Особенности заполнения спецификации к договору поставки

Как составить спецификацию к госконтракту

Спецификация к договору — это, по 44-ФЗ, неотъемлемая часть госконтракта. Подготовить ее нужно одновременно со всей документацией по закупке.

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции и ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

В законе о контрактной системе не говорится, что такое спецификация к госконтракту. Но ч. 4 ст. 93 обязывает заказчиков включать в контракт расчет и обоснование его цены при осуществлении закупок у единственного поставщика.

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта.

Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст.

70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае спецификацию к контракту по 44-ФЗ на поставку товара заполнит заказчик, а во втором — поставщик. Но закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.

Подобные документы обязательно подписываются всеми сторонами сделки и составляются в том же количестве экземпляров, что и контракт.

Образец спецификации к госконтракту по 44-ФЗ

С П Е Ц И Ф И К А Ц И Я

№ п/пНаименование товараПроизводитель/страна происхожденияЕдиница измеренияКоличествоЦена за единицу, руб., с НДССтавка НДС, %Стоимость, руб.

Итого: 115 000 (Сто пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек, без НДС.

Заказчик Поставщик

Спецификация сборочного чертежа

Создание любого современного технического устройства невозможно без предварительной подготовки набора необходимой сборочной документации. Конструкторская документация может оформляться с применением современных средств компьютерных технологий или изготавливаться вручную. Набор документации включает: сборочный чертёж со спецификацией, пояснительную записку, дополнительную документацию. Полнота представленных материалов должна обеспечивать правильный порядок монтажа, высокую производительность и скорость на производстве. По внешнему виду спецификация выполнена в виде таблицы. В её ячейках располагаются разделы. Их названия установлены перечнем стандартов. В каждом разделе указаны характеристики отдельных элементов будущего агрегата.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Составление спецификации в Excel и оформление в AutoCAD

С появлением в AutoCAD элемента «Таблица» и возможность его связи с таблицами Excel, этот способ является лучшим из перечисленных. Во-первых, заполнение таблицы спецификации в Excel кроме удобства даёт дополнительные преимущества (возможность суммирования или получение информации по ссылкам с других листов или файлов). Во-вторых, данные из Excel автоматически обновляются в AutoCAD. В-третьих, таблица AutoCAD имеет способность автоматически «разделяться» на несколько фрагментов, что даёт возможность быстрое и простое оформления спецификации отдельными листами (как по методу таблица в пространстве Модели, листы — в пространстве Листа, так и по методу таблица и оформление в пространстве Модели). Интервал между фрагментами, а также высота фрагментов устанавливаются в свойствах таблицы. В-четвёртых, при оформлении спецификации в пространстве Листа, спецификация может быть включена в подшивку листов, что даёт дополнительные преимущества.

На данный момент я выполняю спецификацию в Excel и оформляю в AutoCAD. Раньше пользовался связкой Excel+Word. Вставку в Word делал таким образом, чтобы данные из Excel обновлялись. А для выравнивания по странице, настройке ширины столбцов в Word написал небольшой макрос, чтобы не делать это вручную.

Нажмите на кнопку, чтобы скачать шаблоны спецификации по ГОСТ 21.110-2013:
СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ СПЕЦИФИКАЦИИ ПО ГОСТ

Объем работы

Чтобы определить объем в процессе оформления сборочного чертежа по ГОСТ учитывают, что этот документ состоит из:

1. графического документа, который представляет собой учебный чертеж.

   В нем собрана информация:

   • о видах, сечениях, разрезах, выносных элементах, благодаря которым можно понять, как части располагаются и связаны и, соответственно, безошибочно собрать узел. Чтобы сориентировать, какая конкретная конфигурация представлена, нужно прорисовывать входящие детали с разной степенью точности;
   • о размерах, требованиях и отдельных характеристиках, которые обязательно должны учитываться;
   • номера позиций частей, из которых состоит изделие.
2. текстового документа или спецификации, которая представлена отдельно, чаще всего в таблице на листах формата А4. В ней можно найти документацию, составные элементы узла, конструкторский материал.

