Личная карточка сотрудника: право или обязанность

Личные карточки формы Т-2: учет, сроки хранения, образец.

Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность. Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава. Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения.

Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу.

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет). После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Личная карточка оформляется в одном экземпляре. Код личной карточки по ОКУД 0301002.

В личную карточку согласно ст. 65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу: — паспорт; — трудовую книжку (или ее копию — для совместителей); — СНИЛС (страховое свидетельство); — ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции); — военный билет (для военнообязанных); — документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.), подтверждающий наличие специальных для работы знаний.

Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником.

Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь.

Заполнение личной карточки (инструкция) здесь.

Личная карточка работника, форма Т-2

Когда принято решение о том, что кандидат на вакансию будет работать на данном предприятии, и приказ на его прием оформлен, специалистам кадрового отдела желательно составить регистр личная карточка сотрудника. Она хоть и не относится к обязательным документам, которые должны быть оформлены на работника, но в некоторых случаях законодательство требует ее наличия.

Желательно на предприятии обозначить ответственного для этих целей. При этом также надо учитывать, что в карточку занесены персональные данные, подлежащие защите на предприятии в соответствии с законодательством.

Что это за форма и когда она нужна

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.

Общие правила заполнения

• о дате и месте рождения;
• гражданстве;
• образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
• знании иностранных языков;
• стаже работы;
• составе семьи;
• адресе регистрации и проживания;
• отношении к военной службе;
• результатах аттестаций;
• награждениях;
• отпусках;
• льготах;
• иные сведения.

Заполнение личной карточки сотрудника № Т-2 является обязательным и одним из самых важных моментов при трудоустройстве на организацию. Вписывать данные в такой документ — это необходимый процесс, который не зависит от формы собственности предприятия. Исключением являются государственные организации, так как для них предусмотрена своя форма карточки — Т-2ГС. Работник отдела кадров оформляет карточку сотрудника, опираясь на такие документы: • паспорт; • приказ или распоряжение о приеме на работу; • военный билет; • трудовая книжка; • страховое свидетельство пенсионного госстрахования; • диплом (свидетельство) об образовании; • свидетельство о налоговом учете; • удостоверения (справок) на льготы. В соответствии с III и VIII разделом в карточке фиксируются данные о приеме, о переводе на новую должность (работу), отображаются данные об отпусках. По истечению нескольких лет место на таких бланках заканчивается. Чтобы продолжать ведение данной документации заводится вкладной лист. Такой вкладыш содержит идентичные графы недостающего третьего раздела, что и непосредственно форма № Т-2. При необходимости допускается заведение нескольких вкладных листов. В нем отображается следующая информация: • дата соответствующей записи • структурное подразделение, куда переходит работник • указывается должность сотрудника (разряд, класс, квалификации) • тарифная ставка соответствующей должности • основание для перевода • а также место для ознакомительной подписи сотрудника. Следует помнить, что данный раздел заполняется параллельно данным о смене работы или должности в трудовой книжке. Любые изменения проводятся обязательно с ознакомлением сотрудника, подтвержденного его личной подписью.

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Вас может заинтересовать :: Как заполнить вкладку о доходах в декларации неработающему пенсионеру при продаже квартирыв спец программе

Использование спецсимволов

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ; ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4); ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования; ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

«Старые советские кадровики» еще помнят специальные вкладыши в карточку Т-2, которые заказывались дополнительно к бланкам. На таких вкладышах обычно указывалось: «Приложение к Личной карточке работника», затем дублировалось поле с номером и датой трудового договора и пункты с 1 по 4 Раздела 1 «Общие сведения», после чего на двух сторонах листа шли графы Раздела 8. Причем подписи в конце этого приложения, на наш взгляд, являются обязательными, поскольку законодатель требует «закрытия» подписью работника всех данных, включенных в личную карточку.

Дополнения к личной карточке т 2

1. уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
2. идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
3. номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
4. буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
5. на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
6. будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
7. пол работника.

Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2

Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов. Раздел «Общие сведения» формы Т2 Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные

В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ. При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН.

Рекомендуем прочесть: Согласие на реконструкцию жилого дома от соседей образец

Порядок хранения личных карточек уволенных работников

В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.

Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Особенности заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Карточки по форме Т-2 являются необходимыми для каждого предприятия в РФ. Они должны храниться в алфавитном порядке, в некоторых случаях их также разделяют по отделам, в которых работают субъекты. Впрочем, законодательно регламентированных требований относительно оформления хранения таких карточек не предусмотрено.

Бланк рассматриваемого документа предполагает титульный лист и 11 разделов. Ответственным субъектом за ведение личных карточек персонала выступает кадровый сотрудник. В обстоятельствах, когда компания не имеет кадрового подразделения, все подобные бумаги должен оформлять управленец.

К особенностям данной формы уместно отнести:

• 1 и 2 страницы бумаги должны оформляться в процессе приема на работу, 3 и 4 страницы – на протяжении его трудовой деятельности;
• форма Т-2 формируется на основании перечня бумаг, которые предоставляет сотрудник;
• с целью упрощения труда кадрового сотрудника также правомерно использовать компьютерную технику;
• заполнение рассматриваемого бланка не допускается лично работником.

