Организация работы с документами

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

На примерах

Анализируя обязательные ЛНА в организации, в первую очередь нужно отметить приказ по о/д (основной деятельности). Это документ, устанавливающий основные директивы руководительствующего состава. Ежегодно первый принимаемый на новый календарный год документ – это приказ по о/д, пронумерованный первым и датированный первым рабочим днем наступившего года. Если персонал компании пренебрегает исполнением требований, прописанных в таком акте, у работодателя появляются возможности привлечения его к ответственности.

Преимущественно ЛНА, обязательные для работодателя, издаются официально в бумажной форме. Это характерно и для современных предприятий, ведущих документооборот в электронном формате. Обусловлено это действующими требованиями к ознакомлению. Персонал обязан соблюдать ЛНА лишь в случае, если им был предоставлен экземпляр для внимательного прочтения, по итогам чего ответственный работник собирает подписи с указанием должности, расшифровки, а также даты ознакомления. Лишь после оформления такого перечня с участием всех трудоустроенных на предприятии можно требовать от персонала выполнения установленных ограничений, правил.

Локальные нормативные акты по ТК РФ – правовое регулирование

Так как ЛНА оказывают значительное влияние на трудящихся, работодателей и наличествующие между ними трудовые отношения в целом, российское законодательство в целях защиты интересов трудящихся устанавливает определенные требования в отношении данной внутренней документации организации. Преимущественно данное законодательное регулирование обеспечивается следующими положениями Трудового кодекса РФ:

• Ст.5. Её положения предусматривают возможность регулирования трудовых и иных связанных с ними видов взаимоотношений в том числе с помощью ЛНА в рамках субъектов хозяйствования.
• Ст.8. Данная статья раскрывает понятие ЛНА, основные принципы принятия ЛНА на предприятии и ключевые требования к ним.
• Ст.12. Означенной статьей регулируется понятие сроков действия трудовых нормативов во времени, в том числе и в отношении ЛНА, действующих на предприятии, включая порядок начала действия положений локальных актов и их окончания.
• Ст.13. Её нормативы раскрывают ограничение действия трудовых нормативов в пространстве, распространяя федеральные нормы на всю территорию РФ, правовые акты субъектов РФ и муниципалитетов – на их территорию, и ЛНА – на сотрудников конкретной организации вне зависимости от её территориального расположения.
• Ст.15. В данной статье раскрывается понятие трудовых отношений в принципе, а также возможность их урегулирования при помощи ЛНА.
• Ст.22. Она определяет права и обязанности, присущие работодателям. В частности, принятие локальных актов является одним из основных прав, которыми обладает работодатель. Кроме этого, соблюдение ЛНА, ознакомление с ними трудящихся под роспись – это прямая обязанность работодателя соответственно требованиям данной статьи.
• Ст.53. Положения, раскрывающиеся в означенной статье, предполагают возможность участия представительных органов трудящихся в процессе принятия ЛНА.
• Ст.57. Она рассматривает содержание трудовых договоров между работодателями и позволяет включать в него в том числе и нормативы, уже изложенные в ЛНА, однако не требует делать этого в обязательном порядке.
• Ст.68. Рассматриваемые данной статьей принципы трудовых взаимоотношений затрагивают вопрос процессуального оформления приема сотрудника на работу, одним из этапов какового должно быть предварительное ознакомление соискателя с влияющими на его деятельность локальными нормативными актами организации.
• Ст.88. Она затрагивает вопросы передачи персональных данных трудящихся и требует от работодателей обязательного наличия определенного ЛНА на предприятии, который регулировал бы данный вопрос.
• Ст.135. Она рассматривает порядок установления систем оплаты труда на предприятии и требует от работодателя отражения данного порядка в соответствующих ЛНА, коллективном договоре или иных документах.
• Ст.162. Её положения регламентируют порядок замены, пересмотра или введения новых нормативов, касающихся трудовой деятельности и требуют обязательного предварительного уведомления сотрудников не позднее, чем за два месяца до вступления соответствующих ЛНА в силу.
• Ст.189. В данной статье регулируются принципы обеспечения дисциплины в организации при помощи принятия ПВТР, которые должны присутствовать на предприятии в обязательном порядке и являются одним из ЛНА.
• Ст.309.2. Означенной статьей регулируется порядок принятия ЛНА и иные аспекты трудовых взаимоотношений, связанные с ведением деятельности субъектами хозяйствования, которые могут быть отнесены к микропредприятиям. В частности, для таких предприятий предусматривается право не использовать ЛНА в принципе.
• Ст.372. Принципы, изложенные в данной статье, касаются обязательного учета мнения профсоюзной организации при принятии ЛНА в отдельных случаях.