ВЫПОЛНЕНИЕ СПЕЦИФИКАЦИИ ОБОРУДОВАНИЯ, ИЗДЕЛИЙ И МАТЕРИАЛОВ

• 4.1. Спецификацию оборудования, изделий и материалов (далее — Спецификация)
  составляют по форме 1 ко всем основным комплектам рабочих чертежей (кроме основных комплектов
  рабочих чертежей строительных конструкций).
• 4.2. В спецификацию включают всё оборудование, изделия и материалы, предусмотренные рабочими чертежами соответствующего основного
  комплекта.
• 4.3. Спецификацию, как правило, составляют по разделам (подразделам), состав которых, и последовательность записи, в них оборудования,
  изделий и материалов устанавливаются соответствующими стандартами СПДС.
  Наименование каждого раздела (подраздела) записывают в виде заголовка в графе 2 и подчеркивают.
• 4.4. В Спецификацию не включают отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная
  организация, исходя из действующих технологических и производственных норм.
• 4.5 В Спецификации указывают:
  • в графе 1 — позиционные обозначения оборудования, изделия, предусмотренные рабочими
    чертежами соответствующего основного комплекта;
  • в графе 2 — наименование оборудования, изделия, материала, их техническую характеристику в соответствии с требованиями стандартов, технических условий и
    другой технической документации, а также другие необходимые сведения. При записи материала указывают его условное обозначение,
    установленное в стандарте или другом нормативном документе;
  • в графе 3 — тип, марку оборудования, изделия, обозначение стандарта, технических условий или другого документа, а также обозначение опросного листа;
  • в графе 4 — код оборудования, изделия, материала по классифи-катору продукции;
  • в графе 5 — наименование завода-изготовителя оборудования (для импортного оборудования — страну,фирму);
  • в графе 6 — обозначение единицы измерения;
  • в графе 7 — количество оборудования, изделий, материалов;
  • в графе 8 — массу единицы оборудования, изделия в килограм-мах. Допускается для тяжелого оборудования указывать массу в тоннах. Для оборудования
    (массой до 25 кг), не требующего при монтаже применения подъемно-транспортных средств, графу допускается не заполнять;
  • в графе 9 — дополнительные сведения.
• 4.6. В Спецификации, при записи оборудования и изделий индивидуального изготовления, графы 4 и 5 не заполняют, а в графе 8
  указывают ориентировочную массу единицы оборудования.
• 4.7. Спецификацию оборудования, изделий и материалов оформляют в качестве самостоятельного документа, которому присваивают обозначение,
  состоящее из обозначения соответствующего основного комплекта рабочих чертежей по ГОСТ 21.101 и, через точку, шифра С.

  Пример — 2345 — 11 — ТХ.С, 2345 — 11 — ОВ.С, 2345 — 11 — — АТХ.С.

• 4.8. Первым листом Спецификации является титульный лист, выполняемый по форме 2. Допускается титульный лист не
  выполнять. В этом случае на первом листе Спецификации вместо основной надписи по форме 5
  выполняют основную надпись по форме 3 ГОСТ 21.101.
• 4.9. Спецификацию оборудования, изделий и материалов включают в ведомость ссылочных и прилагаемых документов (форма 2
  ГОСТ 21.101), в раздел “Прилагаемые документы” и выдают заказчику в количестве, установленном для рабочих чертежей.

Форма

На сегодняшний день единой формы государственного образца, по которой формируется спецификация, нет. Поэтому в Договоре прописывается условие присутствия такового документа и его образец. Как было сказано ранее, это табличная форма, содержащая главные показатели и технические особенности товара, который будет продан.

