Аренда транспортного средства: что следует знать руководителю?

Как установить арендную плату?

Арендная плата должна состоять из двух частей: платы за
предоставление транспортного средства и платы за оказание услуг по управлению
им и его технической эксплуатации.

Таким образом, стороны могут договориться об указании в
составе арендной платы двух отдельных сумм:

• за предоставление ТС в аренду;
• за оказание услуг по управлению.

Если в договоре просто указывается общий размер арендной
платы, предполагается, что она включает обе составляющие. Однако во избежание
споров рекомендуем уточнить в тексте договора, что оплата услуг арендодателя по
управлению транспортным средством и его технической эксплуатации включена в арендную
плату.

Следует иметь в виду, что если стороны договора не
установили иной порядок, оплачивать работу членов экипажа, а также нести
расходы на их содержание обязан арендодатель (абз. 3 п. 2 ст. 635 ГК РФ). При
этом данные расходы могут быть включены в состав арендной платы, взимаемой с
арендатора, однако указывать их отдельной суммой не стоит.

Арендную плату можно установить как за все арендуемое
имущество в целом, так и за каждую из его частей (п. 2 ст. 614 ГК РФ).

Пример формулировки условия договора

Арендная плата составляет 690 000 рублей в месяц и включает
стоимость услуг Арендодателя по управлению транспортным средством в размере 90
000 рублей в месяц.

или

Арендная плата составляет 690 000 рублей в месяц.

Следует иметь в виду, что за периоды, когда транспортное
средство фактически не использовалось не по вине арендодателя, арендатор обязан
вносить арендные платежи вплоть до момента возврата транспортного средства
арендодателю.

Особенности контракта для организаций

Любые организации вправе взять во временное пользование транспортное средство с экипажем или без. Структура соглашения и его форма одинаковы при оформлении сделки любого вида. К существенным условиям документа относятся:

• Предмет сделки – транспортное средство. Без указания этих данных соглашение считается незаключенным:
  1. марка и цвет автомобиля;
  2. год выпуска машины;
  3. номера двигателя и кузова;
  4. государственный регистрационный номер.
• Условия сделки о предоставлении машины арендатору. Здесь указывается вид соглашения – с предоставлением экипажа или без.
• Условие о том, что транспортное средство предоставлено нанимателю во временное пользование за определенную плату.

К дополнительным пунктам договора относятся:

1. стоимость аренды и порядок оплаты;
2. период действия сделки;
3. права и обязанности сторон;
4. реквизиты сторон;
5. список прилагаемых документов.

Оплата и виды страховых полисов оговариваются отдельным пунктом.

К договору аренды транспортного средства не применимо преимущественное право арендатора на продление сделки при добросовестном исполнении пунктов соглашения (п. 2 ст. 632 и п. 2 ст. 642 ГК РФ). Поддержка автомобиля в надлежащем состоянии и своевременное проведение текущего и капитального ремонта ложится на нанимателя, если иное не прописано в договоре.

Арендатор имеет право сдавать транспорт в субаренду без согласия собственника машины, если запрет не прописан в соглашении.

О том, как арендовать автомобиль у сотрудника организации можно подробнее узнать здесь.

Транспортное средство с экипажем и без него — отличия соглашений

Эти соглашения очень похожи, поэтому нужно обязательно включать в документ условия, разграничивающие их. При найме машины с экипажем в контракте указывается обязанность арендодателя в оказании услуг по управлению и техническому обслуживанию транспортного средства. Предоставление этих услуг — часть предмета сделки, т. е. относится к его существенным условиям.

Без уточнения этих пунктов контракт будет признан соглашением о найме автомобиля без экипажа. Соответственно, арендодатель в дальнейшем может потребовать дополнительной оплаты услуг водителя и технического обслуживания.

При сдаче автомобиля во временное пользование с экипажем на собственнике остается часть расходов за эксплуатацию транспорта. Члены экипажа считаются работниками арендодателя, он несет ответственность за ущерб, причиненный транспортному средству ими или полученный в ходе его эксплуатации. Арендатор оплачивает только такие расходы, как топливо, различные сборы, расходные материалы и т. д.

