Как заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников

Заполнение документа

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель.

Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:

• Подсчет времени наемного работника;
• Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
• Начисление заработной платы на основании указанной информации.

Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.

Форма Т-12

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

• Подсчет времени потраченного на работу;
• Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

Пометки в табеле

Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2021 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:

• «Я», «01» — работа в дневную смену;
• «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
• «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
• «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
• «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Какие есть методы учета

Рабочее время может быть учтено несколькими методами, каждый из которых подходит в разных ситуациях. Так, встречаются следующие способы:

Ежедневный
Этот порядок является стандартным и будет эффективным только тогда, когда сотрудники являются на рабочее место и покидают его в одно время, то есть, длительность рабочего дня является нормированной, это применяется в ДОУ и школах
Еженедельный
В этом случае каждый день отмечать сотрудников не нужно, так как они не должны отбывать конкретное время, и важность приобретает выполнение нормы труда за всю неделю. Также в этом случае возможен ввод ненормированного рабочего времени, когда в один день человек отрабатывает иное количество часов, чем в другой
Суммированный
Такой подход будет наилучшим в условиях производств, или его начальство установило гибкий график работы

В документах фиксируются данные по прошедшему месяцу, но в некоторых случаях используются и более долгие периоды, максимальный при этом равен году, предпочтительно применять такую форму для водителя

И хотя учет времени не является обязательством работодателя, все же это помогает наладить порядок между сотрудниками и увеличить эффективность их работы в несколько раз.

Для компаний, в которых выстроен четкий график работы или введена почасовая оплата, подойдет ежедневный метод, более простым вариантом которого является еженедельный учет.

Суммированный же будет хорош для тех компаний, в которых либо допускается гибкий график, либо присутствует большое количество персонала.

Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников

По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Форма журнала учета рабочего времени сотрудников — СИЗ, нормы, инструкции

Лайк 0 285

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

• данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
• информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
• информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
• отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

• предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
• выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

• полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
• даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
• данные ответственного лица;
• количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Скачать excel бланк можно скачать здесь.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

• Ф.И.О.;
• подразделение, должность;
• время прихода на работу, подписи работника и контролера;
• время ухода с работы, подписи работника и контролера;
• комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
• служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Действительно ли это нужно

Если россиянин или иностранец не имеет листка убытия, который по идее оформляется по месту прежнего проживания, тогда в УФМС представляется заявление-объяснение.

Оно составляется в произвольной форме. В заявлении ходатайствующее лицо обязуется объяснить, по какой причине у него отсутствует этот документ.

Важно знать, что «убывающий» адресный листок необходим только в том случае, если человек принял решение о снятии с регистрации. То есть, если субъекта выписали без его ведома, то такой документ ему не нужен

Если процедура выписки с предыдущего места жительства и прописки на новое место проживания осуществляется одновременно, то в предоставлении данного документа нет никакой необходимости. Вполне достаточно одного ходатайства, в котором указываются причины отсутствия адресного листка. Даже если этот документ был утерян, в его восстановлении нет никакого смысла.

Иногда некоторые региональные подразделения УФМС отказывают россиянам и иностранным гражданам в регистрации, основываясь на том, что на руках у них нет адресного листка.

Их действия не являются правомерными. Столкнувшись с хамством чиновников, человек имеет право обжаловать их действия в судебном порядке. А также у него есть возможность обратиться в вышестоящую инстанцию.

Основные понятия

Согласно ст.99 ТК РФ, работа считается сверхурочной, когда выполняется по приказу руководителя и превышает рабочее время сотрудника.

Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.

В ст.99 ТК указано, что наниматель должен производить точный учет, но в каком виде этот учет должен производиться не указано. Законодательно правила или форма ведения журнала не закреплены ни в одном нормативном акте.

Сверхурочная работа

В России три способа контроля трудового времени:

1. Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно. Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.
2. Раз в неделю. Происходит тогда, когда служащие выработают за неделю все нормо-часы, зафиксированные в договоре. Сверхурочкой пойдет работа, выполненная сверх этого. Журнал заполняется раз в неделю.
3. Суммировано. Такой подсчет времени удобен в ситуации круглосуточного предприятия, при вахтовом методе работы сотрудников. Отметки о норме и сверхнорме указываются раз в месяц, в два, полгода или другого удобного для руководителя периода.

Заполнение журнала учета рабочего времени

Как только форма журнала учета рабочего времени будет установлена и официально утверждена внутри организации, ответственный специалист сможет приступить к заполнению данного документа. Во время осуществления этой процедуры служащему следует руководствоваться следующими основными правилами:

Заполнение журнала необходимо осуществлять по порядку. Сначала указывается номер вносимой записи.
Далее в журнал включаются сведения относительно самого сотрудника, в отношении которого и вносится соответствующая запись. Здесь обязательно нужно указать ФИО подчиненного, а также наименование его должности. При необходимости, например, если штат предприятия очень большой, сюда можно включить сведения и относительно структурного подразделения, к которому прикреплен служащий.
Далее заполняется информация относительно рабочего периода. Прежде всего, в документ обязательно нужно внести сведения о времени появления служащего на его рабочем месте

Эта информация является очень важной, так как по ней работодатель сможет сформировать четкие представления об опоздании служащего. Далее указывается и время ухода сотрудника домой.
И, наконец, заключительным этапом становится ознакомление самого служащего с записью, которая была внесена в журнал

Если у него не имеется никаких возражений относительно содержания такой записи – он обязательно должен поставить свою личную подпись в соответствующей графе.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

• Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
• Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Как заполнить табель?