При этом следует учитывать, что по форме спецификация полностью идентична накладной ф.ТОРГ-12. Основным различием является разница в стоимости, в товарной накладной она ниже, так как следует предусматривать фактические отклонения по некоторым позициям договорных поставок.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Комитетом стандартов, мер и измерительных приборов при Совете
   Министров СССР

   РАЗРАБОТЧИКИ:В.Р. Верченко, Ю.И. Степанов, А.А. Ваксман, С.С. Борушек, Б.Ш. Каплун, Л.К. Голубев

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Комитета стандартов, мер и
   измерительных приборов при Совете Министров СССР 28.06.68 № 1029
3. Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 4768-84
4. ВЗАМЕН ГОСТ 5295-60 в части разд. I и II и ГОСТ 5291-60
5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
   

   Обозначение НТД, на который дана ссылка	Номер пункта
   ГОСТ 2.109-73	2.6
   ГОСТ 2.124-85	1.2
   ГОСТ 2.503-90	2.6
   ГОСТ 2.601-68	2.6
   ГОСТ 2.602-68	2.6
   ГОСТ 2.701-84	2.6

6. ПЕРЕИЗДАНИЕ (март 1995 г.) с Изменениями № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, утвержденными в
   августе 1981 г., ноябре 1981 г., марте 1985 г., сентябре 1985 г., октябре 1986 г., сентябре 1987 г., июле 1988 г. (ИУС № 10-81, 4-82,
   5-85, 12-85, 1-87, 12-87, 11-88)

   Настоящий стандарт устанавливает виды и комплектность конструкторских документов на изделия всех отраслей промышленности.

   Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 4768-84.

   (Измененная редакция, Изм. № 3).

В спецификации указывают:

— в графе «Поз.» — позиция (марки) элементов конструкции, установок;

— в графе «Обозначение» — обозначения основных документов на записываемые в спецификацию элементы конструкции, оборудование, изделия или стандартов (технических условий) на них;

— в графе «Наименование» — наименование элементов конструкции, оборудования, изделий, материалов и их обозначения (марки), а также, при необходимости, технические характеристики оборудования и изделий.

Допускается на группу одноименных элементов указывать наименование один раз и подчеркивать его.

В спецификацию записывают материалы, непосредственно входящие в спефицируемую конструкцию, изделие и т.п.
В спецификации, выполненной в электронном виде, горизонтальную черту, входящую в обозначение материалов (проката, труб и т.п.), допускается заменять на косую черту (/);

— графе «Кол.» формы 7 — количество элементов.

В графе «Кол.» формы 8 — вместо многоточия записывают «по схеме», «на этаж» и т.п., а ниже — порядковые номера схем расположения или этажей;

— в графе «Масса ед.,кг» — массу в килограммах. Допускается приводить массу в тоннах, но с указанием единицы массы;

— в графе «Примечание» — дополнительные сведения, например единицу массы.

*Размеры граф спецификации по усмотрению разработчика, при необходимости, могут быть изменены.**При заполнении спецификации автоматизированным способом линии, разграничивающие горизонтальные строки, допускается не проводить.

Что такое спецификация

Это документ, в котором указываются составные части предмета, технологии либо услуги, их наименование, количество, ценовые показатели. Он прилагается к основному договору.

Назначение

Спецификация используется предприятием-производителем при создании рекламы своих изделий, а также является неотъемлемым компонентом в договорной практике. В договоре указываются объемные показатели, а подробный перечень ассортимента расшифровывается в приложении. Изучив содержание спецификации и чертеж устройства либо описание технологического процесса, покупателю легко проверить наличие и назначение комплектующих деталей.

Спецификация является приложением к договору

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта. Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Варианты спецификаций

Правовые нормы законодательных актов, действующих в Российской Федерации, предполагают наличие индивидуальных спецификаций к следующим видам договоров:

1. купли-продажи;
2. поставки;
3. передачи в залог движимого и недвижимого имущества;
4. дарения;
5. финансовой аренды и лизинга;
6. ренты.

Наиболее распространено использование уточнения условий поставок по каждой партии при составлении договоров поставки и купли-продажи. Допускается использование отдельных спецификаций для сопутствующих факту поставки услуг, например транспортных расходов.

Спецификация оборудования и полуфабрикатов

В случае поставки от продавца в адрес покупателя различных видов продукции промышленного назначения может составляться спецификация с уточнением не только условий поставки, но и отдельных технических параметров.

