Доска канбан: проверенный годами способ ведения проектов

Вторая часть: общее понимания и диагностика продолжительность ~3 ч.

1. Ещё раз познакомьте команду с инструментом, расскажите кто его создатель (Патрик Ленсиони) и где можно в интересной форме о нём прочитать (одноименный бизнес-роман «5 пороков команды»). Покажите команде треугольник, но пустой 🙂

1. Скажите команде: «Перед тем как приступить к работе с треугольником давайте сведём результаты ваших тестов в единое»
   Это можно сделать на флипчарте, но для скорости и удобства лучше сделать в Excel. Не показывайте команде результаты, вы вернётесь к ним немного позже — сохраните интригу.
   (Excel вы можете найти здесь: https://is.gd/Jz9xXR)

Верните команду к флипчарту с пустым треугольником и начните совместно с ними заполнять и прорабатывать уровни

Так как вы уже ранее встречались с командой и рассказывали про данный треугольник, здесь важно включить участников в совместное «вспоминание»
Спросите: «Помнит ли кто-то, что у нас на первом уровне?» После того, как назвали, запишите в треугольник. Далее спросите: «Есть ли кто-то кто считает, что доверие не важно в команде?» Если такие есть спросите: «Можешь, пожалуйста, рассказать почему?» Не критикуйте и не переубеждайте, просто выслушайте и посмотрите на реакцию других участников

Если участник не готов сказать — это его право. Если вдруг начинается дискуссия аккуратно остановите её и верните команду к цели сессии.

1. Попросите участников команды на стикерах (1 стикер = 1 мысль) написать, что они понимают под фразой «Взаимное недоверие», далее каждый из участников выходит и, озвучивая, клеит свои стикеры. Когда все наклеили свои стикеры, уточните не хотят ли они ещё что-то добавить и если у кого-то возник инсайт, обязательно запишите. Это упражнение повторяем для всех уровней, однако, с небольшим дополнением: уточните не хотят ли участники переместить свои стикеры на другой уровень.

1. Вернитесь с командой к тесту и посмотрите на результаты, которые получились. В первую очередь посмотрите на те пороки, которые набрали 3-5 баллов. Если у команды получилось более одного порока в данном диапазоне начните с самого первого, например, тест показал, что у команды Порок#1 и Порок#3 попали в диапазон 3-5 баллов, начните с Порока#1 и проработайте его до конкретных шагов и первых результатов и только потом переходим к следующему пороку

Для этого шага у вас заранее должен быть подготовлен флипчарт с вопросом «А как это у нас?».
Попросите участников команды на стикерах (в данном случае можно использовать длинные стикеры) написать ответ на вопрос «А как это у нас?»

На этом шаге важно понять как этот порок проявляется у команды. После того как участники команды написали, попросите наклеить, озвучивая написанное.

После того, как участники написали и наклеили стикеры попросите их провести кластеризацию и написать название кластеров

Очень важно, чтобы команда оставалась сфокусированной и не чувствовала давления груза, для этого после кластеризации команда голосует за тот кластер, который по их мнению самый важный на сегодняшний день. Именно на этот кластер будет разрабатываться план по улучшению.

Инструменты автоматизации канбан

Применение канбана в промышленности и других не ИТ-сферах — в силу изначальной ориентированности японской методики именно на физическое, а не цифровое производство — проявилось, пожалуй, в наиболее аутентичной форме.

В основе канбана, который внедрял в «Тойоте» Тайити Оно, лежит принцип just-in-time: «только то, что нужно, когда это необходимо, и в необходимом количестве». Канбан в данном случае применяется для настройки оптимального потока продукции (товаров, запчастей) в процессе производства для устранения трудовых и складских излишков. Такой подход в конечном итоге повышает производительность.

Для базовой автоматизации главных принципов канбана требуется, чтобы система поддерживала реализацию как минимум следующей функциональности:

• визуализация работы на доске задач (task board);
• настройка ограничений количества задач в работе отдельно для каждого этапа;
• автоматическое измерение времени прохождения цикла (для каждой из задач и среднего за период).