В целом, на ЛНА могут также влиять и иные нормативы действующего законодательства. В частности – ведомственные документы, касающиеся различных видов государственной службы или же региональные либо муниципальные нормативы. Кроме этого, отдельные вопросы осуществления трудовой деятельности в особых условиях также могут требовать обязательного их регулирования при помощи ЛНА.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП. Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства

Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами

Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

• кто может пользоваться электронным документооборотом;
• каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
• что понимать под ЭД и электронными подписями;
• надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
• какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

• при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
• при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• приказы ФНС России № 7-10/, № 7-10/ в отношении № ММВ-7-15/;
• приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 и др.

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

Для чего предназначен журнал регистрации

Сначала рассмотрим термин. Регистрация – это вписывание документа в бумажный носитель и предоставление ему номера. Также номер предоставляется несколькими фирмами, при условии, что каждая компания присваивает свой. Обозначения можно указывать через черту. Если у документа появляется регистрационный номер, то бумага входит в документооборот. Журнал прошивают и опечатывают, а также подписывают ответственным за его ведение.

Целью ведения книг учета и регистрации являются:

• Фиксирование даты, так как от нее отсчитывается срок исполнения.
• Упорядоченное хранение справочной информации о документации, а также учет кадров и их движения.
• Удобный и легкий поиск необходимых документов.

Регистрировать требуется все бумаги, которые были созданы в компании или поступили извне.

Документооборот в Организации Пример Схема

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству.

Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т. е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц.

Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Документооборот в Организации Пример Схема

Читайте на сайте «Россия-Украина»:

• Документы для Возврата 13 Процентов Вторично
• Документы для Вычета НДФЛ Участнику Боевых
• Документы для Постановки на Учет в Центр Занятости Населения Новоуральск
• Должен ли Пенсионер Сообщать в ПРФ что он Стал ИП
• Должен ли Работник Сообщать Работодателю о Других Местах Работы

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

• плановые кадровые документы;
• документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
• нормативные кадровые документы;
• документы по оценке трудовой деятельности;
• учетные кадровые документы;
• отчетно-статистические кадровые документы;
• финансово-бухгалтерские кадровые документы;
• документы по социальному обеспечению;
• личные документы работников.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

1. Приемка.
2. Первоначальная обработка.
3. Распределение по типам бланков и их назначению.
4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

• распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
• формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав;
• учредительный договор;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• положение об организации;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ;
• решение;
• распоряжение.

 Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

• политика;
• положение;
• инструкция;
• правила;
• порядок (регламент);
• методика;
• стандарт;
• технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

• служебная записка;
• объяснительная записка;
• служебное письмо;
• протокол;
• акт;
• заявление;
• справка;
• сводка;
• список;
• перечень.

Протоколы

Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.

Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.

Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).

В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.

Локальные акты школы

Стоит отдельно остановиться на документации в общеобразовательных учреждениях, которые могут самостоятельно создавать собственные локальные нормативные базы из актов потому, что Закон «Об образовании» Российской Федерации гласит, что устав общеобразовательного учреждения должен иметь определённый перечень локальных актов. Но при создании дополнительных документов, что вносят дополнения к существующему уставу (например, это могут быть новые локальные акты школы), необходимо обязательно зарегистрировать их в ИФНС. В противном случае возникнут несоответствия в нормативно-правовой базе организации.

Локальные акты учреждения общего образования являются законными и официальными правовыми документами. Они принимаются в надлежащей последовательности для регулирования отношений внутри школьной деятельности, отражённой в уставе организации.

Локальные акты школы должны отражать следующие принципы:

• Они созданы для определённого образовательного учреждения и действуют, соответственно, в стенах одной организации.
• Они представляют собой официальные письменные правовые документы, содержащие в себе все обязательные реквизиты.
• В процессе создания и введения локального акта задействованы все субъекты процесса образования.