Внутренние документы предприятия

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
4. Положение о защите персональных данных работников.
5. Личные карточки работников по форме Т-2.
6. Штатное расписание по форме Т-3.
7. Графики отпусков по форме Т-7.
8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Типичные ошибки

Ошибка: Организация выдала копию документа, содержащую лишь ту часть сведений оригинала, которая была необходима в конкретном случае, предполагая, что такая копия имеет юридическую силу.

Комментарий: Копия документа обладает юридической силой только в том случае, если содержит точный текст подлинника (включая бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей и подписей должностных лиц.

Ошибка: Руководитель фирмы полагает, что все внутренние документы должны разрабатываться в юридической службе.

Комментарий: Юрист занимается разработкой внутренних документов, если для их составления необходимо обладать юридическими знаниями. Остальные документы могут быть составлены сотрудниками компании из различных отделений предприятия на основании решения директора и в соответствии с принятыми на фирме правилами разработки документов.

Организационные документы

Март 10th, 2013 admin

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся:

1. Устав организации.
2. Положение об организации.
3. Положение о структурных подразделениях.
4. Регламенты работы аппарата управления (руководства).
5. Штатное расписание.
6. Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению).
7. Должностные инструкции работников.
8. Правила внутреннего трудового распорядка и тд.

Устав – правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации. Оформляется на общем бланке организации.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления.

Положение о структурном подразделении организации, в том числе и коллегиальном, совещательном или ином органе – локальный организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения и иного органа (совета, комиссии) предприятия, фирмы, учреждения.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации.

Положение о видеоконтроле в Обществе — локально-правовой акт, определяющий, где ведется видеозапись, как и сколько хранятся видеозаписи, в каком порядке они подлежат уничтожению.

Опубликовано в рубрике Организационные документы

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Должностные инструкции

Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.

Особенности организации работы с документами

Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.

За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.

Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.

В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.

Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:

1. Оперативность составления и перемещения документов;
2. Контроль своевременного исполнения документов;
3. Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.

Документооборот в Организации Пример Схема

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству.

Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т. е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц.

Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Документооборот в Организации Пример Схема

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

• Документы для Возврата 13 Процентов Вторично
• Документы для Вычета НДФЛ Участнику Боевых
• Документы для Постановки на Учет в Центр Занятости Населения Новоуральск
• Должен ли Пенсионер Сообщать в ПРФ что он Стал ИП
• Должен ли Работник Сообщать Работодателю о Других Местах Работы

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность	5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность	1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета	5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета	5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов	4 года
Налоговые декларации	5 лет
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС	5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование	5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)	5 лет
Документы, связанные с ККТ	5 лет
Документы по охране труда	5 лет
Трудовые договоры	75 лет
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников	75 лет
Личные карточки работников	75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)	3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета	75 лет

Внутренние документы предприятия

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия без исключения (руководители, ИТР, рабочие);

— Положение «О коммерческой тайне».

Распространяется в отношении руководителей и ИТР, являющимися носителями коммерческой тайны;

— Положение «Об организации работы складов».

Обязательно для исполнения руководителями предприятий и работниками складов (кладовых), задействованных в учете и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

— Положение «По охране труда и технике безопасности».

Распространяется на всех руководителей, задействованных в производственном процессе, а также должностных лиц предприятий, обеспечивающих охрану труда и технику безопасности;

— Положение «Об отделе ИТ (АСУ)».

Обязательно для исполнения сотрудниками отделов информационных технологий (ИТ) и автоматических систем управления (АСУ);

— Положение «О бухгалтерии».

Распространяется на руководителя предприятия, должностных лиц и сотрудников бухгалтерии.

— Положение «О договорной работе».

Необходимо для работы инициаторов (исполнителей) заключения договоров и юридического отдела;                                                                                       

— Положение «О персональных данных».

В соответствии с требованиями Положения свои функции исполняют руководителя и должностные лица кадровых аппаратов.

— Положение «О дисциплине».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятий;

— Положение «О пожарной безопасности», схемы эвакуации, соответствующие приказы, расчеты.

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия.

— Положение «О приеме и увольнении персонала».

Обязательно для исполнения всеми руководителями и кадровыми службами предприятий.

— Должностные Инструкции.

Распространяются на весь персонал предприятий в сфере выполнения функциональных обязанностей.

— Положение «О пропускном режиме».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятия.

— Инструкция (регламент) «О порядке ввоза и вывоза товарно-материальных ценностей предприятия».

Обязательна для исполнения всеми руководителями и материально ответственными лицами;

— Инструкции по работе сотрудников частных охранных предприятий на охраняемом объекте.

Распространяются на всех сотрудников частных охранных предприятий в соответствии с договорными обязательствами.

Могут быть совместными.

— Инструкция по Перечню специальностей по опасным работам.

Необходима всем руководителям, задействованных в непосредственном производстве, а также персоналу службы кадров и должностным лицам предприятий, отвечающим за охрану труда;

— Правила «О санитарном содержании помещений предприятия».

Предназначены для всех работников предприятия.

— Памятка действий при возникновении чрезвычайной ситуации.

Распространяется на всех работников предприятия.

— Перечень первоочередных документов и имущества, подлежащих эвакуации при возникновении пожаров и в  иных чрезвычайных ситуациях.

Перечнем руководствуются все должностные лица предприятий.

— Регламенты, Договоры с обслуживающими организациями, Приказы.

Распространятся на отдельных должностных лиц в части касающейся.

— Иные внутренние нормативные документы.

Издаются по необходимости для отдельной категории должностных лиц предприятия.

Еще раз подчеркнем, что это не полный Перечень внутренних нормативных документов. Могут быть и такие как Инструкция по клубным картам, Инструкция по сопровождению грузов и т.д.

Важно! На предприятии должны быть те нормативные документы, которые необходимы в производственной деятельности. Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись. Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись

Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись.

Должностные лица предприятий, а также сотрудники, которые задействованы в обеспечении режима безопасности, обязаны знать утвержденные внутренние нормативные документы  и руководствоваться ими в своей практической деятельности.

Юристы компании «ЮниТра»  помогут Вам в этих и других вопросах юридического характера.

Вернуться назад

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Акт, в котором определяются основные понятия и меры по защите персональных данных сотрудников фирмы.
• Акт, в котором регулируется охрана труда.
• Штатное расписание.
• Коллективный договор.
• Положение по оплате труда.
• Акт о конфиденциальности сведений.
• График отпусков в организации.
• Должностные инструкции работников на предприятии.
• Положение, определяющее этику поведения в организации.
• Положение о командировках.
• Положение по аттестации работников.

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Перечень не обязательных документов

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

• Положение о структурных подразделениях фирмы.
• Положение по премированию сотрудников компании.
• Нормативный акт по персоналу компании.
• Акт по отпускам на предприятии.
• Положение о выдаче материальной помощи.
• Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
• Нормативный документ о работе вахтовым методом.
• Положение по адаптации сотрудников.
• Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
• Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
• Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
• Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
• Положение о социальных гарантиях работникам.
• И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости. Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе. При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.