Ревизия кассы

Проверка кассы

Инвентаризация кассы проводится на основании специальной методики, по которой ревизоры имеют право:

• проверять наличие и правильность ведения кассовой книги, анализируя сделанные в ней записи и сверяя первичную учетную документацию и записи в журналах регистрации расчетно-кассового обслуживания (РКО) и приходного кассового ордера (ПКО);
• пересчитывать итоги кассовых отчетов;
• анализировать правильность заполнения кассовых ордеров с учётом наличия на них всех реквизитов;
• проверять хозяйственные и командировочные расходы;
• выявлять разницу между банковской выпиской и реальной суммой в приходном ордере;
• соотносить денежные остатки на конец предыдущего дня с выведенной суммой на начало следующего,
• проверять остаток кассы и его соответствие установленному банком лимиту;
• анализировать расчеты, произведенные наличными средствами;
• сверять платежные ведомости и реестр депонированных денежных средств;
• проверять правильность отражения кассовых операций в учетных бухгалтерских документах.

Важно! В процессе ревизии обязательно проверяют перенос ценностей и денежных средств

Результаты проверки кассы

После того как инвентаризация денежных средств закончится, проверяющие оформляют соответствующий акт, в котором отражают:

• денежные средства и выручку ценностей, которые числились на момент проверки;
• суммы, которые числятся в бухгалтерии компании;
• сумму ценностей, которые были обнаружены в процессе ревизии;
• выявленные нарушения в виде излишков или недостатков.

Рекомендации по правильному заполнению необходимых реквизитов

Наличность операционной кассы организации подлежит обязательной и постоянной инвентаризации. Внезапность проверки является особенностью осуществления контрольных действий с целью сохранения денежной наличности в предприятии.

Перед началом контрольных действий проверяющих, кассир или иной материально-ответственный сотрудник предприятия в расписке подтверждает факт отсутствия в помещении кассы наличности, лично ему принадлежащей.

Шапка документа состоит из стандартных регистрационных данных организации:

• Название, юридический адрес, номер телефона;
• ИНН, коды статистики;
• Модель контрольно-кассовой техники, регистрационные и производственные шифры;
• Применяемая компьютерная программа;
• Вид операции;
• Номер, дата и время составления документа.

Далее заполняется основная часть бланка, в которой находят отражение совершаемые комиссией контрольные действия:

1. Показания ККТ на начало рабочей смены и на время проверки;
2. Фактическое количество денежных средств, включая информацию из чековых книжек, кредитных карт и прочих расчетных документов.
3. Наличность в кассе, исходя из приходных и расходных кассовых документов.

На основании занесенных в документ данных происходит дальнейшее оформление акта, рассчитываются контрольные результаты проверки:

• Доход, основанный на показаниях ККМ;
• Выявленные излишки или недостача денежных средств.

Занесенная в документ информация подтверждается подписями представителя контролирующей инстанции, членов комиссии и материально-ответственного работника. В завершении проверки кассир принимает на ответственное хранение фактическую денежную наличность, Данную процедуру подтверждает подпись МОЛ. Ознакомьтесь собразцом заполненной формы КМ-9.

Отсутствие ККТ не является препятствием к проведению внезапной проверки. Документально фиксируется фактическое наличие денежных средств. По данным бухгалтерского учета и имеющихся на момент проверки в кассовом помещении приходно-расходных документов рассчитывается остаток учетных денежных средств.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:

• о конкретной сумме наличности в кассе;
• о размере денежных средств по документам;
• сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.. Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

Как провести ревизию кассы: процедура, документы

Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.

Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).

В локальном нормативном акте компания:

• утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
• определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
• фиксирует длительность проверки;
• описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
• утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
• определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
• утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.

Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.

Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.

Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии

На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.

Приказ может быть составлен в свободной форме либо на бланке формы ИНВ-22 (можно скачать здесь ⇒ Приказ о проведении ревизии кассы (бланк ИНВ-22)).

В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:

• наименование документа, дата составления, номер;
• наименование организации;
• перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
• основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
• состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
• дата начала и окончания ревизии.

После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.

Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий

В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:

1. Уведомление работников кассы о ревизии. Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
2. Пересчет наличности в кассе. Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
3. Сравнение суммы наличных денег с учетными данными. Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
4. Проверка соблюдения правил ведения учета. Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
5. Контроль соблюдения кассовой дисциплины. Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).

