Гост р 51511-2001. печати с воспроизведением государственного герба российской федерации. форма, размеры и технические требования (с изменениями n 1-4)

Печать ООО: основные требования

Если вы внимательно прочитали предыдущие разделы, скорее всего сделали вывод о том, с каким видом кассы лучше всего связать свою судьбу. Здесь мы поговорим не просто о смарт-терминалах, а о нюансах, по которым они друг от друга отличаются с точки зрения работы с номенклатурой.

Самыми удобными для работы с номенклатурой будут смарт-терминалы и фискальные регистраторы (при условии хорошей кассовой программы). В них можно без проблем самостоятельно вносить необходимые данные. С автономными кассами все сложнее – зачастую для ввода номенклатуры не обойтись без приглашения специалиста и остановки продаж. А это потеря выручки и дополнительные затраты на оплату услуг.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ. О преимуществах смарт-терминалов МТС мы уже неоднократно упоминали по ходу статьи. Осталось сказать немногое:

• оффлайн-режим работы – касса выбьет чек даже без сети интернет, а при появлении связи сама отправит данные в ОФД;

• автоматическое и бесплатное обновление в соответствии с 54-ФЗ;

• круглосуточная техподдержка;

• поддержка приема быстрых платежей, то есть вы сможете принимать безналичную оплату без подключения терминала эквайринга и платить за комиссию всего 0,4-0,7%;

• функционала здесь гораздо больше, чем требует закон. Он доступен даже в базовом тарифе;

• много разных фишек для удобной работы с номенклатурой;

• есть специальное приложение для руководителя, с которым он контролирует торговлю со смартфона.

Несмотря на то, что есть те, кто считает печать пережитком прошлого, ее роль, несомненно, по-прежнему крайне велика. Наличие печати необходимо в таких типах документов, как финансовые; юридические; кадровые и другие. Например, печать требуется в следующих случаях:

• для заверения подписи уполномоченного лица на официальных документах. Если оттиск печати отсутствует, то документ может быть признан недействительным. То есть, первое, что подтверждает печать — подлинность различных официальных бумаг, договоров, контрактов и т.д.;
• для открытия расчетного счета в банке. Несмотря на принятие законов, смягчающих требования к наличию печати, банковские специалисты вполне могут отказать в открытии р/с, если ИП или организация не имеют печати;
• для работы с крупными партнерами – довольно часто именно они предъявляют требование по заверению документов печатью к своим контрагентам.

Кроме всего вышеозначенного, печать придает документам солидности, а также освобождает от необходимости внесения всех правоустанавливающих сведений вручную.

Некоторые копии документов также необходимо заверять подписью с печатью.

Если раньше все предприятия и организации в процессе своей деятельности обязаны были использовать печать, то сегодня эта ситуация несколько изменилась. В частности:

Печать для ИП

Индивидуальные предприниматели могут не пользоваться печатью – в законе нет ни единого указание на обязательность ее применения Тем не менее, если предприниматель один раз принял решение об использовании печати и зарегистрировал ее в соответствующих органах, то отменить данное решение уже не получится.
Важно! Наличие печати не является обязанностью индивидуальных предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью. Применять ее они имеют право только при добровольном волеизъявлении.

Печать для ООО

До 2015 года все коммерческие организации обязаны были использовать в работе штампы и печати. Но с апреля 2015 года закон освободил общества с ограниченной ответственностью от необходимости заверять документы печатью.
Исключение! Если индивидуальный предприниматель или организация ведет деятельность, в которой вместо кассового аппарата используются бланки строгой отчетности, то печать на них является обязательной. В противном случае отсутствие оттиска будет считаться нарушением, которое может повлечь за собой административное наказание и штрафы.

Несмотря на лояльность закона по отношению к наличию или отсутствию у ИП и ООО печатей, многие крупные организации не хотят заключать партнерские сделки с теми представителями бизнеса, которые отказались от применения этого атрибута. Именно поэтому печати до сих пор повсеместно распространены и тенденции к их уменьшению пока не наблюдается.

Какое оборудование необходимо для изготовления печатей и штампов?

При изготовлении печатей, прежде всего, понадобится компьютер для создания макетов.