Марка изделия (полуфабриката) должна быть указана в соответствии с сертификатом соответствия и происхождения (для экспорта). В разделе «технические требования» следует указывать номенклатуру ГОСТ или технических условий, в соответствии с которыми изготовлена продукция. Допускается исчисление количества в нескольких единицах измерения.

Спецификация продуктов питания

При поставке продуктов питания обязательным является указание в спецификации установленного для каждого вида в отдельности предельного срока и условий хранения.

Спецификация товаров

При поставке товаров общего назначения основным требованием к спецификации является точность указания наименования товара.

Техническая спецификация оборудования

При поставке инженерных систем, единых технологических линий и прочих видов сложного промышленного оборудования, к договору поставки разрабатывается отдельный пакет документации. Он называется «техническая спецификация».

Содержание документа:

1. Перечень технических характеристик отдельных узлов и систем.
2. Описание, при помощи которого осуществляется чтение и расшифровка сборочных чертежей и схем.
3. Информация о комплектации и количестве единиц ТМЦ.

Следует отметить, что данный документ имеет сугубо технический характер. Однако, для унификации данных договора поставки оборудования техническая спецификация может выполнять роль бланка расшифровки условий поставки в том виде, как она используется в общих целях.

Какой должна быть работа

Все правила, согласно которым нужно выполнять и оформлять работу, регулируются ГОСТом.

Работа включает:

• картинку сборочной единицы, по которой видно, как расположены и связаны друг с другом составные элементы, а также картинку, где показана ее сборка и контроль;
• размеры, предельные отклонения, разнообразные характеристики и указания, которые нужно выполнить или проконтролировать их реализацию;
• сведения, в которых характеризуется сопряжение. Также могут быть представлены методы его внедрения, когда точность сопряжения выполняется в ходе сборки: пригонка, подборка запчастей и др. Сведения о выполнении неразъемных сварных, паяных и других соединений;
• номера позиций составных элементов изделия;
• информацию о габаритах изделия. К ним относятся установочные, присоединительные и другие размеры.

Особенности договора поставки

Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:

1. Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
2. В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.

Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.

Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.

При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:

• Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
• Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
• В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
• Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
• Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
• Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
• Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.

Спецификация к счету

Ради бога, делайте счет, в нем ссылку на основной договор, спецификацию, можете чертеж в счет вставить. Это нормально! Если покупатель оплачивает — значит, акцептует. Но не забывайте о целостности данного договора с юридической точки зрения: всегда должны быть четко прописаны существенные условия конкретного вида договора. Вот и все.

Договор — простая письменная форма сделки. Спецификация — (это коммерческое название, не юридический термин) — часть договора, детализирующая характеристики товара. Без детализации договор ничтожен (ГК). Счет — оферта, предусматривающая конклюдентный акцепт (оплатил — акцептовал). Приложение к договору — новый документ, детализирующий или изменяющий договор.

Последовательность записи информации

При оформлении спец-и важно соблюдать определенную последовательность и иерархию. Выглядит она следующим образом:

• документация. Набор документов, содержащих различную визуальную и текстовую информацию. Схема, паспорт, сборочный чертеж и др;
• комплексы — определенное количество документов, позволяющих говорить об одном целом;
• единицы сборки. Являются часть общей сборки и включают отдельные элементы. С этими элементами что-то делают: сваривают, склеивают, клепают и т. д;
• детали представляют собой объект, созданный из одного материала и не состоящих из каких-либо компонентов;
• стандартные изделия — в применении которых руководствовались стандартами: от частных стандартов предприятия до государственных;
• прочие изделия. Главным фактором их использования являются технические условия, а не стандарты;
• материалы — все, из чего состоит объект. Внутри материалов тоже есть иерархия. К примеру, первыми указываются черные металлы.
• комплекты. В комплект входит минимум 2 единицы объекта. Это группа документов, выполняющих вспомогательную функцию, являющихся частью изделия и идущих в комплекте с ним в комплекте.

Состав изделия определяет, какие из этих разделов будут прописаны, а какие нет.