Что такое факсимильная подпись?

Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)

Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.

Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.

Сегодня изготовление факсимиле подписи заказывают у полиграфических организаций. Последние применяют фотополимерную технологию. Негатив распечатывают лазерным принтером на матовой плёнке, обрабатывают затемнителем, наносят полимер и засвечивают в специальной камере, пока копия не затвердеет.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ).

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт, то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Некоторые советы

Если вы являетесь директором и применяете для подписания документов факсимиле, то издайте локальный нормативный акт, касаемый применения вашей факсимиле, кто может ею пользоваться кроме вас, когда допускается её применения.

Если вы заключаете договор с долговременным использованием, заранее оговорите условия использования факсимиле, согласны ли ваши партнёры использовать факсимиле или согласовать вам данное право.

Помните, что если вы не пропишите данное положения, все дальнейшие документы, где вы ставите факсимиле, могут быть и в случае, если абонентная сторона подаст в суд, будут признаны ничтожными.

Многие юристы, адвокаты а так же граждане часто сталкиваются с применением факсимиле, что законодательная власть России скоро определит термин и формы и порядок применения факсимиле. Это единственный законный способ определить законность факсимиле и убрать огромное множество разногласий, существующих касаемо факсимиле.

Мы также вам советуем, если вы планируете использовать факсимиле, включите следующие условие в договор: Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью, или условие носящие аналогичный смысл. Или может быть заключен специальный договор или соглашения, которым будет определено использование факсимиле между лицами.

Следует описать следующие условия в тексте договора, которые упрочат юридическую силу вашего факсимиле это:

1. Перечислить все документы в которых может быть применено факсимиле;
2. Перечислить всех лиц которые имеют право применения факсимиле для подтверждения или заключения актов;
3. Непосредственно сам оттиск факсимилекоторый будет использоваться за заключения документов.

Заключение трудового договора с использованием факсимиле

В трудовом кодексе нет ограничений на использование факсимиле, но опять же, если в организации не предусматривают применение факсимиле, то данный трудовой договор будет признан ничтожным, а работодателя можно обвинить в нарушении ваших трудовых прав, так как трудовой договор по факту не заключен.

Так же и подписание других трудовых документов, подписываемых с помощью факсимиле, в случае наличия локального акта по поводу применения факсимиле будут иметь юридическую силу.

Вердикт Высшего суда

Вердиктом высшего арбитражного суда был положен конец касательно спора о юридической силе факсимиле в различных документах. Таким образом, все счета-фактуры, подписанные и подписываемые были признаны имеющими юридическую силу.

Далее он подтвердил славившуюся практику применения клеше, а так же прописанную в Гражданском Кодексе, в случае, если в договоре есть условия про применения факсимиле или есть дополнительные приложения или специальные договора кусаемые факсимиле.

То подписанные с помощью факсимиле документы будут считаться действительными и подлежать исполнению.

Но тем немение, высший арбитражный суд верзил свое четкое мнение и касательно применения факсимиле в налоговой декларации.

Суд высказал позицию, что применение факсимиле может привести к подаче неверных данных и даже к подаче ненадежными лицами документов строгой отчетности.

Применение факсимиле при подаче соответственно налоговой декларации не рекомендует и запрещает. Всем сотрудникам налоговой инспекции запрещено использовать факсимиле. Таким образом, тот орган, который активней всего отстаивал позицию по запрету факсимиле, отстоял данную позицию и теперь сотрудники налоговой инспекции не могут применять факсимиле.

В случае, если будет выявлено, что сотрудники налоговой инспекции применяют факсимиле, все подписанные данным способом документы не будут иметь юридической силы. На высшего суда так же запрещает использовать факсимиле при подписании/заключении денежных чеков, платежных поручений в иностранной валюте и национальной валюты, векселей.

Факсимиле подписи на документах – стоит ли игра свеч

Главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности при использовании такого способа воспроизведения подписи утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются лишь некоторые конвенции, участницами которых выступает Республика Беларусь (Конвенция Организации Объединенных Наций от 31.03.1978 г. «О морской перевозке грузов», конвенция Организации Объединенных наций от 24.05.1980 г. «О международных смешанных перевозках грузов»). Следовательно, применение факсимиле при совершении сделок по большей части допускается лишь по соглашению сторон. Причем, нужно отметить, что такое соглашение должно определять не только саму возможность замены собственноручной подписи на ее аналог на тех или иных документах, но также и определять порядок применения факсимиле.

Факсимиле на соглашении о совмещении

Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей () не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня ().

Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником «наряду с работой, определенной трудовым договором», то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.

Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (, )

Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора

Как следует из буквального толкования , для самого оформления работы на условиях совмещения заключение соглашения между работником и работодателем не обязательно. Согласно части первой указанной статьи работодатель поручает выполнение дополнительной работы сотруднику, а последний в письменной форме выражает свое согласие на ее выполнение. Иными словами, вместо подписания соглашения о совмещении работодатель может издать приказ о возложении на работника обязанности по выполнению дополнительной работы в его основное рабочее время, а работник — подписать соответствующее согласие.

