Как пользоваться онлайн-кассой

Как пользоваться онлайн-кассой

Чтобы начать работу с онлайн-кассами, сначала нужно купить аппарат и зарегистрировать его в ИФНС

Во избежание последующих проблем, важно понимать, как происходит процесс и с чего нужно начать:

1. Покупаете ККМ, включенный в официальный реестр онлайн-касс, разрешенных к применению.
2. Подписываете договор с оператором фискальных данных, аккредитированным налоговой службой.
3. Регистрируете модель в режиме онлайн через сайт ОФД или ФНС.
4. Настраиваете аппарат для работы (подключаете к нему интернет).

Пошаговая инструкция по работе на кассе выглядит следующим образом:

1. Продавец считает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя в наличной или безналичной форме.
2. Нужная сумма вводится на кассе.
3. Печатается чек, который выдается покупателю в обязательном порядке.
4. По просьбе клиента продавец формирует электронный чек.

В этот момент фискальный оператор получает информацию о проведенной операции, после чего сохраняет ее у себя на сервере. Раз в сутки он передает все данные в налоговую службу.

Как получить электронный чек:

1. Покупатель предоставляет информацию о номере телефона или адресе электронной почты.
2. Формируется электронный чек и покупателю передается ссылка на него.
3. Данные можно расшифровать сканированием QR-штрих кода, который содержится в каждом чеке. Для этого в смартфоне должно быть установлено специальное приложение от ФНС.

Если сформирован ошибочный чек, и он уже распечатан, изменить ничего нельзя. Данные уйдут в контролирующие органы. В таком случае необходимо совершить операцию возврата, которая также передается в ИФНС. Такие ошибочные чеки необходимо сохранять и передавать их в налоговую службу по их требованию.

В начале рабочего времени кассир должен открыть смену, распечатав отчет об открытии смены, где указаны дата и ФИО кассира. По завершению рабочего дня нужно проводить процедуру закрытия смены. Во время процедуры в ОФД передаются данные о закрытии смены, количестве чеков, сумме операций, видах операций (наличный или безналичный расчет) и т.п. Меню у разных моделей касс разное, но принцип работы у всех одинаковый.

Чтобы процесс пользования был более понятным, посмотрите видео инструкцию по работе с онлайн-кассами.

В магазине

Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.

1. Работа кассира всегда начинается с того, что необходимо заправить машину. Вставляется лента в ККМ, наносится специальная запись с указанием номера, его типа, даты, точного времени включения, показания на момент вступления кассира на работу. После заполнения всех данных, кассовая лента заверяется старшим кассиром.
2. Далее следует проверить точность данных по дате и времени. Многие аппараты имеют способность самостоятельно сохранять необходимые сведения. Существуют кассовые машины, которые перед каждой сменой следует проверять на точность времени и даты, при необходимости, устанавливать их.
3. Перед началом рабочего процесса, проверить способность аппарата к работе. Для этого производят печать нулевых чеков, на них проверяют четкость печати, наличие всех необходимых сведений. Пробные чеки следует сохранять до конца работы и прикладывать их к отчетной документации.
4. Далее производится печать Х-отчета, он имеет промежуточный характер и во время его печати, сумма не обнуляется. Во время рабочей смены, несколько раз происходит печать таких чеков. Это делается для контроля средств, поступающих в кассу. Они распечатываются в момент сдачи выручки. За смену можно отбить несчетное количество чеков, на работу они не влияют, но помогают вести контроль над правильным поступлением денежных средств.
5. Х-отчеты можно снимать по отделам, по окончанию рабочей смены и для получения конечного результата. Они ведут учет переизбытка либо недостатка финансов в кассе.
6. В случае пробития неверного чека, повторно выбивается правильный, неверный хранится до конца смены. После закрытия и сдаче отчета за отработанный день, его следует оформить в единый документ. Далее составляется акт, где указывается тип, модель кассы, регистрационный и № производителя.
7. Составляется акт с указанием номера чека и пробитой суммы. Чек наклеивают к акту, который заверяет оператор и предприниматель.