Кассовая дисциплина

Предприниматель по своему решению может отражать перемещение денежных средств в бухгалтерском учете, используя для документирования данных операций унифицированные формы (вести книгу учета, описывающую принятые и выданные кассиром денежные средства, кассовую книгу, приходные и расходные ордера).

При этом для ИП обязательным осталось формирование расчетно-платежных (либо платежных) ведомостей. Целесообразно оборудовать отдельное помещение (или огородить часть помещения) для кассы, чтобы не допускать туда посторонних и допускать к работе с кассой только сотрудников, прошедших соответствующее обучение.

Ревизия кассовых операций

Для проверки соблюдения всей полноты кассовой дисциплины проводится контроль и ревизия кассовых операций. Ревизии могут и должны производиться ИП на регулярной основе, это значительно повысит контроль сохранности и движения денежных средств предпринимателя.

Сроки проведения

Предприниматель сам может принять решение о порядке и сроках проведения ревизий (должен быть издан приказ о проведении ревизии или соответствующее решение).

В некоторых случаях ревизия самой кассы должна быть проведена обязательно. К таким случаям относятся:

• смена кассиров (как при найме нового работника, так и в случае, если кассир отправляется в отпуск или заболел);
• выявленный факт хищения или злоупотребления.

Ревизия кассы должна проводиться (помимо вышеуказанных случаев) хотя бы раз в квартал или полгода. Обычно ревизии проводятся ежемесячно: либо в первый рабочий день месяца с утра либо вечером последнего рабочего дня месяца.

Решение о проведении такой ревизии принимает руководитель, но инициировать проверку может также главный бухгалтер.

Порядок проведения

Ревизоры (внешние аудиторы либо внутренняя комиссия, которая назначена приказом руководителя) проводят следующие процедуры:

• Проверяют наличие и правильное ведениеи заполнение кассовой книги, если она ведется (нумерацию страниц, исправления и так далее) либо правильность отраженияопераций, связанных с движением движения наличных средств, в книге учета доходов и расходов.
• Проверяют (при ведении кассового учета) соответствие кассовой книги, первичных учетных документов,а также журнала для учета регистрации приходных и расходных ордеров.
• Пересчитывают итоги кассовых отчетов.
• Проверяют, чтобы выведенные в конце дня остатки по кассе совпадали с указанной на начало рабочего дня суммой.
• Проверяют, чтобы на приходных и расходных ордерах обязательно стояли необходимые подписи.
• Проверяют чековую книжку и сравнивают приходные ордера и выписки из банка.
• Проверяют расходы на командировки и хозяйственные нужды, обоснованность включения лиц в отчеты и ведомости, наличие двойных выплат.
• Проверяют приложения и доброкачественность оправдательных документов к расходным кассовым ордерам и наличие штампа «оплачено».
• Проверяют соответствие выданных депонированных сумм (согласно книге учета), своевременность сдачи и оприходования депонированных сумм.
• Сверяют записи в платежных ведомостях и реестре депонированных сумм.
• Проверяют соответствие отражения кассовых операций в учетных документах.

Ревизия кассовых операций также включает пересчет денежных средств и ценностей. При этом:

• банкноты национальной и иностранной валюты пересчитываются по полным пачкам и корешкам;
• неполные пачки пересчитываются полистно, также полистно должна быть пересчитана одна из пачек по выбору проверяющих;
• монеты проверяются по надписям на упаковках, одна упаковка выборочно пересчитывается по кружкам;
• чековые и другие бланки пересчитываются по пачкам и выборочно – полистно;
• иные ценности проверяются по надписям на упаковках и ярлыках, выборочно – поштучно или полистно.

В случае обнаружения надорванной или испорченной пачки или упаковки должна быть произведена полистная или поштучная полная проверка

Акт ревизии

По результатам проведенной проверкиготовится акт ревизии кассы. Для этого можно использовать унифицированную форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Государственного комитета статистики от 18.08.1998 года № 88).

В акте должны быть указаны:

• сумма ценностей и денежных средств, которые числятся на момент проверки в бухгалтерском учете и в соответствующих книгах;
• настоящая сумма ценностей, обнаруженная во время проверки;
• нарушения в ведении кассовых операций;
• излишки и недостатки денежных средств, обнаруженные в ходе проверки.

