Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Сроки хранения.

В соответствии с п. 4.1 Инструкции сроки хранение архивных документов (независимо от места их хранения) исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.

Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В соответствии с п. 4.4 Инструкции срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:

• 15 лет – для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ (в том числе органов Прокуратуры РФ, ЦИК РФ, Счетной палаты РФ, ЦБ РФ, а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;

• 10 лет – для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ;

• 5 лет – для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее (п. 4.8 Инструкции):

• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, составляет 75 лет;

• срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, составляет 50 лет;

• по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;

• документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается (п. 4.10 Инструкции).

* * *

В заключение отметим, что учреждения вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (п. 4.11 Инструкции).

Вступил в силу 18.02.2020.

Вступила в силу 25.02.2020.

Преимущества

Депозитарное

хранение документов можно назвать отличной альтернативой организации архива собственными силами. Специализированные компании обеспечат полную сохранность переданной документации в соответствии со всеми нормами действующего законодательства при оперативном доступе к ним по заявке клиента. Также обеспечивается и доставка затребованных заказчиком материалов.
Стоимость внеофисного хранения не будет превышать расходов на самостоятельную организацию архива и его содержание, а также затрат на заработную плату архивных работников. Это приведет к высвобождению средств, которые пойдут на развитие бизнеса или модернизацию производства. То есть наблюдается прямая выгода.
Особенным аспектом являются оперативность и отсутствие путаницы. Документация в архив поступает после тщательной сортировки с изъятием материалов, требующих уничтожения (дубликаты, копии и т. п.). Каждый документ зафиксирован в описи и электронном списке, по которым он оперативно может быть найден в архиве.
Запрошенный материал заказчик получает либо в день заявки, либо на следующий день после ее подачи. Скан-копии предоставляются в тот же день на оговоренную ранее электронную почту.
Чаще всего подобного порядка и оперативности невозможно достичь при нахождении и циркуляции документации между отделами и «самодельным» архивом предприятия. В результате чего депозитарное хранение архивных документов предстает в весьма выгодном свете.
Архивные работники аутсорсинговой компании оперативно проводят экспертизу хранимых материалов на соответствие срокам хранения согласно требованиям законодательства и в случае их истечения производят уничтожение документов с составлением всех необходимых актов.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.

Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.

Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.

Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему

Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Какие установлены дополнительные требования к системам управления документами и электронным архивам?

2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме (приложение 2).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

— наличие литерных листов и пропущенных номеров;

— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Роль светового режима

Архивное хранение и обеспечение сохранности документов обязательно подразумевают учет светового режима, который включает в себя следующие моменты:

1. Если документы хранятся долгое время, то они обязательно должны находиться в полной темноте.
2. Конечно, в хранилище может использоваться освещение, но чаще всего это искусственный свет, в большинстве случаев его стараются сделать рассеянным.
3. Когда используется исключительно естественное освещение, то на окнах должны быть в наличии специальные светорассеиватели. Если освещение искусственное, то разрешено применять в архиве только лампы накаливания в плафоне, который будет со всех сторон закрыт, с гладкой наружной поверхностью.
4. Существуют специальные нормы освещенности, например, ни в коем случае нельзя, чтобы уровень освещенности превышал на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20-50 лк, на рабочих столах — 100 лк.

В самом архиве не допускается проникновение и попадание на документы прямых солнечных лучей, так как это может навредить важным бумагам.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

Влияние температуры

Обеспечение сохранности архивных документов обязательно подразумевает соблюдение определенного температурно-влажностного режима:

Важные документы не могут храниться в местах, где нет регулируемого климата. Как правило, в архиве температура воздуха должна быть 17-19 градусов

Также особое внимание уделяется и влажности воздуха, она не может превышать 60 %. Если в помещении регулировать климат нет возможности, тогда поддерживается температура 20 градусов и влажность 60 %.
Для важных документов могут быть опасными резкие колебания температуры влажности воздуха.
Помещения, которые имеют нерегулируемый климат, должны иметь установленные приборы для осушения или, наоборот, увлажнения воздуха.
Организация обеспечения сохранности архивных документов включает в себя установку в таких помещениях градусников, психрометров, гигрометров

Эти меры необходимы для того, чтобы фиксировать температуру и влажность воздуха.
В архиве происходит постоянный контроль, поэтому там, где климат можно регулировать, проверка осуществляется раз в неделю, там, где не регулируется, – два раза. В случае если фиксируется нарушение температурного режима, контроль должен осуществляться ежедневно.