возврат покупки

Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.

По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.

Штрафы:

За год штрафные санкции за несоответствие правилам онлайн-продаж выросли на 50% . Каждый покупатель может проверить легальность QR-код чека и по желанию отправить жалобу в ФНС. Такие покупатели и будут отчасти являться налоговой проверкой торговой точки.

По старой привычке русского менталитета обойти закон будет невыгодно. Сумма штрафов значительно превышает расходы на внедрение онлайн-касс.

Нюансы документооборота при фискальных операциях

К числу основных документов, которые ведет кассир, относятся:

1. Кассовая книга.

Она используется в целях документирования всех операций, связанных с приемом или выдачей денежных средств на предприятии. Сюда входят, в частности:

• прием денежных средств от покупателей (и выдача — при возврате товаров);
• выдача командировочных работникам, прием не освоенных в ходе командировки денежных средств;
• расчеты с контрагентами наличными.

Сам кассир отвечает, как правило, только за первый тип операций. Но в пределах своей компетенции ему нужно вести Кассовую книгу.

1. Расчетно-кассовые ордера (РКО), приходно-кассовые ордера (ПКО).

На основе РКО и ПКО вносятся записи в Кассовую книгу. Собственно, все эти документы следует рассматривать в одном контексте — но каждый из них имеет специфику заполнения.

Отметим, что если работодатель кассира — ИП (или если сам ИП принимает оплату от покупателей), то Кассовую книгу, РКО и ПКО вести необязательно. Однако, ИП нужно вести другой документ — Книгу учета доходов и расходов.

Основной источник данных для заполнения РКО, ПКО и Книги учета доходов и расходов ИП — это отчет об окончании смены, который формируется на онлайн-кассе (как и обычный чек, он распечатывается на чековом принтере). Таким образом, отчет используется в качестве первичного учетного документа.

При этом, существует правило, по которому на каждую группу фискальных операций, объединенных определенным реквизитом «признак расчета» либо «признак способа расчета» должен составляться отдельный ПКО. То есть, на авансовые платежи составляется один ордер, а на те, что совершены в рамках обычной оплаты товара с его немедленным отпуском — другой ордер.

Отметим также, что если товар возвращается покупателем, то нет необходимости оформлять РКО. Вместо этого следует составить приходно-кассовый ордер на сумму, уменьшенную на величину стоимости возвращенного товара. Как вариант — нулевой ордер (при необходимости дополненный бухгалтерской справкой с пояснениями по поводу его составления).

Рассмотрим теперь еще один нюанс работы кассира — реагирование на сложные ситуации, которые могут возникать при работе с кассами.

Если интернет-магазин принимает оплату за товары или услуги, то с 1 июля 2018 года он обязан выдавать кассовый чек в соответствии с 54-ФЗ.

Уже давно не новость, что офлайн-магазины, в которых мы совершаем покупки обзавелись онлайн-кассами. Целый год магазины перестраивали работу и отлаживали новую систему взаимодействия с ФНС (Федеральная налоговая служба).

Что было в 2017 г: небольшим магазинам выгоднее было закрыться, был дефицит фискальных аппаратов, настройка и установка программ проходила сложно для предпринимателей, не везде бесперебойно принимал интернет.

Настала очередь для онлайн-торговли. С 01.07.2018 соблюдение закона становится обязательным для всех.  Большинство проблем, которые были у “первопроходцев” уже решены. С 1 июля 2018 г настала перестройка механизма торговли для онлайн-магазинов. Мы раскроем в этой статье возможные схемы оплат.

