Журналы

Как заполнять и прошить?

Журнал проверок – это, прежде всего, юридический документ, поэтому его заполнение и внешний вид должны соответствовать нормам. Своим внешним видом он напоминает бланк, который прошит в брошюру. Новую незаполненную книгу обязательно нужно прошнуровать, пронумеровать страницы, а на последнем листе сделать пломбу, где будет указано о числе страниц, личные данные хранителя документа, а также печать, проставлена руководителем.

Журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован. Номера страниц необходимо наносить в верхнем углу с правой стороны листа. Для этого правильно использовать черный карандаш. На последних страницах должен присутствовать лист-заверитель. В нем должна быть указана такая информация:

• число листов, которые прошиты и пронумерованы;
• ФИО сотрудника, который заверял надпись;
• подпись;
• ее расшифровка;
• дата составления листа.

Журнал проверок считается с юридической стороны самостоятельным делом, поэтому его необходимо включать в номенклатуру дел предприятия. Делается это каждый год, потому что каждый год происходит уточнение номенклатуры дел, ее нужно перепечатать и утвердить. Номенклатура начинает действовать с первого дня каждого последующего года.

Если организация не соблюдает этого правила, то книгу учета необходимо включить в номенклатуру под дополнительным номером (индексом). Для этого отведен специальный раздел.

На большинстве предприятий используется журнал, который распечатан типографическим путем. Но это не обязательное условие. Вполне могут подойти и те бланки, которые сделаны на компьютере.

Документ начинается с титульной страницы. На ней должна быть указана такая информация:

• полное название организации;
• сокращенное название юридического лица (если такое есть);
• какого числа было начато ведение журнала;
• ФИО ответственного за хранение журнала сотрудника.

Последующие страницы документы должны быть сделаны в виде таблиц. В их поля нужно вносить такую информацию:

• какого числа началась и закончилась проверка;
• сколько часов длилась инспекция (указать конкретные часы);
• сотрудники какого контролирующего органа посетили предприятие;
• на основании какого документа происходит инспекция (указать его данные);
• предмет инспекции, ее главная цель;
• указать вид инспекции (внеплановая или плановая);
• данные из акта, в который внесены результаты инспекции (его дата и номер, а также время получения его руководством организации);
• недочеты, которые были выявлены в последствие проведения инспекции;
• под каким номером и датой состоят примечания, которые направлены на устранение недочетов;
• фамилия, имя, отчество сотрудников контролирующего органа;
• фамилия, имя, отчество независимых экспертов, которые привлекались к проверке;
• личная подпись инспектора.

Инспекция может длиться несколько дней, а может закончиться и за пару часов. Но на заполнение журнала уполномоченное лицо имеет специально отведенные сроки. В первый день проверки инспектор должен заполнить пункты от первого до шестого. В этот период вносятся первоначальные данные для того, чтобы провести фиксацию начала инспекции.

Второй этап заполнения журнала происходит по истечении нескольких дней по окончании инспекции. В этот период заполняются все остальные данные, связанные с результатами проверки, а также проставляется подпись инспектора.

На основании этого журнала руководство компании может вести учет контролирующих органов. Также этот документ помогает подготавливать отчетность в вышестоящие органы об результатах проводимых инспекций.

Если журнал проверок отсутствует, то руководство фирмы не несет никакой административной ответственности. В этом случае инспектор в тексте акта проверки делает запись о том, что журнал отсутствует. Также акт будет содержать причины отсутствия документа, а также все данные о результатах проводимой проверки.

Законодательное обоснование

Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:

• Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
• Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.

ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие

Заполнение Книги учета проверок в РБ

После приобретения Книги учета проверок, руководителю нужно назначить ответственного за ее ведение. Это может быть любой сотрудник организации с достаточной компетенцией. Назначение закрепляется приказом, постановлением либо решением.

Если руководитель не назначает ответственного за хранение и ведение Книги, то заполняет ее сам.

Правила ведения Книги учета проверок

• Новая Книга учета проверок должна быть прошита и пронумерована.
• Номера страниц проставляются сверху.
• На первой странице указываются информация о субъекте проверок.
• На последней странице нужно указать, сколько страниц содержит книга.
• Прошивку и нумерацию нужно заверить подписью и печатью организации.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Для чего в организации нужен журнал учета проверок

Журналом проверок ИП или общества с ограниченной ответственностью называется документ, который ведут предприниматель или организация, чтобы фиксировать все проверки их деятельности государственными органами. Законодательство не обязывает субъектов предпринимательства работать над этим документом. То есть, если записей о визитах проверяющих не будет, никаких штрафов и взысканий тоже не будет. Но в действительности такой несложный по форме документ может серьёзно выручить компанию и являет собой нечто большее, чем стандартная бюрократическая отчётность.

