Как правильно оформить отпуск без сохранения заработной платы + образцы документов

Обязательные отпуска без содержания на основании Федеральных законов

Перечень оснований для обязательного отпуска без содержания не исчерпывается только Трудовым кодексом. Отдельные категории работников имеют такое право на основании законов федерального уровня. Приведем эти категории граждан в таблице №3

Как написать заявление на отгул?

Согласно тексту ст. 128 ТК РФ, для получения отгула работник обязан подготовить заявление. Оно пишется гражданином в свободной форме или по шаблону, предложенному отделом кадров фирмы-нанимателя. Как правило, в документе указываются следующие сведения:

• написать два заявления (одно – на отгул, второе – об уходе из компании);
• подготовить одно заявление, в котором будут сформулированы оба намерения.

В заявлении работнику следует предоставить:

• дату ухода в отгул;
• информацию, что отпуск предоставляется без сохранения;
• его продолжительность (обозначается в календарных днях);
• дату прекращения трудового контракта;
• собственноручную подпись.

Насколько подробно расписывать причины отгула в заявлении – решает работник самостоятельно. Эксперты советуют не ограничиваться общими формулировками, а давать подробные разъяснения. Именно из них администрация нанимателя сделает вывод, имеют ли основания уважительный характер.

Анализируем ситуацию

Анализ ситуации

В соответствии с ч. 2 ст. 128 ТК РФ работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней. В ТК РФ не предусмотрены сроки, в течение которых работник после наступления соответствующего юридического факта вправе реализовать свое право на отпуск без сохранения заработной платы. Отпуск может и не примыкать вплотную к дате события, указанного в ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Однако его нельзя использовать авансом, иначе в законе использовалась бы формулировка «в связи», а не «в случае».

В данной ситуации отказ работодателя предоставить работнику отпуск продолжительностью 4 календарных дня является нарушением трудового законодательства, поскольку просьба работника о предоставлении указанного отпуска связана с регистрацией брака. Следовательно, работник относится к категории лиц, которым работодатель, согласно ст. 128 ТК РФ, не имеет права отказать в предоставлении отпуска. Работник направил работодателю письменное заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, как того требует законодательство. Продолжительность отпуска, указанная в заявлении работника, не превышает максимальный предел, установленный законом.

Работодатель при получении заявления от работника обязан был предоставить отпуск в срок, указанный в заявлении работника, поскольку возможность и время предоставления отпуска в этом случае не зависят от усмотрения работодателя, и при наличии установленного законом основания (регистрация брака) предоставление отпуска без сохранения заработной платы является обязанностью работодателя.

Получив заявление, работодатель был уведомлен в установленном порядке о праве работника на отпуск без сохранения заработной платы, поэтому самовольный уход работника в отпуск (без согласия и приказа работодателя) прогулом не является. Следовательно, работодатель не имел права привлекать работника к дисциплинарной ответственности за прогул, поскольку работник отсутствовал по уважительной причине. Таким образом, в действиях работодателя имеются составы двух правонарушений – незаконный отказ в предоставлении отпуска и незаконное привлечение работника к дисциплинарной ответственности за прогул.
С другой стороны, день (дата) предоставления отпуска указана не в законе, а в заявлении работника, без которого каких-либо обязанностей у работодателя не возникает. Кроме того, в ст. 128 ТК РФ зафиксировано, что продолжительность любого отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем. 

Соглашение формализуется путем издания работодателем соответствующего приказа, без которого использование работником отпуска является самоуправным. Нарушение работодателем закона в части отказа в предоставлении отпуска не является обстоятельством, исключающим ответственность работника за самовольное использование такого отпуска. 

Таким образом, уйдя без приказа работодателя в отпуск по случаю регистрации брака, работник нарушил правила предоставления и использования отпусков, за что может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, если компетентным органом не будет признано, что он действовал в состоянии крайней необходимости.   

Работодатель в описанной ситуации обязан освободить работника от дисциплинарной ответственности за прогул.

Работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель, поставив вопросы о признании незаконными как отказа в предоставлении отпуска, так и привлечения к дисциплинарной ответственности за прогул.

