Как составить коммерческое предложение, чтобы увеличить свои шансы

Как отправлять коммерческое предложение и что делать дальше?

Как вы уже поняли, отправлять компред нужно только людям, которые потенциально могут ним заинтересоваться. И первое желание, возникающее у многих копирайтеров – сразу бомбардировать электронные ящики клиентуры. Не спешите этого делать. Многие серьезные компании стараются сводить количество «холодных» предложений к минимуму. Причины просты: во-первых, их использование неэтично по отношению к клиентам; во-вторых, их эффективность сомнительна. Гораздо лучше связаться с нужным человеком по телефону, а уж потом, когда он дал добро на сотрудничество, выслать ему полное КП. Если у вас будет такая возможность, постарайтесь использовать ее по-максимуму.

Если же вы отправили «горячий» компред уже заинтересованному клиенту, но он почему-то молчит, спустя 2–3 дня вежливо поинтересуйтесь, что он думает по поводу документа. Не получили ответа и на этот раз – не расстраивайтесь. По статистике, только 1 из 5 коммерческих предложений попадает в цель.  Подобный результат будет означать, что вы на верном пути. Если же отклика вообще нет, перечитайте эту статью еще раз и подумайте, что можно изменить в своем тексте. Иногда одна малюсенькая деталь решает все.

Заключение

Надеюсь, теперь вы сможете написать свое КП и сразу же проверить его в действии. Как уже говорилось выше, начните с ответов на вакансии и с собственных предложений для потенциальных работодателей. Это – отличная тренировка. Побольше уделяйте времени практике и оценивайте, что работает, а что – нет. Благодаря этому ваш профессиональный уровень будет расти не по дням, а по часам.  

Примеры КП

Неперсонифицированное

Доставляйте фрукты и овощи на 25% дешевле и в 2 раза быстрее.

Думали ли Вы о том, сколько денег теряете на доставке фруктов и овощей? Приходится оплачивать время отдыха водителя, испорченную продукцию, простои при погрузке и разгрузке. Но этого можно избежать, сэкономив до 25% денег и до 50% времени.

Почему это выгодно для Вас?

• Сокращение сроков доставки за счет использования собственного аквапарка и развитой логистической сети. Для Вас всегда зарезервирована машина с 2 водителями, поэтому мы гарантируем, что простоев не будет.
• Экономия до 30% на посредниках, которые закладывают в цену услуг комиссию и перепродают Ваш заказ подрядчикам.
• Отсутствие форс-мажоров ― даже если машина сломается, в течение часа мы отправим ремонтников либо новый тягач. Вы не ощутите задержки.
• Вы получаете гарантии. В случае опоздания мы компенсируем каждый час задержки.

Наверняка, у Вас уже есть подрядчик, который обеспечивает компанию услугами грузоперевозок. И, скорее всего, он тоже может доставить овощи из Сербии в Москву за 26 часов и 80 тысяч рублей, с гарантиями и компенсацией за опоздание по любой причине. Поэтому мы не станем отговаривать Вас от сотрудничества с ним.

Но жизнь полна неожиданностей, и бизнес должен быть к ним готов, поэтому сохраните наш номер телефона +7 (XXX) XXX-XX-XX или позвоните по нему, чтобы получить прайс-лист или любую другую информацию.

Когда Вам понадобиться помощь ― мы будем рядом.

Персонифицированное

Как же так получается, что лакокрасочные материалы обходятся Вам на 30% дороже?

Уважаемый Лев Петрович, мы созванивались с Вами с утра по поводу поставки лакокрасочных материалов.

Мы ― компания ООО «Color», предлагаем Вам зарабатывать больше до 30% за счет снижения издержек на лакокрасочные материалы, сохраняя прежний уровень качества.