Как один из методов «бережливого производства» (Lean), канбан фокусируется на своевременном пополнении запасов и сокращает отходы в производственной системе. Отсюда — эффективность канбана в любых отраслях, где важна прозрачная инвентаризация. Приведём несколько примеров.

Канбан в медицине

В Детской больнице Сиэтла (Seattle Children’s Hospital) постоянно не хватало перевязочных материалов, катетеров, зажимов и т. п. Медсёстры начали складировать расходники в случайных местах по всей больнице, чтобы снабжать ими пациентов по мере необходимости. Со временем проблема усугубилась, врачи стали всё больше времени тратить на пополнение запасов и всё меньше — на лечение.

Система BlueBin — симбиоз физического и цифрового канбана. Фото: bluebin.com

Чтобы исправить ситуацию, в 2009 году в больнице внедрили систему BlueBin — решение, которое представляет собой симбиоз традиционного и цифрового канбан-подходов. На складе больницы установили специальные корзины для хранения медицинских материалов. Когда какая-то из корзин пустеет, её штрихкод сканируется, информация отправляется в центральный офис снабжения, после чего размещается новый заказ. Контролируются запасы с помощью программы инвентаризации BlueQ: персонал больницы может в любое время зайти в панель инструментов системы, чтобы увидеть каждый элемент цепочки поставок.

В результате перехода на канбан больнице удалось сократить размер складского помещения, избавиться от необходимости выбрасывать просроченные материалы (и экономить на этом), а у врачей и медперсонала появилось больше времени, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями.

Промышленное производство

Американская компания Dynisco, производитель оборудования для химической промышленности, нуждалась в снижении затрат на перевозку избыточных складских запасов и общем повышении производительности цехов. Компания внедрила «ручной» канбан по аналогии с системой «Тойоты». Это помогло, но недостаточно: у Dynisco слишком объёмный оборот для ручного учёта.

Чтобы автоматизировать канбан, Dynisco внедрила систему инвентаризации SyncKanban. После этого компания стала получать точные данные о запасах и поставщиках быстрее, чем это требовалось раньше.

Плюс SyncKanban, как отметили в Dynisco, в том, что система без проблем интегрируется с существующими ERP, CRM и финансовыми инструментами. Перейдя на автоматизированную систему инвентаризации, Dynisco сократила складские запасы на 40% на всех объектах.

Интерфейс системы SyncKanban. Фото: synchrono.com

Производство электроники

Итальянская компания Aptiv (ранее подразделение Delphi Automotive PLC), которая производит электронику и ПО для беспилотного транспорта, внедрила канбан-систему KanbanBOX в 2015 году. Помимо сокращения складских запасов, это позволило повысить производительность сотрудников, стандартизировать рабочие процессы, увеличить скорость отклика на запросы клиентов и оптимизировать логистику компании.

До внедрения KanbanBOX стоимость содержания складских запасов Aptiv, включая затраты на хранение, оценивалась в 3 млн евро, после — снизилась до 700 тыс.

Использование платформы KanbanBOX для оптимизации работы склада Aptiv. Фото: kanbanbox.com

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет вывести процесс выполнения задач в визуальное восприятие. Такой подход помогает видеть весь рабочий процесс, четко распределять задачи и вовремя направлять усилия в «слабые» зоны.

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

При этом принцип формирования каждого столбца должен быть один. Например, это могут быть этапы производственного процесса («прототипирование», «дизайн», «разработка», «тестирование») или статусы выполнения задач («предстоит сделать», «в работе», «на проверке», «завершено»). По каждой колонке должно быть определено ограничение объема незавершенной работы — это позволяет предупредить перегрузы и простои. Этот принцип берет свое начало в законе американского ученого Джона Литтла, согласно которому при увеличении количества одновременно выполняемых задач, снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому команды постоянно балансируют между ограничением на невыполненную работу и скоростью пропускной системы. Лучшие практики ведения канбан-доски основаны на простых компонентах — обсуждение, баланс и взаимодействие.

