Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

Содержание:

Правовое регулирование
Когда оформляется опись вложения?
- Как заполнить ф 107 при отправке письма Почтой России?
Общие принципы
Правила ведения
Нюансы составления для различных целей
Скачать образец документа
Отправка важных бумаг
Похожие документы
Как правильно составить
Как оформить опись документов личного дела
Сроки хранения личных дел
Структура реестра
Подготовка к передаче в архив

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Когда оформляется опись вложения?

Как правильно составить опись документов

Опись вложения – это задокументированный список содержимого почтового отправления. Она составляется отправителем письма по унифицированному шаблону Ф 107, разработанному и утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012.

Соответственно, такая документальная форма применяется исключительно для ценных почтовых отправлений, высылаемых физлицами или юрлицами через Почту России в пределах территории РФ.

Как известно, ценным отправлением считается такая разновидность почтового отправления, в отношении которого отправителем указывается так называемая объявленная ценность, прописываемая в отдельной графе описи вложения для каждой позиции содержимого.

К ценным отправлениям, совершаемым через Почту России, относятся посылка, бандероль, а также ценное письмо.

Ценное письмо с прикреплением описи вложений обычно отправляется, когда необходимо переслать адресату какие-либо документы, представляющие особую важность и имеющую объявленную (названную) ценность. Например, если высылается налоговая отчетность или официальные бумаги, заверенные нотариусом

Принимая у отправителя ценное письмо для его последующей пересылки указанному адресату, операционный сотрудник Почты России выполнит следующие действия:

Проверит соответствие между содержимым отправления и представленной описью (отправитель передает сотруднику почты письмо с прикрепленной описью в открытом виде).
Проставит на бланке ф 107 соответствующий штамп, содержащий текущую дату (то есть дату отправки), и личную подпись. Ее наличие позволяет отправителю избежать санкций, начисляемых за несвоевременное представление тех или иных документов. Например, при подаче налоговой отчетности, направляемой ценным письмом с описью вложения, дата его принятия Почтой России будет считаться датой представления налоговой отчетности в ФНС.
Первый экземпляр подготовленной описи вкладывается операционным сотрудником почты в отправляемое письмо, а второй — сразу же возвращается отправителю с надлежащим штампом почты.

Следует также знать, что наличие описи вложения в ценном отправлении позволяет адресату – получателю – потребовать, чтобы сотрудник почты перед выдачей вскрыл данное письмо для проверки содержимого. Если вдруг выяснится, что содержимое пришло к адресату не в должном объеме, операционный сотрудник оформит необходимый акт и передаст его в вышестоящую структуру для расследования ситуации и выплаты отправителю (адресату) надлежащих компенсаций.

Единственное отличие между этими двумя разновидностями писем, пересылаемыми с помощью Почты России, состоит в том, что ценное отправление предусматривает обязательное указание так называемой объявленной ценности, в то время как заказное — вовсе не подразумевает данной необходимости.

Как заполнить ф 107 при отправке письма Почтой России?

Бланк описи вложения, оформленный по шаблону Ф 107, можно взять в любом почтовом офисе абсолютно бесплатно. Как вариант, отправитель скачивает эту форму в интернете, а затем распечатывает её. Ниже дана ссылка, по которой можно скачать актуальный бланк ф 107 в формате word.

Бланк заполняется отправителем самостоятельно в двух равноценных экземплярах.

Шаблон описи вложения, используемой при отправке ценного отправления через Почту России, предусматривает указание следующих сведений:

Таблица с перечнем содержимого. Для каждого вложенного предмета указываются порядковый номер, название, количество, а также объявленная ценность, которая исчисляется в рублях и определяется на усмотрение самого отправителя (например, в соответствии с рыночной ценой предмета). Чем больше объявленная (названная) ценность, тем дороже будет стоить его отправка.
Общее количество отправляемых предметов (в штуках) – это суммарный итог по графе количества предметов (проставляется цифрами).
Совокупная объявленная ценность (стоимость) письма в рублях – это суммарный итог (вносится цифрами)
ФИО физлица-отправителя (или название юрлица-отправителя).
Подпись физлица-отправителя (или уполномоченного представителя юрлица-отправителя).
Операционный сотрудник почты отражает на этом бланке информацию о проверке, указав свои ФИО, должность и подпись. Здесь же – в нужной графе – проставляется штамп почты с датой приема и индексом офиса почты.

Корректировать внесенные сведения нельзя.

Если одного бланка не хватает для указания содержимого, отправитель может брать дополнительные, прописывая на каждом его номер по порядку и совокупное количество всех взятых бланков (например, «Лист 1 из 3»).

В незаполненных ячейках формы разрешается проставлять прочерки.