Далее оборудование подбирается с учетом выбранного метода:

• Для изготовления фотополимерных печатей необходимо наличие лазерного черно-белого принтера и экспонирующей камеры. Именно в камеру помещается заготовка для завершения процесса изготовления – затвердения полимера.
• Для лазерной гравировки нужен лазерный гравер – дорогостоящее оборудование. Зато процесс производства достаточно прост: макет печати импортируют в гравер (точнее в его программное обеспечение), резину размещают на столе оборудования и можно начинать изготовление печати.
• Для производства флэш-печати (печати наполненной краской) потребуется специальная установка. Это оборудование отличается компактностью, легкость, удобством в обращении. Стоимость в разы меньше лазерного гравера. Для размещения достаточно выделить место на офисном столе. Принцип действия: поры резины спекаются под воздействием лампы, а поры, не подвергшиеся процессу спекания, будут пропускать чернила.

Может ли ИП работать без печати

Если индивидуальный предприниматель решает обзавестись печатью только с целью соблюдения закона, тогда её приобретение не требуется — законодательство не накладывает на ИП обязательства по изготовлению печати. Наличие её — это не обязанность, а право, и владельцы бизнеса могут самостоятельно решать, так ли необходима им печать.

Если бизнесмен полагает, что печать не пригодится ему в работе, он может заверять документы путём проставления в них подписи. Однако ИП должен знать, что контрагенты имеют право запрашивать письмо об отсутствии печати как таковой. Владелец бизнеса не может отказать в предоставлении документа, ведь, если бы он скрывал наличие оттиска и заверял бумаги подписью, они признавались бы недействительными. Поэтому письмо становится дополнительной гарантией того, что ИП не планирует мошеннические действия.

Унифицированной формы такого письма не существует, но реквизиты ИП в нём присутствовать должны:

• фамилия, имя, отчество ИП;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• личная подпись.

Если ИП затрудняется сказать, целесообразно ли ему покупать печать, можно начать работать без неё, а позже заказать изготовление. Когда возникнет необходимость — на получение печати потребуется от нескольких часов до двух — трёх дней.

На оттиске печати обязательно должны быть Ф. И. О., ИНН, ОГРНИП и место регистрации предпринимателя

Какой должна быть печать

Законодательство не устанавливает обязательные требования к печати организации. В предыдущей редакции статьи 2 закона об обществах с ограниченной ответственностью говорилось только про наличие в реквизитах полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения (населённый пункт) ООО. Сейчас же формулировка сокращена до «…печать, штампы и бланки со своим наименованием». Так что, можно считать, что никаких официальных требований к форме и реквизитам штампов коммерческих структур не существует.

Однако, если посмотреть, как выглядят оттиски на документах разных фирм, можно увидеть их явное сходство между собой: по размеру и содержащейся информации. Оно вызвано тем, что профессиональные изготовители часть клише разрабатывают по ГОСТ Р 51511–2001, предназначенного для гербовых изображений. Соответственно, оборудование и стандарты работы для них применялись и для коммерческих заказчиков.

Важно: размещать герб РФ вправе только определённый круг лиц: федеральные органы власти; государственные органы, организации, учреждения; органы ЗАГСА. Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

Кроме того, в распоряжении московского мэра № 843-РМ указывались требования к внешнему виду оттиска:

• круглый — окружность диаметром 38-42 мм;
• треугольный – равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм;
• прямоугольный — прямоугольник со сторонами размером от 35-50 мм до 70-100 мм.

Относительно информации, обязательной для указания на клише юридических лиц, приводились такие требования:

• полное наименование на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
• местонахождение (населённый пункт);
• номер государственной регистрации.

Угловые штампы, кроме того, должны содержать полный юридический адрес и номер телефона. В добровольном порядке указывалось также наименование предприятия на языке народов Российской Федерации или иностранном языке, а также зарегистрированный товарный знак.

Образец печати ООО, обычный для делового оборота в России, выглядит так.

Идентификационный символ вашей компании может быть каким угодно, но излишний креатив все-таки лучше оставить для внутреннего пользования.

Ставится ли печать на приказах организации в 2021 году

В статье расскажем о правилах использования печати на приказах и других на распорядительных документах в 2021 году.

Кто имеет право ставить печать на приказе

Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.

► Шпаргалки для кадровика: Как оформить реквизиты документов по новому ГОСТ 01.07.2018

На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.