Прочая информация может быть включена в акт по решению комиссии. Образец акта ревизии кассы можно легко найти в интернете, введя соответствующий запрос в любой поисковой системе.

Оценка состояния контроля

В ходе ревизии проверяется соответствие оформления первичных документов требованиям законодательства. В частности, устанавливается наличие на бумагах необходимых реквизитов и подписей, разрешающих осуществление операций. Инспекторы проверяют правильность составления расчетных и платежных ведомостей, присутствие в них сроков выплат, подписей, удостоверяющих получение средств и разрешающих их выдачу. Должны быть также соблюдены требования по оформлению кассовой книги.

Ревизия кассы и проверка соблюдения финансовой дисциплины выступает в качестве эффективного способа надзора оборота наличности на предприятии. В большинстве случаев использование этого инструмента позволяет вовремя пресечь или предупредить нарушения в компании.

Существуют определенные признаки, в соответствии с которыми можно оценить недостаточность или полное отсутствие внутреннего надзора за перемещением финансов в кассе предприятия. К ним, в частности, относят:

1. Отсутствие четко налаженной системы выполнения внезапных ревизий с полным пересчетом кассовой наличности и прочих ценностей, подлежащих контролю.
2. Формальность осуществления таких инвентаризаций.
3. Назначение в контрольную группу одних и тех же лиц постоянно.
4. Выполнение инвентаризации в заранее установленное время – когда кассир имеет возможность приготовиться к ревизии.
5. Отсутствие у материально ответственного лица навыков подготовки к выполнению проверки. Это указывает на то, что для него такое мероприятие не обычно.
6. Отсутствие с кассиром договора, устанавливающего его полную материальную ответственность. Если такое соглашение не заключено, то выявление недостачи не будет иметь никаких юридических последствий.
7. Наличие фактов подписания ордеров вместо бухгалтера и руководителя третьими лицами, не уполномоченными письменным распоряжением директора хозяйствующего субъекта на это.
8. Возложение обязанностей кассира в случае его временного отсутствия (по болезни, в связи с отпуском и по иным причинам) на служащего без согласия руководителя. В таких ситуациях должно быть принято не только письменное распоряжение директора, но и заключен соответствующий договор с сотрудником о его полной материальной ответственности. В противном случае такое назначение будет незаконным.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Требования к проверяющим

Приступая к ревизии, инспектор должен руководствоваться установленными правилами. В частности, служащий должен своими действиями обеспечить:

• Компетентность.
• Внезапность.
• Обоснованность.

На практике, к сожалению, далеко не всегда указанные качества проявляются у инспекторов. Тем не менее ревизор должен помнить о профессионализме в любой ситуации. Необъективность приводит к необходимости проводить повторные ревизии, затягиванию процесса выявления обстоятельств, при которых имели место нарушения. Еще одним немаловажным фактором является непрерывность проверки. В ходе ревизии инспектор или иное уполномоченное лицо не должно отвлекаться. Все начатые действия необходимо довести до конца без перерывов.

Порядок проведения

Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.

Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.

Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.

Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.

Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.

Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.

Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:

• Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
• Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
• Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
• Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии.

Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.

По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи.

Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.

Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.

Документальное оформление

Проверка кассы хозяйствующего субъекта сопровождается оформлением ряда обязательных документов.

Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:

• Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
• Опись денежных бумаг кассы и БСО.
• Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
• Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
• Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15).

Законодательная база

Официальное лицо во время проверок – ревизор. Должностные обязанности его имеют определенные правила при проведении ревизии. К основным относятся:

• непрерывность;
• гласность;
• активность;
• обоснованность;
• внезапность.

Непрерывность. В обязанности ревизора входит непрерывная проверка с момента начала ревизии до полного ее окончания. Сразу после этого данные приводятся к общему результату, и фиксируются нарушения. Выявленный ущерб покрывается из личных средств виновных, и составляются акты о привлечении их к ответственности. То есть ревизия должна проходить непрерывно до полного выполнения намеченных заданий.

Гласность. Перед началом ревизии проверяющий должен оповестить руководителя и сотрудников ревизуемой организации о времени и месте прибытия лиц, заинтересованных в проверке. После ее окончания первые полученные результаты доводятся до руководства ревизуемого предприятия, и одновременно информируется заказчик работы. Благодаря правилу гласности можно устранить любые ошибки, которые мог допустить ревизор.

