Форма инв-5. инвентаризационная опись тмц, принятых на ответственное хранение

Как проводится инвентаризация

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
• время и место инвентаризации;
• основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

При смене материально ответственного лица опись составляется в трех экземплярах.

Как проводится инвентаризация

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
• время и место инвентаризации;
• основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

ВАЖНО!

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Положение по ведению бухучета и отчетности (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н) содержит полный перечень случаев, при которых обязательно проведение инвентаризации. Приведем наиболее важные из них:

• подготовка годовой бухотчетности;
• смена материально ответственных лиц компании, в частности, кладовщиков;
• продажа и выкуп имущества, а также предоставление его в аренду;
• установлены случаи хищения ТМЦ либо их порчи, а также злоупотребления;
• реорганизация или ликвидация компании;
• произошли стихийные или бедствия чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями.

При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:

• Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
• Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
• В начале документа должна быть указана причина его оформления.
• В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
• Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
• По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
• Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.

По объему:

• полная. Проводится во время аудита на предприятии, до начала составления годовых отчетов, при ревизиях. Предполагает осуществление контроля за ТМЦ фирмы, денежными средствами, операциями по договорным отношениям с другими организациями;
• частичная – контроль фактического наличия определенной части средств предприятия. Например, денежной наличности во время ревизии, при смене уполномоченного лица, увольнении работника.

По способу:

• выборочная – контроль наличия ценностей на выбор, относящихся к ведению конкретного работника;
• сплошная – полностью охватывает структурные подразделения организации.

По назначению:

• плановая. Перед проведением составляются и утверждаются графики проверки. Сотрудников не информируют о конкретном времени проведения;
• внеплановая – при возникновении непредвиденных обстоятельств (увольнение работника, стихийное бедствие);
• повторная – если есть сомнения относительно достоверности и объективности предыдущей проверки;
• контрольная. После проведения очередной плановой или внеплановой процедуры может быть назначена контрольная, где принимают участие лица, входящие в состав комиссии.

Отдельная документация ведется в отношении отгруженных товарно-материальных ценностей.

Инвентаризация в отношении них включает в себя контроль за суммами, учитываемыми на счетах бухучета.

Условно такую проверку можно разделить на две части:

• проверка отгруженных ТМЦ, по которым время оплаты не просрочено;
• проверка отгруженных ТМЦ, по которым адресат отгрузки просрочил оплату.

При проверке каждой из указанных частей составляются отдельные акты ИНВ-4 .

По каждой отдельной «непросроченной» отгрузке ТМЦ в акте отражаются:

• название ТМЦ;
• конкретная численность ТМЦ;
• цена;
• день отгрузки;
• подтверждающие документы.

По каждой отдельной «просроченной» отгрузке ТМЦ в акте отражаются:

• реквизиты покупателя;
• название ТМЦ;
• цена;
• день отгрузки;
• реквизиты расчетного документа.

Значение «Недостача» в словарях

Недостача

–
Финансовый словарь
физическая нехватка денежных, товарных и иных ценностей(сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном по рядке при их приемке.

Недостача

–
Бизнес словарь
недостаток товарно-материальных ценностей и денежных средств по результатам инвентаризационной описи. В случае, если Н. — в пределах норм убыли, то она списывается на издержки обращения, если же сумма Н. выше размера, предусмотренного нормами, то вопрос о ее взыскании с виновного или списании решается администрацией.

Недостача

–
Экономический словарь
недостаток товарно-материальных ценностей и денежных средств по результатам инвентаризационной описи. В случае, если Н. — в пределах норм убыли, то она списывается на издержки обращения, если же сумма Н. выше размера, предусмотренного нормами, то вопрос о ее взыскании с виновного или списании решается администрацией.

Недостача

–
Экономический словарь
— превышение величины запасов, указанной в бухгалтерской документации, над фактической их наличностью; товары или продукты, которые были украдены или испортились, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств, при котором фактические данные по инвентаризационной описи ниже учетных. может быть оформлена в пределах установленных норм убыли товарно-материальных ценностей и превышать их. Если недостача в пределах норм убыли, то она списывается на издержки обращения или производства; если же сумма недостачи выше предусмотренного нормами размера, то вопрос о ее взыскании с виновного лица или списании за счет предприятия решается руководителем.