Существует два способа оформления этого документа в Excel. А именно:

• Методом регистрации всех действий. Этот вариант может использоваться, если продолжительность рабочей смены сотрудника время от времени меняется. Например, если при сменном графике количество часов в смены различается, то после завершения учетного периода бухгалтер сможет посчитать время переработки.
• Методом регистрации отклонений от стандартного рабочего режима. Например, невыхода на работу, опоздания, работу сверхурочно и тому подобное. Этот способ применяется, если длительность смены сотрудника останется постоянной, так как она отражена в трудовом договоре.

Все отклонения должны быть подтверждены соответствующим документом, например, больничным листом, приказом на отпуск. В подходящей графе табеля отмечаются дни, когда сотрудник по той или иной причине не вышел на работу.

Порядок заполнения табеля как и любого другого документа, предполагает внесение обязательных данных:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации или подразделения;
• единица измерения (дни/часы);
• Ф.И.О. и должности персонала;
• подписи лиц, ответственных за составление табеля.

При заполнении табличной части во второй столбец вносятся данные о сотрудниках под соответствующими им табельными номерами.

В четвертом столбце отражаются сведения о явке или неявке каждого сотрудника и прочих обстоятельствах. Для этого должностное лицо использует специальные обозначения.

Например:

• «Я» или «01» — дневная рабочая смена согласно установленному графику;
• «ОТ» или «09» — уход в ежегодный отпуск;
• «РП» или «31» — простой на предприятии по вине работодателя;
• «ПР» или «24» — прогул, то есть отсутствие на рабочей смене без веской на то причины.

Эти и прочие обозначения приведены в форме Т-12, однако они также используются кадровиками для заполнения бланка Т-13. Ниже приведем наиболее частые события, с которыми сталкиваются работодатели.

Праздничные и выходные дни

Выходной работников общественного питания или любых других предприятий отображается в табеле буквой «В» или же цифрой «26». В том случае, если сотрудник получил дополнительный выходной, то компания оплатит его по среднему. Для отражения этого факта в табеле используется код «ОВ» или «27».

Больничный

При оформлении листа нетрудоспособности сотруднику начисляется соответствующее пособие, а дни отсутствия на рабочем месте из-за плохого состояния здоровья обязательно отражаются в табеле. Для этого принят код «Б» или «19». В том случае, если пособие не начисляется, то проставляется код «Т» или «20». Например, согласно ст. 19 закона № 255-ФЗ оно не выплачивается, если работник получил больничный из-за умышленного причинения вреда своему здоровью или попытки суицида, а также вследствие умышленного преступления.

Вам также будет интересно:

— Может ли самозанятый сдавать в аренду авто и спецтехнику?
— Может ли самозанятый нанимать работников?

Командировка

Служебная командировка в табеле учета обозначается буквой «К» или же цифрой «06». Причем в данном случае кадровик отмечает дни, а не количество часов. Это объясняется тем, что согласно ст. 167 ТК РФ, за командированным сотрудником сохраняется его средний заработок, при этом в расчет не принимается количество рабочих часов в смену.

Если, находясь в рабочей поездке, сотрудник работал в выходной день, то в табеле это может отмечаться как работа в выходной «РВ» или «03». В отношении рабочих, которые трудились сверхурочно может применяться код «К/С», то есть командировка/сверхурочные. Так, если норма за неделю составляет 40 часов, то вся переработка, должна быть зафиксирована в табеле.

При этом работнику придется документально подтвердить, что он работал сверх нормы, например, с помощью справки из организации, куда он был командирован.

В следующих графах подводятся итоги по количеству отработанных каждым сотрудником дней, выходных, неявках и о причинах этого.

Скачать онлайн образец табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Скачать пустой бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13

Скачать образец табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Скачать пустой бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 — Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 — Санкт-Петербург и область

Распечатать

Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников

Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.

Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.

Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.

Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.

Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.

Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:

• ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
• недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
• суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.

Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.

Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.

При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.

Порядок ведения и заполнения

Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.

Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.

Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.

Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.

Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.

Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.

При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.

Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:

• порядковый номер;
• дата внесения записи;
• ФИО сотрудника;
• время прихода и убытия;
• подпись специалиста;
• информация о командировках.

Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.

Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.

Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

• По учету входящей корреспонденции.
• По учету исходящей корреспонденции.
• По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
• По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

• дата начала и конца вписывания информации;
• сколько записей содержит;
• нумеровка тома;
• сколько времени его нужно хранить.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила. Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий

Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

• дисциплина персонала предприятия;
• контроль над эффективностью трудового времени;
• начисление справедливого размера зарплаты;
• учет времени простоя;
• отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
• расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В книге содержатся данные о том, сколько времени фактически отработал сотрудник за определенный период времени. При помощи журнала предприятие получает возможность контролировать оптимальную продолжительность труда каждого из работников.

В журнал также можно внести отметки о:

• прогулах;
• задержках;
• опозданиях.

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

• на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
• руководитель отдела, где осуществляется контроль;
• один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.