Какие особенности заполнения существуют у проформы-инвойс

Как оформить инвойс

Как и в случае с другими документами по внешнеторговым сделкам, инвойс нужно подготовить на двух языках. Только тогда его примут к учёту в ФНС. Чаще всего используют русский и английский языки.

Виды инвойсов

Документ оформляется в зависимости от того, к какой разновидности инвойса он относится. Различают два вида.

Первый – проформа-инвойс. Обычно составляется предварительно, и его нельзя принять к бухгалтерскому учёту, когда проводится оплата. Его применяют, если объём поставки (количество единиц товара) не определён. Когда становится ясно, сколько именно продукции включено в поставку, готовится второй документ – коммерческий инвойс. По нему проводится оплата, в нём фиксируются окончательные и точные условия сделки. Однако есть исключения. Если вы импортируете гуманитарный груз или благотворительный товар (без оплаты), то достаточно оформить проформу-инвойс.

В коммерческий инвойс включаются сразу несколько документов. Это счёт на оплату, фактура, квитанция и накладная. У каждого из них есть свои английские аналоги. Чаще на английском они звучат как account, texture, receipt, waybill (в том же порядке).

Необязательно запоминать названия, главное – правильно запомнить обязательные реквизиты.

Законодательные требования к инвойсу

Жестких условий к оформлению документа нет. Они закреплены лишь на уровне рекомендации Европейской экономической комиссии ООН от 1983 года.  Согласно документу, в инвойсе обязательно наличие следующих разделов:

• идентификатор, наименование, адрес 4 сторон: поставщика, покупателя, грузоотправителя, грузополучателя;
• номер и дата выписки;
• транспортная информация;
• номера партии и заказа;
• идентификатор контракта;
• информация о стране происхождения (идентификатор, наименование);
• информация о сделке (по ИНКОТЕРМС-2010);
• вес, объём груза;
• информация по условиям поставки (дата и время доставки покупателю);
• информация о маркировке, упаковке и количеству единиц товара;
• стоимость товаров (оказанных услуг), данные о предоплате, грузовым и прочим издержкам;
• подпись продавца.

Таким образом, инвойс включает в себя реквизиты счёта на оплату и товарно-транспортной накладной. Однако в нём нет информации об НДС, что в России отражается в счёт-фактуре.

Что ещё интересно: если вы оплачиваете услугу иностранного контрагента, то полей для заполнения будет намного меньше, чем в случае с поставкой товара. 

Порядок документооборота импортной сделки

В работе с российскими поставщиками бухгалтеру всё понятно. Есть законы и нормативно-правовые акты, которые описывают документальное оформление сделок. Основанием для них служит договор. Товар или услуга оплачиваются по выставленному счёту. Подтверждениями сделки являются акты, УПД, товарная накладная и т.д. Причём правила работы с ними есть на все случаи – и для бумажного, и для электронного документооборота.

Если же контрагент иностранный, то бухгалтеру придётся использовать другой набор документов. Главный из них – контракт. Его нужно составлять на двух языках – нашем и контрагента. Это необходимо для того, чтобы документ трактовался однозначно – все условия должны пониматься носителями разных языков одинаково. По своей структуре и формулировкам документ мало отличается от типового договора.

Другая история – подтверждающие документы. В зарубежной практике нет российских товарных накладных, УПД или другой нашей первички. Соответственно, законодательно не закреплены такие понятия и правила работы с этими документами. Иногда контрагенты готовы использовать акты, составленные в произвольной форме. И хотя это удобно для бухгалтера – такой документ можно принять в России к учёту, вынудить контрагентов использовать его нельзя.

Что такое инвойс?

Итак, инвойс — что это такое? Если объяснить простыми словами, это отгрузочный документ для международных поставок товаров. Его оформляет продавец (поставщик), направляет покупателю в момент отгрузки товара, то есть при отсутствии такого счета транспортная компания откажется перевозить груз. Инвойс — это общее наименование счета на оплату, который предоставляет экспортер импортеру. В международной практике выделяют два вида: коммерческий инвойс (commercial invoice — по нему происходит оплата товара) и проформа-инвойс (предварительный счет, только после его согласования международными контрагентами выписывается коммерческий инвойс).

Выставление инвойса накладывает на импортера обязанность по оплате груза согласно указанным в документе данными.

При декларировании ввозимого товара в российскую таможню предоставляется также перевод инвойса (решение Арбитражного суда Новгородской области по делу № А44-996/2007 от 2 августа 2007 г.).