Недостача

–
Экономический словарь
физическая нехватка денежных, товарных и иных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке при их приемке.

Похожие слова в словарях

Недостача (shrinkage)
–
Экономический словарь

Превышение величины запасов, указанной в бухгалтерской документации, над их фактической наличностью. Потеря в весе или объеме сырья, материалов в производстве или готовой продукции, обусловленная свойствами продукции или применяемой технологии производства, транспортировки и хранения.

Недостача В Кассе
–
Бизнес словарь

См. Манко кассовое

Недостача В Кассе
–
Экономический словарь

См. Манко кассовое

Недостача Товарно-материальных Ценностей
–
Экономический словарь

— несоответствие между количеством товарно-материальных ценностей, указанным в карточках складского учета, перевозочных документах, и фактическим наличием их. Недостача устанавливается при инвентаризации или оперативной проверке путем взвешивания, обмера, поштучного счета фактического наличия и сопоставления с данными документов. Основными причинами недостачи материалов являются: естественная убыль при хранении и транспортировке; отгрузка или отпуск готовой продукции в меньших количествах; несоблюдение установленных правил хранения: хищения и др. Недостача в пределах норм естественной убыли или вследствие стихийных бедствий списывается на издержки обращения или производства.

Составные части формы

Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы. В заключении ставятся подписи ответственных лиц.

Первая часть формы

В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета. Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.

Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения. Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике.

Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.

В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение.

Часть с распиской

На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.

Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие. Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания.

В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.

Вторая часть формы — табличная

Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно. Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным. Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию:

• Порядковый номер строки.
• Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
• Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
• Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
• Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
• Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2019 года).
• Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
• Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
• Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.

Если последние два столбца у одной и той же колонки не идентичны, то это недоработка бухгалтера либо кладовщика (или другого материально ответственного за описываемый товар лица). Форма ИНВ-5 удобна именно тем, что есть возможность проиллюстрировать подобного рода расхождения.

Заключительная часть

Когда инвентаризация близится к завершению, председатель комиссии и все ее члены должны просмотреть составленную таблицу и поставить свои подписи в конце инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подписи будут свидетельствовать о том, что наличие товаров, их фактическое количество и стоимость проверены.

Важно! Отдельно в конце указывается общая сумма всех ТМЦ цифрами и прописью. Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными

В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления

Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными. В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления.

Бланк и образец документа

Если задействовать наиболее распространенную форму ИНВ-19, достаточно просто корректно заполнить все поля

Если же разработать и использовать собственный образец, то при его составлении важно учесть, чтобы документ содержал такую информацию:

1. Название организации, вид ее деятельности, коды по ОКУД и ОКПО.
2. Ссылка на документ, который регламентировал начало проведения инвентаризации – обычно издается соответствующий приказ, в котором оговариваются сроки процедуры, ответственные лица и председатель комиссии.
3. Сроки проведения инвентаризации – начальная и конечная даты (иногда они могут совпадать).
4. Номер документа (применяется сквозная нумерация в течение всего года или по другим периодам – на усмотрение администрации).
5. ФИО, полное название должности ответственного лица. Это может быть заведующий складом, менеджер отдела, старший кассир/продавец, администратор и др.
6. Основная часть сличительной ведомости представлена в виде таблицы, в которой фиксируются результаты инвентаризации. Необходимо указать только те группы товаров, по которым обнаружена недостача и/или избыток (в том числе в результате пересортицы). В форме ИНВ-19 содержатся 32 графы, в том числе:

• название товара (или иной ценности), его сорт, вид;
• маркировка товара в виде кода, который принят в системе номенклатуры на складе или в магазине;
• результаты по учету – с расхождением в количествах и в рублях (как по излишкам, так и по недостаче);
• расхождения по пересортице;
• окончательно посчитанные расхождения (с учетом дополнительных итоговых проверок).

1. В конце ведомости еще раз ставит свою подпись материально ответственное лицо, что означает факт его ознакомления с результатами.

Бланк формы ИНВ-19 показан ниже.

А вот готовый пример:

Основное назначение

Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:

• излишки;
• недостача.

Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:

1. Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
2. Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
3. Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.

