Приказ о назначении ответственных лиц

Кто назначает ответственное лицо

В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.

Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.

В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.

Сферы деятельности компании, в которых требуется назначение ответственного лица

Чаще всего специального сотрудника выделяют для следующих видов ответственности:

• материальная. Любой работник, имеющий доступ к деньгам или иным материальным ценностям компании, может быть обличен этим видом ответственности. Также она может быть прописана в трудовом договоре (например, главного бухгалтера). Ст. 241 Трудового Кодекса РФ устанавливает предел материальной ответственности сотрудника в размере его среднемесячного заработка, а ст. 238 разрешает требовать возмещение только прямого материального ущерба, но не упущенной выгоды. Несовершеннолетние сотрудники несут полную материальную ответственность только в исключительных случаях (ст. 242 ТК РФ). Еще одним документом, регулирующим материальную ответственность, является Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности». Этот документ определяет не только должности и условия как индивидуальной, так и коллективной материальной ответственности, но и формы соответствующих договоров;
• техника безопасности и охрана труда. Согласно ст. 217 ТК РФ, если численность организации, осуществляющей производственную деятельность, составляет более 50 человек, то создание службы охраны труда или назначение соответствующего специалиста является обязательным. При этом назначаемое лицо должно иметь соответствующую подготовку или опыт подобной работы;
• противопожарная и электробезопасность. Необходимое условие – наличие знаний и квалификации;
• кадровое делопроизводство. Назначается, если штатным расписанием не предусмотрено создание отдела кадров. Ответственное лицо обеспечивает сохранность и учет документов, связанных с кадровыми вопросами;
• использование источников повышенной опасности (источники ионизирующих излучений, газовое оборудование, подъемники, химреактивы и т.д.). Ответственное лицо должно иметь аттестацию и допуск к работе с конкретными факторами, перечень которых обязательно устанавливается в приказе о назначении.

Приведенный список не является исчерпывающим. Могут назначаться ответственные за подготовку какого-либо мероприятия, обучение персонала, учет рабочего времени и т.д.

Примерный перечень приказов по охране труда в организации

Предоставить полный и исчерпывающий перечень приказов по охране труда для каждой организации невозможно, потому что объем будет определяться индивидуально, в зависимости от специфики деятельности и штата.

Но сформировать примерный список приказов по ОТ в организации, можно. Для этого нужно:

• определить основные мероприятия по охране труда, обязательные для конкретной организации;
• определить виды работ с повышенной опасностью;
• составить перечень документов с учетом данной информации.

Одним из основных приказов по охране труда считается приказ об утверждении «Положения о системе управления охраной труда» в организации, на основании которого и строится вся работа службы охраны труда на предприятии. Но только в том случае, если СУОТ адаптирована под вашу организацию, а не используется типовое положение.

Поэтому наравне по важности на предприятии должен быть приказ о возложении обязанностей по охране труда. Далее могут издаваться и иные организационные приказы ОТ в зависимости от специфики:

• об организации деятельности службы ОТ;
• о распределении полномочий в сфере охраны труда между должностными лицами в компании;
• о возложении обязанностей по обеспечению охраны труда по направлениям на предприятии.

Перечислю некоторые из приказов по охране труда, которыми руководитель предприятия должен назначить ответственных лиц:

1. За организацию работы по ОТ.
2. За разработку инструкций по ОТ.
3. За обеспечение безопасного производства работ.
4. За организацию проведения предварительных и периодических медосмотров.
5. О назначении ответственного за содержание аптечек.
6. За покупку, хранение учет и выдачу специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ.
7. За приобретение и выдачу смывающих и/или обеззараживающих препаратов.
8. За выполнение работ повышенной опасности.
9. За пожарную безопасность.
10. За работы не высоте.
11. За электрическое хозяйство.

В любой организации должен быть разработан приказ о проведении инструктажей по охране труда, который своевременно должен обновляться в зависимости от изменений в правилах по ОТ:

1. Об организации проведения первичного, повторного, внепланового и других инструктажей.
2. Приказы об утверждении программ первичного и вводного инструктажей.
3. Приказы с перечнем категорий работников, которые освобождаются от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Каждый работодатель обязан проводить обучение всех своих работников, некоторых из них внутри организации, без направления в учебный центр, и для этого должны быть в наличии приказы:

1. О создании комиссии по проверке знаний.
2. О периодической проверке знаний по охране труда у работников.

В организациях, которым требуется обязательно направлять работников на предварительный и периодический медицинский осмотр, издаются приказы:

1. О назначении ответственных лиц за проведение медосмотров, психосвидетельствований.
2. О проведении периодического медосмотра.
3. Об утверждении списка лиц, подлежащих обязательному психиатрическому освидетельствованию.

Данный перечень не является обязательным для каждой организации. Все зависит от специфики и рода деятельности конкретного предприятия.

Кого назначают ответственным лицом за производство работ на объекте?