Продавцы и покупатели, ведущие деятельность только в России, не используют инвойс. Он заполняется только тогда, когда товар идет на экспорт. Аналог инвойса в России — счет на оплату.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом

Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице

биологические образцы	обязательно указываются: происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.; цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований; предельные сроки хранения; способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества	приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение; также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.
сложносоставные товары	любой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так: корпус; механизм; гальванический элемент.
подарки	подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины; в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильные	прописывается: состав и процентное соотношение всех компонентов; способ плетения (тканное или вязаное изделие); в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий по теме:

Why do you need a pro forma invoice?

The importance of a pro forma invoice sample becomes evident when two businesses plan to do business together for the first time, as well as, for import or export transactions. Here are some reasons why you need this invoice:

• To provide details This type of invoice specifies all of the details of your transaction so that the customer knows the exact amount they will pay and as such, it leaves no risk of confusion or misunderstanding. Additionally, the invoice helps you close deals because it makes clients feel at ease about the terms of your transaction.
• It helps enable payment One important use of a sample pro forma invoice is to secure credit for the client for purchasing the goods or services that you offer. If you have international buyers, they can use this credit before you ship out the goods. Without the invoice, many internationals transactions never even take place.
• For crossing borders You can use the invoice to help secure consular invoices, customs paperwork, and for determining shipment values needed to calculate import taxes and customs duties. This applies to many countries worldwide. With this document in hand, those involved can process paperwork, thus, decreasing the total time transit.
• It expedites invoicing A commercial invoice can be quickly finalized then dispatched to a customer for payments as soon as you have finalized the pro forma invoice.

What’s the difference between an invoice, a proforma invoice and a quotation?

On the surface, proforma invoices and quotations have quite a lot in common. They’re both used largely in the same way, both provide information about a sale and neither are legal documents in their own right. Where they differ is in their purpose.

Quotation

A quotation is a cost estimate for an item or service your customer has expressed an interest in buying. It is considerably less formal than a proforma invoice and is usually sent during the early stages of the sales process. It also doesn’t necessarily include detailed information about the items or services on offer, providing instead a rough idea of the quantity and price.

Importantly, a quotation is not a document with any kind of obligation or expectation behind it. Like a proforma invoice, it holds no financial value and the sale can be accepted by the customer or it can just as easily be cancelled without any consequences.

Proforma invoice

A proforma invoice is also sent to a customer before your products are delivered or your services provided, but it is considered more binding than a quotation – although not legally binding like a completed invoice.

More detail is provided, and there is room for manoeuvre in terms of negotiation before any payment is made.

Invoice

Invoices are sent when goods have been sold or services rendered and the payment is now due. The document is a binding agreement, and the customer has an obligation to pay the price stated. And unlike with proforma invoices, you can use invoices to reclaim VAT.

So, in short, you should issue a proforma invoice to create a potential sale and an invoice when that sale is finalised.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам

Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Нормативное регулирование

Регулируют весь процесс международных перевозок конвенции, составленные между союзниками, на основании данных документов определяются все тонкости перемещения груза. Для каждого вида транспортного перемещения существует своя международная конвенция. При этом нормативами определены составляющие папки документов необходимых для передачи товара через таможню. Инвойс как основной документ папки применяется на международном уровне и крайне редко внутри России.

Среди основополагающих документов, указывающих на правила перемещения и состав документации, указывают следующие международные законы:

• Гаагский Протокол и Правила от 1955 и 1924 годов соответственно;
• Варшавская конвенция от 1929 года;
• Гвадалахарская конвенция от 1961 года;
• Правила Висби от 1978 года;
• Женевское соглашение относительно перемещения скоропортящихся продуктов от 1970 года.

Бухгалтерия

Проформы бухгалтерский учет представляет собой отчет о финансовой деятельности компании, исключая «необычным и разовые сделки » , когда о том , сколько денег компания на самом деле сделал. Примерами расходов, часто исключаемых из предварительных результатов, являются расходы на реструктуризацию компании , снижение стоимости инвестиций компании или другие бухгалтерские расходы, такие как корректировка текущего баланса для исправления ошибочных методов бухгалтерского учета в предыдущие годы.

Начиная с конца 1990-х годов в США наблюдался бум отчетности о предварительных результатах, когда многие дотком-компании использовали эту технику, чтобы преобразовать свои убытки в прибыль или, по крайней мере, показать меньшие убытки, чем показывает отчетность по US GAAP . Комиссия по ценным бумагам и биржам США требует от публично торгуемых компаний в Соединенных Штатах отчитываться о финансовых результатах, основанных на US GAAP, и предупредила компании, что использование проформных результатов для сокрытия результатов US GAAP будет считаться мошенничеством, если оно используется для введения инвесторов в заблуждение .