Что представляет собой сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств

Форма ИНВ-18 введена в документооборот постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Как любой сличительный документ, ведомость выстроена в классических традициях табличного варианта, куда заносятся следующие сведения:

• название и краткая характеристика объекта, по которому выявлены несоответствия с учетными данными;
• если объект арендованный — сведения о сроке аренды и владельце актива;
• год приобретения или выпуска актива;
• учетные реквизиты объекта – номера инвентарный, заводской, паспортный/ регистрационный;
• излишки либо недостачи, зафиксированные инвентаризацией в количестве и суммовом выражении.

Форма ИНВ-18

Формы ИНВ-1 и ИНВ-18 являются официальными. Госкомстат утвердил их своим постановлением № 88 от 18.08.98. Вместе с тем они не являются обязательными для применения, и компании сами решают, какими формами пользоваться для оформления результатов инвентаризаций. На практике тем не менее их часто используют, так как они удобны и содержат все необходимые сведения для отражения выявленных расхождений. Официальная форма ИНВ-18 включает сведения:

• о компании и структурном подразделении, в котором проводится инвентаризация;
• о приказе или ином акте (распоряжении, постановлении), на основании которого проводилась инвентаризация;
• о сроках инвентаризации (дате начала и окончания);
• индивидуализирующие ОС (наименование, характеристики, инвентарный или заводской номер или номер паспорта);
• о выявленных излишках или недостачах в количественном и стоимостном выражении.

В отношении арендованного имущества есть некоторые особенности. Так, описи ОС по форме ИНВ-1 и сличительная ведомость результатов основных средств составляются отдельно на ОС, принятые компанией в аренду. В отношении арендованного имущества описи ИНВ-1 нужно составлять в 3-х экземплярах (один передается арендодателю). Если арендодателей несколько, то такие описи составляются по каждому арендодателю.

Сличительную ведомость отдельно по каждому арендодателю составлять не требуется, но отдельно по полученным в аренду ОС ее составляют. Таким образом, если в ходе инвентаризации выявились расхождения и по ОС, принадлежащим самой компании, и по ОС, арендованным компанией, нужно составить отдельные ведомости и для тех, и для других. Такое правило установлено пунктом 4.1 Приказа Минфина № 49 от 13.06.95. В официальной форме ИНВ-18 есть отдельная графа для отражения сведений об арендованном имуществе (арендодателе и сроке аренды).

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.

Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

Каким образом используется форма ИНВ-18

Форма ИНВ-18, введенная в деловой оборот постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, используется для отражения расхождений между итогами проведенной инвентаризации ОС и НМА и данными, имеющимися в распоряжении бухгалтерии. Она представляет собой одну из 2 существующих разновидностей сличительной ведомости.

О порядке инвентаризации в компании

Коротко порядок инвентаризации можно представить так:

1. Руководитель издает приказ по форме ИНВ-22, где устанавливает срок проведения, список объектов, в отношении которых будет проводиться процедура, прописывает иные детали, причины проверки.
2. Инвентаризационная комиссия в дату начала проверки приступает к работе. Ведутся подсчеты, взвешивания, замеры, в зависимости от того, какие объекты проверяются. Результаты оформляют в виде актов ИНВ-1 (для ОС) и ИНВ-1а (для НМА).
3. По окончании готовые инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию. Там, если были выявлены несоответствия между данными в документах и фактическими, бухгалтер заполняет сличительную ведомость.
4. Далее выясняют, по какой причине образовались излишки или недостачи, взыскивают с виновного компенсацию (если он есть), списывают убытки либо оприходуют излишки.

Зачем нужны сличительные ведомости и по какой форме их составлять

Сличительная ведомость — документ, в котором отражаются итоги инвентаризации в виде:

• излишков по проверяемому активу (обязательству);
• недостач;
• отсутствия излишков и недостач.

Сличительные ведомости заполняются на основании сведений из инвентаризационных описей. Например, составляемых по формам:

• ИНВ-1 (по основным фондам);
• ИНВ-1а (по НМА);
• ИНВ-3 (по ТМЦ).

Образцы заполнения бланков ИНВ-3 и ИНВ-1а можно скачать в начале статьи.