3 причины, по которым Вам стоит обратить на нас внимание:

• экономия до 30% на закупке лакокрасочных материалов ― Вы получаете их напрямую от производителя;
• Вам не нужен склад ― у нас есть собственные помещения, поэтому Вы просто называете объем поставки и адрес, и в течение 1–2 часов заказ будет на месте. Работаем круглосуточно.
• «Сюрпризов» не будет ― вся продукция сертифицирована, а ее качество подтверждено десятками тысяч объектов. Если хотите в этом убедиться ― вышлем благодарственные письма наших клиентов.

Условия сотрудничества:

• за доставку платим мы;
• используем наличный и безналичный расчет;
• минимальный заказ ― 30 тысяч рублей.

Мы сотрудничаем с лидерами строительного рынка г. Москвы и Московской области ― ГК «МонАрх», «Tashir Group» и ПСП «ФАРМАН», а также с небольшими компаниями, которые только начинают свой путь. Присоединяйтесь!

В приложенном файле представлен прайс-лист по тем позициям, которые Вас заинтересовали.

Позвоните нам: +7 (XXX) XXX-XX-XX либо просто ответьте на это письмо.

Свяжитесь с нами до 20 августа и получите дополнительную скидку 5% на первый заказ.

ООО «Color», г. Москва, ул. Ивана Франко, д.48 стр. 7

www.sait.ru

Выбор стиля письма

Любой деловой документ является целенаправленным. В зависимости от аудитории и документа, его цель может состоять в том, чтобы убедить, обучить или дать совет. Это формальный стиль, который обеспечивает понятность для читателя.

Будьте убедительны, позитивны и реалистичны!

Коммерческое предложение должно убедить потенциального клиента выбрать вашу компанию, поэтому оно должно быть убедительным. Предлагаемое решение должно быть привлекательнее, чем предложения конкурентов. Используйте сильный, убедительный язык при изложении своей концепции.

Используйте положительные слова и формулировки — клиенты хотят видеть положительные результаты и успешные проекты.

Не забывайте при этом, что важно быть реалистичным. Пишите только достоверную информацию и обещания, которые точно можете выполнить

Неясные заявления снижают шансы на победу, поскольку не дают клиенту ясности и уверенности. Слишком многообещающее предложение может выиграть, но результаты, скорее всего, будут хуже обещанных. Невыполнение сделанных обещаний повредит долгосрочным отношениям с клиентом и подорвет вашу репутацию в отрасли.

Будьте точны и лаконичны

Чтобы быть реалистичным, необходимо быть точным. Используйте конкретные термины для определения стратегии и результатов. Эти данные позволяют клиенту четко понимать, что он получит после принятия предложения.

Неточно: работы по дизайну будут успешно выполнены.

Точно: Дизайн шапки сайта и логотип будут предоставлены в виде готовых к использованию файлов вместе с исходниками в течение одного месяца после принятия предложения.

Будьте лаконичны. Все заняты. КП должно включать необходимую и полезную информацию, без воды. Удалите ненужные слова, предложения и даже разделы, которые приносят ценность читателю.

В письме используйте действительный залог вместо страдательного, это облегчает чтение и звучит убедительнее.

Пример страдательного залога: рекламные кампании будут запущены нашими специалистами.

Пример действительного залога: наши специалисты запустят рекламные кампании.

Еще одна распространенная ошибка — желание звучать впечатляющее. Конечно, коммерческое предложение должно производить впечатление на читателей, но по правильным причинам. Экстравагантные обороты или жаргоны, понятные только профессионалам, на самом деле заставляют читателей меньше интересоваться текстом. Такой текст сложнее понять и, следовательно, он менее эффективен. Старайтесь использовать простые слова и термины, которые читатели точно поймут.

Тон

Тон коммерческого предложения всегда профессиональный. Тем не менее, уровень формальности зависит от отрасли и существующих отношений с клиентом.

Если клиент совершенно новый, поддерживайте формальный, но дружелюбный тон. Если документ предназначен для существующего клиента, тон может быть более расслабленным или личным, если это уместно.

Подготовка

Подготовка может быть решающим при составлении коммерческого предложения. Правильная подготовка гарантирует, что документ не просто рассказывает о вас, но и убеждает заказчика, что вы предлагаете лучшее решение.

