Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника

Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

• как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
• как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.Посмотреть решение суда

Составление должностной инструкции бухгалтера

Правая верхняя часть документа отведена для утверждения руководителем предприятия. Здесь следует вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи с обязательной расшифровкой. Затем по центру строки пишется название документа.

Основная часть инструкции

В первом разделе под названием «Общие положения» надо вписать к какой категории работников относится кладовщик (специалист, рабочий, технический персонал и т.д.), затем указывается, на основании какого распоряжения назначается бухгалтер, кому он подчиняется и кто его замещает, в случае необходимости (здесь не нужно писать конкретные фамилии, достаточно указывать должности уполномоченных сотрудников).
Следующим шагом в документ вносятся квалификационные требования, которым должен соответствовать бухгалтер (специализация, образование, дополнительная проф.подготовка), а также стаж и опыт работы, при наличии которого сотрудник может быть допущен к исполнению рабочих функций.

Далее в этом же разделе нужно перечислить все нормативные акты, правила, распоряжения, с которыми бухгалтер обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения счетов и корреспонденции, организацию бухгалтерского документооборота, правила по технике безопасности, охране труда и внутреннему распорядку и т.д.

Второй раздел

Второй раздел «Должностные обязанности бухгалтера» касается непосредственно функций, которые возлагаются на бухгалтера. Они могут быть различны на разных предприятиях, но описывать их нужно всегда максимально подробно. Если бухгалтеров на предприятии несколько и у них разных функционал, надо тщательно следить за тем, чтобы в должностных обязанностях он не дублировался.

Третий раздел

Раздел «Права» включает в себя полномочия, которыми наделяется бухгалтер с целью эффективного исполнения своей работы. Здесь можно отдельно указать его право на взаимодействие с руководством организации и другими работниками, а также представителями иных структур при возникновении такой потребности. Права должны быть расписаны так же, как и обязанности – точно и четко.

Четвёртый раздел

В разделе «Ответственность» устанавливаются конкретные нарушения бухгалтера, за которые предусмотрены внутренние санкции и взыскания. В одном из пунктов нужно обязательно указать, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Пятый раздел

В последний раздел должностной инструкции вписываются «Условия работы» — в частности, чем они определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности, если они есть.

В завершение документ должен быть согласован с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции бухгалтера (это может быть непосредственный руководитель, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь нужно вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и обязательно ее расшифровать.

Ниже необходимо указать данные о бухгалтере:

• его фамилию, имя, отчество (полностью),
• название организации,
• паспортные данные,
• подпись,
• дату ознакомления с документом.

Печать на должностной инструкции ставить не надо.

Изменение должностных обязанностей работника не всегда требует его согласия

Аналогичным образом и в другом деле суд признал неправомерным приказ работодателя о внесении изменений и дополнений в должностные инструкции работников. Суд установил, что таким приказом работодатель фактически в одностороннем порядке изменяет ранее определенные условия трудового договора. Данным приказом работникам вменялись дополнительные обязанности, устанавливалась небольшая доплата и разъяснялись последствия отказа от работы.

Суд пришел к выводу, что работодатель не представил доказательств изменения организационных или технологических условий труда, а также наличия других причин, по которым определенные сторонами условия не могли быть сохранены (кассационное определение Новосибирского областного суда от 27.01.2011 по делу № 33-413/2011).

В то же время утверждение или изменение работодателем должностной инструкции не является изменением трудовой функции работника. Если круг должностных обязанностей работника, перечисленных в инструкции, не изменяет его трудовую функцию, то нет оснований считать, что такие изменения приводят к ущемлению прав работника (определение Владимирского областного суда от 19.01.2012 по делу № 33-108/2012).

Как правило, сотрудники сопротивляются попыткам работодателя изменить, уточнить, расширить должностные обязанности. Конфликт может дойти до спора об отмене новой должностной инструкции. Чтобы понять, поменял ли работодатель трудовую функцию, судья будет сравнивать разные редакции должностных инструкций.

При приеме на работу сотрудник ознакомился с должностной инструкцией. Его функционал заключался в обслуживании электронной аппаратуры и компьютеров. Инструкция описывала общие задачи сотрудника.

Через 2 года работодатель утвердил новую должностную инструкцию, в которой по пунктам перечислил функционал. Сотрудник посчитал, что документ поменял его трудовую функцию и увеличил объем должностных обязанностей в 10 раз. В суде он потребовал признать должностную инструкцию недействующей.

Суд сравнил должностные инструкции и решил, что новый документ не изменил функционал ни по характеру, ни по объему. Работодатель лишь конкретизировал должностные обязанности.