Какие бывают печати

Перечислим разновидности печатей:

• Гербовые . Их внешний вид регламентируется ГОСТом Р 51511-2001. Гербовые печати применяются в государственных учреждениях и организациях, имеющих право использовать символику Российской Федерации (например, нотариальные конторы).
• Приравненные к гербовым . Такие печати создаются для коммерческих организаций. На них может быть нанесен логотип либо уникальная фирменная эмблема. В любом случае на ней обязательно должны быть указаны ИНН и номер свидетельства о госрегистрации. ИП дополнительно указывает фамилию, имя и отчество, а вот логотип уже не наносится.
• Простые . Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях. Например, это печати для заверения справок, копий и выписок.
• Штампы-реквизиты для однотипных ситуаций , используемые для ускорения и повышения эффективности документооборота. Это адресные, регистрационные, с правами доступа (например, гриф «секретно» ) и т.д.

Для чего именно нужны печати

Сфера использования регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена постановлением N 435 от 4 сентября 1973 г). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.

► Электронный документ: особенности хранения

Место расположения печати на приказе

Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.

Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности

В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.

► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

Хранение печатей

Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела.

Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку.

Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.

Печати юридического лица и индивидуального предпринимателя

В гражданском законодательстве Российской Федерация, как таковое, определение печати юридического лица не содержится. В п. 2.1. ГОСТ Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. № 573-ст) даются следующие описания:

• печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
• клише печати — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Необходимо различать понятие печати как механизма и как изображения на бумаге. Печать на документах — оттиск печати, изготовленный с помощью клише. В настоящее время юридическое лицо должно иметь печать руководствуясь требованием закона о соответствующих видах юридических лиц, например:

Пункт 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 N 14-ФЗ:

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Пункт 7 статьи 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 12.12.95 N 208-ФЗ:

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации».

Пункт 4 статьи 3 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ:

«Некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке. Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему». и др. Никаких иных требований к печати юридического лица данные законы не предъявляют. Основной целью использования печати является выделение того или иного субъекта из множества подобных, и, следовательно, оттиск должен содержать максимальный объем информации об этом субъекте. О том что организация должна иметь печать упоминается в нормативных актах рядом с положениями о других средствах индивидуализации юридического лица.

На федеральном уровне установлены следующие обязательные требования к печати:

• юридическое лицо должно иметь печать круглой формы;
• в печати должно быть отражено полное фирменное наименование организации;
• указание на место нахождения данного юридического лица;
• указание на возможность включения наименования на иностранном языке или на языке народов России.

Такие общие требования не позволяют с достоверностью установить третьему лицу тождество того или иного субъекта с уже известным контрагентом, партнером и т.д.

Право на использование в печатях изображения государственной символики оговорено в соответствующих правовых нормах соответствующего уровня (РФ, субъектов РФ) До определенного времени практиковалось изготовление печатей с изображением Государственного герба РФ. Причиной неконтролируемого использования было отсутствие правового регулирования в этом вопросе. 25 декабря 2000 г. был принят Федеральный конституционный закон № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Он установил способы и порядок воспроизведения и использования данной государственной символики. Согласно Закону, Государственный герб Российской Федерации помещается только на печатях:

• федеральных органов государственной власти,
• иных государственных органов, организаций и учреждений,
• органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями,
• а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Изготовление новой печати может потребоваться в следующих случаях:

• утеря старой печати;
• износ старой печати;
• изменение наименования или адреса места нахождения (с одного субъекта РФ на другой).

Каким должен быть оттиск

Официальные требования 2021 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:

• круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
• треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
• прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.

Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:

• полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
• указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
• местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
• государственный регистрационный номер ОГРНИП.

В 2021 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.

Образец печати для ИП в 2021 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.

Важно: факсимиле, т.е. образец личной подписи гражданина, не является официальным символом ИП

Применять факсимиле можно только по согласию сторон при подписании договоров и для внутреннего оборота.

Чтобы изготовить печать для ИП, надо обратиться в специализированную организацию. К сожалению, в отсутствие контроля за изготовлением штемпельной продукции, многие исполнители работают без свидетельства, подтверждающего госрегистрацию ИП. Изготовить штампы можно не только по своим, но и чужим реквизитам, для этого достаточно образца оттиска.

Для снижения риска подделки заказывайте клише с защитой, при которой используют:

• гильоширные сетки толщиной не более 0,1 мм;
• специальные метки (контрольные, химические, УФ);
• многоцветность;
• гравировку рисунков и фотографий;
• особые защитные элементы, применяемые для гербовых изображений;
• двумерный штрих-код.