Аудитория

Аудитория коммерческого предложения является наиболее важным фактором, который нужно правильно понять при подготовке предложения. Автор документа должен правильно понимать своих читателей.

Рассмотрите следующие вопросы:

• Какова их роль?
• Кто принимает решения?
• Какие их основные проблемы?
• Какие ресурсы у них уже есть?
• Какое решение обеспечит наибольшую ценность?
• Каков их отраслевой бэкграунд?

Распространенная ошибка — написать общее предложение. Деловое предложение, написанное для описания услуг для любой аудитории, не окажет сильного влияния. Заказчик не хочет думать о том, как ваши предложения решат его проблемы — это задача автора. Общие предложения не убеждают потенциальных клиентов.

Чтобы коммерческое предложение убеждало, подготовьте, спланируйте, напишите и проанализируйте его с учетом аудитории. Время, потраченное на понимание читателя, сэкономит время на последующих этапах написания.

Обсуждение результатов

Успешное деловое предложение обычное начинается с углубленного обсуждения результатов. Автор собирает информацию о текущей проблеме клиента, его целях и возможных решениях.

Раздел содержит информацию от ключевых заинтересованных сторон в компании. В их число могут входить торговый представитель в качестве прямого контакта, бизнес-менеджер с анализом конкурентов, R&D или любой другой, кто может предоставить информацию о потребностях клиента.

Коммерческое предложение является ответом на их проблему. Поэтому автор или ваша команда должны иметь глубокое понимание их проблем, потребностей и желаний.

С глубоким пониманием проблемы можно предложить решение. Это сердце документа. Компания должна сделать предложение, от которого невозможно отказаться которое лучше соответствует требованиям заказчика, чем любой из конкурентов.

Предлагаемое решение должно быть эффективным, действенным и ценным, и каждое из этих качество должно быть разъяснено в документе. Какова общая стратегия? Какие особенности делают ее более экономичной? Как ваше решение сделает работу клиента проще и лучше?

Обсуждение результатов гарантирует, что автор действительно понимает клиента и решение.

Спросите «почему?»

Коммерческое предложение не о том, насколько хороша ваша компания. Она о том, насколько хорошим вы можете сделать бизнес клиента.

Простой, но важный вопрос, чтобы понять эту мысль: «Почему?». Почему клиент должен выбрать вас?

Вам интересны интернет-маркетинг и продвижение бизнеса в интернете? Подписывайтесь на наш Telegram-канал!

На этапе анализа аудитории и составления результатов необходимо критически проанализировать предлагаемое решение. Где ценность для клиента? Как предложенное решение увеличит его долгосрочный успех? Какие у решения уникальные стороны? Какие аспекты подтверждают вашу надежность? Какое влияние окажет решение на бизнес заказчика?

Вы уже сотрудничали ранее и успели проявить себя? Если так, это позволяет сделать предложение более привлекательным, в то время как новому клиенту требуется более подробная информация о вашей способности решить их проблему.

Конкуренция

Коммерческое предложение, скорее всего, будет рассмотрено вместе с рядом конкурентных предложений. Следовательно, понимание того, что предлагают конкуренты, может повысить шансы на успех.

В некоторых запросах представлен список всех компаний, которые отправили свое предложение. В других случаях на вероятных конкурентов, которые также борются за заказ, укажет ваше собственное понимание отрасли.

Если возможно, просмотрите предыдущую работу конкурента, чтобы получить представление о решении, стратегии и ценах, которые они предложат. Уточните свое предложение, чтобы оно было привлекательнее, чем у конкурентов.

Mindmap

Рекомендации, которые предоставили к этому моменту, могут показаться наполненными вопросами и идеями. Их нужно организовать, чтобы подготовить последовательный и эффективный документ.

Мы рекомендует использовать инструмент Mind Map. Он позволяет собрать и структурировать все идеи и связи между ними, которые должны быть объединены в один визуальный макет. Вы можете попробовать mindmeister.com — это платный сервис, но есть бесплатная версия, которая позволит создать 3 карты.