В каждом из этих двух случаев, согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1) на должностное лицо в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; 
2) на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; 
3) на юридическое лицо – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Судом в пользу работника могут быть взысканы компенсации в счет возмещения морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Законодательная база

Отгул — это свободный день или непродолжительный период свободного времени (несколько дней), в который сотрудник освобожден от своей трудовой деятельности по согласованию с работодателем и на основании его приказа. Фактически это дополнительный выходной или небольшой, однодневный отпуск.

Данное освобождение от труда возможно в двух случаях:

• оплачиваемый однодневный отпуск — в случае предоставления его донору и неоплачиваемый — в случае предоставления за труд в выходной (поскольку выходной, в который сотрудник работал, уже был оплачен);
• отгул за счет отпуска. Часто в таком случае специалист получает свободный день без оформления, а потом, после предоставления долгосрочного отдыха, по графику отрабатывает его либо выходит раньше. Хоть на практике подобные договоренности — довольно распространенное явление, такого лучше не допускать, так как могут возникнуть проблемы с оформлением: отказ работодателя от договоренности или иные документальные трудности (например, при оформлении несчастного случая и т. д.).

Также напомним: в случае если сотрудник привлекался к работе в выходной или нерабочий праздничный день, администрация обязана либо оплатить его труд в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением выходного дополнительного дня.

Как написать заявление на один день за свой счёт?

Как взять один день за свой счёт – как писать заявление? Директору ООО “Рога и копыта”

слесаря Пупкина В.В.

Прошу Вас предоствить мне один день отпуска без сохранения заработной платы на 31.11.2013 г. по семейным обстоятельствам.

Как вариант можно указать в причинах вместо абстрактных семейных обстоятельств конкретную встречу любимой тещи или, как написал один мой коллега:”в связи с тем, что 30.11.2013 день рожденья любимой жены, и не выпить в такой день я не могу, так вот, чтобы не попасться на проходной 31.11.2013 в состоянии алкогольного опьянения и не подвести Вас, уважаемый Николай Петрович, прошу Вас предоставить мне один день отпуска за свой счет на 31.11.13г. чтобы я похмелился, протрезвел и 01.12.2013 г. продолжил ударный труд на благо нашего предприятия”. Посмеялись, но день дали.

Заявление на один день за свой счёт. В нашей жизни так бывает, что возникает ситуация, когда необходимо уйти с работы, а отгулов нет . В таком случае есть выход. Необходимо будет написать заявление на отпуск за свой счет на те дни, которые вам нужны (в данном случае это будет один день). Если в вашей организации есть специальный бланк для этого, то вам это облегчит решение этого действия. Если нету, то лист бумаги и ручка вам в помощь. Приходите в отдел кадров и пишите заявление с указанием причины. На практике желательно уже заранее договориться с начальством и знать что вас отпустят. Но есть случаи, когда вас просто не имеют права не отпустить (например ваша свадьба, смерть ближайших родственников). Приблизительно заявление должно выглядеть так:

Ф.И.О. сотрудника в родительном падеже

Прошу вас предоставить один день отпуска без сохранения заработной платы (число, месяц, год) по семейным обстоятельствам (или другая уважительная причина).

В жизни любого человека могут возникнуть такие срочные обстоятельства, что человеку нужно посвятить свой день решению какой то проблемы и следует отпроситься с работы на этот день.

Отгул не дают и остается только один выход,написать официальное заявление,на отпуск за свой счет,и это может один день или более.

В заявлении указывается обязательно пункт -без сохранения заработной платы,на время вашего отсутствия.

Заявление должно быть оформлено вот таким образом:

После этого заявление визируется у непосредственного начальника вашего отдела и передается секретарю,который проведет его регистрацию и оформит его дальше по инстанции.

Заявление всего на один день за свой счёт у нас частенько называют просто, административный отпуск, или ещё проще одним словом – административный.

Приходится брать его часто не потому, что отдохнуть захотелось, а по необходимости, в силу тех или иных жизненных обстоятельств. Нужен свободный день срочно, а ни отгулов, ни отпускных дней нет.

Но выход есть. Это подача заявления администрации на так называемый отпуск за свой счёт (кстати, можно брать и не только на один день).