В свою очередь, судебная практика приходит к выводу о том, что кадровые документы, не относящиеся к соглашениям между работником и работодателем (например, приказы о приеме на работу, направлении в командировку и т.п.), могут быть подписаны факсимиле. Так, в одном из дел суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693).

Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение. 

Другие правовые акты

Среди других нормативных актов, которые регламентируют использование факсимиле, можно выделить приказ МВД № 130. Этим документом утверждена инструкция, которая допускает использование факсимильной копии подписи руководителей, а также их заместителей. Однако, согласно данной инструкции, таким способом могут подписываться только те документы, которые не влекут материальной ответственности. Упоминание о факсимиле есть и в инструкции по делопроизводству для судебных приставов. В этом документе, к сожалению, тоже ничего не говорится о факсимиле — что это такое и когда оно применяется. Но здесь есть положения, в которых указано, что использовать факсимильный штамп подписи руководителя можно на приветственных, поздравительных письмах, а также на иных документах, в случаях, если текст должен направляться на более чем на 4 адреса. Правда, для писем директивного характера такой штамп использовать запрещено.

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Факсимиле – экономия времени или риск?

Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

Справка

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1.

Правовая основа

Факсимильная подпись (факсимиле)

Действующее законодательство допускает использование факсимиле в деятельности хозяйствующих субъектов в случаях, установленных законом и/или предусмотренных соглашением сторон.

В таком случае, по нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В Постановлении Второго ААС от 30.11.2015 N 02АП-9319/2015 был сделан вывод о том, что если товарная накладная содержит факсимиле подписи о получении покупателем товара, скрепленное печатью общества, то это подтверждает полномочия названного лица на получение товара от имени общества и свидетельствует о получении товара организацией. Суд также указал, что отсутствие в письменном договоре ссылки на возможность применения факсимиле или заключение между сторонами соответствующего соглашения в письменной форме не может являться формальным основанием для признания договора поставки незаключенным, не имеющим юридической силы.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 01.03.2012 по делу N А82-3735/2011 указывается, что условия подписанного между сторонами договора и действующее законодательство не запрещают подписывать документы с помощью факсимиле.

Аналогичный вывод был сделан в Постановлении ФАС Центрального округа от 06.03.2014 по делу N А09-1662/2013, в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, без замечаний. Суд установил, что практика использования ответчиком факсимиле при оформлении документов, в том числе накладных и актов выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ, оказание услуг к нему.

Вместе с тем в постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2010 по делу N А72-10043/2009 суд пришел к противоположному выводу, установив, что представленные в подтверждение факта выполнения работ и передачи их результата акт и накладная содержат в себе факсимильный оттиск подписи неуполномоченного лица. При этом отмечено, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделки, в том числе при оформлении распорядительных писем, факсимильного воспроизведения подписи директора ответчика. Не содержит подобного условия и заключенный сторонами договор.

Таким образом, полагаем, что порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте организации. Также необходимо предусмотреть возможность использования факсимиле непосредственно в условиях договора при осуществлении взаимодействия с контрагентами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

— Энциклопедия решений. Факсимильная подпись на счетах-фактурах.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГалимарданова Юлия

Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

11 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

Налоговым декларациям и расчетам противопоказано факсимиле

Подписывая налоговую декларацию или расчет, налогоплательщик либо его представитель подтверждает тем самым достоверность и полноту указанных в них сведений (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). В инструкциях о порядке заполнения деклараций по большинству налогов указывается, что руководитель организации ставит на декларации личную подпись, дату ее подписания и заверяет свою подпись печатью организации. Получается, что только личная подпись руководителя или иного уполномоченного лица на декларации служит подтверждением содержащихся в ней сведений. По мнению Минфина России, замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением не может являться надлежащим подтверждением этих сведений (письмо от 26.10.05 №03-01-10/8-404). Суды также отмечают, что декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (постановления ФАС Северо-Западного от 02.11.11 №А56-66090/2010 и Волго-Вятского от 11.04.08 №А11-2499/2007-К2-24/126 округов). Следовательно, инспекция не обязана ее принимать. В итоге в налоговом органе могут посчитать, что налогоплательщик своевременно не представил декларацию или расчет, и оштрафовать его как минимум на 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ). В общем же случае штраф за это нарушение составляет 5% от неуплаченной суммы налога, подлежащей уплате или доплате на основании декларации, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления. При этом сумма штрафа не может превышать 30% от указанной суммы. Кроме того, за нарушение сроков представления декларации в инспекцию предусмотрена также административная ответственность. На должностных лиц налогоплательщика может быть наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ).

Факсимиле директора на договорах

Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Когда можно поставить факсимильную подпись на договоре

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной. Когда стороны заключили соглашение об использовании оттиска. И подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ. Так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор. И включили в него условие о праве сторон использовать такую печать. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах. Которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.