Работа на ККМ: ознакомление с особенностями работы на кассе и требования к аппарату

В первую очередь необходимо выяснить, что собой представляет обновленная контрольно-кассовая машина (ККМ). Это приспособление, которое разработано для взаимодействия организации с налоговой инспекцией в режиме online. Основные требования к аппарату следующие:

1. Он обязательно должен соответствовать не только техническим, но и физическим характеристикам. Они указаны в Федеральном законе под номером 54, в котором прописаны особенности применения контрольно-кассовой техники. Например, на корпусе аппарата обязательно должен быть заводской номер, встроенные часы и так далее.
2. Информация о расчетах передается через оператора фискальных данных. Это такие организации, которые подписывают соглашения на обслуживание предпринимателей и гарантируют своевременную передачу данных в налоговую.
3. Отныне кассовые аппараты должны печатать новые чеки. Теперь добавилось новое поле — QR-код, который легко можно отсканировать с задействованием специальной программы. Благодаря этому можно посмотреть чек на сайте фискальной налоговой службы. Кроме того, число необходимых реквизитов значительно увеличилось. Дополнительно у кассового аппарата должна быть функция отправки электронной версии чека на почту или телефон покупателя, клиента.
4. У кассы должен быть постоянный доступ к сети интернет. При этом передача чеков должна осуществляться постоянно. Даже если в здании временно отсутствует подключение к сети, то можно продолжать работать с кассовым аппаратом. После появления доступа к интернету все сохраненные данные будут отправлены в налоговую службу. Здесь есть один важный момент: если в течение одного месяца данные не поступают в фискальную службу, то ФН (фискальный накопитель) будет заблокирован. Для подключения к сети задействуются такие интерфейсы: SIM-карты, Ethernet, а также Wi-Fi.
5. В каждый аппарат обязательно должен быть встроен фискальный накопитель (чип). Он необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую инспекцию. Нужно помнить, что данное устройство рекомендуется менять каждые 13, 15 или 36 месяцев. Точные сроки зависят от разных факторов: производителя, модели аппарата.

Если у вас возникли вопросы по работе кассы или обслуживанию ККМ, свяжитесь с нашими специалистами

Полный перечень требований перечислен в статье 4 Федерального закона под номером 54. Перед тем, как начать использовать кассовый аппарат, предприниматель должен провести его проверку

Важно, чтобы он полностью соответствовал всем пунктам Федерального закона, касающегося применения контрольно-кассовой техники. Чтобы проверить аппарат, можно использовать следующие электронные сервисы «Проверка ФН» и «Проверка ККТ»

Их можно найти на сайте фискальной службы.

Что касается особенностей взаимодействия между кассовым аппаратом, кассиром и покупателем (клиентом), то они следующие:

1. Покупка или услуга оплачивается покупателем (клиентом) с помощью банковской карты или наличных денег.
2. Информация об этом сразу направляется в фискальный накопитель.
3. Далее фискальный накопитель шифрует чек, сохраняет его, после чего отправляет на платформу ОФД (оператор фискальных данных).
4. После этого оператором проверяется все поступившие сведения, после чего они отправляются в инспекцию. Последняя обязательно должна проинформировать о поступлении данных.
5. Кассир выдает покупателю или клиенту чек. По просьбе последнего электронная версия чека может быть отправлена на почту или телефон.

Любой сотрудник, получивший детальный инструктаж, может стать кассиром. При этом он обязательно должен ознакомиться с основными требованиями действующего законодательства, которые касаются работы с конкретной моделью кассового аппарата. Дополнительно владельцу бизнеса следует составить и заключить договор с сотрудником. В нем должна быть прописана полная материальная ответственность, помогающая избежать неприятных инцидентов с фискальной службой. Например, при возникновении недоразумений вся ответственность ложится на плечи сотрудника, который должен возместить нанесенный ущерб.