Довольно часто на предприятии есть спецбланк (форма) для заполнения. Если нет, то пишем в свободной форме, типа что – то так:

Если вы хотите взять один день, чтобы отдохнуть дома или пойти куда ни-будь за свой счет, то для этого нужно подать заявление генеральному директору. Для этого в начале пишем.

Директору(генеральному директору) Имя, Фамилия, Отчество. От (Работника) ФИО.

– Заявление

• Прошу дать мне один день отпуска за свой счет.
• дд.мм.гггг.
• ПОДПИСЬ.

Для этого нужно подать заявление генеральному директору, по этой очереди:

Директору (имя компании)

-Заявление

Прошу предоставить отпуск за свой счет на дд.мм.гггг. обстоятельства.

От ФИО (работника)

В соответствии со статьёй 128 Российского Трудового Кодекса любой работник может совершенно спокойно получить один выходной день за свой счёт, то есть без оплаты со стороны работодателя. Конечно же причина должна быть уважительной. Поэтому в заявлении надо пояснить причину. Можно просто написать, что по семейным обстоятельствам. А можно более подробно указать, зачем. К примеру вы болеете и собираетесь посетить стамотолога или другого врача. Иди ваши дети женятся, или необходимо посетить важные мероприятия в школе. Причиной может быть и смерть родственников, и даже ДТП, защита диплома или докторской работы в аспирантуре. Не стоит выдумывать причины, лучше всегда брать такой день по весомой необходимости и всегда раскрывать суть работодателю. Но что касается крупных предприятий, то и сами работники отдела кадров всегда подскажут, что написать. Обычно вполне достаточно указать, что просто по семейным обстоятельствам требуется один день за свой счёт. Образец заявления и цитата статьи закона прилагаются ниже.

Особенности регламента заявления о предоставления отпуска за свой счет

Процесс заполнения заявления пошагово выглядит следующим образом:

1. Работник организации пишет заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, указывая в нем причину для предоставления отгула. Обычно после одобрения обстоятельств работодателем, конкретная причина меняется на «по семейным обстоятельствам».
2. Если работодатель дает положительный ответ, то издается приказ о необходимости предоставления административного отпуска сотруднику. Данный документ вступит в силу только после подписания.
3. Далее составляется табель учета отработанного времени, учитывающий отпуск без сохранения оплаты труда.

Как правильно написать (образец)

Фото: заявление на отпуск за свой счет

Заявление на предоставление отпуска за свой свет можно .

Обязательно ставится дата и подпись. Пошаговое заполнение выглядит следующим образом:

1. ФИО работодателя и название фирмы (в правом верхнем углу).
2. От кого написано заявление (в правом верхнем углу, ниже предыдущего пункта).
3. Просьба о предоставлении отпуска с указанием периода.
4. Дата и подпись.

Инструкция оформления на один день (пример)

Оформление отпуска без сохранения заработной платы мало чем отличается от обычного. Определенной формы, по которой должно заполняться заявление не существует.

Необходимо указать срок отпуска – один день и согласовать все с работодателем, чтобы был оформлен приказ на основании заявления.

Пошаговая инструкция заполнения заявления выглядит так:

1. В правом верхнем углу указываются данные руководителя и предприятия, а также данные сотрудника, претендующего на отпуск.
2. Далее необходимо указать вид документа – заявление.
3. В содержании заявления необходимо изъявить желание на один день отпуска и указать, что он будет неоплачиваемым. В содержании указывается и причина.
4. В завершении ставится дата и подпись.

Указание на то, что отпуск будет без сохранения заработной платы здесь является необходимым, нарушением будет не указать на это.

За сколько дней можно заполнить документ

Предоставление данного вида отпуска не является обязанностью работодателя. Официального закрепления периода, за который необходимо уведомить работодателя, нет.

Сотрудник должен сам рассчитать время так, чтобы работодателю хватило времени одобрить, а отделу кадров выпустить приказ.

Заявление можно написать и день в день, главное, чтобы работодатель и отдел кадров успели одобрить, подписать и оформить.

Основные характеристики предоставления с последующим увольнением (форма)

Работник обязан уведомить работодателя об отпуске без сохранения заработной платы с последующим увольнением за 14 дней.

Кроме того, 2 часть 81 статьи Трудового кодекса закрепляет запрет на увольнение находящегося в отпуске сотрудника работодателем.