Уведомление о том, что в колонке «в ожидании» скопилось уже четыре карточки при лимите в три

«Не существует какого-то идеального представления о том, как должна выглядеть доска. Это живой механизм, и в определенный момент времени она показывает какую-то проблему, которую необходимо решать. Это механизм отзеркаливания процессов. Если доска показывает ту или иную проблему в процессах и подсвечивает ее команде, которая обслуживает этот сервис или продукт, то это хорошая канбан-доска», — говорит Артур Нек, директор по процессному управлению REG.RU (аккредитованный kanban-тренер и кандидат в kanban-консультанты).

Ключевые правила работы с канбан-доской:

1. Не забывайте перемещать карточки на доске в соответствии с движением задачи.
2. Все задачи должны быть на доске и иметь приоритет по выполнению.
3. Используйте оптимальное количество статусов на доске.
4. У каждой команды должны быть своя доска.
5. Определите оптимальное количество задач в каждом статусе (если будет 100 карточек на доске, она потеряет свою наглядность и простоту).

Положительные эффекты от применения системы Канбан

Самый очевидный — методика способствует наведению порядка внутри хаотичных рабочих процессов, помогает сделать больше работы.

Копнем немного глубже, чтобы увидеть реальные преимущества использования.

1. Основная идея Канбана — визуализация каждого процесса работы на доске. Таким образом, доска превращается в центральный информационный центр. Все задачи видны, они не теряются, что придает прозрачность всем этапам работы. Каждый член команды может быстро получить обновленную информацию о состоянии проекта или задачи.
2. Канбан выявляет узкие места в рабочем процессе. Как только доска заполнится карточками, станет видно, что некоторые столбцы переполнены заданиями. Это поможет выявить узкие места рабочего процесса и устранить их.
3. Канбан обеспечивает гибкость. Если вы взглянете на основные принципы методологии, то поймете, что любой отдел компании может их использовать. Основная причина заключается в том, что Канбан принимает текущее состояние организации, не требуя революционных изменений. Напротив, он предполагает, что все нововведения должны быть постепенным, но при этом компания должна стремится к постоянному совершенствованию своих процессов.
4. Команда становится более ответственной. Сотрудники сосредоточатся на завершении текущих задач, а не создании новых, что улучшит взаимодействие и производительность компании.

Помимо этого, программное обеспечение Kanban обеспечивает сложный аналитический процесс, позволяющий детально отслеживать производительность, выявлять узкие места и внедрять необходимые изменения. Также онлайн-решения Kanban позволяют автоматизировать некоторые процессы и сэкономить драгоценное время, делая повторяющуюся работу более эффективной.

Подробнее об этом можно почитать здесь >>>

Задачи, основной метод и принципы работы системы канбан

Задача системы организовать процесс производства или управления так, чтобы любой труд не был напрасным. Карточные сигналы позволяют менеджеру увидеть весь процесс целиком, стадии выполнения каждого действия, перебои с поставками. Система визуализирует производственные операции, с ее помощью координируется их последовательность, исключаются потери при создании продукта.

Вытягивающий метод на производстве основывается на том, что каждый этап процесса требует от предыдущего только то, что ему необходимо. То есть запрос идет после анализа текущих продаж, далее поступает команда в производство с запросом на необходимые единицы. После задачи расставляются для каждого отдела, и в конечном итоге для поставщиков, от которых нужно определенное количество материалов с учетом возможного брака. 

На примере завода Toyota: темп работы всех конвейеров задает главный сборочный цех, который, в свою очередь, получает информацию от отдела продаж. Есть возможность стабилизировать количество продукции, опираясь на скорость реализации изделий. 

Основные принципы концепции:

проводить оценку каждого действия;
готовность к постоянным изменениям, движению вперед;
учитывать роль каждого элемента в системе, понимать его важность;
поощрение сотрудников, на которых равняются другие (считается большим подспорьем при работе с коллективом).

