Должность

Укомплектованность кадрами: как считать по формуле

В практике кадровой работы под укомплектованностью кадрами понимают наличие сотрудников на каждой должности и штатной единице, фигурирующих в штатном расписании. Полная укомплектованность предприятия кадрами означает, что вакантных штатных единиц нет. В этом случае укомплектованность кадрами равна 100%, а коэффициент укомплектованности — единице. Как более наглядный показатель используется процент укомплектованности кадрами.

Формула расчета нормативной численности

Н = V : (Фрв × Впл × Квн) где:

• V — плановый объем работ;
• Фрв — фонд рабочего времени на планируемый период;
• Впл — плановая выработка на сотрудника;
• Квн — плановый коэффициент выполнения норм.

Расчёт можно проводить как в целом по организации, так и по отдельным её структурным подразделениям, должностям, специальностям, профессиям, выполняемым функциям.

Пример расчёта нормативной численности сотрудников

В отделе продаж организации «Альфа», производящей фланцы, работает 15 сотрудников. Генеральный директор решил проверить оптимальность численности. Задача по определению возможности сокращения штата отдела была возложена на директора по персоналу.

Для расчёта нормативной численности HR использовал формулу Н = V: (Фрв × Впл × Квн), где:

1. V — 1 264 710 000 руб.;
2. Фрв — 1803 часа;
3. Впл — плановая выработка 66 699 руб, фактическая выработка 60 305 руб.;
4. Квн — 66 699 руб.: 60 305 руб. = 1,11.

Итог: Н = 1 264 710 000 руб.: (1803 ч × 66 699 руб. × 1,11) = 9 человек.

Цифра показала, что штат отдела необоснованно велик и его необходимо сократить.

Укомплектованность кадрами: формула для расчёта численности персонала на основе данных нормирования

Укомплектованность штата: формула расчёта дефицита кадров

Шч = Оз : Нф х Кн, где:

• Шч — штатная численность;
• Оз — общие затраты на объем работы за год, час;
• Нф — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, час;
• Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни.

Пример расчёта дефицита кадров

В структурном подразделении полная укомплектованность кадрами — в общей сложности трудоустроено 100 человек. HR решил рассчитать дефицит кадров, который вызван отсутствием сотрудников по причине болезни и отпусков. За расчётный период он взял 12 месяцев. Руководитель использовал формулу Шч = Оз : Нф х Кн, где:

• Оз — 202300 часов за год;
• Нф — 2023 часа за год;
• Кн —% (Шч : Срч × 100%).

Итог: Шч = 202300 : 2023 х 4% = 4 человека.

Так как отсутствие 4 человек никак не сказывается на работе, было принято решение не расширять штат.

Формула расчёта укомплектованности кадрами в процентах

Qs = Шч : Срч × 100 (%), где

• Qs — укомплектованность кадрами в процентах;
• Шч — штатная численность или требуемое количество персонала по штатному расписанию или ресурсному плану;
• Срч — средняя численность персонала за отчетный период

Пример расчёта укомплектованности кадрами

В штатная численность сотрудников — 270 человек, фактически работает только 247 из них. HR решил посчитать укомплектованность кадрами по формуле Qs = Шч : Срч × 100 %, где:

• Шч — 270 человек;
• Срч — 247 человек.

Итог: Qs = 270 : 247 х 100% = 1,093%.

Вышел высокий процент укомплектованности кадрами. Формула показала, не хватает всего 1,093% от штатной численности. Затем HR выяснил, сказывается ли это на количестве продаваемых товаров и услуг. Для этого менеджер сравнил показатели за несколько периодов. Разница оказалась несущественной.

Коэффициент укомплектованности кадрами: формула расчёта

Для расчёта коэффициента укомплектованности кадрами используют упрощённую формулу:

Qk = Шч : Срч, где

• Qk — коэффициент укомплектованности кадрами;
• Шч — штатная численность или требуемое количество персонала по штатному расписанию или ресурсному плану;
• Срч — средняя численность персонала за отчетный период.

Если вы обнаружили низкий коэффициент — проведите пульс-опрос, чтобы установить проблемы и устранить их. Как правило, люди недовольны банальными вещами, которые вы в силах исправить с минимальными потерями для организации.