Использование Mind Map позволит собрать все важные идеи, чтобы затем организовать их и использовать при составлении коммерческого предложения.

Особенности коммерческого предложения

Но считается, что такой документ не должен быть слишком объемным, оптимально, если его длина составит 2-3 страницы. Этот параметр индивидуален, в зависимости от специфики отрасли и сложности предоставляемых услуг, длина КП (коммерческого предложения) может достигать 15-20 страниц.

Коммерческое предложение

Если вы впервые занялись составлением такого документа, потребуется шаблон коммерческого предложения в Word или другой программе. Но мы не рекомендуем пользоваться готовыми шаблонами, так как специфика бизнеса определяет состав КП. Перед началом работы следует задать себе такие вопросы:

1. Для кого составляется коммерческое предложение. Кто является целевой аудиторией вашего бизнеса? Это главный вопрос, определяющий формат подачи информации.
2. Какое действие должна совершить целевая аудитория? Например, позвонить вам, оставить свои координаты, совершить конверсию.
3. Ваше предложение нацелено на широкую аудиторию, или предназначено конкретной организации, группе людей?

Что такое коммерческие запросы?

Коммерческие запросы — официальные документы, в которых отражается просьба одного участника сделки о предоставлении необходимой информации об объекте сделки — товаре или услуге. Просьба может быть основана на получение новой или уточнение старой информации. Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Москва и область (звонок бесплатен)

Санкт-Петербург

Что может потребовать адресант?

Коммерческий запрос — это не только запрос цены.

Адресант в данном документе может запросить у своего партнёра:

• Указать точную стоимость транспортировки продукции до места назначения.
• Подробно описать процедуру оплаты поставки.
• Предоставить коммерческое предложение на английском языке.
• Указать ранние успешные проекты.
• Предоставить бесплатный образец продукции и т. д.

Отличие коммерческого запроса от оферты

Довольно часто коммерческое предложение путают с другим похожим документом — офертой. Но между ними есть существенные различия.

Как уже было сказано выше, основной целью запроса коммерческого предложения является получение или уточнение технических характеристик, цены и других данных о товаре.

В запросе отражается просьба о предоставлении информации о товаре или услуге.

Письмо-оферта же является предложением к сотрудничеству. Адресат может его отклонить или принять, оповестив адресанта.

Виды

Существует две разновидности этого документа:

1. Частный. Документ заполняется в свободной форме. Его содержание определяется индивидуально для каждой сделки. Ограничений, касающихся процедуры оформления, нет.
2. Государственный. Соответствует установленному законодательными органами РФ образцу запроса коммерческого предложения. Обращение строго регламентировано.

Грамотное оформление и правила составления коммерческого предложения

Составляя предложение, необходимо четко понимать и выделять проблемы, которые есть у целевой аудитории. Коммерческое предложение можно считать успешным или правильно составленным, если благодаря ему удалось убедить получателя, что он нуждается в предлагаемом товаре или услуге. Чтобы коммерческое предложение было успешным, рекомендуется, чтобы оно соответствовало определенным требованиям.

Во-первых, в нем не должно быть грамматических и орфографических ошибок. Для написания полезно использовать профессиональные текстовые редакторы. Они автоматически проверяют грамотность и выделяют слова или части предложения, которые рекомендуется изменить. Кроме того, в современных текстовых редакторах существуют специальные шаблоны, которые можно использовать для оформления коммерческого предложения. Поскольку главной задачей такого документа является привлечение внимания, то допускается использование в нем различной инфографики, рисунков, схем, диаграмм и подобных иллюстрирующих материалов, что облегчает восприятие предложения и повышает вероятность его принятия.

