Особенности управленческой отчетности в организации

1.1. Понятие и виды отчетности

   Отчетность
– это система взаимосвязанных показателей,
характеризующих условия и результаты
деятельности предприятия (хозяйствующего
субъекта) или составляющих его элементов
(областей бизнеса) за истекший период.

   Отчетность 
может содержать как количественные, так
и качественные показатели как в стоимостном,
так и в натуральном выражении

Важно подчеркнуть,
что отчетные данные не могут отражать
таких хозяйственных оборотов, которых
не было в текущих учетных записях. Отчетность
представляет собой важнейший источник
информации для анализа и принятия решений

   Применяемая
на практике отчетность подразделяется
на виды по трем основным признакам:

1. объему сведений,
   включаемых в отчеты:

• частная отчетность
  включает информацию о результатах деятельности
  какой-либо структурной единицы предприятия
  или об отдельных направлениях ее деятельности,
  или о результатах деятельности по конкретным
  географическим регионам.
• общая отчетность
  характеризует результаты деятельности
  предприятия в целом.

целям, для
которых составляются отчеты:

• внешняя отчетность
  служит средством информирования внешних
  пользователей – заинтересованных физических
  и юридических лиц – о характере деятельности,
  доходности и имущественном положении
  предприятия;
• составление
  внутренней (внутрихозяйственной) отчетности
  вызывается потребностью внутрифирменного
  управления
• периодам,
  охватываемым отчетностью:
• периодическая
  отчетность –  составлена на внутригодовую
  дату, ее называют  (ежедневная, еженедельная,
  ежедекадная, месячная, квартальная, полугодовая)
• годовая отчетность
  – регламентируется соответствующими
  нормативными актами.

   Управленческая
отчетность – внутренняя отчетность,
т. е. отчетность об условиях и результатах
деятельности структурных подразделений
предприятия, отдельных направлениях
его деятельности, а также результатах
деятельности по регионам.

   Целью
составления управленческой отчетности
является удовлетворение информационных
потребностей внутрифирменного управления
путем предоставления стоимостных и натуральных
показателей, позволяющих оценивать и
контролировать, прогнозировать и планировать
деятельность структурных подразделений
предприятия (отдельные направления его
деятельности), а также конкретных менеджеров.

   Цель 
составления внутренней отчетности
обусловливает ее периодичность 
и формы, а также набор показателей.
Точность и объем приводимых данных
зависят от организационно-технологических
и экономических особенностей, присущих
предприятию и конкретному объекту управленческого
учета, цели управления применительно
к данному объекту учета. В связи с этим
разработка внутренней отчетности является
главной задачей предприятия.

   Для
менеджеров имеют значение не только
содержание информации, но и способы 
ее доставки, формы отчетности, грамотно
составленные сведения. Внутренняя отчетность
должна обеспечить быстрый обзор 
и оценку фактических результатов,
их отклонений от цели, определение существующих
недостатков сегодня и на будущее, выбор
оптимальных вариантов управленческих
решений. Разработать отчетность, позволяющую
получить информацию для решения комплекса
проблем, весьма не просто.

АКТУАЛЬНАЯ ТЕМА

Формирование управленческих отчетов является неотъемлемой частью функционирования любой компании. Такая отчетность обеспечивает непрерывность функционирования, планирования и контроля. Управленческая финансовая отчетность удобна тем, что каждая компания разрабатывает формы под себя.

В данном случае задача заключается в формировании таких отчетов, которые будут отвечать всем требованиям руководства компании или собственников бизнеса, учитывать специфику деятельности.

В настоящий момент существует много программных продуктов, в том числе для ведения управленческой отчетности, однако их минусы заключаются в следующем:

• формы отчетов унифицированные, не учитывают специфику деятельности компании, требования конкретного руководства, то есть не являются гибкими и адаптивными. В случае принятия настройки отчетов под себя приходится привлекать программистов, что влечет за собой дополнительные расходы;
• в большинстве случаев программные продукты предполагают наличие только табличной части отчетности с цифрами, без возможности наглядной визуализации (с помощью графиков, диаграмм, гистограмм и др.).

По этой причине MS Excel с множеством функциональных возможностей занял свою нишу среди финансовых и экономических служб компаний.

