Специалист по закупкам, должностные обязанности

Квалификация

В зависимости от того, какую работу снабженец хочет выполнять в секторе цепочки поставок, ему понадобится различная квалификация в резюме. Если у него есть свои взгляды, заданные на управления, самый прямой способ — изучить степень фундамента. Квалификация в соответствующей степени гарантирует, что снабженец не тратит свое время, зная такие вещи, как:

• Логистика.
• Международный транспорт.
• Система управления цепями поставок.
• Управление транспортом.
• География.
• NVQ в процессах распределения, складирования и хранения.
• NVQ в интегрированном управлении материально-техническим обеспечением.

Если снабженец уже является выпускником, некоторые работодатели предлагают программу обучения выпускников. Они могут длиться от нескольких месяцев до нескольких лет, и снабженца отправят на несколько разных мест работы, чтобы он мог учиться, пока зарабатывает.

Необходимое образование и опыт:

• Степень бакалавра в области инженерии, инженерных технологий или эквивалентной технической степени: или эквивалентная комбинация образования и опыта.
• Хорошие навыки межличностного общения, управления проектами и презентаций с возможностью четкого представления рекомендаций и идей и обобщения сложных вопросов.
• Комплексное решение проблем.
• Предыдущий опыт работы с поставщиками или субподрядчиками.
• Демонстрированная способность работать в сильно регулируемой среде.
• Требуется 5-15% внутренних и международных поездок.

Предпочтительно:

• Знание методов и реализации качества мирового класса.
• Опыт работы со светодиодной технологией.
• Опыт работы с FMEA, DOE, SPC.
• Ускоренное производство и постоянное совершенствование процессов.
• Опыт работы в инженерной дисциплине.
• Знает, как устанавливать приоритеты.
• Обладать профессиональным уровнем мастерства в Microsoft Word, Excel и Power Point.

Хотя это не обязательство, некоторые торговые покупатели берут на себя ответственность за развитие снабженцев. Эта стратегия часто вписывается в единую цепочку поставок, где он рассматривает поставщиков как виртуальных партнеров. Развитие может включать более формализованные и структурированные отношения с основным поставщиком, экономическую и неосязаемую поддержку деятельности, управления и обучения рабочей силы.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Шаблонный образец документа

При составлении инструкции рекомендуется использовать образцы шаблонного формата. Такие образцы представляют собой полноценную инструкцию со стандартными требованиями, обязательствами, функциями и пр. Для вас нет никакой необходимости четко копировать такой документ, вы можете его использовать в качестве основы. То есть вы получите возможность изучить структуру документа, а также увидеть, какие именно факторы и нюансы должны быть в нем заключены. Структура документа разбивается на определенные блоки. Каждый блок в своем содержании имеет описание нужных критерий, умений и обязанностей. Предлагаем придерживаться такой структуры:

Указываются данные общего порядка. Раздел называется общее положение, сюда включаются данные, которые касаются требований руководства к кандидатуре. То есть именно в данном разделе полноценно отражаются именно те требования, которые руководитель определяет в качестве основы выбора кандидата на должность. Тут же могут быть указаны такие нюансы как, описание дополнительных навыков, умений, а также профессиональных характеристик. В общее положение также вносятся данные производственно-рабочего характера: нюансы подчинения, особенности замещения и пр.;
Во втором разделе, который чаще всего получает наименование — описание обязательств или функций, следует дать детализированное описание всех тех обязанностей, которые возлагаются на специалиста после подписания договора о сотрудничестве. Приблизительный список обязанностей мы уже описали выше

Используя наши рекомендации, вы без особого труда сможете составить свой собственный список с учетом особенностей вашего предприятия;
Не менее важное значение имеет третий раздел в который вносится информация, касающаяся той ответственности которую берет на себя специалист при трудоустройстве. Следует упомянуть о том, что обязательно формируется материальная ответственность, формируется также ответственность по исполнению установленных норм законодательной базы;
В четвертом разделе рекомендуется указать на то, какими правами руководство наделяет специалиста

Мы уже указывали, что в некоторых компаниях специалисты по снабжению имеют право подписывать даже договора о сотрудничестве с другими компаниями. Если вы своего сотрудника таким правом наделяете то, конечно же, лучше это указать в инструкции должностного формата.

Воспользовавшись рекомендуемым образцом, руководитель быстро сможет составить документацию, которая имеет существенное значение для осуществления приема на работу. Законом устанавливается, что при наличии вакантной должности руководитель обязан принять на работу соискателя, но только в том случае если соискатель соответствует установленным требованиям. Именно по этой причине следует в обязательном порядке составить список требований в инструкции. Шаблонный документ вы можете изменять так, как вам удобно, в тоже время не стоит забывать, что описание обязанностей, требований и других нюансов должно быть достаточно точным и понятным.

