Особенности архивирования документов в организации

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Как в действительности происходит

На сегодняшний момент это происходит следующим образом. Процесс разбивается на две основных задачи. Акцент делается на обработку документов под сдачу в архив. Уже потом возникает вопрос что делать с другими документы и фактически процесс делиться на два основных этапа:

1. Сдача в архив документов по личному составу.
2. Архивирование и организация хранения оставшихся документов.

Какие документы по личному составу передаются:

• Приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;
• Личные карточки работников;
• Лицевые счета по зарплате работников;
• Личные дела работников;
• Трудовые договора;
• Реестры сведений о доходах физических лиц (предоставление этих документов в архив введено с 2017 года)

УСЛУГИ
по архивированию документов ликвидированных организаций

Архивирование при ликвидации

подробнее

Архивирование при банкротстве

подробнее

Архивирование при реорганизации предприятия

подробнее

Архивирование без передачи в архив

подробнее

Нестандартные случаи архивирования

подробнее

Архивирование при уничтожении документов

подробнее

В какой архив сдаются документы по личному составу?

Документы передаются в архив исходя из последнего места регистрации юридического лица. Так например если организация была зарегистрирована в Москве на момент ликвидации или банкротства то документы по личному составу архивируются и передаются на хранение в Главархив Москвы. Что значит правильная архивация документов. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны передаваться исходя из требований Российского законодательства и пожеланий принимающего архива.

Кто обязан это делать

Обязанность по архивированию документов ликвидированных организаций лежит на ликвидационной комиссии (ликвидаторе), в случае банкротства на конкурсном управляющим. В практике же для этих целей нанимают специализированную архивную компанию. Так как ключевой сложностью здесь является согласования с принимающим архивом.

Архивирование и хранение оставшихся документов

Что делать с остальными документами которые не передаются  на государственное хранение? Документы систематизируются по годам, видам и срокам хранения. Далее на них составляется опись те документы срок которых истек. Списываются и утилизируются, остальные документы передаются на  депозитарное хранение и в последствие тоже уничтожаются каждый год по мере истечение необходимых сроков хранения.

Узнать цены на архивирование

Специалисты  компании «Архивный Эксперт» квалифицированно окажут помощь по архивированию документов. Узнать о наших действующих ценах Вы можете по телефону: +7(495)226-16-67 или отправить запрос на info@archivexpert.ru

Почему с «Reisswolf» выгодно сотрудничать

Компания предоставляет профессиональный сервис по архивации документов. Мы предлагаем клиентам выгодные условия сотрудничества:

• профессиональная обработка архивных документов по средней на рынке цене и в строгом соответствии с законодательством РФ;
• надежное временное хранение дел, при необходимости;
• соблюдение конфиденциальности;
• сжатые сроки выполнения работ.

Бумага — материал не вечный, быстро стареющий и легко уничтожаемый. Поэтому важную информацию, которая содержится в бумажных документах, можно легко потерять. Кроме этого, в процессе хранения документы на бумажных носителях занимают драгоценное офисное пространство, а также создают множество других проблем.

Справиться со всеми неудобствами и повысить эффективность делопроизводства в целом поможет оцифровка архивов. Современные технологии позволяют перенести всю важную текстовую и графическую информацию на электронные носители, то есть выполнить оцифровку документов.

Что собой представляет архивирование

Принцип сжатия любого кода довольно прост. Если в информационном блоке часто встречается длинная последовательность определённых байтов, она кодируется более короткой последовательностью. Не совсем точная, но аналогия: число 1000000000 состоит из 10 символов (условно – байт), но если мы представим его в виде 10*9, то получим всего 4 символа. Выигрыш – в 2,5 раза.

Существует немало методов сжатия и их модификаций, многие архиваторы (программы, позволяющие сжимать файлы и декодировать их) используют комбинацию этих методов. Некоторые методы позволяют произвести сжатие данных без потерь, то есть обратимое, другие – с потерей (пример – файлы изображений формата JPG, они сжаты с помощью алгоритма, который не допускает восстановление исходного изображения).