Если у сотрудника нет конкретных оснований для получения отпуска, но он все равно может попросить администрацию предоставить ему такой с последующим увольнением.

Права и обязанности (работника и работодателя)

Неоплачиваемый отпуск (без сохранения заработной платы) является правом для сотрудника. В свою очередь работодатель не обязан предоставлять ему его.

Однако в большинстве случаев отпуск все же предоставляется. Обязанностью в данном случае будет являться формальное соблюдение процедуры.

То есть заполнение заявления, передача его администрации и оформление приказа в отделе кадров:

Нельзя быть абсолютно уверенным, что работодатель по первому желанию работника предоставит ему отгул, на это должна быть уважительная причина, либо принадлежность гражданина к конкретной категории.

В соответствии с Законодательством, не все категории служащих могут получить выходные от работы дни. Их предоставляют только при наличии определенных обстоятельств, причем продолжительность оговаривается руководством и сотрудником.

Наниматель обязан выделить административный отпуск таким работникам (ст.128 ТК РФ):

Основания для обязательного предоставления по ТК РФ

Трудовой кодекс (ст.128) отмечает обстоятельства, позволяющие работникам, написавшим заявление на выходные дни за свой счет, однозначно рассчитывать на определенную продолжительность отпуска без заработной платы.

Ниже представлен перечень причин с указанием длительность отдыха за свой счет, при которых работодатель обязан принять заявление и оформить отпуск:

• 35 — участие в Великой Отечественной Войне;
• 14 — достижение пенсионного возраста и одновременно продолжающие выполнять свои трудовые функции (предоставление отпуска за свой счет пенсионерам);
• 14 — гибель родственников, несущих военную службу, работавших пожарным, сотрудниками полиции или исправительных колоний;
• 60 — инвалидность;
• 5 — свадьба, рождение ребенка, смерть близкого родственника;
• 15 — сдача вступительных экзаменов, прохождение подготовительных курсов.

Уведомив руководство компании и написав соответствующее заявление, работник не понесет наказания, если уйдет в отпуск.

Кроме Трудового кодекса нормы предоставления отпуска без сохранения зарплаты установлены другими нормативно-правовыми актами. К таким относится ФЗ «О государственной гражданской службе в РФ», в соответствии с которым государственный служащий не может оформить отдых за свой счет на срок более 12 месяцев.

Если трудовая деятельность специалиста не связана с гражданской службой, его отпускной период без содержания не ограничивается.

Особое положение занимают педагоги: они вправе оформлять отдых от профессиональной деятельности с целью повышения своей квалификации без каких-либо ограничений.

Кроме перечня причин для отдыха без сохранения зарплаты, указанных в законе, работодатель может обозначить собственные условия для предоставления, основываясь на специфику производства, и закрепить их в локальной документации предприятия.

Причины, при которых работодатель может отказать

Если при написании заявления на отпуск без сохранения зарплаты сотрудник указал причины, не обозначенные в статье 128 ТК РФ или коллективном договоре, то работодатель вправе не отпустить его в неоплачиваемые отгулы.

Действующее законодательство не содержит конкретного термина «уважительные причины» для отдыха без содержания, признание степени необходимости и уважительности оценивается непосредственно руководителем организации.

Если причина, прописанная в заявлении, по мнению директора отрицательно повлияет на деятельность компании (снижение объемов производства), то в предоставлении выходных дней без зарплаты сотруднику могут отказать. Подобные действия работодателя являются вполне законными и не нарушают трудовые права подчиненных.

Какие семейные обстоятельства можно считать уважительными?

Глава компании вправе отправить в отпуск без сохранения содержания любого сотрудника, если сочтет причины для подобного события уважительными.

Указанное словосочетание обозначает ситуации, обусловленные семейными обстоятельствами сотрудника, являющиеся весомыми для отсутствия работника на его рабочем месте. Возникновение таких обстоятельств не позволяет решить проблемы в семье без отрыва от труда.

Примеры уважительных причин:

• уход за больным родственником,
• расторжение брака через суд,
• стихийные бедствия, повлиявшие на судьбу семьи,
• сбор в армию,
• детский лагерь,
• работа присяжным заседателем.

Но если один работодатель безоговорочно подпишет заявление на отдых за свой счет, то другой при аналогичных обстоятельствах в предоставлении отгула может отказать. И это не будет нарушением трудовых прав сотрудника.