Постоянных установок концепция не содержит, эти принципы направляют действия руководителя.

Зачем нужны карточки kanban

Фактически карточки используются как способ информирования в производственном процессе. На практике они выглядят сейчас как наклейки со штрихкодами, электронные отметки в таблице или цветные стикеры. Разновидности:

• для производства есть две разновидности. В первых содержится информация о числе деталей, необходимых для следующей ступени. Карточка передается с высшей ступени на низшую, сообщение обрабатывается, дальше отправляются новые карточки с информацией для следующих ступеней, где указано что необходимо от конкретной структуры. Во вторых, указан общий объем производства, информация от низшей ступени к высшей о количестве полученных деталей/продукта;
• для управления, HR, IT и пр. Карточка служит маркером, цвет стикера относится к определенной задаче, которая передается по всем этапам и должна дойти до логического завершения. Отслеживание помогает выявить моменты, где задача или процесс тормозит, почему так происходит и что нужно для того, чтобы завершить начатое. 

Их задача – проинформировать каждого сотрудника организации о цикле задачи, визуально продемонстрировать желаемый результат и путь выполнения. Система позволяет постоянно совершенствовать бизнес-процесс, своевременно выявлять проблемы. В производственном процессе: экономить ресурсы, отбирать бракованные детали сразу после того, как они появились, не передавая на следующий цикл, контролировать поставки и издержки. 

Что такое доска kanban

Еще один инструмент системы. Помогает визуализировать процесс от самого начала до конца. Доступ к доске должен быть у всей команды, каждый этап разобран и понятен. Используют виртуальные или реальные варианты, в зависимости от специфики бизнес-процесса. 

Фактически белое поле доски разделяется на несколько частей, символизирующих этапы создания продукта. 

Максимально простой вариант на примере личных дел. Доска делится на три части: «надо сделать», «в процессе», «готово». Новые задачи помещаются в первый сектор, после переходят во второй и по завершении в третий. Поэтапно можно работать над определенным запросом или над несколькими, помещая в первый сектор задачи, выполнение которые необходимо для достижения финального результата. По мере перемещения стикеров в поле «готово» станет наглядно видно какие остаются «в процессе» или на начальном этапе. Становится понятно какие задачи не дают получить результат и почему не получается завершить дело. 

Кажется, что система максимально простая, но на деле она дисциплинирует штат, выявляет проблемы и ведет компанию к развитию. 

Вилка или ложка — что лучше?

Обобщим основные правила использования Kanban’а.

1. Сделайте работу наглядной.

• Разделите на задачи.
• Каждую запишите на стикер.
• Распределите стикеры по графам на доске.

2. Ограничьте объем незавершенной работы.

Вычислите, какое количество незавершенных задач будет оптимальным на каждом этапе.

3. Измеряйте время

• Вычислите оперативное время, которое в среднем требуется для выполнения каждой задачи.
• Оптимизируйте работу, чтобы свести оперативное время к минимуму.
• Прогнозируйте работу над задачами.

Чтобы Kanban работал и приносил результаты, недостаточно повесить доску на стену. Если вместо анализа рабочих процессов, экспериментов и поисков оптимального ритма работы руководитель заставляет сотрудников банально перевешивать листки из одной колонки в другую, — это не Kanban, а просто доска с бумажками.

Когда Kanban пытаются сравнивать с другими методологиями и делать выводы о том, какой подход продуктивнее и выгоднее, это похоже на споры о том, что лучше — вилка или ложка. В отрыве от конкретных ситуаций и специфики IT-компании подобные рассуждения бессмысленны. Не надо сравнивать инструменты — стоит попробовать те, которые кажутся подходящими и с которыми готова работать команда.

Kanban зарекомендовал себя в практике небольших коллективов, при разработке стартапов и других проектов без долгосрочных планов. Он идеален, когда у заказчика есть только идея программного продукта, но нет полного представления о том, что должно получиться в итоге. Подобные программы развиваются в направлении, которое задают пользователи. Получая обратную связь, разработчики могут определить, какая функциональность необходима, а от какой можно отказаться.