По мнению суда, работодатель не должен согласовывать с сотрудником должностную инструкцию. Она имеет характер предписания, которое нужно выполнять. К тому же детальные обязанности должны были прекратить конфликты по поводу объема выполняемой работы. Суд отметил, что и до, и после введения новой инструкции сотрудник выполнял ту же работу. Это дело выиграл работодатель (определение Хабаровского краевого суда от 05.06.2015 по делу № 33–3613/2015).

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, то нужно поступить следующим образом:

• подготовить должностную инструкцию в новой редакции (или документ, который содержит перечень поправок в действующую должностную инструкцию);
• утвердить приказом новую редакцию должностной инструкции (или документ, содержащий перечень поправок в действующую инструкцию);
• ознакомить работника под подпись с новой должностной инструкцией (или приказом об утверждении перечня поправок в действующую инструкцию).

Работник трудился инженером с соответствующей должностной инструкцией. Потом работодатель изменил ее и добавил новые обязанности. Работник счел, что на него возложили дополнительную работу, не предусмотренную трудовым договором.

Суд установил, что действительно, новая должностная инструкция существенно меняет трудовые обязанности работника. Инженеру по должности вменялись обязанности, которые характерны для рабочих профессий. Это признак одностороннего изменения условий трудового договора в обход ст. 72 ТК РФ. По ней корректировать договор можно только по соглашению сторон. Суд отменил приказ о введении новой должностной инструкции (определение Московского городского суда от 10.02.2012 по делу № 33–3987/2012).

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

• типовой образец;
• ЕТКС.

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

Допускается ли уменьшение оклада по инициативе работодателя? Читайте в нашей статье. Как написать заявление на административный отпуск? Образец вы найдете тут.

Скачать записку-расчет о предоставлении работнику отпуска можно здесь.

У ИП

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

• оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
• ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Особенности оформления внесения изменений в должностную инструкцию без согласия сотрудника

Так как должностная инструкция – это норматив локального характера, который принимается и действует в рамках компании, то начало внесения в документ корректировок основывается на публикации распоряжения управленца. При этом также справедливо утверждать, что инициирует указанную процедуру начальство, вне зависимости от причин: изменяется ли законодательство, либо возникает производственная необходимость.

При этом несмотря на то, что инициатором внесения изменений выступает управленец, согласие работника требуется. В таких условиях корректировки базируются на основании соглашения сторон, так как работник должен не просто дать свое согласие, но и документально его заверить (подписать уведомление).

Также правомерен вариант, когда сотрудник сам составляет заявление с прошением о внесении изменений в его должностную инструкцию или о составлении дополнительного соглашения к трудовому договору

Однако в таких условиях важно понимать, что инициатива, тем не менее, происходит от нанимателя. В дальнейшем неправомерно апеллировать к тому, что работник сам изъявил желание изменить перечень своих рабочих обязанностей.

Тем не менее, вольное внесение руководителем компании корректировок в должностную инструкцию сотрудника может повлечь за собой нарушение прав последнего, что в дальнейшем повлечет разбирательство с контролирующими инстанциями. Однако существуют условия, в которых наниматель вправе пренебречь согласием сотрудника. В частности, в ст. 74 ТК РФ подобное правомерное, если:

• были изменены условия организации рабочей деятельности. Например, если в компании недавно была проведена реорганизация, либо был изменен режим работы;
• были внедрены новые технологии, либо принципиально изменилась сама технология производства.

В условиях, когда управленец вправе не получать согласие подчиненного на изменение подобных документов, руководителю фирмы следует детально обосновать нововведения в соответствующем распоряжении. Это позволит избежать придирок со стороны контролирующих органов. При этом наниматель, исходя из ч. 2 ст. 74 ТК РФ, обязательно должен поставить персонал в известность о грядущих корректировках, как минимум, за 2 календарных месяца.

После того, как сотрудники получили письменное уведомление, дальнейший процесс изменения рабочих условий может пойти по одному из двух сценариев:

1. Сотрудник соглашается с новыми условиями нанимателя и продолжает работать в прежнем режиме до даты вступления корректировок в силу. Дополнительных согласий и документов не требуется.
2. Сотрудник не соглашается с новыми условиями, в связи с чем составляет письменный отказ на имя управленца, где информирует последнего, что не будет работать по новым правилам. В данных обстоятельствах управленец должен предложить такому подчиненному альтернативную должность, даже если она будет менее престижной и менее оплачиваемой. Если субъект будет согласен с предложением начальника, то в компании оформляется его перевод на новое место. Однако если лицо откажется от альтернативного варианта, управленец будет вынужден расторгнуть контракт с подчиненным на основании ст. 77 ТК РФ.