Автоматизация отдела закупок

Автоматизация закупок вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.

Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.

Сегодня рынок предоставляет массу решений для автоматизации отдела закупок, начиная от узкоспециализированных решений и заканчивая ERP системами. Среди всех решений представленных на рынке я могу рекомендовать ERP ODOO, которая является абсолютно бесплатной и в которой процесс закупок может быть тесно интегирован с логистикой, продажами и учетом.

Функции и обязанности снабженца

Должностная инструкция снабженца предприятия – это регламент требований к кандидатуре, принимаемой на эту должность. В ней указаны основные функции работника, а также порядок их выполнения. В качестве участка работы данного профессионала выступает выполнение работы в рамках фирмы через оснащение товарами и сырьем.

Должностные функции

Снабженец выступает в качестве ведущего специалиста в данной области, поэтому он участвует в организации документооборота, составлении важных бумаг, связанных с договорами поставок, купли-продажи и так далее. Обязанности снабженца подразумевают то, что он:

• занимается учетом ресурсов и берет на себя работы по поставкам их на предприятие;
• контролирует тот факт, в каком состоянии находятся товарные запасы на определенный момент времени. Следит за тем, чтобы обеспечивалась своевременность поступления товаров на склад;
• осуществляет работы в плане обеспечения фирмы нужными материалами, контролирует, насколько правильно и грамотно заполнена документация;
• полноценно осуществляет организацию работы складского хозяйства и отвечает за принятие мер касательно обеспечения сохранности тех или иных ресурсов и товарных ценностей;
• занимается организацией функционирования складского хозяйства, принятием мер касательно
• обеспечения сохранности ресурсов и ценностей, а также средств производства;
• организует учет операций по снабжению, обеспечению и сохранности материалов и ресурсов, следит за движением продовольственных и непродовольственных товаров, каждый день проводит обработку заявок;
• отвечает за аспекты организации транспортной логистики, контроль движения и отпуска ценностей;
• получает регулярно новые распоряжения от генерального директора, на основании действия нормативных актов;
• составляет отчеты и прочие элементы документации для вышестоящих инстанций и органов, предоставляет их вышестоящим руководителям и проводит обсуждение касательно улучшения экономических показателей, представленных в отчетности;
• занимается проведением внепланового целевого инструктажа каждый квартал, гарантирует ответственность за соблюдение техники безопасности, проверяет подчиненных ему сотрудников и качество работы;
• регулярно повышает свою квалификацию, проходя курсы, семинары, прослушивая лекции, посещая общественно важные мероприятия;
• дает сообщение специалистам по гражданской обороне информацию о том, что есть предпосылки возникновения тех или иных ситуаций на объектах.

Снабженец отвечает за организацию поставки сырья на предприятие

Обязанности сотрудника

Снабженец предприятия должен:

1. Заниматься отправными операциями, в качестве объекта выступают товарно-материальные ценности. Полностью сопровождать грузы на пути их следования, обеспечивать сохранность материалов, содействовать их доставке.
2. Осуществлять получение и приемку ценностей на основании действующих договоров, актов и других видов документации. Принимать комплектующие, материалы и другие элементы.
3. Составлять соответствующую документацию на материалы, которые он получает и отправляет, закупать контейнеры и тару, элементы для хранения.
4. Принимать меры и полномочия касательно увеличения эффективности применения производственных ресурсов посредством сокращение затрат, которые связаны с их покупкой.
5. Проверять состояние, в котором находится груз, принимать решения относительно замены полученных материальных ценностей, если будет обнаружена их непригодность для производственных целей.
6. Определять режим, в котором будет осуществлена перевозка товаров, отличающихся низкими сроками хранения и быстрой порчей. Контроль соблюдения инструкций по технике безопасности и прочих полномочий.

Деятельность снабженца дает возможность любой фирме работать планомерно и бесперебойно

Должностная инструкция менеджера по снабжению

Должностная инструкция менеджера по снабжению

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по снабжению относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется приказом руководителя по представлению .

1.2. На должность менеджера по снабжению назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности “менеджмент”) или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, с опытом работы по специальности не менее двух лет.

1.3. Менеджер по снабжению непосредственно подчиняется .