При использовании MS Excel для формирования внутренней отчетности представляется возможность:

• создавать собственные формы документов;
• дополнять формы отчетности вспомогательной информацией (или скрывать ненужные данные, которые перегружают документ и делают его менее читабельным);
• строить диаграммы и графики, использовать другие визуализаторы;
• консолидировать данные из разных таблиц;
• устанавливать автоматическое заполнение, фильтрацию, группировку;
• быстро создавать дополнительные сводные таблицы по заданному критерию и многое другое.

В рамках данной статьи рассмотрим основные блоки отчетности, которые можно легко формировать с помощью инструментария MS Excel:

• отчеты, характеризующие финансовые результаты компании;
• отчеты, характеризующие структуру баланса компании;
• отчеты, характеризующие показатели финансовых коэффициентов;
• отчеты, формируемые с помощью сводных таблиц.

Объекты управленческого учета

Подсчет затрат входит в число наиболее важных задач управленческого учета в компании. От того, насколько объективна и оперативна будет информация, особенно в части издержек, зависит эффективность принимаемых руководством решений. Поэтому так важна своевременная фиксация показателей использования ресурсов в текущей деятельности предприятий. Для наибольшей эффективности рекомендуется применять специальные программы. Все объекты управленческого учета можно разбить на следующие группы:

• производственные ресурсы;
• хозяйственные процессы;
• доходы и затраты;
• структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).

Форма 8. Отчёт о доходах и расходах

Отчет о финансовых результатах

Это едва ли не самый важный управленческий отчет. В нем отражается информация о реальной прибыли/убытках предприятия.

Форма отчета о финансовых результатах (форма № 2) бухгалтерской отчетности утверждена Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н (в ред. от 06.04.2015) «О формах бухгалтерской отчетности организаций» и имеет достаточно развернутый вид.

В управленческом отчете допустимо как сгруппировывать некоторые строки отчета, так и, наоборот, давать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия).

Конечные получатели документа могут запросить и детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах — в табл. 1.

Таблица 1

Фрагмент управленческого отчета о финансовых результатах, тыс. руб.

Основное, что мы видим из данного отчета — положительный финансовый результат деятельности предприятия: выручка превышает издержки предприятия, которое оно понесло для выпуска и реализации продукции.

Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыли. Для этого, как правило:

• увеличивают цену реализации единицы продукции (что, как следствие, увеличивает размер выручки);
• сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).

При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные издержки, причем первые практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.

Проведем предварительные расчеты для составления планового отчета о финансовых результатах.

В следующем отчетном периоде планируется реализовать 294 ед.

Таким образом, планируемая выручка составит 77 875 тыс. руб. (264 880,00 руб. × 294 шт.) при себестоимости 64 767 тыс. руб. (220 295,70 руб. × 294 шт.).

Прогнозный отчет о финансовых результатах — в табл. 2.

Таблица 2

Прогнозный отчет о финансовых результатах, тыс. руб.

При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и пр.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитываются только колебания объема реализации.

Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.

Рентабельность основной деятельности (R₁) — это отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки.

Условно нормативным значением принято считать 10–15 %.

В нашем случае R₁ = 10 078 / 68 074 × 100 % = 11 728 / 77 875 × 100 % = 15 %.

Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.

Рентабельность продукции (R₂) — это отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Данный показатель очень важен для анализа эффективности деятельности: он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.

В нашем случае R2 = 8062 / 56 616 × 100 % = 9382 / 64 767 × 100 % = 15 %.

К сведению

На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в кратко- или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны, такие как высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решения, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.

Достоверность управленческой информации

Если в управленческую отчетность закрались ошибки, неточности, для учета были выбраны не вполне адекватные методы, либо по вине халтурного отношения менеджеров, проводящих учет и составляющих требуемые документы, это может быть чревато серьезными осложнениями для бизнеса.

Любой бизнес обладает определенным запасом «прочности», поэтому недостоверность управленческой информации может какое-то время не оказывать серьезного влияния, внезапно обернувшись роковыми последствиями.

Случается, что в бизнесе все благополучно, но его владелец может осознать, что в какой-то мере перестал контролировать ситуацию. Он не знает, откуда берутся активы, какие у него обязательства перед кредиторами и чем они обеспечены, и если его управленцы оставят бизнес, что может случиться в любой момент, он может оказаться весьма в плачевном положении.

Возможна принципиально иная ситуация, когда вроде бы стабильно работавшее предприятие в одночасье «вылетает в трубу». Со стороны это можно объяснить просто неудачным стечением обстоятельств, но в бизнесе все процессы объективны

К СВЕДЕНИЮ! Необходимость срочного принятия экстренных решений для руководства бизнеса означает недостоверность получаемой в течение определенного времени управленческой отчетности.

