Личная карточка т-2: правила заполнения и образец

Общепринятые сокращенияназваний адресных объектов

Особенности заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Карточки по форме Т-2 являются необходимыми для каждого предприятия в РФ. Они должны храниться в алфавитном порядке, в некоторых случаях их также разделяют по отделам, в которых работают субъекты. Впрочем, законодательно регламентированных требований относительно оформления хранения таких карточек не предусмотрено.

Бланк рассматриваемого документа предполагает титульный лист и 11 разделов. Ответственным субъектом за ведение личных карточек персонала выступает кадровый сотрудник. В обстоятельствах, когда компания не имеет кадрового подразделения, все подобные бумаги должен оформлять управленец.

К особенностям данной формы уместно отнести:

• 1 и 2 страницы бумаги должны оформляться в процессе приема на работу, 3 и 4 страницы – на протяжении его трудовой деятельности;
• форма Т-2 формируется на основании перечня бумаг, которые предоставляет сотрудник;
• с целью упрощения труда кадрового сотрудника также правомерно использовать компьютерную технику;
• заполнение рассматриваемого бланка не допускается лично работником.

Официально постановлено, что личные карточки правомерно могут не заводить только частные предприниматели. Однако практика демонстрирует, что большинство из них, тем не менее, по собственной инициативе заводят данные бланки для упрощения управленческой и кадровой деятельности.

Законодательство не фиксирует срок составления личной карточки. Однако настоятельно рекомендуется оформлять ее при трудоустройстве сотрудника, так как в Т-2 должна дублироваться отметка из трудовой книжки о взятии на должность.

Чтобы личная карточка могла быть создана, кандидат на рабочее место должен предоставить в кадровое подразделение такие бумаги:

• соглашение о трудоустройстве с конкретным нанимателем;
• распоряжение, опубликованное управленцем;
• удостоверение личности;
• трудовую книжку или любой иной документ, подтверждающий наличие стажа;
• СНИЛС;
• подтверждение наличия образования, а также дополнительные сертификаты, дипломы и лицензии, позволяющие документально подтвердить какие-либо навыки субъекта;
• для лиц, которые являются военнообязанными, также необходимо предоставление военного билета;
• краткая автобиография. Однако нередко кадровый сотрудник принимает данные сведения, предоставленные устно.

Специфика некоторых должностей предполагает предоставление дополнительных бумаг. В таких обстоятельствах наниматель должен письменно запросить их у нового подчиненного.

В частности, наиболее распространенными дополнительными бумагами являются документы, подтверждающие военную обязанность:

• для субъектов, которые числятся в запасе, необходимо будет предоставить временное удостоверение или военный билет;
• для лиц, которые в перспективе могут призываться на армейскую службу, необходимо обеспечить документальное подтверждение того, что лицо попадает под призыв.

Также уместно рассмотреть, как оформляется шапка формы Т-2. В первую очередь необходимо заполнить код ОКУД и ОКПО. Затем прописывается наименование компании без сокращений и аббревиатур. Также рекомендуется после обозначения названия, строчкой ниже, прописывать фактический адрес нахождения фирмы. Впрочем, отсутствие данной информации не является ошибкой.

В шапке также указывается:

Табельный номер работника. То есть, на момент оформления личной карточки, номер уже должен быть присвоен лицу.
ИНН

Важно отметить, что данный код не является обязательным к указанию в форме Т-2, и его отсутствие не считается ошибкой.
СНИЛС. Код страховки является необходимой информацией для оформления карточки

На основании ст. 65 ТК РФ, его предоставление при трудоустройстве обязательно. В обстоятельствах, если субъект устраивается на первое место работы, то в обязанности его первого нанимателя входит обеспечение подчиненному СНИЛС.
Графа «алфавит». Предполагается, что в данную строку необходимо внести только первую букву фамилии. Это делается в целях ведения картотеки.
Пол. При этом правомерно прописать сокращение («м» или «ж») или же написать слово полностью.

Вид работы, который должен обозначаться в рассматриваемом бланке, может быть только один – основной. В случае, когда на должность трудоустраивается совместитель, то на него не заводят личную карточку, так как данный документ может храниться только по основному месту работы.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;

• паспорт;

• военный билет (для военнообязанных);

• документ об окончании учебного заведения;

• свидетельство государственного пенсионного страхования;

• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;

• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения

2. Сведения о воинском учете

3. Прием на работу и переводы на другую работу

4. Аттестация

5. Повышение квалификации

6. Профессиональная переподготовка

7. Награды (поощрения) и почетные звания

8. Отпуск

9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

10. Дополнительные сведения

11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;

• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;

• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;

• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Хранение карточек Т-2

Хранение осуществляется при помощи специальных номенклатурных папок, которые отделяют от личных дел и другой документации, в том числе приказов.

Чаще всего процесс хранения осуществляется в специальном запираемом сейфе. Это требуется для обеспечения безопасности личных данных персонала. За это несет ответственность назначенное лицо, которое чаще всего является начальником кадрового отдела.

Особых правил не установлено, но на практике хранение осуществляют согласно структурным подразделениям. Единственной необходимостью считается разделение картотеки лиц, которые работают сейчас и уже уволенных.

Дополнения к личной карточке т 2

1. уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
2. идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
3. номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
4. буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
5. на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
6. будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
7. пол работника.

Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2

Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов. Раздел «Общие сведения» формы Т2 Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные

В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ. При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН.