Обоснованность. Все выявленные нарушения и окончательные выводы ревизор должен обосновать документально, опираясь на факты. Это предполагает дополнительные проверки. Заинтересованные лица вправе указывать на факты в свое оправдание, и проверяющий обязан учесть эти сведения, а не игнорировать. При несоблюдении обоснованности может быть потрачено время на повторные дополнительные ревизии и бухгалтерские экспертизы.

Внезапность проведения проверок входит в обязанности ревизора. Он обязан периодически проводить ревизии без предупреждения о подготовке, дне и времени начала.

Порядок проведения ревизии кассы строго регламентирован. В соответствии с законом, выполнять данную процедуру уполномочены:

• Представители органов контроля компании – компетентные сотрудники фирмы.
• Служащие Росфиннадзора.
• Налоговые инспекторы.

Цель процедуры

Ревизия кассы и надзор за соблюдением финансовой дисциплины направлены на установление достоверности сведений, предоставленных в отчетности, путем сопоставления данных с фактическим состоянием дел. Еще одной целью процедуры выступает выявление и пресечение нарушений закона в сфере оборота средств. Результаты ревизии кассы позволяют аудитору или инспектору сформировать объективное мнение о финансовой отчетности фирмы, опровергая либо поддерживая ее деловую репутацию.

Порядок проведения ревизии кассы разрабатывается и утверждается локальными регламентами в рамках закона. Например, Положение о выполнении внутреннего финансового контроля предусматривает:

• Формирование уполномоченной комиссии.
• Перечень подконтрольных объектов.
• Периодичность осуществления снятия наличности.
• Правила, в соответствии с которыми выполняется оформление и проведение ревизии кассы.

Инспекторы ИФНС, осуществляющие надзорные мероприятия, оценивают полноту оприходования и учета поступлений от основной и дополнительной деятельности компании. Согласно Административному регламенту, должностные лица могут проверить любую фирму, которая производит наличный расчет с использованием ККМ или без нее, но с применением платежных карт с правом выдачи приходных документов, оформленных на бланках строгого учета в соответствии с кассовым чеком.

Целью любой ревизии является:

• проверка деятельности сотрудников (рядовых, руководителей, бухгалтеров и других лиц, на которых возложена материальная ответственность);
• наличие, движение и сохранность активов и имущества;
• правильность отражения финансовой деятельности в бухгалтерском учете;
• обоснованность и законность сделок;
• использование трудовых и материальных ресурсов согласно нормам и сметам.

Образец акта ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации

Ревизия проводится по тому же принципу, что и приведен выше, но с тем отличием, что изменяется предмет проверки. Проверяется хозяйственная деятельность компании, которая включает в себя проверку не только кассовой дисциплины, но и бухгалтерского учета, отчетности.

Акт ревизии оформляется после проверки и свидетельствует о том, что информация, указанная в отчетах является достоверной (либо не является таковой). Кроме того, в документе отражается информация о том, какие нарушения законодательства допущены. На основании вынесенного акта ответственные за нарушения сотрудники могут быть привлечены к ответственности, чаще дисциплинарной.

Юридическое значение акта ревизии

Документально оформленная информация о проведении проверки служит основанием для редактирования данных бухгалтерского учета. Акты можно представить как подтверждение некоторых бухгалтерских операций, если у налоговой службы появятся вопросы.

Составление итоговых документов позволяет наглядно представить масштабы нарушений в работе предприятия. При значительных отклонениях документ позволяет подтвердить вину ответственного сотрудника, что, в свою очередь, послужит основанием для взыскания с него убытков, увольнения и даже возбуждения уголовного дела, если это предусмотрено УК РФ.

Ревизия – эффективный инструмент не только для служб госконтроля, ее с успехом используют учредители и акционеры компаний. В первую очередь, это помогает установить факты злоупотреблений со стороны исполнительного органа АО или наемного руководителя, превышение ими своих полномочий и совершение сделок, не предусмотренных уставом организации. Доказательством вины и основанием отставки директора также может служить составленный по итогам проверки акт.

Подробнее о том, как подготовиться к проверке финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, рассказано в видео.