Хорошо сжимаются практически все неархивированные типы данных – тексты, фотографии, базы данных, видео, исполняемые файлы (com, exe, bin), несжатое аудио (формат wav). Архивация файлов, при создании которых уже применялся алгоритм сжатия (cab, pdf, jpg, gif, avi, mpg, mp3), гораздо менее эффективна, выигрыш здесь составляет всего несколько процентов.

Существует огромное количество программ-архиваторов, некоторые из них весьма специфичны и рассчитаны на определённые типы данных. Но наибольшую известность завоевали архиваторы, позволяющие сжимать файлы и папки в форматы rar и zip – именно они и являются самыми распространёнными с незапамятных времён.

Отличная репутация у архиватора Winrar, который использует быстрые и эффективные алгоритмы, позволяющие сжимать и разархивировать относительно большие файлы за небольшое время. Основной минус программы – он распространяется на платной основе.

Альтернативный бесплатный архиватор – 7 Zip, не менее эффективный и универсальный, чем платный аналог.

Разумеется, при архивации текстовый файл становится нечитаемым, его нужно разархивировать той же или любой другой программой, понимающей используемый формат сжатия. То же самое можно сказать и обо всех других типах файлов, за исключением уже упоминавшихся форматов типа mp3 или jpg, разархивация которых встроена во все программы, использующие эти форматы.

Другими словами, использование архиваторов для уменьшения размеров файлов, а также папок со всем их содержимым, имеет смысл только для их транспортировки (через сменные носители, по сети). Такое решение позволяет обходить лимиты на передачу файлов, установленные многими сервисами и сайтами (почтовые программы, социальные сети, облачные хранилища и т. д.). Так что актуальность использования архиваторов всё ещё высока.

Процедура архивирования

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

• первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
• при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
• производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
• ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
• производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
• разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
• если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
• на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
• формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
• делаются каталоги дел, распределенных по типу;
• все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Виды реквизитов

Отдельно стоит остановиться на реквизитах, которые применяются при составлении официальных документов:

1. Подпись – письменный знак уполномоченного лица.
2. Гриф согласования – выражает положительную оценку организации или лица, не являющегося автором официальных бумаг.
3. Дата – указывает на день составления бумаги, а также на то, когда она была принята, согласована или опубликована.
4. Гриф ограничения – знак, который говорит о том, что информация доступна определенному, ограниченному числу людей.
5. Заголовок – кратко излагает суть документа.
6. Гриф утверждения – говорит о нормативности и законности информации, содержащейся в документе.
7. Виза – выражает согласие или несогласие уполномоченного лица с информацией, о которой идет речь в документе.
8. Текст – данные, зафиксированные каким-либо видом письма или звукозаписывающей системой. Заключает в себе главную часть речевой информации документа.

Нормы архивирования кадровой документации для организаций

Архивация кадровых документов регламентируется на федеральном уровне, и основополагающий нормативный акт в этом вопросе — закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем прописана процедура подготовки дел к архивированию, указаны требования и правила, требующие строгого соблюдения. Неправильная процедура подразумевает начисление штрафа и даже уголовную ответственность.

Хотите расширить перечень нормативно-правовых актов, касающихся архивирования кадровых документов? Попросите помощи у профессионального архивариуса. Если коротко, то кадровой политики компании касаются: Трудовой кодекс РФ, ряд постановлений Правительства РФ, федеральные законы «О персональных данных», «О коммерческой тайне», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Да, архивировать кадровые документы нужно со знанием закона.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

документация передается в архив только по описи; если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ; каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве; если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании. От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

2.3. Нумерация листов в деле (к п. 2.1.4)

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).

Архивирование документов в положении об архиве

Эти задачи подразделяются на ряд функций, которые должны найти отражение в любом Положении об архиве.

Раздел 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.