Примеры превышения полномочий контролирующими органами во время разнообразных проверок, к сожалению, не редкость. Запись в журнале поможет сохранить сведения о них, отследить их частоту, периодичность, длительность и, разумеется, результаты. Визиты надзорных органов могут запланированными и незапланированными. Вторая разновидность очень нервирует предпринимателей, но главное — вызывает желание оспорить её законность. Нередко за такими посещениями скрывается намерение недобросовестных проверяющих получить взятку. Конечно, проводить нежелательных гостей с помощью одного только документа не получится, зато в перспективе можно довольно просто оспорить законность их действий в суде или написать жалобу бизнес-омбудсмену.

Пример заполнения журнала проверок

Обзор законодательства

Журнал учета проверок индивидуальных предпринимателей или юридического лица разрешается создавать только по одной форме, утверждённой приказом Министерства экономического развития от 30 апреля 2009 года №141. Данный нормативный акт представляет образец титульного листа и форму для описания мероприятий надзорных органов. Документ по факту является таблицей, где последовательно излагаются:

• сроки проверок;
• суммарное время пребывания проверяющих (в часах);
• название надзорного органа, учреждения;
• реквизиты приказа о проведении мероприятия;
• цель, задачи, предмет проверки;
• указание на характер — плановая или внеплановая;
• номер и дата акта, составленного по итогам работы контролирующего органа, а также его краткого содержание;
• реквизиты предписания об устранении нарушений с кратким содержанием (если предписание имело место);
• имена и должности проверяющих;
• имена и должности независимых экспертов (если привлекались);
• подпись должностного лица, проводившего проверку.

Каким-либо образом менять или редактировать журнал нельзя. Из содержания очевидно, что большую часть информации для записи должен предоставить надзорный орган — Налоговая служба, Роспотребнадзор и другие. Что делать, если проверяющие отказываются заполнять документ и визировать его подписями? Жаловаться их начальству, потому что права отказываться предоставить информацию о своём визите и его итогах у них нет. Отказ — прямое нарушение закона.

Журнал учета проверок юр.лица, проводимых органами гос. контроля

Обязательно! 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал учета проверок юридического лица и ИП, проводимых органами государственного контроля — применяется для внесения сведений о проверках, проводимых органами государственного контроля, выявленных нарушениях и предписаниях об устранении выявленных нарушений.

Типовая форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля утверждена Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 г. № 141 в целях реализации Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Сфера применения Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ:

1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля и защиты прав юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля.
2. Настоящим Федеральным законом устанавливаются: 

1) порядок организации и проведения проверок юридических лиц, индивидуальных предпринимателей органами, уполномоченными на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля;  2) порядок взаимодействия органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля, при организации и проведении проверок;  3) права и обязанности органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора), муниципального контроля, их должностных лиц при проведении проверок;  4) права и обязанности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, меры по защите их прав и законных интересов.

В журнал включены дополнительные материалы:

• Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
• Приказ Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141 О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
• Приложение 1 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141  РАСПОРЯЖЕНИЕ (приказ) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о проведении проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя 
• Приложение 2 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141   ЗАЯВЛЕНИЕ о согласовании органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля с органом прокуратуры проведения внеплановой выездной проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, относящихся к субъектам малого или среднего предпринимательства
• Приложение 3 к Приказу Минэкономразвития от 30 апреля 2009 г. №141  АКТ ПРОВЕРКИ органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя
• Приложение 4 к Приказу Минэкономразвития от 13 апреля 2009 г. №141  ЖУРНАЛ учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля 

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Кто должен вести журнал учета проверок?

В соответствии с ч. 8 ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц государственные (муниципальные) учреждения вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством РФ. Типовая форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля, утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Как уже было отмечено, в настоящее время ведение журнала учета проверок является правом, а не обязанностью государственного (муниципального) учреждения. Однако, по нашему мнению, ведение данного журнала представляется целесообразным, поскольку в нем подлежат отражению сведения о результатах проверки, которые вносятся самим проверяющим, а не работниками проверяемого учреждения. При наличии в действиях проверяющего каких-либо нарушений проверяемому учреждению с помощью журнала будет легче оспорить его действия. Кроме того, это убережет учреждение от выявления новых нарушений.

