Хронометраж рабочего времени

Насколько важно ведение хронометража

Чтобы понять важность хронометража, приведем выдержку из книги Г.А. Архангельского «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»

Руководитель нескольких отделов в московском IT-холдинге, цитаты из отзыва которого мы приведем, никак не может быть отнесен к кабинетным ученым. Тем не менее хронометраж оказался полезен. Покажем, как это произошло.

«Я считал, что являюсь для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частности эталоном рациональности и эффективности — два высших образования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иностранные языки. Я был уверен, что знаю, как организовать личное время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с аргументом «у меня не хватает на это времени» ко мне лучше не подходить.

Однако я решил все-таки провести эксперимент и начал хронометраж личных затрат времени.

Первое —были обнаружены значительные резервы личного времени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле это оказалось реальностью

Около 2,5 часов рабочего времени ежедневно тратилось на «обработку внешних прерываний» и возврат к выполнявшейся ранее работе.
Второе (и наиболее важное) — я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффективности», немного зудящее ощущенеие не идеальности организации работы вокруг.

Результатом явилось создание в компании вокруг себя «зоны эффективности», т.е. такого жизненного пространства, попав в которое окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время».

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

• составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
• поиск возможностей оптимизации труда;
• определение потери эффективности;
• разработка норм затрат рабочего времен;
• выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

• для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, беременные и инвалиды, если таковые есть на производстве;
• если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Скачать пример ФРД бухгалтера

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

• название предприятия и структурного подразделения;
• Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
• уровень образования и квалификация;
• занимаемая должность;
• название выполняемой работы;
• краткая характеристика работ;
• в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
• в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
• под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Основные этапы

Для того чтобы качественно провести процесс аттестации рабочего времени сотрудника, необходимо действовать по определенному алгоритму. Всего хронометраж делится на три основных этапа:

1. Подготовительный, когда происходит подготовка необходимой документации, оповещение сотрудников и проведение инструктажа для наблюдателей;
2. Непосредственно этап проверки;
3. Выводы, которые делаются на основании данных из хронокарты. Чаще всего этой процедурой занимается руководитель предприятия либо высокопоставленные менеджеры.

Сам процесс проводится по определенной схеме. Для начала проверяющие должны ознакомиться с нормативами работ. Это позволит более четко определять отклонения от установленных параметров. Чаще всего на предприятии уже имеются конкретные рабочие нормативы.

Если же отдел новый, хронометраж может быть использован для их определения. Для этого наблюдение проводится за самыми лучшими и передовыми работниками компании. Их показатели должны стать рабочими нормативами для всех сотрудников компании, трудящихся в определенной сфере.

Процедура измерения рабочего времени предполагает фиксацию в документе каждого рабочего процесса, на который сотрудник тратит время. Тут записывается начало и конец периода выполнения отдельной операции либо группы работ.

Задачей наблюдателя будет записывать в таблицу все данные относительно не только работы, но и отдыха сотрудника. Тут должна иметься специальная колонка, где отмечается количество перерывов и их длительность.

В конечном итоге можно будет определить, сколько именно времени было потрачено на выполнение рабочих обязанностей, сколько на отдых и на подготовку к трудовому процессу. Подготовленные бумаги передаются на рассмотрение вышестоящему руководству, которое и будет делать окончательные выводы.

Как провести анализ эффективности хронометража работы

После получения данных нам нужно их обработать, верно? Иначе какой смысл в фиксации всех этих временных промежутков? Разумеется, нам нужно сделать определенные выводы, а затем применить их в работе, чтобы поднять эффективность. На то хронометраж работы и существует.

Схема анализа вашей эффективности — ниже:

1. Почему факт выше/ниже плана?
2. Как уравнять эти показатели?
3. Что мне нужно делать в аналогичных задачах, чтобы расхождений больше не было?

Эти 3 главных вопроса помогут вам здраво оценить свои силы и проделанную работу. Все выводы фиксируйте и применяйте в вашей дальнейшей деятельности; это поможет поднять уровень вашей эффективности.