1.4. Менеджер по снабжению должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

– методические материалы по материально-техническому обеспечению ;

– методы и порядок перспективного и текущего планирования снабжения материально-техническими ресурсами;

– основы ценообразования и маркетинга;

– стандарты и технические условия на поставляемые материально-технические ресурсы;

– порядок организации подготовки и заключения договоров на поставку продукции;

– правила оформления документации;

– стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;

– порядок оформления отчетности о проделанной работе;

– основы социологии, психологии и мотивации труда;

– этику делового общения;

– структуру управления , перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;

– методы оценки деловых качеств работников;

– основы делопроизводства;

– методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

– основы законодательства о труде;

– передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

– правила и нормы охраны труда.

1.6. Во время отсутствия менеджера по сбыту его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. На менеджера по снабжению возлагаются следующие обязанности:

2.1.1. Разработка и регулирование политики по вопросам материально-технического обеспечения.

2.1.2. Утверждение разработанных специалистами проектов перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения .

2.1.3. Определение потребности в материальных ресурсах.

2.1.5. Развитие отношений с поставщиками, анализ их производственных и финансовых возможностей, изучение возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

2.1.6. Организация подготовки проектов договоров с поставщиками, материалов по претензиям к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

2.1.7. Проведение переговоров с поставщиками с целью размещения заказов и согласования условий и сроков поставок.

2.1.8. Заключение договоров с поставщиками.

2.1.10. Организация изучения оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых продавцов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.

Требования

Для человека в роли снабженца или поставщика существует ряд требований:

• Доказанный опыт работы в качестве менеджера и сотрудника по закупкам или начальника отдела закупок.
• Знание методов поиска и закупок, а также ловкость в «чтении» рынка.
• Талант в переговорах.
• Хорошее знание программного обеспечения для поставщиков или сторонних разработчиков.
• Способность принимать решения и работать с цифрами.
• Опыт сбора и анализа данных.
• Сильные лидерские способности.
• Степень бакалавра в области управления цепочками поставок, логистики или управления бизнесом.

Люди, нанимающие или поставляющие оборудование в рамках рабочей деятельности, такие как арендодатели помещений с фиксированным оборудованием, несут ответственность за безопасность тех, кто использует это оборудование. Эти обязанности включают в себя техническое обслуживание всего рабочего оборудования, осмотр оборудования, которое может быть подвержено износу, и нормативный осмотр определенного оборудования (например, бытовых газовых приборов, подъемного оборудования и установки давления).

Когда становится известно, что что-то о продукте представляет серьезную угрозу для здоровья или безопасности, снабженец должен предпринять необходимые шаги, насколько это практически возможно. Это позволит существующим пользователям продукта принять меры и предотвратить дальнейший вред.

Навыки

Идеально, если снабженец ищет структурированные часы, где он будет работать с 8 утра до 5 вечера в течение недели. Однако, как и большинство розничных рабочих мест, он не сможет избежать работы в вечернее и выходное время. Когда дело доходит до рабочей среды, обычно он будет в офисе на базе дистрибутивного склада. Никто не хочет застревать в тупиковой работе, и хорошая новость заключается в том, когда дело доходит до продвижения по службе, есть много возможностей для роста. Начиная с роли клерка, снабженец может работать до начальника, затем менеджера цепочки поставок (который по существу организует весь процесс), вплоть до старшего планировщика или консультанта. Итак, что нужно для работы в цепочке поставок? Самонаправленные и ориентированные на детали — успешные закупки. Снабженцы имеют любознательный характер, и желание решать проблемы с аналитическим мышлением. Они обладают хорошими организаторскими способностями и опытом работы в составе команды. В дополнение к этим общим навыкам и личностным качествам работодатели ищут кандидатов на закупки по закупкам со следующими навыками:

Глубокое понимание и профессиональный опыт заключения контрактов на закупку.
Сильные устные и письменные навыки общения.
Расширенные навыки работы с Microsoft Office и особенно Excel.
Отличные переговоры, обслуживание клиентов и консультации.
Значительные знания и опыт в работе с различными предприятиями и регионами.
Глубокое знание платформ и сервисов Oracle R12 EBS.
Хороший руководитель команды.
Инициативность.
Знание географии.
Внимание к детали.
Возможность сохранять спокойствие под давлением и быстро принимать решения.
Возможность говорить на других языках (хотя это не существенно).

В то время как большинство работодателей не требуют следующих навыков, несколько списков вакансий включали их в качестве предпочтительных. Усовершенствованные навыки:

• Опыт работы VMS.
• Знания BeeLine.
• CPM или CPIM.

Обязанности и функции

Должностные обязанности менеджера по закупкам, а также функции, которые выполняет этот специалист, весьма разнообразны, хоть и сводятся в итоге к одному – проведению закупок.