Образец составления инвойса

1. Вначале документа пишется дата отправки груза, а также номер документа (эта строка заполняется по необходимости).
2. Далее вносятся сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество конкретного человека), а также реквизиты компании, которую он представляет (ее наименование, почтовый адрес, номер телефона для связи.)

Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).

Далее указываются данные о получателе: тут все данные вносятся строго на языке того государства, в котором находится получатель.
Следующие три строки содержат информацию о странах отправки, происхождения и получения груза – в русском экземпляре названия стран нужно вносить на русском языке, в иностранных копиях – на соответствующих стране получения языках.
Далее в бланк сносится номер авианакладной и валюта страны, в которую отправляется груз.

Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.

Сначала здесь вписывается порядковый номер, затем тип упаковки (коробки, банки, паллеты, контейнеры, бочки и т.п.).
Далее идет полное описание каждого из товаров. Сюда нужно вносить максимально подробную информацию, в частности следует указывать:

• область использования (если это применимо к описанию товара),
• материал, из которого он изготовлен,
• количество,
• единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.),
• вес,
• стоимость в рублях за единицу и общую стоимость.

Последний показатель указывается в той валюте, которая прописана в контракте между сторонами.

После этого в инвойс вписывается количество мест (оно соответствует количеству упаковок), а также цель отправки.
Затем указывается вес груза и его общая стоимость (в рублях).
В завершение документ необходимо подписать и поставить дату его заполнения.

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Полезная информация по вопросу

Кроме основных моментов в формировании инвойса нужно использовать такие особенности как:

• заполнение в любой удобный способ – от руки или печатно;
• указание сумм в валюте, обозначенной в контракте или же с указанием курса конвертации в валюту согласно контракту;
• использование языка понятного обеим сторонам, обычно это английский, но на таможне потребуется перевод на русский язык. Очень удобна форма для заполнения на двух языках в специально отведенных колонках;
• в случае некоммерческого перемещения товара, необходимо указать причину его передачи;
• при оплате страховки и транспортировки отправителем необходимо эти суммы указать в специально отведенной колонке.

Важно: некорректное заполнение инвойса увеличивает период оформления товара на таможне.

Инвойс обязателен для международных перемещений продукции, его необходимо использовать даже если стороны не достигли окончательного решения относительно стоимости продукции или условий сделки. При этом в документе следует указывать все особенности перемещения товара, например, отсутствие коммерческого характера передачи продукции или вариант оплаты транспортировки.

Что такое инвойс? Смотрите в видео ниже:

Как правильно заполнять инвойс

Составить инвойс можно самостоятельно, но нужно быть предельно внимательным, а также знать английский язык и язык той страны, куда направляется продукция. Как сделать счет, мы уже осветили. Приведем несколько советов, которые позволят правильно заполнить документ:

Проверьте, совпадают ли данные о продавце и покупателе в накладной и в инвойсе. В противном случае произойдет задержка отправления до исправления неточностей;
Инвойс сопровождает все отправления, которые не являются документами. И даже документы, если они весят более пяти килограммов;
Заполнять документ можно электронно и вручную

В последнем случае обратите внимание, чтобы все буквы были печатными, могли читаться специальной техникой;
На английском не заполняется инвойс только в том случае, если предстоит отправление в Беларусь, Республику Казахстан, Молдову или на Украину;
При отправке от имени юридического лица поставьте печать и подпись уполномоченного лица, расшифруйте подпись;
При отправлении от имени физического лица достаточно собственноручной подписи человека;
Инвойс может состоять из нескольких страниц в случае, если данные не помещаются. В таких ситуациях подпись и печать ставятся на каждой странице;
Номер телефона получателя и отправителя указываются в международном формате;
Индекс, или Zip Code, покупателя обязателен.

Еще один важный вопрос: сколько экземпляров инвойса нужно заполнить. Достаточно по одному экземпляру на английском, русском языках, а также на государственном языке страны назначения. Рекомендуется подготовить пять копий документа на языке страны назначения. Все экземпляры будут иметь одинаковую юридическую силу. Вот для чего они нужны:

1. Для сопровождения груза (укладывается внутрь);
2. В качестве отгрузочного документа — ложится вместе с транспортной накладной в отдельный кармашек;
3. Остается у экспортера;
4. Направляется грузополучателю;
5. Сопровождает товар и остается у логистической компании.

Компания East Import Group предоставляет услуги таможенного оформления, а также поможет в заполнении товаросопроводительных документов, включая коммерческий инвойс и proforma invoice.

Правила заполнения инвойса при импортной поставке товара

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС.