Также важную роль играет цветовая гамма, которая используется при оформлении документа. Во-первых, цвета должны соответствовать фирменному стилю компании, а, во-вторых, не должны быть вызывающими или излишне спокойными. Не стоит делать и черно-белые документы

Они выглядят устаревшими и не привлекут внимание читателя (за исключением тех, для кого содержание важнее формы, но таких все меньше). Следует помнить, что в настоящее время на каждого человека ежедневно падает большой поток информации, поэтому обработать ее очень сложно

Именно по этой причине необходимые данные упаковывают в графические материалы.

Большое значение имеет и качество бумаги, на которой распечатано коммерческое предложение. Оно должно демонстрировать солидность компании, которая его изготовила и доставила. Приятные ощущения в руках автоматически добавят привлекательности предложению и повысят вероятность прочтения его до конца.

Доставлять коммерческое предложение следует либо по электронной почте, либо лично. Причем второй способ намного предпочтительнее. Ведь в первом случае высока вероятность, что письмо удалят, не читая, как спам. А при личной доставке существует шанс лично поговорить с получателем и убедить его в полезности товара или услуги.

Грамотный и корректный ответ

Не менее важным навыком, чем составлять коммерческие предложения, является умение на них отвечать. Партнер, направивший вам коммерческое предложение, в любом случае изучает вашу реакцию. Даже в случае отсутствия ответа он сможет составить о вас определенное представление, – какого рода информация вам не интересна. А если вы должны составить ответ, положительный или отрицательный, партнер получает в свои руки образец вашего мышления, который может стать в дальнейшем мощным информационным инструментом.

Положительным или отрицательным будет ваш ответ, он обязательно должен включать такие позиции:

• обращение: к фирме или непосредственно к контактному лицу (информацию берем из текста КП);
• ссылка на само КП: организации рассылают много предложений, поэтому не лишним будет напомнить, на какое именно вы отвечаете;
• фраза, дающая надежду на дальнейшее сотрудничество: ведь именно эта перспектива явилась целью составления письменного ответа;
• подпись руководителя или уполномоченного лица.

Оформляем вежливый отказ на коммерческое предложение

Если вы совсем не заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с фирмой, предоставившей коммерческое предложение, его можно проигнорировать, что чаще всего и происходит. Но если вас не устраивает именно данное предложение, а в дальнейшем вы планируете взаимодействовать, лучше проявить такт и корректность, ответив на обращенное к вам предложение.

Отказ лучше формулировать мягко, но непреклонно

Начинать сразу с негативной для автора КП новости не стоит, лучше привести какую-либо нейтральную фразу – например, благодарность за оказанное внимание и уделенное время. Далее стоит корректно объяснить причины отказа, привести понятные собеседнику аргументы

В завершение стоит выразить надежду на сотрудничество в будущем.

ВАЖНО! Получив ваш отказ, предприниматель, отправивший вам КП, должен быть уверен, что его предложение было рассмотрено и осмыслено, а отказ обусловлен объективными причинами

Ответ-согласие

С таким ответом лучше не торопиться, ибо он сразу же накладывает и на вас, и на партнера определенные обязательства. Сначала убедитесь, что вы правильно поняли все аспекты предложения, при необходимости задайте уточняющие вопросы. Не возбраняется внести встречное предложение, согласившись по устраивающим пунктам и предложив альтернативу спорным.

Оформляя текст письма-согласия, допустимо сразу же перейти к сути дела: ведь для получателя это будет приятной новостью, и к тому же сэкономит его время. Далее разъясните необходимые нюансы, уточните детали.

Грамотное составление текстов коммерческих предложений и ответов на них значительно повысит бизнес-эффективность любого предпринимателя или организации.

Примеры коммерческих предложений полностью

Наконец, остался последний штрих — это собрать все элементы воедино и получить полноценные коммерческие предложения.

Пример коммерческого предложения для грузоперевозок

Доставляйте фрукты и овощи на 30% дешевле и в 1,5 раза быстрее. С гарантиями

Задумывались ли Вы, сколько денег теряете на доставке фруктов и овощей? Время отдыха водителя, за которое нужно платить, испорченная от жары и дороги продукция, простои при погрузке/разгрузке. А ведь этих трат можно избежать, сэкономив до 30% денег и до 50% времени.