В зависимости от сферы требуемой деятельности приказ о назначении может затрагивать широкую группу лиц. Но чаще всего возложенная ответственность делится на несколько групп.

Самими распространенными считаются:

• кадровая;
• материальная;
• за архивы;
• за пожарную безопасность;
• за электротехническую безопасность;
• за охрану труда.

В зависимости от сферы деятельности ответственным может быть:

1. В кадровом делопроизводстве – сотрудник с высшим юридическим образованием, руководитель организации или его заместитель.
2. При обеспечении пожарной, электротехнической безопасности, охраны труда или контроля за выполнением особо опасных работ – исключительно сотрудник, имеющий высшее образование в данной области и прошедший все необходимые курсы дополнительного обучения.
3. При распределении материальной ответственности – любой сотрудник, который подтвердит личное согласие на выполнение этой функции.

Только материально ответственного руководитель может выбрать по своему желанию или исходя из личных качеств работника. Во всех остальных случаях ответственным должен быть дипломированный специалист, в идеале имеющий трудовой стаж не менее трех лет на аналогичной должности. Ответственные за охрану труда и пожарную безопасность на объекте могут быть объединены в отдельную службу, являющуюся самостоятельным структурным подразделением на предприятии.

В небольших компаниях или в штате у индивидуального предпринимателя ответственным за все вышеуказанные области на объекте может стать сам руководитель или ИП, но ему придется проходить специальные курсы и получать сертификаты – в случае контроля за реализацией правил охраны труда или любой разновидности техногенной защиты.

Как оформить приказ о назначении?

В общем виде приказ создается для реализации ряда целей.

Наиболее существенными среди них являются:

• фиксация сферы полномочий за определенным сотрудником при производстве каких-либо работ на объекте;
• регуляция степени ответственности в случае обнаружения нарушений;
• обеспечение контроля за работами на объекте.

Приказ о назначении материально ответственного лица подчиняется особым правилам. Предварительно с работником нужно заключить договор и получить согласие от сотрудника на выполнение таких обязательств. Материальная ответственность может быть возложена на весь коллектив – тогда каждый работник должен ознакомиться с приказом и заверить личной подписью свое согласие.

При оформлении приказа об ответственном за производство работ на объекте необходимо использовать типовые формы, с которыми можно ознакомиться на сайте Роскомнадзора или в крупных базах, например Консультант.плюс, также можно разработать бланк распоряжения самостоятельно. В зависимости от типа деятельности следует выбирать типовую форму, прописывая в нем всех задействованных лиц.

В общем виде структура документа для назначения ответственных лиц за производство работ должна содержать такие пункты:

• полное наименование организации;
• дата, город составления приказа и его номер;
• название документа;
• основная часть – причина, для которой создается приказ (например, «в целях производства работ на строительном объекте»);
• список ответственных с указанием должностей и ФИО;
• подписи директора и ознакомленных сотрудников.

Нужно прописывать всех работников: тех, кто будет отвечать за производство работ, кто должен обучить «новоприбывших» и ввести их в курс дела, кто будет выполнять работу во время отсутствия ответственных и кто в итоге будет осуществлять контроль за выполнением распоряжения.

Подписанный руководителем приказ считается вступившим в силу и должен вноситься в специальный журнал в отделе кадров на предприятии.

Как первичная документация, этот журнал должен храниться не менее 5 лет. Данный журнал может использоваться любой государственной инспекцией для проведения расследований или регулярных проверок работодателя и коллектива. Также он помогает формировать отчетность.

Для чего нужен приказ о назначении генерального директора

Иногда приказ о назначение генерального директора называют приказом № 1, поскольку ни один руководитель, на которого возложены функции директора, не имеет права приступить к своим обязанностям без вступления данного документа в законную силу. Иными словами, при отсутствии приказа о назначении генерального директора, документы, подписанные лицом, называющим себя директором, не будут являться действительными, да и сам директор законом признаваться не будет.

Основная цель приказа – оповестить государственные надзорные органы, а также всех сотрудников организации о том, что такой-то вступил в должность главного руководителя с такого-то числа.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за электрохозяйство

1. Приказ можно написать на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке предприятия.
2. Вначале распоряжения нужно отобразить:

• Дату распоряжения.
• Присвоенный номер.