Рекомендуем прочесть: Согласие на реконструкцию жилого дома от соседей образец

Какие инструменты торгуются в T0

На Московской бирже только по корпоративных облигациям и валюте TOD расчеты день в день. Это значит, что если вам сегодня нужно купить валюту на бирже через брокера и вывести её, то контракт нужно выбрать TODAY. У всех брокеров есть этот контракт. Просто зачастую «по умолчанию» стоит валюта TOM.

Корпоративные облигации лишены тех проблем, о которых пойдет речь ниже. По корпоратам практически невозможно не попасть в дату фиксации списков на получение купонов. У некоторых брокеров в приложении все выглядит так, как будто именно в Т0 проходят расчеты. Но это не так. Также комиссия у большинства брокеров списывается в дату расчета по биржевой сделке.

Путаница возникает именно тогда, когда инвестор не получает купоны или дивиденды. Обычно из-за незнания особенностей режимов трейдеры совершают ошибки. Также при списании комиссии могут возникнуть вопросы. Например, вы увидели на своем брокерском счету меньше денег, чем было в понедельник вечером. Возникает вопрос к брокеру, куда он списал ваши деньги. Оказывается была удержана брокерская комиссия, которая списалась во вторник, хотя вы в понедельник не совершали сделок. Ответ заключается в совершенной сделке с акциями в пятницу. Ведь расчеты только через Т+2 во вторник произошли. И перед открытием рынка было списание.

Список инструментов с расчётами в T+1

В режиме Т+1 торгуются валютные пары на Московской бирже на Валютном рынке. Только те, у которых стоит пометка TOM или Tomorrow. То есть получается, сегодня в Т0 вы купили доллары, фактически они вам только завтра на счет поставится и только после этого их можно выводить с брокерского счета. Точно также, если продали баксы сегодня, то рубли с них будут на следующей день на вашем счету. А если вы сегодня продали и сегодня же вывели деньги, то включается режим маржинального кредитования у брокера.

Расчеты Т+1 на бирже также по ОФЗ проходят. Схема та же: в понедельник купили облигации федерального займа, собственником вы станете только со вторника. Поэтому, если хотите получить купон, нужно заранее покупать бумаги. Не в дату фиксации списка, а именно заранее.

Акции торгуются с расчетами Т+2

На Московской бирже и Санкт-Петербургской бирже при торговле акциями используется режим Т+2. Мосбиржа перешла на расчет Т+2 еще в 2013 году. Самая распространенная ошибка начинающих инвесторов — покупка перед дивидендами. Из-за того, что расчеты проходят на второй рабочий день нужно покупать ценные бумаги заранее, чтобы попасть в реестр.

Например, дивидендная отсечка в среду. Акции нужно купить в понедельник (за два дня), чтобы вы попали в «отсечку» и смогли получить дивиденды. Даже, если вы купили во вторник (за один день раньше), то дивиденды вы уже не получите, так как расчеты по сделке будут только в четверг. Это стоит учитывать. Для примера: сделка по покупке акций была в четверг, акции фактически появятся у вас только во вторник. Конечно, за эти дни их никто не «уведет», но в реестре НРД и депозитария собственником вы будете только со вторника.

Остальные режимы торгов на бирже Т+X

В режиме Т+X совершатся сделки на внебиржевых торгах. Это связано с тем, что сделки на внебиржевом рынке проходят путем «переговоров». То есть нужно определенное время, чтобы найти контрагента по сделке. Всё это проходит в ручном режиме через трейдеров. Поэтому время расчётов по таким сделкам не нормированное. Иногда это бывает Т+3, иногда Т+4 и дольше.

Профессиональные инвесторы больше знакомы с особенностями внебиржевых торгов, чем новички. Также покупатели структурных продуктов и облигационных нот зачастую сталкиваются с внебиржевыми расчетами. У некоторых брокеров все взаиморасчеты совершаются с единого счета. А у других требуется обеспечить денежные средства на отдельной площадке валютных облигаций.

Еще внебиржу называют OTC рынком, на котором совершаются OTC сделки между контрагентами. Максимальный срок расчетов на моей практике был Т+14. На Срочном рынке подобных особенностей нет. При покупке фьючерса на нефть или газ на ФОРТСе расчеты проходят день в день. Единственное, если сделки совершаются на вечерней сессии после 19:00, то сделка считается фактически заключенной в режиме Т+1.

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

• дата составления личной карточки;

• табельный номер, который присваивается работнику;

• ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;

• в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;

• в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;

• в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;

• в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

• Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;

• знание иностранного языка;

• образование и сведения о документе об образовании;

• профессия (основная и другая);

• стаж работы;

• сведения о наличии брака и составе семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства (регистрации и фактический);

• номер телефона.

Далее заполняется раздел  II личной карточки «Сведения о воинском учете»

Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.

В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» записи вносятся на основании соответствующих приказов — о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.

Раздел IV «Аттестация» заполняется, если нормативными правовыми актами или локальными актами организации для работников организации предусмотрено проведение аттестации.

Разделы V «Повышение квалификации в организации» и VI «Профессиональная переподготовка» заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.

В разделе VII «Награды (поощрения), почетные звания» дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В разделе VIII «Отпуск» делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.

Запись в раздел IX «Социальные льготы» вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.

В раздел X «Дополнительные сведения» могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)

Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовая книжка, трудовой договор (срочный или бессрочный).

Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.

В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.

В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.

В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.

Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.

Далее указываются ближайшие родственники, их ФИО и год рождения.

Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Заполнение раздела №2 личной карточки работника

Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно: (нажмите для раскрытия)

• пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
• пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
• пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится о, также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2

Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.

В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается приказ об отпуске.

Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата приказа об увольнении.

Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».  При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Справка

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

• внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
• документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Внимание

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов

А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.