Канбан в ИТ

Пионер канбана в ИТ — американец Дэвид Дж. Андерсон (David J. Anderson), который начал применять метод в 2004 году, работая в Microsoft. Позже Андерсон описал свой опыт в книге Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business («Канбан: успешная эволюция вашего технологического бизнеса»).

«Аналоговая» канбан-система. Фото: needpix.com

По мнению автора книги, канбан — это процесс постепенного улучшения любой деятельности, будь то разработка ПО, предоставление ИТ-услуг, подбор персонала, маркетинг, продажи, закупки. Канбан помогает оптимизировать бизнес-процессы, сократить время рабочих циклов (итераций) и повысить ценность продукта для клиента.

Визуализация хода работы

В канбане визуализировать нужно все этапы рабочего процесса, от идеи до доставки услуги пользователю. Наглядность помогает контролировать процесс и быстро выявлять проблемные места. Основой выступает физическая или виртуальная доска с наклейками (карточками), на которых расписаны задачи, указаны исполнители и проставлены сроки.

WIP-лимиты

Канбан может ограничивать количество невыполненной работы, для этого используется инструмент WIP (Work In Progress). В многозадачном режиме время выполнения каждой задачи больше, чем в последовательном режиме. Управляя количеством рабочих задач — например, в цикле In Progress («В работе»), — можно увеличивать или уменьшать пропускную способность системы. WIP рассчитывают опытным путём, находя оптимальное число, при котором процесс достигает требуемой эффективности.

Управление рабочим процессом

В канбане работу можно разбивать на этапы и присваивать им статусы. Регулировка WIP-лимитов и контроль проблемных мест позволяют корректировать рабочий процесс: сокращать сроки решения задач и с высокой точностью прогнозировать длительность проекта.

Обратная связь

Помимо отслеживания рабочего процесса на канбан-доске в реальном времени, метод поощряет использование других средств контроля — отчётов, диаграмм. Они помогают оценивать работу команды, её прогресс или регресс, и вовремя корректировать.

С начала 2010-х разработчики ПО применяют канбан в методиках гибкой разработки — Agile и Lean. Система идеально подходит для непрерывной поставки и обновлений программных продуктов. Канбан-инструментарий выпускается в виде допмодулей в баг-трекерах и ПО для проджект-менеджмента, таких как Jira, Asana, Trello.

5 основных практик канбан

Начиная внедрять новую методику организации работы в своей компании, важно ознакомиться с основными практиками. Существует некий план, гарантирующий успешное использование канбан-досок и карточек практически в любом бизнесе. 

Визуализируйте рабочий процесс

Основное преимущество канбан над другими методиками организации – наглядность. Поэтому начать стоит с оформления доски. То есть деления ее на группы (колонки) и задачи (карточки). 

Первые олицетворяют этап работы, а вторые – рабочий элемент

Важно продумать собственную структуру или грамотно внедрить «стандартную». То есть поделить всю доску на три колонки: задачи, которые надо сделать, те, что в процессе, и выполненные

Каждая карточка кочует слева направо. Переводя карточки из одной группы в другую, менеджер или тимлид может определить, на каких задачах/этапах начинаются проблемы (срывы сроков, падение качества выполняемой работы и т.п.).

Лимитируйте количество WIP-задач

WIP расшифровывается как Work In Progress. Это те задачи, что находятся в работе в текущий момент. Одна из главных функций канбан – ограничить количество одновременно выполняемых процессов. Это упрощает организационные моменты и установку сроков, а также делает более реалистичным успешное завершение проекта с учетом изначальных планов.

Основной принцип – не брать в работу больше, чем сможешь выполнить качественно и вовремя. 