Логистическая компания «L» предлагает Вам сократить затраты на перевозке овощей и фруктов. Ваша выгода по деньгам — до 30%, по времени — до 50%.

Почему для Вас это выгодно

1. Вы сокращаете время доставки вдвое, потому что у нас собственный автопарк и развитая логистическая сеть. Под Вас всегда зарезервирована машина с двумя водителями, поэтому простои исключены.
2. Вы экономите до 30% денег на посредниках, у которых нет собственного автопарка, но которые закладывают свой интерес, передавая Ваш заказ субподрядчикам.
3. Вы защищены от форс-мажоров, благодаря технической подстраховке. Машина может сломаться, но Вы не ощутите задержки, поскольку в течение 1-2 часов выедут либо ремонтники и резервный тягач (если необходимо).
4. Вы получаете гарантии. За сроки доставки мы несем перед Вами персональную ответственность и компенсируем каждый час опоздания.

Если у Вас уже есть перевозчик

Скорее всего, у Вас уже есть подрядчик, который обеспечивает Вас услугами грузоперевозок. И очень хорошо, если он может доставить фрукты из Сербии в Москву за 26 часов и N рублей, с персональными гарантиями и компенсацией задержек по любой причине. Вам с ним повезло, и мы не станем Вас отговаривать от использования его услуг.

Тем не менее, в жизни случается всякое, и бизнес должен быть застрахован от любых неожиданностей.

Сохраните этот номер телефона: +Х (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ или позвоните по нему, чтобы получить прайс и дополнительную информацию. Когда Вам понадобится помощь, мы всегда рядом.

P.S. Сейчас пик сезона. Просто посчитайте, сколько Вы сэкономите, если каждая фура будет доставлять фрукты в 1,5 раза быстрее и на 30% дешевле.

Пример коммерческого предложения для поставок строительных смесей

Как же так получается, что строительные смеси обходятся Вам на 30% дороже?!

Каждый месяц Вы выделяете бюджет на сухие смеси. Но что если бы Вы могли уменьшить эту статью расходов на 10%? Без потери в качестве. Сколько денег Вы бы сэкономили? А если на 20%? А если на треть?

Компания «Суперсмеси» предлагаем Вам зарабатывать больше за счет снижения издержек на строительных смесях до 30% при том же уровне качества.

3 причины, по которым Вам стоит читать это предложение

1. Вы экономите до 30% денег на закупке смесей, получая их напрямую от производителя.
2. Вам не нужен свой склад, поскольку у нас собственные складские помещения. Вы просто говорите, куда доставить смеси и сколько, и в течение 1-2 часов они у Вас.
3. Вы защищены “сюрпризов” при проверках, потому что вся продукция сертифицирована, а качество подтверждено на десятках тысяч объектов (благодарственные письма высылаем по запросу).

Если у Вас уже есть поставщик

Наверняка у Вас уже есть поставщик, который предлагает хорошие условия, низкие цены и бесплатную доставку в течение 120 минут в любую точку Москвы. Вам с ним повезло, и мы не станем Вас отговаривать от использования его услуг.

Тем не менее, в жизни случается всякое, и бизнес должен быть застрахован от любых неожиданностей. Сохраните телефоны из этого коммерческого предложения или, еще лучше, возьмите наш прайс. Если Вам понадобится помощь или срочная поставка строительных смесей на объект, мы всегда придем на помощь.

Просто позвоните: +Х (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ (если будет занято, пожалуйста, перезвоните).

P.S. Мы убеждены, что в бизнесе ключевой способностью является умение быстро принимать взвешенные решения. Поэтому если Вы ответите на это предложение в течение 3 дней с момента получения, мы предоставим Вам дополнительную скидку 10% и бесплатную доставку до конца лета.