Как подготовиться к пульс-опросу, чтобы установить причину низкого коэффициента укомплектованности штата

Смотрите анкеты для опроса в журнале

Штатная численность работников

1. Плановая — приближается к реальному значению, определяется при учете производительности труда и рабочей специфики, которые имеют место на данное время.
2. Нормативная — данный показатель является максимально приближенным к идеалу того количества, при котором процесс производства давал бы самую лучшую производительность.
3. Штатная — количество находящихся в штате официальных постоянных сотрудников, без учета временных работников.
4. Среднесписочная — численность определяется по текущему периоду, в котором высчитывается среднее количество сотрудников.
5. Явочная — показывает количество работников, которые в данный присутствуют на рабочих местах.
6. Фактическая — реальное число работников, которые на сегодняшнюю дату трудятся в стенах предприятия.

На примере ООО «Искра» было установлено, что для поддержания нормального функционирования отдела достаточно 12 человек вместо 16. Но также нужно учесть то, что не все сотрудники сразу выходят каждую рабочую смену. Для того чтобы точно узнать, сколько человек можно набрать в штат, нужно воспользоваться формулой.

Правила и ограничения

Особенно очевидны ограничения, налагаемые на государственные инстанции, если изучить штатное расписание органов исполнительной власти. В качестве примера можно взять центральный аппарат. Здесь есть руководитель, который может утвердить численность сотрудников, но вот ФОТ устанавливается свыше. То есть даже если есть желание взять на работу больше людей, это невозможно, так как зарплаты просто не хватит. ФОТ утверждают Президент, Правительство. Для этого учитывают должности в соответствии с централизованным реестром, а также ориентируются на некоторые другие правовые акты, из которых следует, какой должна быть численность персонала в отделе. Официально процесс описывает принятое в 2005 году постановление Правительства, изданное под номером 452.

Руководитель, рассчитав предельную, фактическую численность, составляет отчетность. Чтобы не ошибиться, имеет смысл запросить информацию в ответственных органах, то есть тех, куда нужно передать отчет о числе работников предприятия. Но будьте внимательны: все подобные обращения должны быть письменными, зарегистрированными под входящим номером ведомства. В противном случае высока вероятность, что вопрос останется без ответа и просто потеряется.

Прием на работу

Для того, чтобы принять на работу нештатного сотрудника, достаточно выполнить пару действий:

1. Попросить гражданина принести необходимый пакет документов.
2. Заключить с ним договор.

К этой инструкции приема на работу нештатного сотрудника стоит сделать несколько приписок, чтобы все было понятно:

1. Необходимый пакет документов включает в себя: паспорт или любой другой документ, подтверждающий личность (ИНН, СНИЛС и трудовая книжка не требуется). К этому пункту также относится документ, указывающий или подтверждающий адрес регистрации на территории России (как правило, этот документ необходим иностранным гражданам).
2. Нет необходимости заключать с гражданином трудовой договор, в этом случае достаточно использовать гражданско-правовое соглашение. Кроме того, он имеет разделение: соглашение подряда (предполагающий, что работник нанимается для выполнения определенного объема работ) или договор на оказание услуг (в этом случае предполагает, что нештатный представитель предоставит определенные услуги).

Что касается самого содержания соглашения о приеме на работу нештатного сотрудника, то оно обязательно должно содержать в себе следующие пункты:

1. Расписывать все пункты и объем выполняемых работ или тип услуг (имеется в виду подробное описание с учетом всех специфик, особенностей и важных моментов, не стоит стараться сократить этот пункт).
2. Должны быть указаны точные сроки выполнения работ (к этому аналогичным образом может быть приписано количество отработанных часов или даже график работы).
3. Должны быть указаны обязанности внештаного работника в плане составления отчетности о проделанной работу (обычно в этом случае указывается необходимость предоставления акта выполненных работ).
4. Указывается размер вознаграждения, которое получит работник.
5. Должно быть отмечено, в какие сроки поступит оплата и каким способом она будет производиться.
6. Обязательно должны быть расписаны права и основные обязанности каждой из сторон, кто подписывает.
7. Отмечены особые условия, при возникновении которых соглашение может быть расторгнуто.
8. Должны быть указаны данные, касательно полной информации организации (с указанием руководителя), а также сведения о самом работнике (паспортные данные, место проживания и ФИО).

Особым условием данного договора является то, что он может быть досрочно расторгнут, но только при условии, что возникнет ситуация, которая должна быть указана в документе. Кроме того, в документ могут вносить иные условия, но только при согласии обеих сторон.

Понятия «Аутстаффинг» и «Аутсерфинг»

В современном мире существует термин «Аутстаффинг», подразумевающий вывод персонала из штата компании и оформление в штат провайдера, который берет на себя обязательства в отношении этого персонала. Что касается сотрудников, для них все остается неизменным, помимо записи в трудовой книжке.