Согласно ч. 9 ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц в журнале учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля осуществляется запись о проведенной проверке, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), наименовании органа муниципального контроля, датах начала и окончания проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях, а также указываются фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводящих проверку, их подписи.

В силу ч. 11 ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц при отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.

Напомним, что в акте проверки обозначаются:

• дата, время и место составления акта проверки;
• наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля;
• дата и номер распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля;
• фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц, проводивших проверку;
• наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении проверки;
• дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
• сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, их характере и лицах, допустивших указанные нарушения;
• сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, которые присутствовали при проведении проверки, наличии их подписей или отказе от подписания акта проверки, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, индивидуального предпринимателя указанного журнала;
• подписи должностных лиц, проводивших проверку.

Как мы можем убедиться, информация, которая должна быть занесена в журнал, практически полностью соответствует данным, которые должны быть отражены в акте проверки.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Памятка о правилах проведения проверок

В соответствии с нормами ФЗ N 134-Ф3 от 8.08.2001 г. «О защите прав ЮЛ и ИП при проведении госконтроля» Органы госнадзора имеют право на проведение в учреждениях проверок в нескольких случаях:

1. Плановая проверка каждым контролирующим органом руководителя ─ 1 раз в 2 года (ст. 7п.4).

Внеплановая проверка (ст. 7 п.5) проводится, когда при запланированной встрече выявлены нарушения. Цель повторного визита ─ контроль их устранения и выполнения указаний, зафиксированных в журнале при предыдущем визите.

Возможен дополнительный контроль при сигналах о вероятности аварии, угрозы жизни людей, а также нарушения их имущественных прав. В таких случаях основанием должно быть заявление конкретного лица. Если личность заявителя установить не удалось, проверка будет незаконна (ст.7 п.5).

Плановая

Под плановой проверкой понимают мероприятие контролирующих органов, руководствующихся согласованным с прокуратурой планом соответствия деятельности предприятия установленным законом нормам.

Периодичность такого контроля ─ не чаще, чем 1 раз в 2-3 года. Цель мероприятия должна быть отражена в плане, это может быть:

1. Контроль санитарно-эпидемиологической обстановки на объекте.

Проверка соблюдения норм противопожарной безопасности.

Оценка состояния условий по охране труда (о журнале инструктажа по охране труда вы узнаете тут).

Контроль выполнения лицензионных требований и др. варианты.

План такого мероприятия должен быть согласован с прокуратурой и опубликован в доступном для ознакомления месте, к примеру, на сайте прокуратуры всегда можно найти сводный план проверок.

Внеплановая

Такой вид контроля также согласовывают с прокуратурой и назначают в определенных случаях:

1. Контроль соблюдения указаний надзора.

Определение мер для ликвидации причин, спровоцировавших вред жизни и здоровью людей и окружающей среде.

Защита безопасности страны.

Предупреждение возникновения техногенных катастроф и преодоление уже причиненного ущерба природного характера.

Поводом для внеплановой проверки может служить:

• окончание сроков, предоставленных предприятию или ИП для ликвидации недостатков, установленных предыдущей проверкой;

жалоба в контролирующие органы от граждан или информация от органов власти, СМИ по поводу угрозы экологической безопасности, вреда флоре и фауне, опасности разрушения исторических и культурных памятников, безопасности страны, угрозы возникновения чрезвычайных ситуаций, нарушение прав потребителей (при конкретных фактах от пострадавших).

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

• Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
• Журнал по командировкам.
• Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

• Журнал прошивается.
• Должна присутствовать нумерация листов.
• В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Кто ответственен за ведение

Вносить сведения в документ имеет право каждый сотрудник, официально принятый в штат предприятия, но только при условии, что данная функция входит в его должностные обязанности.

Чаще всего, данное действие выполняет юрисконсульт или секретарь, либо главный бухгалтер.

За их отсутствием должностное лицо может быть выбрано из числа работников тог или иного структурного подразделения.

Представитель контролирующей инстанции при посещении предприятия вносит свои данные на пустом листе.

Однако, ответственность по итогам заполнения журнала лежит не только на том сотруднике, который выбран главным, но и на самом руководителе компании, поэтому он должен осуществлять регулярную проверку.

Следует учесть, что в законе нет четкого указания о мерах ответственности, которые могут быть применены за отсутствие информации в журнале, и пренебрежении руководством компании его заполнением.