В зависимости от типа учитываемых активов (обязательств) может быть подобрана оптимальная сличительная ведомость:

• унифицированная (например, ИНВ-18 для ОС и НМА или ИНВ-19 для ТМЦ);
• разработанная организацией самостоятельно.

Скачать бланки ИНВ-18 и ИНВ-19 можно в начале статьи.

В любом случае форма ведомости должна быть закреплена в учетной политике (п. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Ознакомиться со всеми случаями проведения инвентаризации можно в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Полезно будет рассмотреть ряд нюансов, характеризующих применение сличительных ведомостей по инвентаризации на практике.

Текст документа:

Утверждена постановлением Минфина от 30.11.2007 N 180

                      ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ
                     (сличительная ведомость)
                           N __________
                                                        -----------
                                              Форма 401 ¦  Коды   ¦
                                                        +---------+
Централизованная бухгалтерия __________________  по ОКУД ¦050109016¦
Организация ___________________________________          +---------+
Отделение _____________________________________ по ОКЮЛП ¦         ¦
Материально ответственное лицо ________________          +---------+
Контрольное число _____________________________  по ОКЕИ ¦   405   ¦
Комиссия в составе: ___________________________          +---------+
                       (должность, фамилия,             ¦         ¦
                          имя, отчество)                +---------+
                   ___________________________     Дата ¦         ¦
                   ___________________________          +---------+
                                                        ¦         ¦
                                                        -----------
на основании _______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
произвела проверку наличия _________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Место проверки _____________________________________________________
____________________________________________________________________
Фамилия, имя отчество материально ответственного лица ______________
               Заключение руководителя организации
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
                             РАСПИСКА
              (оформляется до начала инвентаризации)
    К началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к
приходу   и   расходу  ценностей,  сданы  в  бухгалтерию  и  никаких
неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется.
Материально ответственное(ые)
лицо(а): ________________ _______________ __________________________
           (должность)      (подпись)       (расшифровка подписи)
        ________________ _______________ __________________________
        ________________ _______________ __________________________
    Все  ценности,  поименованные  в  настоящей  инвентаризационной
описи  с  N __________ по N ________ комиссией просчитаны в натуре в
моем  (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий
к   инвентаризационной   комиссии  не  имею  (не  имеем).  Ценности,
перечисленные  в  описи,  находятся  на  моем  (нашем) ответственном
хранении.
_________________________                   "__" ___________ 20__ г.
      (подпись)
--------------------------------------------------------------------
¦N  ¦Наиме- ¦Номенкла-¦Единицы  ¦Цена,¦Фактическое  ¦По данным     ¦
¦п/п¦нование¦турный   ¦измерения¦руб. ¦наличие      ¦бухгалтерского¦
¦   ¦ценнос-¦номер    ¦по СОЕИ  ¦     ¦             ¦учета         ¦
¦   ¦тей    ¦         ¦         ¦     +-------------+--------------+
¦   ¦       ¦         ¦         ¦     ¦коли- ¦сумма,¦коли- ¦сумма, ¦
¦   ¦       ¦         ¦         ¦     ¦чество¦руб.  ¦чество¦рублей ¦
+---+-------+---------+---------+-----+------+------+------+-------+
¦ 1 ¦   2   ¦    3    ¦    4    ¦  5  ¦  6   ¦  7   ¦  8   ¦   9   ¦
+---+-------+---------+---------+-----+------+------+------+-------+
¦   ¦       ¦         ¦         ¦     ¦      ¦      ¦      ¦       ¦
----+-------+---------+---------+-----+------+------+------+--------
--------------------------------------------------------------------
¦               Результаты инвентаризации               ¦Примечание¦
+-------------------------------------------------------+          ¦
¦         недостача          ¦         излишки          ¦          ¦
+----------------------------+--------------------------+          ¦
¦    количество    ¦  сумма  ¦  количество  ¦   сумма   ¦          ¦
+------------------+---------+--------------+-----------+----------+
¦        10        ¦   11    ¦      12      ¦    13     ¦    14    ¦
+------------------+---------+--------------+-----------+----------+
¦                  ¦         ¦              ¦           ¦          ¦
-------------------+---------+--------------+-----------+-----------
__________________________ _______________ _________________________
       (должность)           (подпись)      (расшифровка подписи)
__________________________ _______________ _________________________
__________________________ _______________ _________________________