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета

Основные этапы постановки и внедрения автоматизации управленческого учета включают в себя:

1. Разработка и согласование технического задания
2. Разработка стратегии компании с определением целей и приоритетных направлений
3. Анализ и диагностика существующей организационной структуры, системы финансово экономических отношений, организации производства, систем планирования и ведения бухгалтерского учета.
4. Создание информационной базы для внедрения управленческой системы.
5. Разработка финансовой структуры компании и определение центров финансовой ответственности.
6. Разработка системы управления затратами, классификация затрат.
7. Формирование системы управленческой отчетности.
8. Построение системы бюджетирования.
9. Введение административного учета.
10. Автоматизация процессов.

На каждом этапе постановки задач и внедрения автоматизации управленческого учета разрабатываются соответствующие регламенты, которые определяют нормы и правила. Они отображаются в конкретных Положениях, которые являются документами, отражающими политику компании.

Отчет о фактической себестоимости продукции

Одна из основных задач каждого предприятия — сформировать такую рыночную цену, чтобы она покрывала расходы на производство реализуемой продукции, при этом была конкурентоспособной, соответствовала качеству продукции и обеспечивала спрос на рынке.

После того как рыночная или контрактная фиксированная цена сформирована, необходимо постараться удержать себестоимость — в случае превышения себестоимости над ценой предприятие не получит прибыли. Контролировать ситуацию можно с помощью управленческого отчета о фактической себестоимости продукции (табл. 7).

Таблица 7

Отчет о фактической себестоимости продукции, руб.

В этом отчете отражаются отклонения плановых показателей калькуляции себестоимости от фактических. И если они значительны, необходим дополнительный анализ для выяснения причин.

Как правило, на данном этапе составления управленческой отчетности также устанавливают группу затрат, имеющих наибольший удельный вес в составе себестоимости и на основании этого формируют политику сокращения расходов для увеличения прибыльности продукции. Например, чтобы сократить статьи материальных затрат, перезаключают договоры с поставщиками на более выгодных условиях или ищут новых; чтобы уменьшить фонд оплаты труда, сокращают численность рабочих, привлекают сторонние организации к выполнению работ и т. д.

С учетом мероприятий по оптимизации структуры себестоимости планируется обновленная структура на следующий отчетный период.

Рассмотрим пример составления планируемой калькуляции себестоимости продукции с учетом роста объемов при сохранении общехозяйственных расходов (как неизменяющейся составляющей структуры себестоимости вне зависимости от колебаний объема) на прежнем уровне (табл. 8).

Фактические общехозяйственные расходы на единицу продукции (см. табл. 7) — 41 642,70 руб. при объеме продаж 257 ед. продукции в отчетном периоде. Следовательно, общий размер общехозяйственных расходов — 10 702 173,90 руб. (41 642,70 руб. × 257 шт.).

Планируемый объем реализации на следующий отчетный период — 294 ед. Разделим общий размер общехозяйственных расходов (10 702 173,90 руб.) на планируемый объем, получим удельные общехозяйственные расходы на единицу продукции (36 401,95 руб.).

Остальные статьи затрат принимаются к планируемому периоду в неизменном виде по фактическим данным отчета о себестоимости.

Таблица 8

Планирование структуры себестоимости с учетом предложенных мероприятий, руб.

Мы оставили неизменными все статьи затрат, включаемые в себестоимость, за исключением общехозяйственных расходов, которые условно не изменяются в зависимости от роста объемов реализации.

Благодаря оптимизации планируемая удельная прибыль на единицу продукции при сохранении розничной цены на прежнем уровне будет увеличена на 5 240,75 руб., на общий прогнозный объем продаж — 1 540 780,50 руб.

Если не планируется никаких мер по оптимизации расходов, в состав планируемой структуры себестоимости, как правило, берутся фактические данные за предшествующий период.

Анализ управленческой отчетности

Кроме составления важно правильно интерпретировать полученные показатели и данные. Для наглядности помимо электронных таблиц лучше использовать диаграммы и короткие текстовые описания

Также кроме абсолютных значений рассматривать относительные, например, структуру выручки по видам товаров и филиалам. Полезно сравнивать показатели текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т.д.

Анализ управленческой отчетности проводится аналогично с прочими видами финансового учета. Его целью является оценить эффективность деятельности предприятия за отчетный период.