Если заранее оформить соглашение об использовании клише вы не успели. Можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать. Что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Когда можно использовать подпись-печать

Наиболее разумным представляется использование клише на документах. Не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность. Так как главным отличием подпись-печати от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица. Чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов. Подписанных с использованием клише подписи соответствующего лица.

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять подпись-печать в качестве подписи. То документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании клише. Либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело. Поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно

Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

Мнение судей

Судебная система подтверждает едино факт отсутствия установленных законодательством норм, по которым факсимиле разрешалось бы применять в налоговой. На основании этого. применение факсимиле также запрещено в счет-фактурах.

Но к спорным вопросам стоить отнести также позицию налоговой, так существуют решения судов по которым применение факсимиле в счет фактурах разрешалось и более того признавалось законным.

Основаниям тому служило то, что федеральное собрание разрешает применять факсимиле в определенных случаях. Но не запрещает применение факсимиле, для победы в подобном суде также необходимо обладать четью доказательств, имеющих существенную часть.

В итоге, можно сойтись, что в налоговом кодексе нет запрета на применение факсимиле, но налоговая, если узнает о её применении, отказывается применять, именно поэтому выигрывают как правило суды, на это право она не имеет, но и в случае с принятой и отклонённой декларацией или отчетом.

Законность и варианты использования факсимиле

Факсимиле – переводится с латинского, как “делать подобное”, воспроизведение в точности и с подробностями графических оригиналов (подписи, чертежи, рисунки, рукописи). В старину оно делалось вручную, через прозрачную бумагу прорисовывали источник, а затем переносили на бумагу, дерево или металл. Так делали гравюры и литографии. В современном мире увеличились области, где можно использовать факсимиле и усовершенствовались методы воспроизведения.

Нередко возникают судебные споры о договорах – поставках. Например, между двумя компаниями был заключен договор о поставке. Поставка совершена и получена, но не оплачена. Поставщик обращается в суд и оказывается, что представитель получателя действовал на основании доверенности, в которой не было подписи руководителя, а только ее штамп – оттиск. По закону на доверенности не может стоять факсимильная подпись, так как это односторонняя сделка и не предусматривает никакого соглашения сторон. Таким образом, поставщик, не обратив на этот факт внимания, лишил себя оплаты поставки, так как суд признал сделку недействительной.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы, нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор;
• письменное уполномочивание, доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.

Когда факсимиле использовать запрещено

1. В первичных учетных документах. То есть все документы, на основании которых хозяйственная операция отражается в регистрах бухгалтерского учета (например, ТТН-1, ТН-2, акт выполненных работ, акт расчета торговой премии, акт приема-передачи). Каждая организация может утвердить свои формы этих документов, даже если их формы уже утверждены республиканскими органами государственного управления.

Основание: Ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Норма Закона сформулирована таким образом, что предполагает невозможность замены собственноручной подписи.

2. Трудовой договор, трудовая книжка. Эти документы всегда должен подписывать руководитель. Либо уполномоченное лицо, действующее на основании доверенности от имени руководителя.

Основание: Ст. 18 Трудового Кодекса, Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках».

3. Доверенность. Таким образом, и саму доверенность подписывать с помощью факсимиле не разрешается. Доверенность выдается лицу, которое будет уполномочено действовать от имени руководителя организации.

Основание: Ст. 186 ГК РБ

4. Налоговые декларации. Налоговые декларации уполномочены подписывать только уполномоченные лица (в частности, руководитель).

Основание: П. 6. Постановления Министерства по налогам и сборам от 29.02.2012 № 7 «Об утверждении Инструкции о порядке представления (направления), приема и обработки налоговых деклараций (расчетов) по налогам, сборам (пошлинам), иным обязательным платежам в бюджет, а также иных документов в виде электронного документа и о признании утратившими силу постановлений Министерства по налогам и сборам РБ от 31 декабря 2008 г. № 128 и от 26 марта 2010 г. № 24»

5. Расчетные документы. Платежные требования, платежные поручения, заявления на отзыв платежных инструкций.

Основание: Постановление Правления Нацбанка от 29.03.2001 № 66 «Об утверждении Инструкции о банковском переводе»

Фото с сайта essaybasics.com

6. Конкурсная документация.

Основание: п. 36 Постановления Совета Министров от 31.01.2014 № 88 «Об организации и проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) и расчетах между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов».

7. Заверение документов. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Основание: п. 57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4

8. Учредительные документы, организационно-распорядительная документация. Например, приказы, штатное расписание, положения, инструкции, справки, переписка.

Основание: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4

9. Первичные статистические данные.

Основание: Постановление Национального статистического комитета от 28.08.2015 № 100 «Об утверждении Инструкции о порядке представления первичных статистических данных»

Решение. Можно прописать в должностной инструкции сотрудника ответственность за составление и предоставление первичных статистических данных.

Что делать с этими ограничениями? Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но саму доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.

Фото с сайта волснаб.рф