Внутренняя опись документов, находящихся в деле мвд россии

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

• Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
• Номерной знак.
• Заголовок.
• Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
• Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Обязательные графы

• номерной знак;
• наименование;
• количество страниц.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат __________________________

Порядковый №

Наименование

Численность копий

Установленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

• наименование компании (если архив не внутри компании);
• порядковый номер перечня;
• число составления;
• наименование бумаг, которые архивируются;
• период действия;
• количество страниц;
• местоположение (наименования пакета, папки);
• период сохранности;
• личные данные, роспись уполномоченного лица.

Какие и куда

Согласно методическим рекомендациям, составление архивных описей должно быть индивидуализировано для дел, которые предназначены для хранения постоянно, больше десятилетия, и касающихся личной информации о персонале. Отдельно нужно составлять описи дел, свойственных строго одному юридическому лицу. К примеру, это могут быть официальные следственные, судебные бумаги или научная отчетность – все зависит от характера работы учреждения. Обычно опись формируется в том же учреждении, где были составлены документы, подлежащие хранению, и передается вместе с ними в архив. В государственных архивных организациях есть специализированный научный аппарат. Если поступившее описание не удовлетворяет его стандартам, опись составляют заново, учитывая локальные требования.

Составление архивной описи позволяет раскрыть состав документации, описать ее содержание, упрощает учет общего числа хранимых дел и помогает стабилизировать внутреннюю систематизацию ведения документационного оборота. Каждое дело описывается на специальной карте. Обязательно указывается заголовок, из которого видно, какого типа документы хранятся внутри, и содержание такой единицы. Корректно оформленная завершенная опись четко описывает содержание всего фонда документации.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Консультация юриста

Пополнение новыми документами

Как размещать документы в личном деле сотрудника

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Инфо

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пункта 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

№ 526.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

Следовательно, датой включения в личное дело документов, предусмотренных п.6 Инструкции, будет являться дата формирования личного дела, которая должна совпадать с датой включения в него копии приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Вместе с тем дата включения приказа о приеме на работу не обязательно должна соответствовать дате самого приказа.

В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника.

В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления).

Название видадокумента На какой вопрос отвечает заголовок Пример формулировки заголовка приказ о чем? о приеме на работу список чего? научных трудов и изобретений диплом о чем? об окончании высшего учебного заведения кого? доктора наук аттестат о чем? об окончании общеобразовательной школы кого? профессора заявление о чем? о переводе на другую работу характеристика кого? Сидорчука Андрея Николаевича протокол чего? общего собрания трудового коллектива об избрании на должность Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой.

Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Личные дела в общем случае нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. При этом личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания (ст.

22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.ПРИМЕР

Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже)

Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки

Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.

Образец. Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой

Составляем итоговую запись

После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись.

Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД.

Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел. При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи.

Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже).

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Название раздела титульного листа	Как заполнять
Название организации	Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник
Порядковый номер	Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела
ФИО сотрудника	Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии
Дата открытия личного дела	Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу
Дата закрытия личного дела	Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника
Количество листов в личном деле	Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

• литерные номера листов;
• конверты с подшитыми вложениями в них;
• поврежденные листы;
• листы с фотографиями;
• пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Название раздела титульного внутренней описи	Как заполнять
Номер документов личного дела	Здесь указывается номер по порядку
ФИО сотрудника	Обязательно указывается фамилия, имя, отчество сотрудника
Порядковый номер	Указывается порядковый номер записи в описи
Индекс документа	Индекс документа указывается при наличии
Заголовок документов, краткое содержание	В этом разделе указывается какой документ включен в опись, например, запись может иметь вид «Заявление о приеме на работу»
Номера листов дела	Здесь указывается, под какими номерами сохранены указанные документы в личном деле
Дата включения документа в личное дело	Указывается дата, когда документ был включен в личное дело
Примечание	Раздел для любой дополнительной информации
Количество документов прописью	В конце описи цифрами и прописью указывается количество документов, которые содержатся в этой самой описи
Количество листов внутренней описи	Здесь указывается количество страниц в описи
Ответственный сотрудник	Ставятся подпись уполномоченного сотрудника, расшифровка подписи, дата