Рассмотрим подробнее, чем именно занимается профессионал такого типа:

как уже ранее было сказано, основной обязанностью является обеспечение предприятия всем необходимым для функционирования;
каждый сотрудник, занимающийся закупками, должен знать, как поддержать хорошие деловые отношения с уже имеющимися поставщиками, как найти новые выгодные предложения;

составление заявок в текущем времени, которые обозначат будущие заказы – одна из основных задач;

процессы поставок должны находиться под тщательным контролем, особенно если речь идет о сотрудничестве с новыми поставщиками, поэтому в функциональные обязанности менеджера также входит отслеживание поставок;
помимо этого, специалист должен заниматься постоянным мониторингом рынка предложений, находясь в поисках новых поставщиков, а также отслеживая изменение в ассортименте старых;
в соответствии с уровнем продаж, которые могут увеличиваться или снижаться, необходимо также производить коррекцию количества закупаемого материала, чтобы не возникло ситуации с его нехваткой или избытком;

очень важно отслеживать новые предложения постоянных поставщиков, поскольку в таких случаях можно договориться о более выгодных условиях сделки;
в случае закупки какого-либо категорийного сырья, например, на производство продуктов питания или в ресторан, необходимо убедиться в качестве товаров, а также в сроках его годности;

и, конечно же, необходимо вовремя решать финансовые вопросы, чтобы избежать долгов перед поставщиками.

Важные моменты

Любой кадровик знает, что инструкция снабженца помимо прав и обязанностей содержит в себе перечень разных видов ответственности. В такой работе нередко случаются моменты, когда человек должен самостоятельно принять решение, учитывая только свою порядочность и моральные принципы.

К примеру, поставщик предлагает отдать товар по завышенной цене, а в качестве компенсации заплатить снабженцу некую сумму наличными деньгами. В данном случае положительный ответ приведет к перерасходу финансов для предприятия, а для работника будет солидная незапланированная прибавка к зарплате. Вопрос лишь в том, пойдет ли на это сотрудник. Если да, то он нарушит свои обязанности, в которых четко отражено направление деятельности. В разделе «Ответственность» говорится, что за все допущенные нарушения снабженец должен будет отвечать по закону. Вот здесь и проявляется порядочность, а значит, и соответствие той самой должности, которую он занимает. Хорошо если за все время работы эта последняя часть инструкции его не коснется.

Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия

Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:

• гражданское законодательство;
• локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
• требования к документам и отчётности;
• ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
• порядок заключения договоров с контрагентами;
• порядок приёма и передачи материальных ценностей;
• принципы ценообразования;
• нормы делового общения.

Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.

Менеджеры обеспечивают весь цикл снабжения: от поиска поставщиков до доставки товаров на склады

В разделе «Права» обозначается, какими правами наделяет менеджера отдела закупок его работодатель. Речь идёт не о стандартных правах из Трудового кодекса — 28 дней отпуска, компенсация листов нетрудоспособности — а о тех, которые сотрудник получает для выполнения должностных обязанностей:

• принимать решения в рамках своей компетенции;
• представлять интересы организации в переговорах с контрагентами;
• подписывать заявки и договоры с поставщиками по доверенности;
• своевременно знакомиться с решениями руководства, нормативными актами и их проектами относительно своей деятельности;
• предлагать меры по совершенствованию своей работы и функционирования отдела снабжения в целом;
• требовать от руководства создания комфортного рабочего места.

Раздел «Ответственность» уточняет, за что менеджер закупок отвечает перед работодателем:

• результаты действий и принятые решения;
• соблюдение законодательства и внутренних регламентов;
• выполнение поставленных задач и планов;
• соблюдение деловой этики внутри компании и при взаимодействии с деловыми партнёрами;
• неразглашение коммерческой тайны;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• добросовестное исполнение служебных обязанностей;
• своевременное информирование руководства о непреодолимых трудностях, возникших по ходу работы.

Скачать: Должностная инструкция менеджера по закупкам

Образец должностной инструкции менеджера по снабжению

Общие положения

1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
   • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
6. способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
7. особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
8. особенности организации МТО;
9. правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
10. норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
11. актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
12. правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
13. правил составления претензий поставщикам;
14. способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
15. этику делового общения;
16. стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
17. основ организации труда, экономики;
18. основ законодательства о труде;
19. правил внутреннего трудового распорядка в компании;
20. норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
21. Сотрудник во время работы должен опираться на:
    • Устав компании;
22. Положение о подразделении МТО;
23. данный документ;
24. другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
25. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
9. Заключение договоров с поставщиками.
10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.