Организация, которая заказывает аутстаффинг, платит провайдеру оговоренную сумму за предоставление таких услуг, также она оплачивает все необходимые расходы на работу провайдера связанную с содержанием работников. Аутстаффинг является широко распространенным, поскольку облегчает управляемость бизнеса и снижает рабочую нагрузку для организации. Налоговая оптимизация происходит законно, аутстаффинг — удобный для руководства метод.

Услуги аутстаффинга часто предоставляют кадровые агентства, занимающиеся подбором персонала. В частых ситуациях они сталкиваются с уволенными сотрудниками: агентство без проблем может трудоустроить их в любой другой организации, которая находится у них в качестве клиента. Аутсерфинг предполагает поиск агентством сотрудников для временной работы в определенной организации. В данном случае работники предоставляют свои услуги на оговоренный срок.

Нештатный персонал нужен многим организациям. Временный персонал зачастую необходим для сезонной работы, например, в сфере гостиничного бизнеса, торговли, строительства. Что касается медицинской отрасли, работодатели не уверены, что провайдер сможет предоставить сотрудников, чье качество работы будет на высшем уровне.

Вы здесь:

Прежде чем создавать юридическое лицо, еще на стадии бизнес-планировании необходимо установить структуру и штатную численность сотрудников в организации. Фактически это неотъемлемая часть бизнес-плана, так как количество сотрудников зависит от выполняемых задач и несет в себе затраты на зарплату и отчисления в форды. Помимо этого, перед учредителями может возникнуть вопрос об изменении структуры в результате образования нового хозяйствующего субъекта или реорганизации строго.

Необходимость составления структуры и штатной численности

Штатная численность организации и структура закрепляются, как правило, в уставных документах

Это особенно важно при формировании новой экономической структуры, ведь должна быть распланирована как организационная структура управления организацией, так и порядок взаимодействия с подчиненными, причем следует учитывать динамику роста компании с учетом ее расширения. Если структура организации довольно большая, то органиграмма предприятия может быть разбита отдельно по каждому структурному подразделению

Не стоит пренебрегать составление данного документа, так как это позволит избежать лишней нагрузки на организацию, как на стадии развития, так и при планировании деятельности уже давно существующей компании. К тому же внедрение или сокращение отделов может быть жизненно важным мероприятием для сохранения конкурентной способности организации. Если структура и штатная численность закреплена на основании уставных документов, то внесение изменений в первоначальную структуру требуют изменений и самих учредительных документов.

Кто составляет документ

Из-за постоянно растущей конкуренции на рынке требуется гибкость и оперативность в решении ряда вопросов, данные изменения касаются численности штата и его структуры, поэтому, данный вопрос, как правило, является компетенцией руководителя организации. Именно он обязан регулировать штат и выстраивать специфику служебных отношений в компании, руководствуюсь финансовым положением, рынком и направлением деятельности. Руководитель отвечает перед учредителями за конечный результат и может совершать без их предварительного разрешения организационные мероприятия.

В большинстве случаев средние и малые организации далеко не всегда используют локально нормативные акты, закрепляющих структуру организации и ее штатную численность. Либо могут применять такие документы в виде схемы, которая определяет иерархию структуры управления организации и служебные связи, как между руководителями, так и исполнителями (подчиненными). Также может быть отдельно выделено каждое структурное подразделение в отдельности.

Схема представляет себе перевернутое двухмерное дерево, которое схематично показывает структуру подчинения сотрудников в виде линейного типа построения. Внутренняя структура может документально не закрепляться в следующих случаях:

• Организация имеет сложную многомерную структуру.
• Нет необходимости производить деление персонала на отдельные группы, в связи с тем, что организация веден один род деятельности.
• Управление и принятие решений осуществляет одно и тоже лицо.
• Организация относится к малому предпринимательству, в связи с этим разработка и внедрение должностных инструкций сотрудникам будет более рациональным действием.

Содержание документа

• Содержательная часть документа может быть составлена в виде схемы, текста или таблицы.
• Определять необходимую численность и формировать требуемую для успешного решения задач предприятия организационную структуру должен либо руководитель, либо директор по персоналу. При этом данное ответственное лицо должно владеть всей необходимой информацией о состоянии рынка, перспективами развития организации и обладать при этом необходимыми знаниями и опытом.
• Готовый документ необходимо согласовать с руководителями структурных направлений (подразделений).