При заключении договора аренды автомобиля с экипажем в нем прописываются требования к водителям.

Определение сроков найма ТС

Правила определения срока договора аренды регламентированы ст. 190-194 ГК РФ. Согласно им срок определяется:

• конкретно указанной датой;
• периодом времени;
• событием, наступление которого неизбежно.

В документе следует указать даты начала и окончания действия соглашения. Сделка признается заключенной с момента передачи автомобиля арендатору и подписания акта приема-передачи. Если срок не указан, договор считается подписанным на неопределенный срок (п. 2 ст. 610 ГК РФ). Арендатор и арендодатель могут расторгнуть соглашение, уведомив другую сторону за месяц.

Порядок передачи машины

Согласно ст. 611 ГК РФ, транспорт должен быть передан нанимателю в состоянии, надлежащем для целей использования машины, и в разумные сроки. Конкретные условия могут быть согласованы в контракте. Рекомендуется указать в соглашении:

1. место передачи машины (согласно ст. 316 ГК РФ, это может быть место хранения автомобиля или адрес одной из сторон);
2. наименование документа, подтверждающего факт передачи;
3. полное описание состояния машины на момент передачи;
4. опись прилагаемого имущества;
5. перечень прилагаемых к автомобилю документов.

Как отразить расходы по содержанию арендованного автомобиля в бухучете?

Как уже было отмечено выше, если учреждением оформлен договор аренды автомобиля без экипажа, то расходы на его содержание, страхование, включая страхование своей ответственности, несет арендатор. Кроме того, у учреждения в связи с заключением договора аренды появляются расходы, касающиеся эксплуатации автомобиля, – на приобретение ГСМ.

В соответствии с Указаниями № 65н расходы на оплату услуг по страхованию имущества, гражданской ответственности и здоровья следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, расходы по приобретению ГСМ – на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Рассмотрим пример отражения расходов по содержанию арендованного автомобиля.

Дворцом спорта, являющимся автономным учреждением, заключен договор аренды транспортного средства без экипажа на год. В соответствии с договором расходы по ОСАГО несет арендатор. Предположим, что страховой взнос составляет 12 000 руб. и уплачивается за счет средств, полученных от оказания платных услуг. Расходы на приобретение ГСМ за август 2015 года составили 7 080 руб. (в том числе НДС 18% – 1 080 руб.) (цифры в примере приведены условные).

Бухгалтер автономного учреждения в соответствии с Инструкцией № 183н сделает следующие учетные записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислены денежные средства в страховую организацию	2 302 26 000	2 201 11 000 18	12 000
Отражены расходы на ОСАГО*	2 401 50 226	2 302 26 000	12 000
Относятся в течение страхового года ежемесячно расходы будущих периодов на текущий финансовый результат (12 000 руб. / 12 мес.)	2 109 60 226	2 401 50 226	1 000
Приобретены ГСМ для арендованного автомобиля	2 105 33 000	2 302 34 000	6 000
Отражен входной НДС	2 210 12 000	2 302 34 000	1 080
Произведена плата поставщику за приобретенные ГСМ	2 302 34 000	2 201 11 000	7 080
Выданы ГСМ на арендованный автомобиль**	2 109 60 272	2 105 33 000	6 000

    * Существенным моментом, на который следует обратить внимание, является то, что в соответствии с п. 1 ст. 10 Федерального закона № 40-ФЗ срок действия договора обязательного страхования составляет один год, за исключением случаев, для которых данной статьей предусмотрены иные сроки действия такого договора. В силу этого расходы автономного учреждения, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим периодам, должны отражаться как расходы будущих периодов

   ** Списание ГСМ осуществляется на основании путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. По мнению ФНС, для учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль необходим именно данный документ (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). Налоговики в Письме от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ также настаивают на оформлении путевых листов.

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Учреждение, которое арендует транспортное средство у физического лица (в том числе у своего работника) и выплачивает ему арендную плату, признается налоговым агентом по НДФЛ.
2. С суммы арендной платы за используемое имущество страховые взносы уплачивать не нужно.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Скачать Договор субаренды транспортного средства

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Договор субаренды транспортного средства №

г.

«» г.