Мы не обсуждаем, нужна ли ИП печать, в тех случаях, которые рассмотрели выше. В такой ситуации просто нет причин для сомнений. Ответ на вопрос — конечно, нужна. Но как быть, если предприниматель не оказывается в ситуациях, где печать ИП обязательна? К примеру, наёмных лиц у него нет, бланки строгой отчётности и приходные ордера не выписывает.

Может ли работать ИП без печати, если нормативно-правовой акт этого не требует? Разумеется, может, и многие коммерсанты прекрасно обходятся без этого атрибута. И все-таки, этот символ, идентифицирующий бизнесмена, вызывает большее доверие при оформлении деловых бумаг, чем обычная подпись.

Перечень документов

Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах можно упустить проставление этого реквизита.

Оттиск ставится внизу текста рядом с подписью должностного лица. Штамп ни в коем случае не должен попадать на расшифровку подписи. Иногда в месте проставления печати ставится отметка «М. П.» или «Место печати» и оттиск должен ставиться именно на нее.

Первичные

Первичная документация в компании относится к так называемому первичному учету, который означает самый первый этап обобщения операций в организации. Первичными считаются документы, которые могут подтвердить факт существования какой-либо хозяйственной операции. Все информация, которая содержится в «первичке», должна быть отражена в бухгалтерском учете.

Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по форме ТОРГ-12. Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.

Приказы

Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.

Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.

Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).

Другое

Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг:

• договора (как внутренние, так и внешние);
• дополнительные соглашения;
• акты (приема-передачи, экспертизы и проч.);
• справки и характеристики;
• командировочные бумаги;
• ходатайства;
• гарантийные письма;
• штатные расписания, инструкции;
• трудовые книжки.

При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.

Изготовление и способы защиты

Цена небольшая и зависит от степеней защиты. Изготавливать клише с изображением герба могут только сертифицированные организации.

Обычно самое простое клише и оснастка делаются 1–3 часа, но если организация ответственно и серьезно подходит к своей безопасности, стоит задуматься о ее защите. Экономия в этом случае может дорого обойтись, привести к убыткам.

При этом нужно предоставить копии:

1. Устава.
2. Свидетельства о государственной регистрации.
3. Доверенности руководителя.
4. Для АО – решение собрания акционеров.
5. Если в оттиске планируется использовать товарный знак, то свидетельство о его регистрации.
6. Ну и, конечно, заявление с прописанной причиной изготовления.

Многие фирмы-изготовители идут навстречу своим клиентам и существенно уменьшают перечень требуемых документов.

Способы защиты печатей:

1. Микротекст – печать текста 0,5-0,8 мм.
2. «Макраме» — гильоширная или тангирная сетки. Это сложный рисунок тонкими пересекающимися линиями менее 0,1 мм толщиной.
3. Специальное искажение шрифта – имитация дефекта некоторых букв.
4. Растровое поле – общепринятый способ, используемый в гербовых печатях.
5. Полутоновые изображения.
6. «Цербер» – УФ-метки, невидимые при обычном освещении.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец письма-заявки на изготовление печати (штампа)
• Приказ о смене печати предприятия
• Образец приказа о печати предприятия
• Акт приема-передачи печати

Защищенные такими способами клише сложно подделать фотополимерной технологией, которой обычно пользуются мошенники. Для лучшей защиты организации нужно соблюдать правила:

• использовать несколько печатей, при необходимости сделать дополнительные;
• периодически менять образец;
• не употреблять клише из фотополимера;
• совмещать несколько способов защиты при изготовлении, обращаться только к сертифицированным фирмам-изготовителям;
• соблюдать инструкцию по применению;
• назначить лицо, которое будет отвечать за хранение и передачу печатей.

Можно теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Раньше так делать было рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении в трудовой книжке нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Печать в трудовых книжках больше не обязательна !

Минтруд поставил точку в спорах об использовании печати организации при заполнении трудовых книжек. Теперь заверять записи в трудовой книжке печатью нужно лишь при ее наличии.

Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н и Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н.

По новым правилам организации, отказавшиеся от использования печати, должны заверять записи о приеме на работу, кадровых перемещениях и увольнениях только подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Компании, продолжающие использовать печать, должны по-прежнему заверять печатью увольнительные записи.

Кстати, оговорка «при наличии» распространяется и на проставление печати на первом листе трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Заверять оттиском печати приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней тоже больше необязательно.