Виды коммерческих предложений

Коммерческие предложения различаются по целевой аудитории — сегменту потребителей товара, предлагаемого организацией. Различают:

1. публичные оферты, то есть предложения, адресованные неопределенному кругу лиц. Публичные оферты, как правило, размещаются на официальных сайтах компаний и предполагают заключение договора с любым лицом, откликнувшимся на эту оферту;
2. свободные оферты — коммерческие предложения, направляемые нескольким покупателям, как правило, по изначально подготовленной рассылке;
3. твердые оферты — коммерческие предложения, направляемые одному покупателю.

Ответ лица, принимающего оферту, называется акцептом.

Соответственно в широком смысле любое коммерческое предложение (оферта) нацелено на получение максимально большего числа откликов-акцептов, результатом которых будет заключение договора на поставку товара.

Как написать коммерческое предложение о сотрудничестве

Принимаясь за любое дело, необходимо подумать о его конечной цели. В данном случае программа-максимум состоит в убеждении желанного делового партнёра в выгодности сотрудничества. Что касается минимального допустимого эффекта, то он выражается стремлением дать почву для размышлений по тому же поводу. Не исключено, что задумавшись о вероятных перспективах и возможностях, открываемых совместной деятельностью, предприниматель «дозреет» и сделает встречный шаг.

Скачать образец

Исходя из цели, можно определиться с тем, как правильно составить письмо, содержащее предложение сотрудничества. В первую очередь оно должно соответствовать правилам деловой этики. Ими предусмотрены следующие стандарты:

Текст размещается на фирменном бланке организации-адресанта;
Заголовок должен кратко и ясно выражать суть письма;
В отечественной практике наиболее распространённым и приемлемым обращением является прилагательное «уважаемый» с использованием имени и отчества лица, принимающего решения нужного уровня. Узнать, как зовут руководителя, обычно несложно;
Употреблять такие формы приветствия, как «здравствуйте», или «добрый день» в принципе, тоже можно, но в переписке они не всегда уместны. К тому же нет никакой гарантии, что документ будет прочитан в указанное время суток.
Уничижаться, извиняться за «отнятое время» (драгоценное, конечно) и льстить нельзя. Отношение к вероятному партнёру формируется с первых секунд знакомства, пусть и заочного

Потом отстаивать свои интересы будет трудно.
Вежливо поблагодарить за внимание можно и нужно.

В конце текста выражается надежда на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Структура письма проста, и включает всего три пункта:

1. Обращение;
2. Суть предлагаемого сотрудничества;
3. Выражение надежды на возникновение диалога с целью уточнения деталей.

О том, что независимо от способа доставки, текст должен содержать контактные реквизиты адресата, даже упоминать излишне. Это – само собой разумеется.

Типичные ошибки

Ошибки допускают все, и на них, конечно, учатся (но лучше на чужих). При составлении письма с предложением сотрудничества их авторы чаще всего грешат следующими стилистическими нарушениями.

Излишняя немногословность

Текст должен быть кратким, но не настолько, чтобы человек, читающий его, был вынужден догадываться о смысле. Считается, что один лист – предел, но если требуется больший объем, то лучше перейти на другую страницу и всё же досказать идею сотрудничества до конца. Если с самого начала предложение «зацепило», то время на чтение найдётся.

Повторы главной мысли

Пытаясь быть убедительными, некоторые авторы по два-три раза возвращаются к главной идее, на разные лады расхваливая её выгодность. Если это и в самом деле так, то вероятный партнёр сам сразу же оценит степень прибыльности сделки для себя. Не стоит предполагать, что он не умеет считать.

Самовосхваление

Хвастунов никто не любит – ни девушки, ни перспективные деловые партнёры. Если продукт или услуга в самом деле хороши, то об этом контрагент узнает по своим каналам, проверив информацию. Словам всё равно мало кто верит.

Допускаются тонкие намёки и ссылки на авторитетное экспертное мнение, но много места этому отводить не надо.

Слишком много цифр

Экономическое обоснование само по себе хорошо, но в письме, предлагающем сотрудничество, пространным расчётам не место. Достаточно указать вероятную величину рентабельности, а выкладки припасти для личной встречи. В этом есть своя интрига.