Многие организации, ввиду отсутствия строго требования, не ведут данный документ, но зачастую этим только наносят вред делам предприятия.

Если информация о проверках не будет зафиксирована, в дальнейшем деятельность компании может быть подорвана виду того, что сотрудники проверяющих инспекций будут приходить достаточно часто.

Возможна и другая ситуация – когда сами проверяющие отказываются вносить данные в определенную строку документа.

Если же журнал присутствует на предприятии и регулярно заполняется, но представители инспекции не считают нужным вносить данные, они нарушают закон.

Данные действия могут быть обжалованы руководителем организации, путем подачи заявки директору проверяющего учреждения, а иногда – при обращении в прокуратуру или суд.

Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица?

Для того чтобы иметь возможность подробно разобраться в наименованиях проверяющих структур, типах инспекций и их длительности, руководство организации обязано вести соответствующий журнал для учета. Главной его задачей является фиксация факта проверки в документальном виде. Также благодаря этой книге руководитель фирмы сможет ознакомиться с результатами инспекции.

Для руководства компании такой вид отчетности очень удобен, так как в довольно сокращенном виде, он может получить полную информацию о результатах проводимой инспекции.

Проведение проверки юрлица

Законодательство предусматривает ведение журнала проверок и для индивидуальных предпринимателей. В Федеральном законе под номером 294 говорится о том, что ИП имеют полное право на ведение такого документа, но это не значит, что для них это условие является обязательным. Индивидуальные предприниматели могут вести такой учет на свое усмотрение. Это влечет за собой и отсутствие любых наказаний с юридической стороны за отсутствие книги.

Но вести такую документацию важно самому предпринимателю или организации, так как на ее основании он получает дополнительную информацию о проверке

Права проверяемой стороны

Ст. 19 ФЗ № 294 от 26.12.2008 определяет ответственность должностных лиц органов контроля при проведении проверок:

1. Если проверяющий относится халатно к выполнению служебных обязанностей, совершая противоправные действия (или бездействие) в ходе мероприятия, он несет за это административную и уголовную ответственность.

Органы госконтроля и муниципального надзора контролируют выполнение их сотрудниками функциональных обязанностей, проводят учет нарушений, служебные расследования для принятия мер в соответствии с законами РФ.

В течение 10 дней проверяемая сторона, интересы которой были нарушены, должна быть проинформирована о мерах, принятых к таким проверяющим.

Ст. 21 регламентирует права ИП и ЮЛ, а также их уполномоченных представителей при контактах с проверяющими органами:

1. Обязательное присутствие на процедуре, возможность давать пояснения по вопросам, имеющим отношение к проверяемому предмету.

Получение сведений от проверяющих лиц или контролирующих органов, предоставление которых предусмотрено ФЗ РФ.

Ознакомление с результатами проверок с указанием в актах своего мнения (согласен, возражает), а также оценка действий конкретных должностных лиц – представителей органов государственного и муниципального контроля.

Обжалование выводов и поведения проверяющих, спровоцировавших в ходе мероприятия нарушение прав ЮЛ или ИП в административных или судебных органах.

При несогласии с результатами и фактами, выявленными в ходе контроля, а также указаниями, зафиксированными актом, в течение 15-ти дней после получения акта предприниматель может оформить свои возражения в письменной форме и передать их в органы муниципального или государственного контроля.

К заявлению можно прикладывать доказательства: документы или копии с аргументами, обосновывающими возражение.

Важную информацию об оформлении и ведении журнала регистрации входящей и исходящей документации, трудовых договоров, вводного инструктажа и служебных записок вы можете найти в отдельных статьях на нашем портале. Также наши эксперты подробно расскажут вам о том, для чего нужны и как заполняются журналы учета выдачи трудовых книжек, рабочего времени, бланков строгой отчетности, огнетушителей и проверки и испытаний электроинструмента.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Заключение

Журнал проверок ИП или ООО помогает фиксировать информацию обо всех визитах надзорных органов с плановыми и внеплановыми проверками. Эта отчётность ведётся по унифицированной форме: таблица с основной информацией по мероприятию. Журнал важен не только для формального учёта, но и для защиты прав субъектов предпринимательской деятельности. С помощью таких записей можно оспорить законность решений должностных лиц и чиновников.

Читайте далее:

Образец журнала учета трудовых книжек

Журнал учета приказов по личному составу: форма, электронный журнал

Образец Книги приказов по основной деятельности

Как заполнять Расходный кассовый ордер

Журнал учета первичных средств пожаротушения: образец, периодичность заполнения