Официально постановлено, что личные карточки правомерно могут не заводить только частные предприниматели. Однако практика демонстрирует, что большинство из них, тем не менее, по собственной инициативе заводят данные бланки для упрощения управленческой и кадровой деятельности.

Законодательство не фиксирует срок составления личной карточки. Однако настоятельно рекомендуется оформлять ее при трудоустройстве сотрудника, так как в Т-2 должна дублироваться отметка из трудовой книжки о взятии на должность.

Чтобы личная карточка могла быть создана, кандидат на рабочее место должен предоставить в кадровое подразделение такие бумаги:

• соглашение о трудоустройстве с конкретным нанимателем;
• распоряжение, опубликованное управленцем;
• удостоверение личности;
• трудовую книжку или любой иной документ, подтверждающий наличие стажа;
• СНИЛС;
• подтверждение наличия образования, а также дополнительные сертификаты, дипломы и лицензии, позволяющие документально подтвердить какие-либо навыки субъекта;
• для лиц, которые являются военнообязанными, также необходимо предоставление военного билета;
• краткая автобиография. Однако нередко кадровый сотрудник принимает данные сведения, предоставленные устно.

Специфика некоторых должностей предполагает предоставление дополнительных бумаг. В таких обстоятельствах наниматель должен письменно запросить их у нового подчиненного.

В частности, наиболее распространенными дополнительными бумагами являются документы, подтверждающие военную обязанность:

• для субъектов, которые числятся в запасе, необходимо будет предоставить временное удостоверение или военный билет;
• для лиц, которые в перспективе могут призываться на армейскую службу, необходимо обеспечить документальное подтверждение того, что лицо попадает под призыв.

Также уместно рассмотреть, как оформляется шапка формы Т-2. В первую очередь необходимо заполнить код ОКУД и ОКПО. Затем прописывается наименование компании без сокращений и аббревиатур. Также рекомендуется после обозначения названия, строчкой ниже, прописывать фактический адрес нахождения фирмы. Впрочем, отсутствие данной информации не является ошибкой.

В шапке также указывается:

Табельный номер работника. То есть, на момент оформления личной карточки, номер уже должен быть присвоен лицу.
ИНН

Важно отметить, что данный код не является обязательным к указанию в форме Т-2, и его отсутствие не считается ошибкой.
СНИЛС. Код страховки является необходимой информацией для оформления карточки

На основании ст. 65 ТК РФ, его предоставление при трудоустройстве обязательно. В обстоятельствах, если субъект устраивается на первое место работы, то в обязанности его первого нанимателя входит обеспечение подчиненному СНИЛС.
Графа «алфавит». Предполагается, что в данную строку необходимо внести только первую букву фамилии. Это делается в целях ведения картотеки.
Пол. При этом правомерно прописать сокращение («м» или «ж») или же написать слово полностью.

Вид работы, который должен обозначаться в рассматриваемом бланке, может быть только один – основной. В случае, когда на должность трудоустраивается совместитель, то на него не заводят личную карточку, так как данный документ может храниться только по основному месту работы.

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».  При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Справка

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

• внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
• документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Внимание

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов

А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Личная карточка работника (Форма Т-2). Образец заполнения

Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)

Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовая книжка, трудовой договор (срочный или бессрочный).

Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.

В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.

В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.

В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.

В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».

Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.

Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.

Далее указываются ближайшие родственники, их ФИО и год рождения.

Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Заполнение раздела №2 личной карточки работника

Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно: (нажмите для раскрытия)

• пункт 2 – пишется фраза «подлежит призыву»;
• пункт 5 категория годности – «А» – годен, «Б» – годен с незначительными ограничениями, «В» – ограниченно годен, «Г» – временно не годен, «Д» – не годен.
• пункт 8 – для мужчин, достигших 50 лет, здесь ставится о, также может быть указана фраза «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2

Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.

В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.

Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника

Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается приказ об отпуске.

Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата приказа об увольнении.

Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Уровни образования (образовательные цензы)

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж — общий, непрерывный и дающий право на льготы — рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы — первая будет состоять из дат приемов, а вторая — из дат увольнений. Следующий шаг — из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев — 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Правила заполнения личной карточки воинского учета

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает.

Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области

Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Кадровый сотрудник при внесении данных в форму Т-2 должен руководствоваться установленными стандартами. Если в карточке внесены неправильные кодировки, она считается испорченной. Вносить нужно только определенные коды. Их расшифровки можно найти в Методических рекомендациях или непосредственно в форме Т-2.

При отрицательных ответах на определенные пункты карточки кодируемая часть остается пустой. Название месяца пишут полностью, а год обозначают 4 цифрами. Например, 15 августа 2017 г.

Даты кодируют арабскими цифрами. Изначально проставляют число, затем – месяц, а после него – год. Например, 24.06.2018.

Для чего нужна форма Т-2

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

ВАЖНО!

С 19.10.2019 действует постановление правительства от 09.10.2019 №1302, которое отменяет использование личной карточки по форме №Т-2 в целях воинского учета. Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться карточками, поскольку это предусмотрено Методическими рекомендациями генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, утв. 11.07.2017. Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения. Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.

Работник расписывается в документе минимум три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.