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Субарендатор», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель предоставляет Субарендатору во временное пользование за плату транспортное средство: .

1.2. Транспортное средство сдается в субаренду с согласия собственника — .

1.3. Договор заключен на неопределенный срок, но не может превышать срока действия договора аренды между Арендодателем и собственником транспортного средства.

1.4. Арендная плата составляет рублей в месяц с учетом НДС. Арендная плата уплачивается Субарендатором в кассу Арендодателя наличными денежными средствами за каждый текущий месяц не позднее числа каждого месяца.

2. Обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязан:

— передать транспортное средство (со всеми документами, в т.ч. страховой полис ОСАГО) по акту приема-передачи в исправном состоянии в течение дней с даты подписания настоящего договора;

— оказывать Субарендатору необходимую техническую, информационную помощь по эффективному использованию транспортного средства;

— нести все расходы, связанные как с эксплуатацией, так и с ремонтом (текущим и капитальным) переданного в аренду транспортного средства, за исключением расходов по оплате труда водителя транспортного средства.

2.2. Субарендатор обязан:

— своевременно вносить арендную плату по настоящему договору;

— возвратить транспортное средство Арендодателю по окончании действия договора в том состоянии, в каком он его получил, с учетом нормального износа.

3. Ответственность сторон

3.1. В случае неуплаты Субарендатором арендной платы в сроки, установленные настоящим договором, Арендодатель вправе потребовать уплаты пени в размере % от суммы месячной оплаты за каждый день просрочки, направив Субарендатору письменную претензию.

3.2. При утере, порче сданного в аренду транспортного средства Субарендатор возмещает Арендодателю его стоимость по рыночным ценам на аналогичное транспортное средство на момент возмещения, если не докажет, что гибель, утеря транспортного средства произошли по вине Арендодателя.

3.3. За причинение вреда транспортным средством третьим лицам ответственность несет Субарендатор в соответствии с действующим законодательством РФ.

4. Прочие условия

4.1. Настоящий договор составлен в 2-х подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

4.2. Все изменения условий договора, в том числе ставки арендной платы, должны быть согласованы между сторонами и оформлены дополнительными соглашениями. При недостижении согласия между сторонами спор рассматривается в соответствии с действующим законодательством РФ.

4.3. В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются гражданским законодательством Российской Федерации.

5. РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Арендодатель

• Юридический адрес:
• Почтовый адрес:
• Телефон/факс:
• ИНН/КПП:
• Расчетный счет:
• Банк:
• Корреспондентский счет:
• БИК:
• Подпись:

Субарендатор

• Юридический адрес:
• Почтовый адрес:
• Телефон/факс:
• ИНН/КПП:
• Расчетный счет:
• Банк:
• Корреспондентский счет:
• БИК:
• Подпись:

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Договор аренды транспортного средства: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Договор аренды транспортного средства» по всему сайту
• «Договор субаренды транспортного средства».pdf

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Договор аренды строительной и иной спецтехники (без предоставления услуг по управлению и эксплуатации)
• Договор аренды транспортного средства без экипажа (с единовременным внесением арендной платы в конце срока действия договора)
• Договор аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом
• Договор аренды транспортного средства без экипажа
• Договор аренды автомобиля с экипажем
• Договор аренды автомобиля
• Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на время)
• Договор аренды прицепа для легкового автомобиля
• Договор аренды автобуса
• Договор аренды транспортного средства без экипажа с правом выкупа

Скачать Договор аренды автомобиля

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ДОГОВОР АРЕНДЫ АВТОМОБИЛЯ №

г.

«» г.

Гражданин , паспорт (серия, номер, выдан) , проживающий по адресу , именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель передает во временное пользование Арендатору принадлежащий Арендодателю на праве частной собственности автомобиль марки выпуска года, двигатель № , кузов № , цвета, номерной знак , зарегистрированный в ГАИ района.

1.2. Стоимость автомобиля устанавливается в размере рублей на основании акта оценки, являющимся Приложением к данному договору.

2. УСЛОВИЯ ДОГОВОРА

2.1. Арендодатель предоставляет автомобиль в исправном состоянии по Акту приема-передачи, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора.