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с товарной номенклатурой ТН ВЭД ТС
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса. Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Таможенное оформление.

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

Что это?

Инвойс — документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) — символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

Коммерческий invoice — основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос «Что это — инвойс?» отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура — документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс — это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

Правила описания товаров

В женевских рекомендациях не прописано, какое описание товара должно быть. Есть только указание на то, что оно должно быть полным. Но есть ряд пунктов, которые точно должны быть отражены в описании:

• Наименование товара;
• Сфера его использования;
• Материал изготовления;
• Технические характеристики (при необходимости);
• Серийный номер или идентификационный код (при наличии);
• Маркировка;
• Количество, шт.;
• Во что упакован товар;
• Вес продукции и объем.

Имейте в виду, что стоимость за единицу, сумма, количество, упаковка, вес, объем прописываются в отдельных блоках.

В инвойсе необходимо представить детальное описание товара. Сокращения не допускаются. Так, если это одежда, то можно описать ее следующим образом: мужские футболки, материал — 94% хлопка, 6% эластана, размер 52, цвет серый, торговая марка «Чебоксарский трикотаж».

Образец описания товара:

• Неправильно: приборная панель.
• Правильно: комбинация приборов «ВОЛЖАНИН», модель 76.3801, производство АО «Научно-производственный комплекс «ЭЛАРА» им. Г.А. Ильенко», Россия.

Проблемы с составлением инвойса? Не знаете с чего начать и как обойтись без ошибок?Профессионалы компании East Import Group готовы придти к Вам на помощь!

Так же мы предоставляем и другие услуги в сфере ВЭД

Получить расчетЗадать вопрос

Или же свяжитесь с нами по телефонам: +7 (423) 205-60-10, +7 (423) 205-60-20

Либо посредством электронной почты — info@east-import.com

Товары с особыми требованиями

Если предстоит поставка в страны ЕС биологических образцов, химических веществ, сложносоставных товаров, изделий из текстиля или продукцию в дар, безвозмездно, то нужно обратить внимание на обязательные пункты.

Итак, что должно быть в описании товаров с особыми требованиями:

• Биологические образцы: требуется наличие информации о происхождении (человеческий биоматериал, орган или ткань животного, семена растений, штамм вируса и пр.); указывается, с какой целью экспортируется образец (для трансплантации, проведения исследований в лабораторных условиях); сколько времени может храниться образец; условия транспортировки (температурный режим, в жидком азоте и пр.);
• Химические вещества: общепринятое название, подробное описание, которое включает формулу, степень концентрации, физическое состояние (газообразное, жидкое, твердое), для каких целей транспортируется, документ, подтверждающий соответствие требованиям безопасности;
• Технически сложные товары: в описании перечисляются основные составные части. Так, при поставке моноблока, помимо технических характеристик, нужно указать, что он состоит из корпуса с интегрированным в него жидкокристаллическим монитором, видеокартой, звуковой картой, материнской платой, кулером, жестким диском;
• Текстильные изделия: состав ткани с указанием процентного соотношения всех типов волокон, способ плетения (тканое, вязаное). Если вывозится образец, то так и указывается: «Образец ткани. Не для продажи»;
• Продукция в дар: описание подарка, его стоимость. Если цена будет больше 22 евро, то получателю в стране, входящей в Евросоюз, придется заплатить пошлину. При какой стоимости подарка он не подлежит налогообложению, можно узнать в таможенных правилах конкретной страны.

Таким образом, важно корректно оформлять документ, перепроверить всю информацию, сравнить с готовыми образцами, а также перевести его на нужный язык в зависимости от того, в какую страну экспортируется товар.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое инвойс простыми словами

Инвойс (англ. «invoice» – «товарная накладная», «фактура», «накладная») — это документ, оформляемый для отправки груза на экспорт, в котором указана информация о товаре, а именно его стоимости, количестве, условиях отправки, валюте оплаты и др.

Оформлением инвойса занимается поставщик, то есть продавец. Он должен направить его покупателю при отгрузке товара. Если документ будет отсутствовать, транспортная компания вправе отказаться от перевозки груза. Инвойсом называется наименование счёта, по которому будет проходить оплата. Он предоставляется экспортером.

Существует два вида инвойса:

1. «Коммерческий инвойс». Он необходим для произведения оплаты;
2. «Предварительный». Только после того, как он будет согласован международными контрагентами, можно приступить к выписке коммерческого инвойса. Если документ уже выставлен, импортёр берёт на себя обязанности по оплате товара на основании заключенных ранее договоренностей;

Оформление отгрузки по международным правилам

При международной отгрузке оформляются:

• инвойс;
• перевозочные документы (CMR, международная авианакладная, коносамент);
• ГТД (при пересечении российской границы со страной, не являющейся членом ЕАЭС).

