Как правильно составлять акт: оформление, образцы

Акты — образцы и примеры

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

• несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
• прогулы;
• появление на работе в состоянии опьянения.

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины). Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа.

Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников

Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим

Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом! Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам. Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приема-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).

Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Перед созданием этого документа требуется своевременно оформить приказ о назначении комиссии по ведению и оформлению служебного следствия в организации ДТП. Итак, если машина вашего предприятия стала участником аварии, на предприятии необходимо начать служебное расследование с соблюдением всех правил и норм, выявить причины катастрофы и определить виновника. Практически каждое предприятие имеет на своем балансе машины, одна из которых становится участником ДТП. 192-193 Трудового кодекса РФ. А это значит, что есть определенные нюансы, которые составитель акта и руководитель организации должны учесть при проведении служебного расследования и подготовке соответствующего акта.

При наличии затруднений можно воспользоваться помощью дежурного юриста. Преждевременное завершение трудового дня. Невыполнение профессиональных обязанностей (расследуется на основании жалоб недовольных клиентов или служебной записки других сотрудников, образец которой можно найти немного ниже).

Нарушение инструкции (должностной) или техники безопасности, в том числе и противопожарной.

Порядок оформления

Чтобы акт любого рода получил юридическую силу, он должен быть правильно оформлен. И стандартные бланки, и унифицированные формы обладают рядом схожих моментов. Часть из них были перечислены выше, но нужно более подробно описать непосредственно порядок оформления документа.

Пошаговая инструкция по составлению акта (по мере заполнения сверху вниз):

1. Заголовочная часть, или «шапка» документа содержит реквизиты составителя. Для физических лиц можно ограничиться ФИО и общими паспортными данными. Юридические лица указывают полное наименование организации и структурного подразделения, а также ФИО и должность уполномоченного лица. В завершении заголовочной части указывается непосредственно заголовок документа (например: «Акт инвентаризации товара на складе»).
2. Непосредственно текст акта включает три составляющие:
   1. Введение. Здесь указываются сроки, в течение которых комиссия должна выполнить свою работу, а также ее цели и задачи. Так же во введение вносится основная информация о первоначальном документе, послужившем основанием для осуществления проверки. Кроме того, здесь нужно перечислить членов комиссии, и лиц, которые помогали при их деятельности.
   2. Констатирующая часть. В ней описывается ход работы комиссии, и результаты ее деятельности, наряду со сделанными выводами и рекомендациями.
   3. Оформляющая часть. Здесь размещаются подписи председателя и членов комиссии, в том же порядке, как они были указаны во введении (только без указания занимаемой должности). Подписываться должны все согласившиеся с выводами, сделанными данным актом. Если есть несогласные, рядом с их подписью нужно вписать «особое мнение члена комиссии прилагается» (это предполагает оформление соответствующего приложения). Так же в оформляющей части нужно указать число экземпляров данного документа и местонахождение каждого экземпляра.

После проставления всех подписей и печатей, документ считается действительным.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения
установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом)
по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или
несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных
ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

Здесь представлены образцы оформления актов.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся
черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества
повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа,
дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф
утверждения.

Текст акта состоит из трех частей:

• Введение. Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется
  факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования
  должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель
  комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
  В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших
  в составлении акта, и их адреса.
• Констатирующая часть, в которой излагаются установленные факты.
• Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок,
  обследований, ревизий др.).

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения,
после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется
количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное
с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном
листе и прилагать к акту.

Акт об оказании бухгалтерских услуг

Бывают ситуации, когда организация нуждается в услугах бухгалтера. Естественно, с ним заключается договор, который сопровождается соответствующим актом. Этот документ также разрешается оформлять в свободной форме, как от руки, так и на компьютере. Здесь в качестве заказчика может выступать, как юридическое лицо, так и физическое. Исполнителем также может быть частное лицо или компания, оказывающая подобные услуги.

Правильно составленный документ является полноценным доказательством того, что бухгалтерские услуги действительно были оказаны. В зависимости от ситуации акт может помочь при судебном разбирательстве, как одной стороне, так и другой. Каких-то особых требований к оформлению данного вида акта не существует. Здесь также вносятся реквизиты обеих сторон, подробно описываются услуги и их стоимость.

Как составить акт?

Основное содержание акта включает заголовок и текст. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. В заголовке акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность и фамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии А. А. Русинова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Теперь и вы знаете, как составить акт правильно и что писать в акте…

Смотреть правильные образцы акта …

Условия разработки бланка

Документ, который составили строго по установленному образцу, четко описывает произошедшее событие. Опираясь на эту бумагу, руководитель компании делает окончательные выводы и принимает решение по устранению либо исправлению возникшей ситуации. Предлагаем вам образец, как написать акт проверки либо выполнения работ в общих чертах. Требования к созданию формы таковы:

Акт составляется специальной комиссией, которая включает квалифицированных сотрудников предприятия и независимых экспертов