2.2. Арендатор обязуется по истечение срока действия договора вернуть автомобиль в состоянии соответствующем отраженному в Акте приема-передачи, с учетом нормального износа.

2.3. Арендатор производит ремонт автомобиля за свой счет.

2.4. Арендодателю предоставляется право использовать в нерабочее время сданный в аренду автомобиль в личных целях, с употреблением собственных горюче-смазочных материалов (бензин и т.п.).

2.5. При использовании автомобиля в соответствии с п.2.4 стороны обязаны передавать автомобиль друг другу в исправном состоянии. При приеме-передаче автомобиля стороны проверяют его техническое состояние, оговаривают имеющиеся неисправности с последующим их устранением в соответствии в разделом 5 настоящего договора.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Арендатор несет ответственность за сохранность арендуемого автомобиля в рабочее время и в случае утраты или повреждения автомобиля в это время обязан возместить Арендодателю причиненный ущерб, либо предоставить равноценный автомобиль в течение 5 дней после его утраты или повреждения. В случае задержки возмещения ущерба либо предоставления равноценного автомобиля в указанный срок, Арендатор уплачивает пеню в размере % от стоимости ущерба либо оценочной стоимости автомобиля.

5.2. Ответственность за сохранность автомобиля в нерабочее время несет Арендодатель. При повреждении или утрате сданного в аренду автомобиля при использовании в соответствии с п.2.3 настоящего договора Арендодатель обязан устранить повреждения за свой счет или возместить Арендатору причиненный убыток. Размер возмещения определяется соглашением сторон.

6. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Договор может быть досрочно прекращен или изменен по соглашению сторон.

6.2. По соглашению сторон арендуемый автомобиль оценен в рублей. Данная оценка учитывается при возмещении ущерба.

6.3. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

6.4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Арендодатель

• Адрес регистрации:
• Почтовый адрес:
• Телефон/факс:
• Паспорт серия, номер:
• Кем выдан:
• Когда выдан:
• Подпись:

Арендатор

• Юридический адрес:
• Почтовый адрес:
• Телефон/факс:
• ИНН/КПП:
• Расчетный счет:
• Банк:
• Корреспондентский счет:
• БИК:
• Подпись:

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Договор аренды транспортного средства: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Договор аренды транспортного средства» по всему сайту
• «Договор аренды автомобиля».pdf

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Договор аренды транспортного средства с экипажем (фрахтование на время)
• Договор аренды прицепа для легкового автомобиля
• Договор аренды автобуса
• Договор аренды транспортного средства без экипажа с правом выкупа
• Договор аренды транспортного средства без экипажа с обязательством выкупа
• Договор аренды транспортного средства с экипажем
• Договор аренды транспортного средства с правом выкупа
• Договор аренды автомобиля без оказания услуг по управлению им и по его технической эксплуатации
• Договор аренды строительной и иной спецтехники (с предоставлением услуг по управлению и эксплуатации техники)
• Договор субаренды транспортного средства

Неотделимые улучшения сданного в аренду транспорта

При эксплуатации транспортного средства может возникнуть
потребность в установке сигнализации либо проведении иных неотделимых
улучшений. Порядок учета улучшений арендованного имущества зависит от того, кто
их произвел, и имелось ли согласие арендодателя на улучшение объекта аренды.

1) Улучшения произведены арендодателем с его согласия и за
его счет

НДС

Если арендодатель произвел неотделимые улучшения, то
предъявленный сторонними организациями НДС принимается к вычету.

Если расходы понес арендатор, но улучшения были произведены
с согласия арендодателя, то арендатор имеет право на возмещение расходов. В
этом случае при передаче неотделимых улучшений он обязан начислить НДС и
предъявить его арендодателю к оплате. Предъявленный арендатором НДС
арендодатель вправе принять к вычету.

Налог на прибыль

Если арендодатель производит неотделимые улучшения сам или
возмещает их стоимость арендатору, то стоимость неотделимых улучшений, имеющих
капитальный характер, в налоговом учете арендодателя признается амортизируемым
имуществом. Поэтому указанные капитальные вложения списываются в расходы путем
начисления амортизации (п. 1 ст. 256 НК РФ, п. 1 ст. 258 НК РФ). Амортизация
начисляется в общеустановленном порядке с 1-го числа месяца, следующего за
месяцем, в котором это имущество введено в эксплуатацию.