Как закрыть смену

Отработав положенное количество часов, кассир должен сдать выручку инкассатору или старшему по смене. Схема работы с онлайн кассой в 1С пошагово предусматривает следующий алгоритм закрытия смены:

• Печать отчета о закрытии в течение первых двадцати четырех часов после открытия. По истечении суток аппарат сам прекратит печатать чеки, и нужно будет закрыть его, а потом произвести повторную процедуру открытия;
• Автоматическое направление отчета ОФД, с информацией о кассире, количестве чеков, в том числе – недошедших до оператора;
• Сдача выручки с пересчетом старшему кассиру или инкассатору;
• Печать отчета о показателях счетчиков на всех кассах в конце дня.

Пример такого отчета приведен ниже:

После формирования и отправки отчета, кассы должны быть отключены от сети, ключи от них сданы в общее хранилище.

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

Обязанности кассира, связанные с расчетом покупателя при использовании ККТ, включают следующие действия:

• Определение суммы покупки или услуги согласно показаниям счетных устройств или ККТ. Кассир должен назвать эту сумму покупателю.
• Сотрудник получает информацию от клиента или покупателя о том, каким способом он произведет расчет (наличными или с помощью электронных средств платежа).

Если покупатель или клиент хочет произвести наличный расчет, кассиру необходимо получить от него деньги согласно названной сумме, следуя такому алгоритму:

• работник кассы называет точную сумму, берет деньги за услугу или товар, кладет их отдельно на виду у покупателя;
• кассир печатает чек;
• далее сотрудник называет сумму сдачи, выдает ее клиенту/покупателю (при этом сдача в виде монет и бумажных купюр, а также чек должны быть выданы одновременно).

Если клиент желает рассчитаться с помощью безналичных средств оплаты, кассовый чек будет сформирован автоматически ККТ или самим кассиром после того, как будет получена информация от банка о произведенной транзакции.

Налоговый вычет

Покупка онлайн-аппарата может стать серьезной статьей расходов, даже если обратиться к банку «ВТБ», предлагающему оснащение по доступным ценам. Особенно ощутимым такое приобретение будет небольшим компаниям, имеющим маленькую выручку. Во избежание нерациональных расходов законодательство предусмотрело налоговый вычет.

Это определенная компенсация, начисляемая в максимальном размере 18 тыс.рублей за кассу. Стоимость включает прибор, затраты на регистрацию, настройку.

Налоговый вычет полагается только двум категориям. Первая – ИП, работающие согласно патентной розничной системе либо вмененке. Это владельцы небольших пиццерий, бургерных, работники такси, репетиторы. Вторая – собственники, совмещающие другие налоговые схемы с указанными выше.

Принцип работы онлайн-касс: как это должно происходить

Итак, начать этот раздел стоит с того момента, когда кассир получает в служебное пользование данное устройство. Владелец магазина либо его заместитель должен каждый день в начале рабочего дня продавца выдавать ему ключи от кассы, разменные средства и аксессуары, вроде чековой ленты. Кассир, в свою очередь, заступив на смену, должен ее открыть, для этого необходимо распечатать на кассовом аппарате отчет, и можно смело приступать к работе.

В случае если кассир получил разменные деньги, то их учет не входит в регистр кассы, а должен быть вписан в специальную кассовую книгу или приходный ордер.

Когда кассир совершает прием денег от покупателя, он обязан:

• открыть чек, сделать подсчет суммы и огласить ее посетителю магазина;
• взять у покупателя наличные либо банковскую карту, подготовить сдачу;
• закрыть чек, вернуть покупателю его сдачу и чек.

Далее, по завершении своего трудового дня, кассир обязан закрыть смену, и сделать это он должен не позже, чем истекут сутки после начала его работы. Причиной этого является автоматическая блокировка, которая есть у всех онлайн-аппаратов. Как только этот срок проходит, устройство перестает выдавать чеки.