Общие принципы

Внутренняя опись документов, находящихся в деле мвд россии

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:

Порядковые номера документов.
Индексы
Даты.
Заголовки документов.
Номера листков дела.
Заметки и примечания.
Пометки об особой важности документа (при необходимости).
Пометки о сроке хранения документа.

Стандартное оформление таблицы выглядит так:

№	Индекс дела	Наименование дел	Дата	Кол-во листов	Примечания
1	2	3	4	5	6
1	03-15	Документы, содержащие управленческую информацию (планы, аргументация, деловая переписка).	05.06.2010 -12.08.2010	209	В письме генерального директора ЗАО «…» от 15.07.2010 присутствует таблица нормированных расходов на функционирование административного персонала на 3 листах

В шапке описи содержится информация о цели составления списка дел и наименование учреждения, для которого он создается (опись документов на получение визы в США, опись документов для оформления II группы инвалидности и т.д.).

Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку.

Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для передачи вместе с прочими документами. Другой остается у исполняющего лица. В некоторых случаях, например для передачи в городской архив, составляется 4 экземпляра описи:

Один остается у исполнителя.
Второй – у архивариуса.
Третий и четвертый – отдаются в архив населенного пункта.

Данный порядок применяется для государственных и муниципальных учреждений

Важно, чтобы количество дел в одной описи не превышало 9999 штук. В противном случае лучше разбить список на несколько описей

Кроме того, компании, которые пользуются сектором делопроизводства программы 1С или другими схожими сервисами могут составить опись документов автоматически, в программном комплексе.

Правила ведения

Акты приема-передачи и уничтожения документов

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

Нюансы составления для различных целей

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги.

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Для отправления исковых требований образец описи не требуется. При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество.

Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

Обязательные графы

Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.
Номерной знак.
Заголовок.
Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
Снизу подсчет бумаг.

Бланк заверяется печатью, росписью. При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица.

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

Обязательные графы

номерной знак;
наименование;
количество страниц.

Для пересылки почтой

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту. Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись.

Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец перечня документов для передачи почтой

Опись

бумаг, отправленных бандеролью

Получатель__________________________

Адресат __________________________

Порядковый №	Наименование	Численность копий	Установленная ценность

Общее количество

Для отправления в архив

В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается. Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

Обязательные пункты

наименование компании (если архив не внутри компании);
порядковый номер перечня;
число составления;
наименование бумаг, которые архивируются;
период действия;
количество страниц;
местоположение (наименования пакета, папки);
период сохранности;
личные данные, роспись уполномоченного лица.

Образец

ОАО «Рапсодия»

Опись для отправления в архив №

Порядковый №	Местоположение	Наименование	Период действия	Количество страниц	Период сохранности	Пояснение

Для ликвидации

Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек. Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения.

Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов. В образец дублируются сведения с обложек папок.

Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу. По итогам экспертизы составляется акт. После соблюдения правил производится ликвидация.

Конфискованных бумаг

Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии. Далее следует перечень с указанием:

названия;
численности;
указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
ценность.

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

______________________________________________________________________

                 (Название государственного архива)

______________________________________________________________________

                       (Название организации)

                           Фонд N ________

                           Опись N _______

______________________________________________________________________

                          (Название описи)

______________________________________________________________________

                       _______________________

                           (Крайние даты)

                                              Формат А4 (210 x 297 мм)

                    Форма титульного листа описи

             электронных документов постоянного хранения

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Протокол ЭПК ______________

                                                          (название

                                                           архива)

                                           ____________ N ____________

Фонд N

Опись N

За _____________ год

------T---T---------T------T-------T-------T----T---------T----------¬

¦N    ¦N  ¦Заголовок¦Дата  ¦ Объем ¦Кол-во ¦Фор-¦Состав   ¦Примечание¦

¦ед.  ¦ед.¦ед. учета¦созда-¦(Мбайт)¦записей¦мат ¦текстовой¦          ¦

¦учета¦хр.¦         ¦ния   ¦       ¦ (для  ¦дан-¦сопрово- ¦          ¦

¦     ¦   ¦         ¦      ¦       ¦  баз  ¦ных ¦дительной¦          ¦

¦     ¦   ¦         ¦      ¦       ¦данных)¦    ¦докумен- ¦          ¦

¦     ¦   ¦         ¦      ¦       ¦       ¦    ¦тации    ¦          ¦

+-----+---+---------+------+-------+-------+----+---------+----------+

¦  1  ¦ 2 ¦    3    ¦  4   ¦   5   ¦   6   ¦ 7  ¦    8    ¦    9     ¦

+-----+---+---------+------+-------+-------+----+---------+----------+

¦     ¦   ¦         ¦      ¦       ¦       ¦    ¦         ¦          ¦

L-----+---+---------+------+-------+-------+----+---------+-----------

В данный раздел описи включено ___________________________ ед. учета с

                                   (цифрами и прописью)