Последний из документов не подменяет собой инвойс, хотя в части описания поставляемого товара и содержит информацию аналогичного характера. Но в нем может указываться совершенно иная его стоимость, определяемая по правилам таможенного законодательства России для целей исчисления таможенных пошлин и величины ввозного НДС.

Счет-фактура в адрес иностранного покупателя при вывозе с территории России не оформляется, поскольку за пределами РФ такой документ не является востребованным. При этом для себя российский поставщик его выписывает, используя для налога ставку 0%, применяемую при экспорте. Нужен он для того, чтобы в учете отобразилась продажа с соответствующей ставкой налога.

Выставление инвойса

Выставление инвойса – это процедура, несущая в себе несколько больше функций, чем выписка счета за предоставленные услуги и товары. Она включает еще и формирование накладной на товар. Как говорилось выше, инвойс необходим при прохождении таможни, чтобы не только сверить груз со списком, а еще и определить на его основании размер импортных сборов и НДС.

Зачастую инвойс печатается на обычной бумаге формата А4 либо экспортном бланке таких же размеров. Язык заполнения в большинстве случаев английский. Помимо оригинала, покупателю предоставляется 5 копий документа, авиатранспортную накладную AWB.

Как оформить инвойс

• Составление документа можно выполнить в любой удобный вариант, например, на фирменном бланке предприятия, этот вариант самый используемый, на листе А4.
• Он должен являться носителем живой подписи формировавшего его сотрудника, при этом печать не обязательна, так как с 2016 года ее применение упразднили.
• Составляется документ в оригинале и 5-ти копиях.
• При авиаперевозке необходимо вложить заполненные формы в клейкий карман для международных перевозок документации.

Рекомендация: следует вкладывать еще один документ во внутрь упаковки.

При этом бланки должны быть правильно заполнены:

• реквизиты компании, хорошо если используется фирменный бланк, тогда нет необходимости их указывать;
• дата и место составления;
• данные и адрес получателя;
• данные и адрес отправителя;
• указать страну-производителя;
• страна-импортер:
• страна-экспортер;
• номер накладной;
• количество и стоимость товара;
• его описание.

Кроме этого необходимо указать количество мест, соответствующих численности упаковок, вес посылки и общую стоимость. После чего удостоверяется информация подписью. Вообще товар должен детально быть описан, вплоть до типа упаковки и количества занимаемой им площади.

Скачать бланк инвойса можно тут.

Образец инвойса

Какая информация указана в инвойсе

Для оформления инвойса допускается несколько форматов заполнения. Самые распространённые из них, это инвойс на бланке отправителя. Иногда его печатают на обычном листе бумаги. Если речь идёт о коммерческом инвойсе, сюда необходимо внести следующую информацию:

• Описание по всем товарным позициям;
• Дата, адрес и полное имя экспортера;
• Номер авиатранспортной накладной;
• Данные о получателе;
• Государство импортер;
• Если импортёр не является получателем, необходимо указать адресные данные и имена всех лиц;
• Страна-экспортер;
• Страна-производитель.

Что касается описания конкретной товарной позиции, здесь необходимо указать следующее:

• Наименование товара;
• Область применения (если товар имеет такие характеристики);
• Серийный номер (если он есть);
• Количество штук;
• Номера каждого из экспортных документов (это может быть заказ или внешне экономический договор). Здесь же указываются дата составления;
• Разновидность упаковки;
• Материал изготовления;
• Цена за одну штуку;
• Вес;
• Итоговая сумма оплаты;
• Единица измерения (если это уместно).

Эти пункты являются обязательными, но, при необходимости можно указать и какие-либо другие данные, в зависимости от разновидности товара. Итоговая сумма указывается в валюте, согласованной ранее в процессе подписания контракта на поставку. Иногда, покупатель хочет произвести оплату в другой валюте.

В таком случае в документе следует прописать, по какому курсу будет производиться оплата и в какие сроки. Данные о товарных позициях, их количестве и наименования следует заполнять, опираясь на информацию из договора. Если груз отправляется из России, в качестве указания валюты цен необходимо применить ОК 014-2000 – «Общероссийский валютный классификатор».

В инвойсе должна находиться подпись отправителя и дата подписания. В соответствующую графу следует прописать условия транспортировки по Инкотермс-2010. Данные международные правила необходимы для контроля рисков отправителя и получателя. В графу «условия платежа» следует писать адрес банка, его название, номер счёта, SWIFT-код, сроки оплаты, номер счёта и другую важную информацию о переводе.