В небольших организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей сотрудника, отвечающего за архивирование документов организации. Существуют расчеты, проведенные на основе анализа затрат времени на все виды архивирование документов и существующих норм. Они показывают, что имеется «критическая масса» документов, по достижении которой необходимо вводить штатную должность архивиста отвечающего за архивирование документов. Она составляет пять тысяч дел.

Раздел 2 Положения об архиве – «Состав документов архива». Архив любого юридического лица обязан хранить только делопроизводственные документы, образовавшиеся в деятельности организации, а именно – документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения. В ряде случаев помещение архива используется для хранения справочных пособий, периодических изданий, бланков и других бумаг, что не имеет никакого отношения к архивированию документов. Подобное использование архива совершенно недопустимо.

Раздел 3 Положения – «Задачи и функции архива». Первостепенной задачей любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. С правовой точки зрения это означает, что архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке. За документы, утраченные в структурных подразделениях, архив ответственности не несет.

Нормативы по архивированию документов в организации

Существуют совершенно четкие и нормативно-методические основы комплектования любого архива, и, следовательно, нормативы по архивированию документов организации.

1. Каждое дело должно поступать в архив только в соответствии с описью или другим учетным документом.
2. Каждое дело должно соответствовать требованиям основных нормативно-методических документов.
3. Каждое структурное подразделение обязано передавать в архив документы, определяемые номенклатурой дел на данный год.
4. В случае не передачи, архив обязан подать необходимые сведения руководству организации.

Архивирования документов, которые содержится на электронных носителях

Данный вид архивирования сведений предусматривает проведение процесса перевода информации с бумаги; книг, каких-либо старых документов, фотографий и прочих носителей сведений на электронные носители. Иными словами происходит создание электронного вида хранения информации.

Какая цель всегда у архивирования документов?

Цель у архивирования всегда одна, оптимизировать организацию хранение документов. Самый лучший вариант это сделать обратиться к специалистам в этом деле.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Как оборудуется архивохранилище

Для хранения документов выбирается в компании отдельное помещение.

Во время его оснащения учитываются следующие правила:

• помещение или строение используется исключительно для нужд архива;
• не допускается пользоваться для этих целей ветхими или неотапливаемыми комнатами;
• не разрешается выбирать помещения, которые находятся рядом с заведениями общественного питания или комнатами, предназначенными для хранения пищевых продуктов или агрессивных веществ;
• комната должна отвечать требованиям пожарной безопасности, так как это обеспечивает защиту документации от пожаров или затопления;
• обязательно оборудуется вентиляционная система;
• в процессе отделки разных поверхностей не допускается пользоваться какими-либо горючими или опасными материалами.

Для проверки пригодности помещения для организации архива проводится специальная экспертиза специализированными службами.

Учитывается при этом санитарное состояние комнаты, ее оснащенность разным оборудованием и соответствие требованиям пожарной безопасности. На основании этой проверки составляется акт.

Распределение

Процедура заключается в тематическом распределении документации. Для этого работником архива проверяются все бумаги, после чего все элементы, относящиеся к какому-либо событию, комплектуются совместно.

Как составить правильно производственную характеристику? Читайте тут.

Такая обработка позволяет в будущем находить все документы, относящиеся к разным происшествиям и событиям, что значительно упрощает процедуру поиска.

Организация

Работа архива основывается на положении, изданном руководителем компании. С помощью этого нормативного акта назначается работник, который становится архивариусом. Именно он ответствен за то, чтобы все документы оставались в сохранности.

Архив в каждой организации формируется как специализированный отдел, но если хранится слишком мало документов, то процедура обработки и хранения может выполняться административным персоналом фирмы.  

Основной целью такой службы выступает создание, учет и хранение данных компании. Архивариус должен систематически разрабатывать номенклатуру дел, принимать документацию, систематизировать бумаги и выдавать их по запросам.

Он участвует при уничтожении бумаг, потерявших юридическую значимость.

Нюансы контроля

Работа данного подразделения основывается на внутренних нормативных актах и законах.