N _____ по N ______;

______________________ ед. хр. с N _____ по N _____ объемом ___ Мбайт.

 (цифрами и прописью)

Всего в опись включено ______________________ ед. учета с N __________

                        (цифрами и прописью)

по N _______;

______________________ ед. хр. с N _____ по N _____ объемом ___ Мбайт.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи                 Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _________________

Председатель ЭК (ЦЭК) организации ____________________________________

                                        (должность, подпись,

                                        расшифровка подписи)

                                              Формат А4 (210 x 297 мм)

       Форма описи электронных документов постоянного хранения

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Опись: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Опись» по всему сайту
«Форма описи электронных документов постоянного хранения».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Форма сводной описи дел в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) постоянного хранения в органах прокуратуры Российской Федерации, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы
Форма сводной описи дел (или годового раздела описи) по личному составу в органах прокуратуры Российской Федерации
Форма сдаточной описи личных карточек работников подразделения предприятия (пример)
Форматы страниц книг информационной системы обеспечения градостроительной деятельности. Реестр дел о земельном участке. Опись дела о земельном участке (образец)
Формы документов, представляемых участником размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Московской области. Опись документов, представляемых для участия для участия в открытом конкурсе на право заключения государственных контрактов на оказание страховых услуг по ОМС неработающих граждан, имеющих место жительства в МО, а также неработающих граждан, имеющих место пребывания в МО и не имеющих места жительства в других субъектах РФ и подтвердивших факт своего проживания в установленном законодательством порядке, в 2009 году. Форма N 1
Опись вложения в ценное письмо
Опись документов
Опись имущества
Внутренняя опись документов дела

Отправка важных бумаг

Секретарь на предприятии тоже часто составляет опись документов. Здесь не имеется в виду регистрация входящей или исходящей корреспонденции. Для этого у каждого секретаря есть специальный журнал. Там фиксируется соответствующим образом момент получения или отправки письма с указанием даты, адресата и ответственного исполнителя. Опись в некоторых случаях может находиться внутри такой корреспонденции.

Например, организация направляет по адресу пакет документов. Их нельзя просто вложить в конверт и бросить в ящик, приклеив марку. Где гарантия того, что бумаги дойдут в полном объеме? Конечно, если это рекламные буклеты или простые информационные листки, то беспокоиться не стоит. В любой момент их можно будет послать повторно. Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу. В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет необходимо вложить сопроводительное письмо и опись, которая будет представлять собой перечень документации, направленной по данному адресу.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Сроки хранения личных дел

Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела могут храниться, например:

по порядковым номерам;
по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
по табельным номерам сотрудников;
по филиалам, подразделениям;
по датам открытия личных дел;
другими способами

Структура реестра

В формировании реестра нет ничего сложного. Другими словами, реестр представляется списком для упрощения поиска нужных образцов бумаг. Ниже перечислены категории, которые непременно должны находиться в составе реестра.

Одной из категорий, наличие которой должно быть непременным, является содержание. В коротких фразах, размещённых в содержании, должна содержаться информация, которая позволит без труда найти необходимые данные. При этом, приветствуется такой стиль изложения фраз в содержании, что бы дополнительно не потребовалось изучать искомый в реестре образец документа.
Непременно, вся наличествующая в реестре документация, должна быть пронумерована. Такой подход позволяет сократить временной ресурс, затрачиваемый на поиск необходимого образца бумаги.
Весьма полезной категорией представляется датирование. Иногда, зная дату внесения в реестр, можно гораздо быстрее отыскать нужную бумагу, чем зная её название.

Подготовка к передаче в архив

Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом. В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист. При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством

Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела. Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов. Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.

Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

порядковый номер дела, части и тома;
список заголовков;
количество листов в одном деле (части или томе);
длительность срока хранения в архиве.

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

Правовое регулирование

Когда оформляется опись вложения?

Как заполнить ф 107 при отправке письма Почтой России?

Общие принципы

Правила ведения

Нюансы составления для различных целей

Для отправки бумаг в судебную инстанцию, налоговое ведомство

Обязательные графы

Внутренний перечень для индивидуальных дел

Обязательные графы

Для пересылки почтой

Образец перечня документов для передачи почтой

Для отправления в архив

Обязательные пункты

Образец

Для ликвидации

Конфискованных бумаг

Скачать образец документа

Отправка важных бумаг

Похожие документы

Как правильно составить

Как оформить опись документов личного дела

Сроки хранения личных дел

Структура реестра

Подготовка к передаче в архив