Кроме того, арендодатель вправе применить амортизационную
премию к неотделимым улучшениям, имеющим капитальный характер (п. 9 ст. 258 НК
РФ). Расходы в виде амортизационной премии отражаются в том отчетном периоде,
на который приходится дата начала амортизации улучшений (п. 3 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы по установке сигнализации
увеличивают стоимость автотранспорта. Поэтому амортизация по таким неотделимым
улучшениям начисляется по общим правилам — с первого числа месяца, следующего
за месяцем установки сигнализации на ТС (п. 21 ПБУ 6/01 «Учет основных
средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

Если сигнализация установлена арендодателем с привлечением
специализированной организации, то в качестве первичного документа
рассматривается акт о выполненных работах. Если сигнализацию установил
арендатор, то первичный документ — акт о выполненных работах, составленный
между арендодателем и арендатором.

2) Неотделимые улучшения произведены без согласия
арендодателя

НДС

По мнению контролирующих органов, безвозмездно полученные
арендодателем неотделимые улучшения, произведенные без его согласия,
расцениваются безвозмездно полученными работами (письмо Минфина России от
03.05.2011 № 03-03-06/1/2). В этом случае арендатор, выполнив такие работы на
безвозмездной основе, начислит НДС и предъявит его арендодателю (п. 1 ст. 39,
п. 1 ст. 146 НК РФ).

Счета-фактуры, полученные при безвозмездной передаче
имущества, в книге покупок не регистрируются (п. 19 Правил ведения книги
покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ
от 26.12.2011 № 1137).

Соответственно, вычет НДС, выделенного в таких
счетах-фактурах, не производится (письмо Минфина России от 25.04.2011 №
03-07-14/39).

НДС по безвозмездно полученному имуществу не рекомендуется
включать в стоимость такого имущества. Дело в том, что безвозмездное получение
имущества не поименовано в пункте 2 статьи 170 НК РФ, который устанавливает
закрытый перечень случаев, когда «входной» НДС включается в стоимость товаров
(работ, услуг) (письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049561@,
от 30.03.2005 № 19-11/20943@, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от
15.12.2010 № А32-5103/2010-25/7, ФАС Московского округа от 28.09.2010 №
КА-А41/11160-10-П).

Налог на прибыль

Специальных положений, когда неотделимые улучшения, имеющие
капитальный характер, произведены без согласия арендодателя, НК РФ не
предусматривает.

Если арендатор безвозмездно передает арендодателю такие
неотделимые улучшения, то налоговые последствия для арендодателя следующие.

По мнению контролирующих органов, полученные безвозмездно по
окончании срока аренды неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер и
произведенные без согласия арендодателя, после окончания срока аренды
учитываются в составе внереализационных доходов арендодателя в качестве
безвозмездно полученных работ (письмо Минфина России от 03.05.2011 № 03-03-06/1/280).

Кроме того, арендодатель не вправе амортизировать
безвозмездно полученные неотделимые улучшения, имеющие капитальный характер.
Поскольку право на амортизацию возникает только в том случае, если арендодатель
возмещает арендатору стоимость таких вложений (абз. 5 п. 1 ст. 258 НК РФ).

Отдельно об экипаже

В роли экипажа может выступать как один работник, например, водитель или крановщик, так и совокупность работников. Законодательство не устанавливает ограничений по количеству членов экипажа, а это значит, что количество, необходимое для обеспечения работы транспортного средства, определяется специализированными нормативными актами.

Например, Воздушный Кодекс РФ устанавливает, что экипаж воздушного транспортного средства включает в себя летный и обслуживающий составы в количестве не менее установленного минимума. При этом минимальное количество работников в составах определяется локальными актами авиатранспортных предприятий.

Поступая в распоряжение арендатора, экипаж сохраняет трудовые отношения с арендодателем и подчиняются ему во всем, что касается технической стороны транспортного средства. В части же использования ТС в коммерческих целях экипаж подчинен арендатору.