Документ, определяющий штатную численность и структуру организации, является основой для формирования штатного расписания предприятия.

Документы для скачивания

Положение о структуре управления организацией в формате Word.

Административная структура организации (приложение к положению).

Скачать схематичную форму структуры и штатной численности.

Скачать табличную форму структуры организации и штатной численности.

Как правильно сократить сотрудника – пошаговый порядок и инструкция

Все шаги сокращения на предприятиях и организациях четко прописаны законодателем.

Регламентированная таким образом процедура является гарантией минимизации незаконных увольнений для всех трудящихся.

Важно четко соблюдать установленный порядок, чтобы уволить работника по сокращению численности или штата, не нарушая его прав. При увольнении по сокращению работодатель обязан выполнять пошагово следующую процедуру:

При увольнении по сокращению работодатель обязан выполнять пошагово следующую процедуру:

1. За два месяца до непосредственного увольнения сотрудников издать приказ о сокращении численности или штата, который не должен содержать перечень лиц, не подлежащих сокращению в связи с ограничениями, установленными законом;
2. Поставить в известность о принятом решении службу занятости и уведомить профсоюз с соблюдением сроков, предоставленных законом для такого уведомления (при сокращении одного работника – 2 месяца, при массовом сокращении – 3).
3. Составить список сотрудников, которых в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ сократить нельзя;
4. Ознакомление с приказом под подпись всех сотрудников, относительно которых принято решение об увольнении;

1. Составление списка вакантных рабочих мест и предложение о переводе сокращенным сотрудникам с учетом стажа и квалификационных требований к предложенным должностям.
2. Отправление запроса в профсоюз относительно сокращения сотрудников, которые являются его членами и которые отказались от перевода на свободные вакансии.
3. Прекращение трудовых отношений с сокращенными работниками путем расторжения трудового договора (по прошествии двух месяцев с момента издания приказа о сокращении издается новый приказ об увольнении общий или отдельно на каждого сотрудника), совершение всех необходимых выплат (заработной платы, отпускных, компенсаций), занесение в трудовые книжки соответствующих записей с последующей передачей на руки уволенным работникам.

В период с момента принятия решения о сокращении до непосредственного увольнения, работодатель обязан предлагать сотрудникам, попавшим под сокращение, все высвободившиеся и появившиеся свободные вакансии.

В случае, когда трудящиеся соглашаются на перевод, его оформление совершается в краткие сроки, оформляется приказом и записывается в трудовую книгу.

Если лицо, которого уведомили о сокращении желает досрочно расторгнуть трудовой договор, ему необходимо составить соответствующее заявление.

После подписи работодателем, с таким работником производится полный расчет и выплата выходного пособия.

При несоблюдении представленного порядка увольнения по сокращению или игнорирование хотя бы одного из выше приведенных пунктов, увольнение сотрудников может быть признано судом незаконным, что является основанием для наложения штрафов на предприятие(организацию), а уволенные при этом сотрудники могут быть восстановлены на рабочих местах.

По какой статье кодекса оформлять расторжение трудового договора?

Прямой нормой, регулирующей процедуру увольнения по причине сокращения штата или численности сотрудников, является 81 статья Трудового кодекса Российской Федерации.

Одним из случаев расторжения трудового договора п.2 представленной статьи закрепляет сокращение (как штата, так и численности), которое происходит по инициативе работодателя без вины сотрудника, в силу возникновения объективных причин.

Такая запись производится отделом кадров или непосредственно начальником (руководителем) уволенного на основании и в соответствии с приказом об увольнении. Ошибки при внесении отметок в трудовую книжку не допускаются.

Сокращенному работнику вносят запись, содержащую следующую информацию:

• Дата увольнения;
• Уточнение, что увольнение произошло по причине сокращения численности или штата;
• Статья Трудового кодекса, в которой закреплен представленный вид увольнения (п.2 ст. 81 ТК РФ);
• Подпись должностного лица, внесшего запись.

Уход досрочно по соглашению сторон

Если работник узнал о сокращении и не желает ждать истечения двухмесячного срока, он может изъявить желание расторгнуть трудовой договор досрочно.

При этом работодатель обязан выплатить ему компенсацию за оставшееся от двух месяцев время (ст. 178 ТК РФ, а также соответственно утвержденным Правительством РФ Положением № 922 от 24 декабря 2007 года).

В таком случае трудовые отношения прекращаются по соглашению сторон (ст.78 ТК РФ) или по собственному желанию (ст.80 ТК РФ).

