой из пожнадзора о пожаре). Также следует представить подтверждение того, что документы восстановить невозможно (например, подтверждение ликвидации контрагента).
2. Подобные дела контролирующие органы всегда рассматривают в индивидуальном порядке. Однако следует иметь в виду, что отсутствие первичных документов почти наверняка приведет к необходимости пересчета налогов за тот период, за который не получается сделать восстановление. Например, при отсутствии счетов-фактур от ликвидировавшегося поставщика придется исключить из расчетов НДС, ранее принятый к вычету по этим счетам-фактурам.

Больше  прочтите здесь.