Действия в данном случае очень схожи с теми, что кассир предпринимает при открытии кассы. Он также должен сформировать специальный фискальный документ, который потом отправится в ОФД. Он будет содержать:

• количество чеков, которые были сформированы в течение рабочих часов кассира;
• все данные о сотруднике, работающем с аппаратом;
• количество чеков, которые были сформированы в онлайн-кассе, но не передались в ОФД.

После этого кассир должен передать все вырученные средства ответственному лицу, выключить кассу и сдать все вспомогательные предметы, полученные ранее.

Как избежать наказания со стороны ФНС?

Важно соблюдать такие правила:

1. Закрывать кассу на время отключения электричества в здании. Если этого не сделать, то в кассовом аппарате не будет данных для передачи в фискальную налоговую службу. А это может привести к неприятностям.
2. Сотруднику нельзя уходить с рабочего места, если касса находится в рабочем состоянии. При этом категорически запрещено допускать к кассе посторонних лиц.
3. Продавец должен выдать электронный чек, если покупатель предоставил QR-код.
4. Если нет подключения к сети интернет, то чеки можно пробивать только в течение одного месяца. По окончании этого срока фискальный накопитель будет заблокирован. Далее налоговая инспекция обяжет организацию оплатить штраф.

Установкой и последующей настройкой кассовых аппаратов занимаются только специализированные организации. В спектр их услуг также входит обучение персонала работе на кассе. Чтобы узнать об особенностях работы на кассовом аппарате, установить соответствующее программное обеспечение или выбрать ОФД следует воспользоваться помощью профессионалов.

Начинаем смену

При работе оператор кассы должен четко следить за тем, как работает агрегат, чистить его и приводить в порядок по мере надобности. Вводить деньги в аппарат нужно строго так, как это написано в инструкции конкретной машины. Регулярное обслуживание ККМ является залогом ее корректной и длительной работы.

Когда все приобретаемые клиентом товары прошли обработку на кассовой машине, она показала суммарную стоимость покупки, правила эксплуатации контрольно-кассовых машин обязывают назвать клиенту эту цифру четко, и лишь после этого брать с человека деньги. В машину их кладут так, чтобы покупатель видел, как это происходит. Также он должен видеть, куда кассир кладет чек, чтобы забрать его и не перепутать с чужими документами. Если кассовый аппарат стоит там, где работает продавец, он должен передать клиенту товары в момент совершения покупки, отдавая чек. А вот в случае, когда речь идет об официанте или любом другом работнике, который принимает заказы, он должен передавать клиенту чек только тогда, когда было завершено оказание услуги.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

• Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
• Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
• Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
• Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
• Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
• После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
• Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
• К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

• Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
• Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
• Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
• Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
• Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
• Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

1. «Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
2. «Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
3. «Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
4. «Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

Предоплата 100% (1 – в цифровом варианте).

Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.

Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.

Полный расчет (4).

Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.

Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.

Оплата кредита (7)

Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Кому нужна онлайн-касса

Всем предпринимателям и организациям, продающим товары и оказывающим услуги населению. Проще назвать исключения — их и рассмотрим ниже.

• С июля 2017 года обязаны применять онлайн-ККТ все торговые предприятия.
• С июля 2018 года — необходимость распространилась на юрлиц, занимающихся продажей товаров, работающих по патентам и вменённым налогам.
  <liС 1 июля 2019 года обязанность использования онлайн-касс распространилась на владельцев торговых автоматов и многих других, в том числе и ИП, ранее выдававшие БСО, а также ИП на ЕНВД и ПСН без работников, которые продают чужие товары, ИП на ПСН и ЕНВД, которые имеют работников и оказывают услуги населению.

На особом положении пока остаются юрлица, работающие в удалённых и труднодоступных районах (перечень определяется в каждом отдельно взятом регионе), а также физлица, работающие по экспериментальной системе налогообложения для самозанятых (пока только в нескольких регионах).

Но, к примеру, применение новых ККТ для расчётов между юрлицом и гражданами, реализующими товары/услуги по налоговому режиму «налог на профессиональный доход», является обязательным.