Когда работник не желает подписывать документ

Должностная инструкция без согласия работника не имеет юридической силы. Заставить подписать такую бумагу работодатель не может, у него нет таких полномочий. Если подобное происходит, необходимо составлять акт отказа, который визируется несколькими сотрудниками компании, среди которых может быть начальник отдела, инженер-технолог, производственный мастер. Дополнительно можно отправить уведомление работнику заказным письмом. Перечисленные варианты считаются фактом надлежащего ознакомления с инструкцией. Работнику, нежелающему подписывать документ, следует понимать, что это может повлечь отказ о принятии его на определенную должность. Руководитель вправе самостоятельно принимать решение о включении конкретных пунктов по правам и обязанностям наемного служащего, характере рассматриваемой должности. Любые разногласия и споры должны решаться в суде.

Когда сотрудник уже занимает определенную должность и ему предлагают поставить подпись об ознакомлении с новыми должностными обязанностями, он вправе этого не делать. Никаких дисциплинарных санкций в такой ситуации не предусмотрено. Работодателю же следует составить акт. Если служащий в последующем будет отказываться от исполнения поставленных задач, предусмотренных пунктами инструкции, ему может грозить дисциплинарная ответственность. Несогласие работника с отдельными положениями документа еще не говорит о том, что он вправе их не выполнять.

Как применять требования профстандарта?

Если вы планируете определить требования к квалификации и привести в порядок формулировки в документах, обратите внимание, что сейчас нет четкой инструкции, как это делать. В Приказах Минтруда РФ № 170н, 147н, 148н, посвященных разработке профстандартов, указаны три понятия:

В Приказах Минтруда РФ № 170н, 147н, 148н, посвященных разработке профстандартов, указаны три понятия:

• обобщенная трудовая функция — это совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном или бизнес-процессе;
• трудовая функция — система трудовых действий в рамках обобщенной трудовой функции;
• трудовое действие — процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.

Однако они важны только для разработчиков профстандартов, а не для работодателей. Но очень многие организации стали в должностные инструкции переписывать именно эти термины из самих профстандартов. Это неверное решение.

Вносим изменения в должностную инструкцию

Вы прошли наш тест, проанализировали свою должностную инструкцию, выявили обязанности, от которых хотите и имеете право отказаться, и даже урегулировали вопрос актуализации инструкции с директором. Поздравляем! Половина пути пройдена. Дело за малым: закрепить новую редакцию ДИ документально. Смотрите, как это сделать правильно.

Формулируем обязанности

Подготовьте и согласуйте с руководителем перечень обязанностей, которые укладываются в ваш функционал. За основу возьмите профстандарт, в нем все очень четко и грамотно расписано, в т. ч.:

• Трудовые функции. Это собственно обязанности в их общем виде.
• Трудовые действия. Фактически это задачи, которые должен решать главбух на своем посту.
• Необходимые умения. Это уже конкретные способы работы, действия, которые можно и нужно совершать для выполнения той или иной обязанности, задачи.

Формулировки можно копировать из профстандарта, но лучше их немного упростить.

Возьмем обязанность по ведению налогового учета. Ее можно сформулировать так.

1. Организует ведение налогового учета:

• Разрабатывает внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие ведение налогового учета.
• Формирует налоговую политику, вносит в нее корректировки в случае изменения законодательства или условий экономической деятельности.
• Разрабатывает формы налоговых регистров и т. д.

2. Координирует процесс ведения налогового учета, составления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды:

• Распределяет между работниками объемы работ по ведению налогового учета и отчетности.
• Идентифицирует объекты налогообложения, исчисляет налоговую базу, сумму налога, сбора, страховых взносов.
• Проверяет качество составления регистров налогового учета, налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
• Обеспечивает установленные сроки выполнения работ и представления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
• Исправляет ошибки в налоговом учете, налоговых расчетах и декларациях, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды и т. д.

Когда перечень готов, можно приступать к оформлению необходимых документов.

Оформляем изменения

До того, как начнете делать документ об изменениях в инструкцию, выясните ее статус. Она может быть самостоятельным документом, а может являться частью трудового договора (приложением к нему)

Это важно, поскольку предопределяет процедуру внесения изменений. Источник такой информации — либо сам трудовой договор, где указано, что ДИ — его часть, либо соответствующий ЛНА по кадрам, определяющий статус должностных инструкций

В первом случае достаточно подготовить приказ об утверждении изменений и их введении в действие. Составить его можно в свободной форме согласно принятому у вас порядку оформления кадровой распорядительной документации. В приказе укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и лицо компании, ответственное за ознакомление главбуха (то есть вас) с новой должностной инструкцией. Это может быть специалист по кадрам или сам руководитель. Вообще, если перечень обязанностей расширяется и дополняется, нужно делать также соответствующее допсоглашение к трудовому договору. Но мы говорим об оптимизации, сокращении этого перечня. Поэтому приказа о введении изменений будет достаточно. На должностной инструкции поставьте отметку о том, что с ней ознакомились.