Как правильно подшить папку для архива? Ответ в видео:

Контролируется правильность хранения документации на основании ФЗ №125 государственными органами власти. Обычно процедура осуществляется налоговой инспекцией и ПФ.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

• хранение документов в офисе;
• сдача документации на внеофисное хранение;
• создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Как архивировать папки и файлы в WinRaR

А теперь перейдем к практике. Сейчас мы научимся сжимать файлы и папки при помощи программы WinRaR. Если на Вашем компьютере установлена программа 7 Zip, то смело опускайтесь ниже — там информация для Вас. Если же у Вас нет ни того ни другого, то еще ниже 🙂

Для начала научимся архивировать файлы и папки. Делается это очень просто. Нажмите правой кнопкой мышки по файлу или папке с файлами. Появится вот такой список.

Как Вы уже догадались, нас интересуют пункты, которые начинаются со слов «Добавить в архив» (Add to).

Нам нужен второй пункт из этой серии. У меня он называется «Добавить в архив “Папка.rar”» (Add to “Папка.rar”). У Вас будет почти такой же пункт, только вместо «Папка.rar» будет написано название Вашего файла (папки) .rar.

Нажмите на этот пункт. Возможно, на некоторое время появится вот такое окошко. Дождитесь, пока оно пропадет.

А теперь посмотрите внимательно на файлы и папки. Должен появиться новый файл. Он будет выглядеть примерно так:

Вот это и есть тот файл или та папка, которую Вы заархивировали.

А теперь давайте посмотрим, насколько уменьшился размер. Нажмите правую кнопку мышки на файле или на папке, которую Вы сжимали. Из списка выберите пункт «Свойства».

Появится новое окошко. Запомните размер и закройте его.

Теперь нажмите правой кнопкой по новому файлу-архиву и выберите пункт «Свойства».

Скорее всего, его размер будет меньше, чем размер изначального файла (папки).

Но так бывает не всегда. Например, если Вы будете таким образом сжимать фотографии, видео или музыку, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для сжатия фото, музыки и видео используются другие программы, не архиваторы.

А теперь научимся разархивировать, то есть доставать из архивов информацию.

Вообще-то, можно этого и не делать. Попробуйте просто открыть файл-архив. Внутри Вы увидите то, что было заархивировано. И оно совершенно спокойно открывается. Но все-таки это не очень удобно. Поэтому лучше все-таки вытаскивать информацию из архива.

Перед тем, как достать из файла-архива информацию, откройте его.

Откроется необычное окошко. Посмотрите в его середину – там показаны файлы или папки, которые прячутся в архиве. То есть, если мы его разархивируем, то эти файлы (папки) «вылезут» наружу.

Закройте окошко и нажмите правой кнопкой мышки по этому файлу. Нас интересуют два похожих пункта – «Извлечь в текущую папку» (или «Extract Here») и «Извлечь в какое-то название» (или «Extract to какое-то название»).

Если, когда Вы открывали архив, в середине окошка был один файл или одна папка, то нажимайте «Извлечь в текущую папку» (Extract Here). А если там было несколько файлов (папок), нажимайте «Извлечь в какое-то название» (Extract to какое-то название).

Вот и все. После того, как Вы нажмете на нужный пункт, файлы или папки извлекутся, и архив можно будет удалить.

А теперь давайте узнаем, какая у Вас версия программы WinRaR – та, которая со временем перестанет работать, или же та, которая будет работать постоянно.

Для этого нам нужно открыть любой файл-архив. Когда он откроется, в этом окошке нажмите на надпись «Справка» или «Help» (вверху) и из списка выберите пункт «О программе» (About…).

Появится небольшое окно. Если в нем написано «40-дневная пробная копия» (40 days trial copy), то это означает, что Ваша программа в ближайшем будущем перестанет работать. Имеет смысл скачать бесплатную программу для архивации (об этом читайте ниже).

А если в этом окошке написано «Владелец копии» или «Registered to», то программа будет работать – можно не беспокоиться, ничего не скачивать. И дальше читать тоже необязательно.