1. Приказ должен ссылаться на нормативный акт, обосновывающий назначение того или иного специалиста, с изложением цели распоряжения (для чего работник утверждается ответственным), например, «Об утверждении ответственным за ЭУ …» или к примеру, «Для организации безопасной эксплуатации электроустановок на …» и т.д.
2. В тексте распоряжения понадобится заполнить Ф.И.О. назначаемого работника с отображением занимаемой должности, группы допуска, обозначаемой римскими символами.
3. Далее требуется отметить следующее:

• Заполняются сведения о работнике, замещающего ответственного за ЭБ на случай отсутствия последнего по разным причинам, с отображением Ф.И.О., занимаемой должности и присвоенной группы допуска.
• В следующем пункте требуется изложить обязанность назначенного на данную должность работника и рамки его полномочий. При этом, если должностные обязательства, прописанные в п. 1.26 ПТЭЭП, отвечающего за ЭБ, соответствуют трудовому договору, к примеру, главный энергетик, обязанности которого более обширные, чем у ответственного за ЭБ, то излагать обязанности работника, отвечающего за ЭБ, в распоряжении не нужно. Достаточно, при таких обстоятельствах, изложить общие обязательства назначенного специалиста, например, организовать безопасное функционирование ЭУ, обеспечить экономный расход электроэнергии и подбор требуемых работников для работы на ЭУ и т.д.
• Если же ответственность за ЭБ возлагается на работника, основные функции которого не прописаны в трудовом договоре при трудоустройстве, то требуется в распоряжении, отобразить конкретные обязательства специалиста, на которого возлагается ответственность за ЭБ. При этом, на основании ст. 60 ТК РФ потребуется получить предварительно письменное согласие специалиста и дополнительный трудовой договор с прибавкой вознаграждения за исполнение добавочной нагрузки.
• В очередном пункте распоряжения требуется описать порядок организации контроля для исполнения приказа, и на кого он возложен. Здесь нужно изложить порядок субординации между специалистом, отвечающем за ЭБ и его подведомственными сотрудниками в структурных участках, отвечающих за работу ЭУ на закрепленных отделах.

1. После завершения текстовой части приказа, он должен быть подписан руководителем организации и в нем обязаны расписаться все лица, имеющие отношение к изданному распоряжению для ознакомления с ним.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

ВАЖНО!

Как правильно составить приказ

Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.

Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).

Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

• назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
• назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
• напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.

Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.

Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

• в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
• правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:

А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

• уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
• сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
• подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.

Порядок назначения

Инструкция о том, как должен действовать работодатель при выборе и назначении мат. ответственного лица:

• подготавливается рабочее место, проверяется, насколько оно материально-технически обеспечено;
• подбирается кандидат. При этом учитываются все важные характеристики: образование, опыт в данной сфере, отсутствие медицинских противопоказаний и т.п;
• кандидату в полной мере объясняют его трудовые и полномочные обязанности, условия труда, гарантии, обговаривается оплата, также кандидату предоставляется внутриорганизационная нормативная документация;
• заключаются два договора: трудовой и договор о полной индивидуальной МО;
• работник официально принимается на работу: для этого издают приказ по форме N Т-1/N Т-1а, затем на работника оформляют личную карту и проставляют соответствующую запись в трудовой книжке;
• издаётся приказ о назначении мат. ответственного сотрудника, о его возможностях и полном наборе обязанностей. Производится прием и передача ТМЦ (товарно-материальных ценностей) работодателя, которые используются на протяжении производства и продажи.

Если работодатель возлагает ответственность на сотрудника из штата предприятия, то вся процедура упрощается и сводится к тому, что необходимо заключить данный договор с действующим сотрудником и издать соответствующий приказ на этом основании.

С одним сотрудником можно заключить лишь один договор. При этом договор может быть двух типов: как о коллективной мат. ответственности, так и об индивидуальной.

По законодательству с несовершеннолетними гражданами нельзя заключить договор о полной МО. Работники, не достигшие совершеннолетия, по закону несут полную ответственность только за причинение имущественного или какого-то другого ущерба (умышленного, либо нанесённого в результате алкогольного, наркотического и др. опьянения).

Кто отвечает за делопроизводство

Само по себе существование в организации делопроизводственного подразделения (канцелярии, отдела документационного обеспечения управления, секретариата) не делает его сотрудников автоматически ответственными за делопроизводство.

Более того, ответственными за делопроизводство могут и не быть работники канцелярии, например:

• ответственными за бухгалтерские документы будут работники отдела бухучета;
• отвечать за оформление документов по личному составу будут работники отдела кадров;
• ответственными за оформление договоров будут сотрудники договорного отдела;
• ответственными за документы ограниченного доступа будут сотрудники соответствующего подразделения и так далее.

Ответственность этих лиц должна быть либо внесена в должностную инструкцию отдельным пунктом, либо закреплена приказом руководства.

Отметим, что ответственность за делопроизводство может быть поручена любому сотруднику организации при условии его согласия. В данном случае, поскольку делопроизводственные обязанности будут для сотрудника дополнительными, потребуется оформить приказ о совмещении должностей и дополнительное соглашение к трудовому договору. Исполнение этих обязанностей будет оплачиваться дополнительно.

Вне зависимости от количества ответственных за делопроизводство ответственность за документы организации перед лицом контролирующих органов в первую очередь будет нести руководитель.

Это отражено, например, в статье 7 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вместе с руководителем к ответственности могут быть привлечены и должностные лица, допустившие нарушение.

Так, например, при неверном оформлении трудовой книжки ответственный за кадровое делопроизводство сотрудник может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», статья 5.27 КоАП).