1. Созыв комиссии. Компетенция формирования подобных бланков принадлежит исключительно уполномоченным на это лицам. Такая группа создается минимум из двух человек, которые являются экспертами в конкретном вопросе, требующем документального подтверждения. Большинство предприятий практикуют созыв временного коллектива, хотя иногда такая комиссия функционирует на постоянной основе. Подписание заполненного бланка участниками рабочей группы без исключений – обязательное условие для признания юридической силы бумаги.
2. Описание события на утвержденном типе бланка. Стандартные примеры пустых формуляров присутствуют на предприятии и заполняются по мере необходимости. При отсутствии унифицированной формы коллегиальный орган вправе составить бумагу на типовом формуляре компании.
3. Верное указание датировки. Неотъемлемым условием правильно оформленной бумаги является соответствие числа формирования бланка дате, указанной в документе. В ситуациях, когда проводится предварительное заключение технического эксперта или идет следствие, подобный факт отмечают в форме отдельной графой. Причем день и год прописывают арабскими цифрами, а месяц – словами, не используя сокращения и аббревиатуры.
4. Правильное заполнение титульного блока. Непременным условием грамотно сформированного документа становится указание на приказ либо распоряжение руководства, послужившее основой для рассмотрения конкретного вопроса. Здесь делают пометку с номером бумаги и прописывают наименование указа без сокращений.
5. Указание перечня экспертов. Обязательный раздел формуляра – список членов экспертной группы. Здесь указывают должность, которую специалист занимает на предприятии, инициалы сотрудника. Вначале прописывают сведения о главе комиссии, далее, в алфавитной последовательности по первой букве фамилии – данные других участников.
6. Заполнение ключевого раздела. В таком пункте в деталях обозначают причину созыва комиссии и дают точное определение характеристике инцидента либо факта. Здесь же уточняют фактическое состояние дел на время написания бумаги.
7. Формирование выводов и рекомендаций. Заключительный пункт формуляра включает оценку экспертами текущей ситуации в целом. Тут специалисты подводят итоги конкретному случаю и оставляют пожелания по улучшению либо устранению негативного фактора.
8. Описание требуемых приложений. В этом разделе присутствует список дополнительных документов, на основании которых проведена оценка комиссией либо бумаг, подкрепляющих конкретные обстоятельства по факту рассмотрения ситуации.
9. Визирование бумаги участниками рабочей группы. В конце листа члены комиссии в порядке, который сформирован при составлении их численности, подписывают формуляр. Здесь эксперты расшифровывают инициалы и указывают должность. Документ подкрепляют оттиском штампа предприятия.

Важно соблюсти правильную датировку этого документа

По таким правилам заполняют все документы подобного характера, в том числе и образец составления акта в произвольном формате. Следование перечисленным требованиям поможет управляющему правильно документально оформить конкретное событие. Помните, эта форма становится основанием для дальнейшего рассмотрения вопроса и принятия адекватных мер.

Классификация формуляров по их назначению

Содержание документа определяет его функцию и наименование. В зависимости от конкретного случая, специалисты создают форму соответствующую описанию произошедшего факта. Среди стандартных назначений актов, эксперты выделяют следующие типы:

Существует множество типовых разновидностей актов, но руководитель компании обязян знать основы составления документа в произвольной форме

• о проведении осмотра (оснащение, строение, инвентарь);
• по факту приемки-возврата (имущество, права, документация);
• о выполнении тестирования (объекты, конструкции, методики);
• по результатам осуществления проверки и учета (средства, материально-техническая база, объекты);
• о выявленном несоблюдении правил и условий (внутренняя дисциплина, трудовой распорядок, рабочий график);
• по факту проведения следствия либо исследования (инциденты, катастрофы, порча имущества);
• о фиксации отказа (пояснения по факту совершенного нарушения, подписание бумаг).

Выше перечислены типовые формы, принятые и разработанные профессионалами для закрепления стандартных ситуаций. Однако подобные бланки создают по единому принципу, и, основываясь на базе написания таких бумаг, определимся, как написать акт в произвольной форме. 

Watch this video on YouTube

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

• О списании активов.
• О приеме-передаче активов/работ/документов.
• О проверках техники/ итогов работы.
• Об осмотрах.
• О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
• Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
• Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
• Об испытаниях оборудования/образцов.
• О ликвидации учреждения.
• О ревизии/инвентаризации.
• О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.  

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

• Неисполнение своих обязанностей.
• Невыполнение распоряжений руководителя.
• Прогулы.
• Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

• О прогуле.
• Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются

Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

«Нестандартные» контрагенты и АВР

Акт выполненных работ для ИП, работающих на упрощённой системе налогообложения по схеме учёта доходов без расходов или применяющих ЕНВД, не является обязательным документом. Однако в интересах предприятия для отражения произведённых расходов требовать от индивидуальных предпринимателей грамотного составления документа. Если ИП является заказчиком, то он обязан подписать АВР, но не заверять печатью в случае осуществления деятельности без печати.

При составлении акта выполненных работ с физическим лицом необходимо указать паспортные данные вместо реквизитов компании.