Документы, которые также вас могут заинтересовать

• Опись особо ценных дел
• Формы документов, представляемых участником размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Московской области. Опись документов, представляемых для участия для участия в открытом конкурсе на право заключения государственных контрактов на оказание страховых услуг по ОМС неработающих граждан, имеющих место жительства в МО, а также неработающих граждан, имеющих место пребывания в МО и не имеющих места жительства в других субъектах РФ и подтвердивших факт своего проживания в установленном законодательством порядке, в 2009 году. Форма N 1
• Форма сдаточной описи личных карточек работников подразделения предприятия (пример)
• Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) по личному составу в органах прокуратуры Российской Федерации
• Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) постоянного хранения в органах прокуратуры Российской Федерации, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы
• Форма сводной описи дел в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
• Форма описи электронных документов постоянного хранения
• Форма описи фотодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фотоальбомов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фонодокументов магнитной записи в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов)
• Форма описи представленных документов, используемых Министерством регионального развития Российской Федерации в процессе лицензирования в соответствии с Федеральным законом “О лицензировании отдельных видов деятельности
• Форма описи передаваемой технической документации (обязательная форма)
• Форма описи особо ценных дел в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
• Форма описи особо ценных дел
• Форма описи на отправленную корреспонденцию в таможенных органах
• Форма описи кинодокументов в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Для чего необходим

При использовании реестра решаются следующие задачи:

• ускоряется работа с документацией

• упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
• хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
• осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Основные правила

Опись архивных документов может состоять из нескольких листов. На каждом новом все заголовки должны присутствовать в полной формулировке, точно соответствуя оригинальной документации, даже если на предыдущем листе были такие же названия. В примечаниях необходимо описывать физическое состояние документации, а также ставить отметку в случае, если дело выбыло. Если в одном деле содержится документация за несколько лет, сортировать ее необходимо, ориентируясь на дату старта ведения. При нумерации нельзя превышать значение «9999». Пятизначные цифры для этого неприменимы. По возможности следует все систематизировать и описывать, учитывая хронологию. Второе правило сортировки – внутренняя структура предприятия.

Когда составляется опись архивных документов, заключительным этапом ее формирования становится уникальный номер. Для его определения ориентируются на реестр описей. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в работе, дабы сформировать описание всего архива предприятия, необходимо, чтобы отдел передал все документы в двух экземплярах. Опись за год делают в четырех экземплярах, для дел личного состава необходимо три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятилетий, следует сделать опись в количестве двух экземпляров. Составляя опись документации, связанной с персоналом, сперва нужно сложить все приказы, затем списки, карточки. Только после этого сортируют личные дела, затем – счета и зарплатные ведомости. Следующие по порядку – трудовые книжки, заключительная часть – акты, составленные в рамках произошедших на производстве несчастных случаев. Для систематизации личного дела прибегают к алфавитному упорядочиванию. В опись необходимо вносить дела, ориентируясь на то, в каком году был уволен человек.

Похожие документы

• Образец. Выписка из протокола заседания совета директоров акционерного общества о назначении членов правления (типовая форма)
• Образец. Выписка из протокола заседания совета директоров акционерного общества об образовании коллегиального исполнительного органа общества (типовая форма)
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров о распределении (использовании) балансовой прибыли (приложение к положению о распределении (использовании) прибыли акционерного общества) (типовая форма) (…)
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров о создании филиала (представительства) акционерного общества (приложение к положению о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств акционерного общества) (тип
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении устава ао
• Образец. Выписка из протокола общего собрания акционеров об изменении уставного капитала (приложение к положению о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала открытого акционерного общества)
• Образец. Договор передачи полномочий исполнительных акционерного общества управляющей организации
• Образец. Договор передачи полномочий исполнительных органов акционерного общества управляющей организации
• Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров
• Образец. Журнал выдачи сертификатов ценных бумаг
• Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3
• Образец. Заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений). Форма № мб-3
• Образец. Индивидуальные сведения о плательщике страховых взносов. Форма № сзв-1
• Образец. Информация о массовом высвобождении работников
• Образец. Карточка акционера
• Образец. Карточка акционера (для юридических лиц)
• Образец. Карточка размещения ценных бумаг
• Образец. Карточка учета ценных бумаг в залоге
• Образец. Книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
• Образец. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу?