Правом на отпуск без зарплаты по семейным обстоятельствам, зафиксированных в локальных актах компании (ст.263 ТК РФ), могут воспользоваться:

• родители 2-х и более детей (до 14 лет),
• родители детей-инвалидов;
• одинокие родители.

Независимо от причин написания заявления на неоплачиваемый отпуск не стоит забывать нормы ст.121 ТК РФ, где говорится, что в случае продолжительности отдыха без сохранения содержания более 2-х недель исчисление календарного года для назначения оплачиваемого отпуска меняется на количество превышенных дней.

Дни отгулов без зарплаты свыше двух недель в отпускной стаж входить не будут и право на ежегодный отдых давать не будут — подробнее об учете отпуска за свой счет в стаже.

Где унифицированной формы Т-6 (Т-6а)

Представленный в Word-формате бланк унифицированной формы Т-6, а также корректно заполненный его образец вы можете скачать на нашем сайте. Формы Т-6 и Т-6а приведены Госкомстатом РФ в изданном данным ведомством положении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Форме Т-6 соответствует номер 0301005 ОКУД, а форме Т-6а — номер 0301019 данного классификатора.

С 2013 года организации вправе задействовать вместо унифицированных бланков первичных документов (включая формы Т-6 и Т-6а) собственные учетные бланки (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). В данном случае — те, что относятся к учету кадров. Однако в силу удобства форм Т-6 и Т-6а, а также по причине сложившихся деловых обычаев многие российские организации продолжают использовать именно их.

В числе наиболее заметных преимуществ соответствующей формы:

• в структуре бланка присутствует несколько граф, в которых можно зафиксировать конкретную разновидность отпуска (очередной, декретный, учебный и иные);
• в форме можно указать общую продолжительность всех отпусков сотрудника (если таковых предполагается несколько).

Данная форма предполагает включение всех необходимых сведений, характеризующих должность сотрудника: наименование его должности, структурного подразделения фирмы, а также периода работы в организации, за который он получает отпуск.

Образец заполненной формы Т-6 (его можно скачать) выглядит так:

Подробнее о законодательных критериях, установленных для первички, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению отпуска:

Внутренняя локальная документация

Поскольку отпуск без сохранения заработной платы относится к исключительным случаям, вызванным необходимостью работника, то законодательно не оговорены сроки подачи заявления на отпуск без содержания, образец составления, ряд категорий граждан и событий, не дающих право субъекту предпринимательской деятельности на отказ.

Регламент целесообразно отразить во внутренних локальных документах. Статья 263 ТК РФ содержит рекомендательный характер по предоставлению 14-ти календарных дней сотрудникам, имеющим детей при условии включения нормы в коллективный договор. На основании заявления об отпуске за свой счёт, данный период может быть присоединён к ежегодному отпускному праву.

• от двух детей до 14-ти лет;
• ребёнка – инвалида до 18-ти лет;
• статус одиноких и ребёнка до 14-ти лет.

Установление перечня допускает формирование ряда иных оснований для предоставления дополнительных дней на отдых, которые следует включить в коллективный договор.

Какие документы необходимо оформить после заявления

После регистрации запроса на безоплатный отпуск, в обязанность кадровика фирмы входит оформление необходимых документов:

1. Распоряжение на отдых, согласно формы Т-6. В распоряжении требуется разделе «Б» отобразить, что отпуск выделяется без оформления зарплаты. Основанием для составления приказа отмечаются реквизиты зарегистрированного запроса. В объявленном приказе работающее лицо должно расписаться.
2. Затем, в личную карточку отпускника записываются данные в раздел «VIII Отпуск». Сюда заносятся сведения из выданного распоряжения на отпуск, с отображением вида отпуска, продолжительности, первого и заключительного дня, данные о распоряжении. Календарную протяженность такого отпуска указывают только при его оформлении согласно законодательным нормативам.
3. Заполняются соответствующие записи в табеле учета посещения работы отпускником. Ответственное лицо проставляет в табеле запись отсутствующего работника символами «ДО» либо цифрой 16. Праздничные дни и выходные тоже отмечаются такими символами, так как входят в безоплатный отпуск.