В акте выполненных работ с иностранной компанией важна дата подписания, поскольку:

• является определяющим моментом признания расходов; считается моментом пересчёта курса иностранной валюты; считается завершающим моментом сделки для валютного контроля.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте финансово-хозяйственной операции осуществляется на основании подписанного сторонами АВР. Заключённый договор фиксирует юридическую часть сделки и не считается основанием для перехода права собственности, приёмки-передачи коммерческих рисков и не фиксирует момент выполнения полного или частичного этапа договорных обязательств.

Судебная практика

Судебная практика по таким спорам, идет по следующему пути. Расписка признается законной, без ее нотариального заверения. Лучше чтобы она была написана собственноручно, и в ней имелись все реквизиты указанные выше. Это надо для проведения почерковедческой экспертизы, при определении подлинности этой бумаги.

Вместе с тем, если потерпевшему был возмещен только материальный вред, он имеет право на основании составленной им расписки, требовать возмещения морального вреда. Такой практики придерживаются не только Российские суды, но и Европейский суд по правам человека, который считает, что при любом повреждении имущества, потерпевшему также причиняется и моральный вред.

Если в процессе рассмотрения дела будет установлено, что этот документ написан под физическим или моральным давлением, он считается незаконным.

Для того чтобы расписка о возмещении вреда имела юридическую силу, она должна быть составлена собственноручно пострадавшим. Кроме этого в ней обязательно указывается сумма полученных средств, в качестве компенсации. Видео по теме:

Акт обследования здания

Подготовка акта обследования объекта недвижимого имущества – первая стадия снятия обследуемого объекта с кадастрового учета в Росреестре. Общие требования к проведению кадастровых работ утверждены Законом № 221-ФЗ (скачать). Порядок составления документа содержится в Приказе Минэкономразвития № 861 (скачать). В указанном нормативном акте предписано, что акт подготавливает исключительно кадастровый инженер после осмотра объекта, оценки его технического состояния. Кроме подтверждения факта утраты физического существования, иных функций акт не несет.

Основанием для подготовки акта на здание является только осмотр объекта капитального строительства. Требования к конструкциям существующего объекта определены Федеральным законом № 384-ФЗ (скачать). К акту также могут быть приложены документы, которые подтверждают уничтожение недвижимости. Вот их примерный состав:

• протоколы и акты натурного (визуального) комиссионного обследования;
• решения государственных и муниципальных органов;
• комиссионные межведомственные заключения;
• решения собственника о демонтаже и сносе;
• иная документация.

Акт подготавливается с учетом сведений Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). Если объект изначально не был поставлен на кадастровый учет, снятие не осуществляется.

Акт осмотра жилого помещения

Акт обследования жилого помещения составляется, как правило, в 3-х случаях:

1. При сделке с недвижимостью.
2. При нарушении прав владельца.
3. При аварийных ситуациях.
4. При покупке жилья, особенно в новостройках, обязательно составляется акт. Документ составляется застройщиком и вручается покупателю после завершения строительных работ.
5. При нарушении прав владельца, выполняется осмотр для предъявления документа по требованию соответствующих органов.
6. При возникновении аварийных обстоятельств, к примеру, при подтоплении соседом, оформляется акт для возмещения нанесенного ущерба. Заполняется такой документ в присутствии заинтересованных сторон (виновник, пострадавшей, уполномоченные лица – это, как правило, работники ЖЭКа).

При составлении акта необходимо присутствие двух незаинтересованных свидетелей. Документ должны подписать все присутствующие при осмотре. При затруднении оценки ущерба, вызывается эксперт.

Пример заполнения

Форма составления документа зависит от причины оформления. При покупке жилья в новостройке, шаблон акта выдаётся застройщиком и в нем заполняется следующая информация:

• Паспортные сведения будущего владельца и лица, представляющего строительное предприятие.
• Отображается степень законченности отделочных работ (с отделкой или без).
• Проверяется совпадение реального метража жилплощади с проектными документами.
• Качество стыков и отделочных работ.
• Рабочее состояние вентиляционных каналов и инженерных сетей.

Выявленные недоделки отображаются в протоколе замечаний, который подписывается сторонами для устранения застройщиком недоделок. Если покупатель распишется в принятии жилья, устранение недоделок станет его проблемой. Поэтому при обследовании жилья доверять застройщику нельзя.

При осмотре жилья после аварии акт оформляется в произвольном виде. Однако стиль бланка обязан быть деловым. Документ оформляется в 2-х экземплярах: для пострадавшего и виновника.

При составлении акта необходимо соблюсти следующую форму:

• В центре листа записывается «Акт», ниже – дата и место оформления.
• Затем перечисляются участники обследования.
• Отображается адрес жилого помещения, этажность, площадь, число комнат.
• Записывается причина обследования и состояние помещения.
• Перечисляются технические повреждения, которые возникли в результате аварийной ситуации.
• В конце акта участники обследования подписывают документ. Если имеются возражения, то их также указывают.

При составлении акта присутствие заинтересованных лиц обязательно. При отсутствии одной из сторон акт оформляется односторонний, с приложением фотоснимков или видеосъёмки.

Пример акта обследовании помещения

(Видео: “Формирование акта обследования”)

Что сделать до составления акта служебного расследования

Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.

Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.

Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).

Выводы

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.