Анализ отчетности — комплекс вазимозависимых действий

Аналитическая работа проводится в основном для оценки:

• расчета величины операционной, чистой и других видов прибыли;
• соотношение собственного и заемного капитала, а также возможность оплачивать взятые на себя обязательства.

Следует использовать группы финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала.

Данные группы разработаны исходя из основных потребностей менеджмента и могут быть использованы как вместе, так и по отдельности.

Важная информация! Стоит внимательно относиться к показателям, которые будут использованы для принятия стратегических решений, если в ходе их вычисления были использованы неточные данные или допущены грубые методологические ошибки. Это может стать причиной серьезных управленческих ошибок и больших финансовых трудностей.

Еще одним важным пунктом в реализации финансовой политики является понимание фундаментальных различий между российскими и международными стандартами финансовой отчетности. Так, ряд понятий, переводимые на русский язык, могут интерпретироваться по-разному (пример – под денежными ресурсами в России принято понимать деньги в кассе и на банковских счетах, а по МСФО к ним также относятся все высоколиквидные активы, которые быстро могут быть превращены в валюту). Еще одно глобальное отличие связано со способами учета, в России иногда используют метод начисления, в то время как по МСФО принимается только кассовый метод.

Время и следование порядку, установленному по средствам внутренних регламентов, — основа финансового успеха

В заключение добавим, что МСФО представляет более оперативную информацию для управленческого учета и чаще используется финансовыми директорами.

ФОРМИРУЕМ ОТЧЕТЫ, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЕ ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ КОМПАНИИ

Основным управленческим документом, характеризующим финансовые результаты компании, является отчет о доходах и расходах. Его формируют при сравнении фактических (отчетных) данных и плановых показателей (по данным бюджета о доходах и расходах).

Переоценить важность данного управленческого отчета невозможно. Благодаря отчету о доходах и расходах можно наглядно увидеть, прибыльное или убыточное предприятие, оценить степень доходности с применением относительных показателей рентабельности (продукции, производства, продаж и др.)

При построении управленческого отчета о доходах и расходах каждая компания сама выбирает, каким образом формировать документ:

• аналогично форме № 2 бухгалтерской отчетности в сводном виде в целом по компании;
• детализированно по номенклатурным группам товаров, каждой оказываемой услуге, по каждому подразделению, филиалу, магазину и др.

Показатели финансовой результативности анализируют и в динамике. Положительной считается тенденция увеличения выручки, прибыли и тенденция снижения себестоимости. Поэтому проводят как план-фактный анализ, так и анализ роста или снижения значения показателей в динамике за несколько аналогичных периодов.

Рассмотрим пример план-фактного анализа показателей финансовых результатов компании (табл. 1).

Для визуализации план-фактного анализа можно построить гистограмму (рис. 1). Для этого в MS Excel нужно выделить диапазон данных для построения, на вкладке «Вставка» выбрать гистограмму, а затем с помощью Конструктора определить ее вид.

По таблице 1 и рис. 1 можно сделать вывод, что компании не удалось получить планируемую выручку от реализации: фактическая выручка ниже планового показателя на 1,01 %.

Несмотря на снижение выручки фактическая себестоимость реализованной продукции оказалось выше плановой (на 1,2 %). Это привело к значительному снижению показателя прибыли от реализации — на 13,13 %.

Рассмотрим пример анализа финансовых результатов компании в динамике за три аналогичных периода (табл. 2).

На основании данных табл. 2 сформируем график, чтобы визуально показать рост или снижение значений показателей в динамике (рис. 2).

Как видно из представленных данных, тенденция роста наблюдается по всем показателям. Это характеризует работу компании положительно.

Компания наращивает свои обороты, увеличивается выручка от реализации. Это ведет к естественному росту себестоимости реализованной продукции, дает рост показателя прибыли от реализации.

Следует отметить, что рост всех трех показателей не всегда может характеризовать работу компании положительно. Возможна ситуация, при которой скорость роста себестоимости от реализации продукции выше, чем скорость роста выручки от реализации.

Для этого дополнительно оценивают не только абсолютные показатели результатов деятельности, но и относительные показатели рентабельности:

• рентабельность продаж — отношение прибыли к выручке от реализации продукции. Характеризует, какую долю занимает прибыль в выручке от реализации и сколько прибыли приносит реализация данной продукции;
• рентабельность продукции — отношение прибыли к полной себестоимости. Показывает, сколько прибыли получила компания при вложении 1 руб. расходов в производство и реализацию продукции.