Контролируйте смену приоритетности задач

Канбан нельзя использовать как способ микроконтроля своих сотрудников. Эта система помогает контролировать именно переход задач из одной группы в другую. Не нужно пытаться с помощью досок заставить сотрудников компании постоянно работать. Начальство/тимлиды могут злоупотреблять функцией делегации задач, и это создает две проблемы:

• избыточную нагрузку на каждого сотрудника;

• акцент не на выполнении задачи, а именно на постоянной занятости. 

Команда становится занятой, но остается неэффективной. А вот переход задач из группы в группу говорит о реальном прогрессе.

Четко указывайте задачи и цель их решения

Использование досок и карточек вынуждает руководство ставить прозрачные цели, которые понятны не только менеджерам, но и тем, кто принимает непосредственное участие в их достижении. 

Этому способствует и инкрементальная система постановки задач. Когда каждый мелкий шаг указывается как отдельная карточка, людям удобнее ориентироваться, удобнее выполнять свою работу и отслеживать прогресс.

Организуйте постоянный обмен мнениями 

После скрупулезной проработки задач канбан может стать намного полезнее. Лучше регулярно обсуждать структуру досок, правила создания карточек, их содержание и другие аспекты работы. 

Синхронизация между всеми членами команды позволит преобразить доску, адаптировав ее под требования разработчиков/менеджеров. В итоге получится идеальный инструмент для решения задач и отслеживания прогресса.

Из чего состоит Канбан-доска? Пример.

Работа подразделения при реализации продукта или проекта состоит из разных этапов. На каждом этапе к продукту (проекту) добавляется какая-то ценность, и, двигаясь от этапа к этапу, появляется все более готовый к использованию продукт (или завершается проект).

Каждый рабочий этап можно отобразить на доске в виде колонки с соответствующим названием. Колонка символизирует действия, работу, которую нужно сделать, чтобы добавить к продукту ценность или продвинуться в реализации проекта.

Пример доски:

Здесь мы видим несколько колонок-этапов, а в колонках стикеры, символизирующие задачи. Для разных типов задач используются стикеры разных цветов. Над  каждым стикером на доске маркером подписаны имя того, кто в данный момент занимается задачей.

По мере того, как делается работа, стикер с задачей двигается по доске слева направо: от инициации работы к ее завершению (колонка «готово»).

Обычно одна колонка соответствует одному этапу. И этих этапов может быть довольно много, что усложняет читаемость информации с доски, и заставляет людей фокусироваться только на понятных им этапах, игнорируя остальные. Гораздо лучше, если колонок будет не очень много — 5-7 — иначе доска получается перегруженной, и использовать ее сложнее. Чтобы упростить доску,можно объединить колонки, в которых над задачей работают одни и те же люди, а конкретные работы указывать на самом стикере в виде чеклиста.

Обратите внимание на колонку со штриховкой посреди доски на фото выше. Это очень важный элемент Канбан-доски — точка принятия обязательств (commitment point)

Все, что слева от этой колонки, находится в состоянии “решаем, делать нам эту задачу, или нет”, а колонки правее находятся в состоянии “решили делать”.

Очевидно, что задачи, которые мы “хотим сделать”, и те которые мы “решили сделать” — это разные задачи, как с точки зрения обязательств, так и с точки зрения стоимости для нас. По первому типу задач мы еще не начали никаких работ, которые бы стоили нам ощутимых денег и времени, а по задачам второго типа уже принято обязательство “сделать” и мы начали инвестировать время и деньги в их проработку и реализацию.

В конце доски, перед последним этапом, есть точка “отдачи обязательств”, когда мы говорим, что работу мы сделали, и готовы ее сдать заказчику.

Время прохождения задачи от точки принятия обязательств, до точки отдачи обязательств называется Lead Time, и на основе его статистического распределения можно делать выводы о характеристиках производственного потока, и как мы можем сделать его более эффективным.

Области применения системы

Промышленное производство 

При традиционной системе управления работают механизмы «выталкивающего» производства. Это жесткий план, управление направлено слева направо, товар «выталкивается» с одного участка на другой.