Требования к оформлению». В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).

Внесите в нее суммарное количество дел постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитайте количество не законченных в прошедшем календарном году – переходящих и с отметкой ЭК.

Образец. Итоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»

Обратите внимание! Закрытая НД остается на оперативное хранение у секретаря

После того как вы справились с третьей графой и итоговой записью к разделу «Руководство» НД, помогите коллегам из подразделений сделать то же самое. Рекомендуем не заниматься сбором информации в электронной форме, а лично прийти в каждый отдел и поработать вместе с его сотрудниками.

Когда вы подсчитаете количество дел по каждому разделу НД, составьте итоговую запись к сводной номенклатуре дел.

Образец. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел

Если организация – источник комплектования государственного (муниципального) архива, то итоговые сведения она должна передать в архив, которому подведомственна.

Об этом в форме итоговой записи есть специальная отметка.

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Основные виды переходящих дел и примеры их заголовков

Вид переходящего дела

Примеры заголовков переходящих дел

Правила внутреннего трудового распорядка Инструкция по делопроизводству Положение о коммерческой тайне

Документы, которые сопровождают работника весь период его работы в организации

Трудовые договоры работников Личные карточки работников Личные дела работников

Документы по суду с ООО «Ромашка» Переписка с АО «Перспектива»

Локальные нормативные акты (ЛНА) закрываются делопроизводством, когда их отменяют специальным приказом. Случается, что некоторые ЛНА являются переходящими делами столько лет, сколько существует организация. Например, Устав организации, если он ни разу не менялся за период ее деятельности.

Документы работников заводят в день их поступления на работу и закрывают в день увольнения. Поэтому в отделе кадров существуют дела – «Трудовые договоры» и «Трудовые договоры уволенных работников».

Вопрос из практики: обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (личных дел сотрудников);
• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Акт передачи дел представлен в приложении 21.

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

• Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
• Номерной знак.
• Заголовок.
• Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
• Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Обязательные графы

• номерной знак;
• наименование;
• количество страниц.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат       __________________________

Порядковый №	Наименование	Численность копий	Установленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

• наименование компании (если архив не внутри компании);
• порядковый номер перечня;
• число составления;
• наименование бумаг, которые архивируются;
• период действия;
• количество страниц;
• местоположение (наименования пакета, папки);
• период сохранности;
• личные данные, роспись уполномоченного лица.

Образец

ОАО «Рапсодия»

Опись для отправления в архив №

Порядковый №	Местоположение	Наименование	Период действия	Количество страниц	Период сохранности	Пояснение

Для ликвидации

Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек. Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения.

Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов. В образец дублируются сведения с обложек папок.

Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу. По итогам экспертизы составляется акт. После соблюдения правил производится ликвидация.

Конфискованных бумаг

Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии. Далее следует перечень с указанием:

• названия;
• численности;
• указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
• ценность.

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

• Наименование компании, ее адрес.
• Исходящий номер.
• Заголовок.
• Список документом, указание номера каждого из них.
• Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

• Номер личного дела.
• Название.
• Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

• ФИО получателя или наименование фирмы.
• Стоимость.
• Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

• Закончился срок хранения.
• Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляется по тем же правилам, единственное отличие заключается в том, что в качестве заголовков таких дел указывается ФИО сотрудника. Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруются, сшитый журнал заверяется подписью и печатью ответственного лица.