Стоит отметить, что любой архив, где хранятся важные документы, имеет специальный журнал, в который заносятся все данные о температурном режиме.

Почему стоит отдавать документы на хранение в «РАЙСВОЛФ»

Мы ценим доверие и создали для своих клиентов удобные условия сдачи документов в архив на постоянное хранение или короткий срок

Нам важно, чтобы вы оставались спокойны и не волновались за важную документацию. Поэтому команда «REISSWOLF» делает все, чтобы надежно хранить вверенные документы и спокойствие их владельцев.

Преимущества нашей работы:

1. Компетентный штат. Собрали и обучили проверенный персонал с ответственным подходом к своей работе. На таких людей можно положиться в любом вопросе.
2. Техническая уверенность. Оснастили здание системами безопасности, пожаротушения, видеонаблюдения. Лучшие технические средства, сигнализация и датчики помогают держать ситуацию под контролем.
3. Транспортная безопасность. Автомобили для доставки документов находятся под круглосуточным спутниковым наблюдением, а доступ к машинам имеют только сотрудники компании. Транспортировка документации также под нашей ответственностью.
4. Конфиденциальность клиентов. Ведем строгий контроль посетителей. Подготовили аудит-комнату для работы с документами на нашей территории. Пересечение клиентов и их документов сведено к нулю.

Инновационные технические внедрения и ответственность команды «РАЙСВОЛФ» обеспечат вашим материалам высокую надежность по приемлемой стоимости.

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

• архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция);
• единица хранения (дело, электронное дело).

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр – обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации – состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
• список фондов (приложение № 12);
• лист фонда (приложение № 13);
• опись дел, документов (приложения № 14–16);
• реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов	Перечень документов в массиве	Срок, лет	Статья Перечня
Нормативно-правовые акты	положение о кадровой службе, копии приказов	Постоянно, ДМН	Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу	прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов	75 ЭПК	Ст.19б
очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства	5	Ст. 19б прим.
Договорные документы	трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД	75 ЭПК	Ст. 657
трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам	75 ЭПК	Ст. 657
Учетные формы	личные дела	75 ЭПК	Ст. 656б
личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников	75 ЭПК	Ст. 658
книга учета ТД	75	Ст. 358д
книга учета трудовых книжек	75	Ст. 695в
табели рабочего времени	5	Ст. 586
графики дежурств, отпусков	1	Ст. 693
отчеты и прочие документы по командировкам	5 ЭПК	Ст. 669
Документы – основания приказов	заявления, объяснительные, докладные, служебные записки	5	Ст. 649
Коллегиальные решения	аттестационные протоколы	15 ЭПК	Ст. 359
Информационно-справочные документы	анкеты, резюме кадрового резерва	5 ЭПК	Ст. 652

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии — по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации

В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем

Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

1.2. Группировка различных категорий документов

1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

1.2.2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

1.2.4. Протоколы совещаний располагаются в делах в хронологическом порядке.

1.2.5. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например: годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

1.2.6. Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

1.2.7. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

1.2.8. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

• объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
• организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
• документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст

13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

• архив организации должен предоставлять документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности;
• архив организации при наличии полномочий может оказывать пользователю платные информационные услуги;
• пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов.
• для организации использования документов в архиве организации формируется научно-справочный аппарат (справочно-поисковые средства) – комплекс взаимосвязанных основных (обязательных) и дополнительных архивных справочников о составе, содержании и объеме архивных документов, основными из которых являются описи дел, документов.

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

• информационное обеспечение работников организации;

• исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

• выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

• виды запросов (тематического и социально-правового характера);
• требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
• порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
• особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

• наличие фонда пользования;
• плохое физическое состояние документов;
• документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
• ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.