Во втором случае процесс будет чуть сложнее. Поскольку инструкция — часть трудового договора, править ее согласно процедуре, предусмотренной ТК РФ для внесения изменений в трудовой договор. А значит, помимо указанного выше приказа требуется также письменное согласие работника на внесение изменений, то есть нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 57, 72 ТК РФ). В допсоглашении в том числе укажите номер приказа об изменении ДИ и дату начала действия новой редакции.

ВАЖНО! Ст. 74 ТК РФ требует уведомлять работника об изменении условий трудового договора за два месяца

Но речь в ней идет о ситуации, связанной с изменением организационных или технологических условий труда (это могут быть изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). В случае с правкой должностных обязанностей такое уведомление делать не требуется. Это подтверждает и Роструд на своем сайте.

Всё, изменения внесены, теперь можно жить и работать по-новому.

Какие условия характеризуют общие положения должностной инструкции

Обратите внимание! Четких унифицированных требований к разделам ДИ законом не установлено. Главное правило, которого надлежит придерживаться при формулировании положений данного локального документа, такое: положения ДИ не должны вступать в противоречие с нормами трудового законодательства и иных нормативных актов и/или ухудшать положение работника по сравнению с ними (ст. 8 ТК РФ)

Что же касается блока «Общие положения», то, как правило, в нем раскрываются следующие вопросы:

1. Основания для разработки документа.
2. Функциональное предназначение документа.
3. Сфера применения документа.
4. Полное наименование должности, место работника в общей системе управления на предприятии (в т. ч. указывается, в чьем непосредственном подчинении находится работник).
5. Регламент назначения на должность и освобождения от нее.
6. Порядок замещения должности на период временного отсутствия работника.
7. Продолжительность рабочего дня и недели работника (в т. ч. указывается, установлен ли для работника ненормированный рабочий день).
8. Компетенция работника (за что он отвечает).
9. Квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования). О том, какими документами в данном случае следует руководствоваться разработчику ДИ, можно найти в наших статьях по ссылкам: Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту и Должностная инструкция помощника генерального директора.
10. Чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности (в т. ч. перечень документации, знание которой для работника обязательно). 

***

Таким образом, положение о должностных инструкциях хотя и не относится к обязательным локальным документам, тем не менее позволяет урегулировать ряд вопросов, касающихся разработки, введения, хранения должностных инструкций и прочих смежных вопросов, не раскрытых в нормативных актах.

Типовой/унифицированной формы такого положения на законодательном уровне не закреплено, поэтому каждая организация вправе сама разработать его форму и включить в его содержание те нормы, которые необходимы в соответствии со спецификой работы конкретной компании/учреждения.

Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Название должности или вид работы?

Обязательным для включения в трудовой договор является трудовая функция в трактовке первой части ст. 57 ТК РФ. Но и здесь все не так просто. Проблема в том, что в формулировке есть и наименование должности, профессии, специальности, и — через точку с запятой — конкретный вид поручаемой работы. Уточнение внесли на случай, если работодатель не сможет описать трудовую функцию названием должности, тогда он вправе указать конкретный вид поручаемой работнику работы.

Пример. Организация нанимает сотрудника кадровой службы, который будет следить только за оформлением больничных. Вы по какой-то причине не знаете, как назвать должность, и в трудовом договоре пишете «учет листков нетрудоспособности». Это и будет конкретный вид поручаемой работы, такая формулировка пойдет в трудовую книжку, приказ о приеме на работу, штатное расписание.

Дьявол, как всегда, скрывается в деталях — в точке с запятой. Согласно правилам русского языка, это означает, что описание вида работы — отдельное самостоятельное требование. И встречаются ситуации, когда эксперты отрасли, представители надзорных органов и судьи считают, что такое описание обязательно должно быть рядом с названием должности. То есть работодателю следует написать «кадровый специалист; учет и движение кадров, оформление кадровой документации». То же самое с другими специальностями: «уборщица; уборка офисных помещений» и пр.

Как предупредить возможные претензии трудовой инспекции к формулировке трудовой функции сотрудников в трудовом договоре? Внести изменения в трудовой договор: помимо наименования должности описать вид работы одной фразой: «специалист по персоналу; наем, подбор и поиск персонала, учет движения кадров», «водитель; управление транспортным средством». И лишь потом сделать отсылочную норму на должностную инструкцию, где вы конкретизируете обязанности. Это идеальный пример комбинации управленческого и правового подходов.