Лучше составить

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.

Разработка и оформление «штатки» вызывает много вопросов. Например, кто подписывает штатное расписание в бюджетной организации? Поговорим об этом подробно.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Как рассчитать штатную численность работников

Учет и анализ численности, структуры и распределения персонала весьма тщательно ведется в бюджетных учреждениях, а вот в коммерческих организациях этим показателям обычно уделяется мало внимания. Назвать эту тенденцию позитивной сложно, ведь работодатель, знающий, какая штатная численность считается оптимальной для предприятия, ведет кадровую политику более рационально и не подрывает бюджет компании лишними расходами на персонал.

Расчет штатной численности работников осуществляется разными методами. Наиболее простым и эффективным считается метод, выраженный следующей формулой:

Ш = Ор / (Фрв * Вп * КВН)

где Ш — оптимальное количество сотрудников по штатному расписанию, Ор — запланированный объем работ, Фрв — фонд рабочего времени, Вп — плановая выработка в расчете на одного сотрудника, а КВН — коэффициент выполнения норм. Реальное значение этого коэффициента определяется соотношением плановой выработки расчетного периода к прошлогодним фактическим показателям.

Пример расчета. В отделе продаж ООО «Омикрон» работает 16 сотрудников. Руководство задумалось о сокращении штата, поскольку численность персонала превышает реальные потребности компании, а расходы на зарплату значительно снижают получаемую прибыль. Кадровик организации, которому поручили расчет оптимальной численности персонала в отделе, установил рамки расчетного периода (с 1 января по 1 сентября текущего года), использовал имеющиеся статистические данные по компании и подставил их в формулу.

Сначала он вычислил коэффициент выполнения норм, разделив показатель плановой выработки одного менеджера (57 000 рублей) на фактическую выработку по результатам прошлого года (50 000 рублей).

57 000 / 50 000 = 1,14

Затем ввел в расчет остальные данные: Ор —плановый объем продаж в расчетном периоде (1 050 000 000 рублей) и Фрв — фонд рабочего времени (1336 часов). Подставив эти показатели в формулу, он получил следующее уравнение:

Ш = 1 050 000 000 / (1336 * 57000 * 1,14) = 12

Итоговый расчет показал, что для полноценной работы отдела продаж ООО «Омикрон» достаточно 12 человек. При этом трудовые права сотрудников не нарушатся (они будут работать без перегрузок), а прибыль работодателя заметно возрастет.

Существует и отдельная формула расчета, которую применяют, если нужно определить численность персонала, который фактически находится на работе. Далеко не каждый день все штатные сотрудники организации выходят на работу. Кто-то может заболеть, кто-то — уехать в командировку или попросить отгул, поэтому и возникает необходимость в расчете этого показателя. При сменном режиме работники трудятся поочередно, что также влияет на производственный процесс. Чтобы не перегружать персонал работой, достаточно определить, сколько человек в среднем находится на своих рабочих местах изо дня в день:

где Шрм — штатное количество сотрудников на рабочих местах, Н — нормативное количество персонала, а Кн — плановый коэффициент невыхода на работу. Значение этого коэффициента определяется по формуле 1 + Дн, где Дн — доля нерабочего времени (высчитывается по рабочему календарю).

Пример расчета. Для отдела продаж ООО «Омикрон» оптимальная штатная численность работников (образец расчета приведен выше) составила 12 человек. Руководитель поручил кадровику более точно определить, сколько человек должно остаться в отделе после сокращения, чтобы при неявке на работу части сотрудников общая производительность подразделения не снижалась. Установив по календарю, что в году будет 49 нерабочих дней, кадровик подсчитал, что при восьмичасовом рабочем дне (именно в таком режиме трудятся менеджеры отдела продаж) этот показатель составит 392 часа (из всех 2003 рабочих часов в учетном периоде). Затем он вычислил коэффициент невыхода на работу:

И подставил коэффициент невыхода в итоговую формулу:

Таким образом, кадровик выяснил, что для стабильной работы отдела продаж ООО «Омикрон» в его штате должно числиться 14 человек.

Учет и анализ штатной численности персонала — один из ключевых этапов бизнес-планирования. Используя для расчета оптимального показателя готовые формулы, учитывайте отраслевые и межотраслевые нормы по труду, а также функции конкретной организации и особенности ее структуры. Помните, что некоторые инстанции имеют право запрашивать у работодателей сведения о штатной и фактической численности работников.

Сен 10, 2019

голоса

Рейтинг статьи