Разные участки имеют собственные планы, не учитывающие реальную обстановку. В результате одни детали вырабатываются в избытке, другие оказываются в дефиците. Отсюда перебои в работе, невыполнение плана, затоваривание.

Методология Канбан предлагает «вытягивающий» тип производства. Работа в этом случае ведется по принципу «точно в срок». Заказы выполняются после их поступления. Вместо плана – спрос потребителей.

Последующий участок заказывает предыдущим те детали, которые нужны, в необходимом количестве. Детали подаются сразу в нужные точки, готовая продукция отправляется потребителю. Как результат, уменьшение рисков, грамотное регулирование складских запасов.

Управление IT проектами 

В IT проектах Канбан работает аналогично промышленному. Вместо запчастей выступают задачи по разработке программного обеспечения; программистов и тестировщиков можно считать сборщиками.

Пример. Макет сайта разрабатывает дизайнер. Дальше трудится разработчик; по окончании работы он передает ее тестировщику.

Увеличение продаж 

Одним из важнейших направлений в B2B-бизнесе является работа с клиентами. В этом поможет система. Она идеально подходит для ускорения воронки продаж.

Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе 

1. Менеджер выбирает свои сделки, определяет статус клиента. 
2. Чтобы передвинуть карточку вперед, необходимо подтолкнуть клиента к покупке. 
3. Надо продать товар клиенту, с которым уже ведется работа. Только тогда можно приступать к следующему делу. 
4. На каждом этапе должен быть список условий для дальнейшего продвижения сделки.

Анализ работы воронки и этапов сделки способствуют оптимизации процесса. Чтобы создать совершенную систему работы с клиентами, следует отслеживать статусы, которые скапливаются на этапах воронки. Проводить анализ сложившейся ситуации, принимать соответствующие меры, тем самым меняя систему в нужную сторону.

Канбан – помощник в борьбе с затовариванием. С помощью карточек контролируется движение запасов.

Интересно. Специальные сервисы автоматически делают заказ товара у поставщиков, если его количество приближается к минимуму.

Система Канбан эффективнее ежедневников и списков. Доска, благодаря наглядности, помогает приводить в порядок домашние и личные дела. 

Как все исправить

Создайте атмосферу безопасности. Дайте сотрудникам понять, что они не столкнутся с чем-то кардинально новым. Для этого объясните три вещи:

• Рабочие процессы не меняются. Все остается по-прежнему, просто теперь нужно визуализировать работу. Это поможет понять, где можно расслабиться, а где стоит поднажать.
• Канбан-доски — инструмент для управления процессами, а не новый способ контролировать сотрудников и находить их косяки. Вы не хотите, чтобы сотрудники работали напряженнее. Наоборот — вам нужно, чтобы они рациональнее распределяли время и силы.
• Не будет никаких глобальных ротаций, переназначений или увольнений, если выяснится, что на каких-то этапах работы есть проблемы или задержки. Вы будете разбираться со сложностями вместе.

Начните с пилотного проекта. Выберите какой-то отдел или соберите команду под проект из сотрудников, которые позитивно воспринимают идею канбан-досок. Спустя месяц-другой попросите их подготовить отчет или отзыв о работе. Пусть они расскажут, что изменилось или не изменилось в их работе, было ли удобно, каких результатов достигли, как помогли им канбан-доски.

Выступите с этим отчетом перед всеми сотрудниками. Покажите на опыте коллег, что ничего ужасного им не предстоит. И тогда уже можно внедрять доски в другие отделы и проекты.

Предложите поучаствовать в формировании новых правил. Попросите сотрудников помочь с оформлением доски. Спросите, как лучше разложить процессы на этапы и как их лучше назвать. Обсудите с людьми классы обслуживания и расстановку приоритетов, вместе проработайте структуру карточки и так далее.

Сотрудникам не так страшно начинать работу с тем, в создании чего они сами принимали участие. К тому же они и сами расскажут другим, что ничего кардинально не поменялось — просто весь процесс работы теперь «собран» в одном месте.