Правила проведения хронометража

Проведение хронометража менеджера по продажам не отличается от других сотрудников. Процедура проводится в несколько этапов. Сначала работник проводит подготовку к замерам. При необходимости он изучает операции, которые выполняет менеджер, и отбирает работников, которых будет замерять. Чтобы получить достоверные данные, достаточно выбрать 1–3 менеджеров. Каких именно менеджеров брать для замеров? Это определяется, исходя из целей проведения хронометража. Если необходимо разработать или утвердить нормы времени, следует взять менеджеров со средними или высокими результатами. Если нормы уже утверждены и необходимо оценить отставание от норм, то для замеров берутся слабые, отстающие сотрудники.

Затем сотрудник разрабатывает бланк для заполнения, в котором прописывает все замеряемые действия менеджеров. Чтобы провести хронометраж, работник должен заранее оповестить менеджеров.

Во время проведения хронометража работник присутствует на рабочем месте менеджера. Он должен видеть весь процесс работы, однако не должен контактировать с менеджером. Необходимо записывать выполнение каждой операции, даже мелкой, и, при необходимости, фотографировать процесс работы. В том числе записывается начало и конец краткосрочного перерыва. Так как для замеров берутся несколько менеджеров, у работника на руках получается несколько отчетов по каждому менеджеру. Чтобы получить результаты замеров, он вычисляет среднее арифметическое. 

Заполнение бланка 

Одно из ключевых правил грамотного проведения хронометража – заполнение бланка. Единых стандартов этого документа нет, однако есть общие рекомендации. В нем необходимо указать:

• название компании и отдела;
• дата и номер наблюдения;
• имя работника, который проводил замеры;
• имя менеджера по продажам, его стаж;
• операции, которые замерялись;
• если во время замеров менеджером было использовано оборудование, например, программы для формирования отчетности, то название программы следует указать. 

Классификация затрат рабочего времени

По итогам замеров РОП получает перечень операций, который выполняет менеджер. Его задача – классифицировать все временные затраты. Оптимально использовать следующую классификацию:

• ОВ – общее время работы. Обычно это значение равно длине всего рабочего дня с учетом перерывов;
• ПЗ – организация своего рабочего места, заключительные работы. В эту группу включаются мелкие процедуры, которые выполняет менеджер. Например, уборка на рабочем столе в конце смены или замена бумаги в принтере. Эти процедуры не влияют на выполнение плана продаж, но важны для поддержания комфортной рабочей обстановки;
• ОП – время, затраченное непосредственно на выполнение рабочих процедур. При такой классификации учитываются все процедуры и операции, которые делал менеджер в течение рабочего дня;
• ОЛН – время, потраченное на личные нужды, в том числе обеденный перерыв;
• НТД – нарушения трудовой дисциплины. Сюда следует включить опоздания, уход с рабочего места до окончания рабочего дня.

Для детального изучения рабочего дня можно разделить пункт ОП на профильные и непрофильные операции. К профильным относятся все действия, которые приводят к продажам. Кроме того, РОП может распределить все потраченное время по этапам воронки продаж: сбор данных с лендинга, холодный обзвон, подготовка коммерческого предложения, встреча и заключение договора. В этом случае можно определить, какой этап воронки продаж отнимает больше времени, и сравнить временные затраты с конверсией. Если на одном из этапов воронки менеджер тратить более 20 % времени на непрофильную активность, этот этап требует оптимизации.

Хронометраж рабочего времени — правила

На методику фотография рабочего дня есть возможность повлиять. Растянуть или наоборот, уменьшить замеряемое время. Исходя от  внутренних целей сотрудника.

Важные рекомендации:

Поэтому, исходя из практического опыта, скажу, что объективнее всего замерять посторонними людьми. Самостоятельные замеры собственного времени проводить тем людям, которые сами заинтересованы в своей продуктивности. Если работает команда и нужен длительный период хронометража

Плюс предстоит большое количество процессов или сотрудников для анализа времени — используйте доску канбан, чтобы не пропустить что-то важное и не запутаться.  Подробнее о доске-канбан визуализации задач можно прочитать здесь

Однако, справедливости ради, скажу, что не всегда, получается, найти человеческий ресурс и замерять большое количество сотрудников. Особенно при массовых проектах.

Выход – рассказать, мотивировать сотрудников перед началом. Снять страх. Почему то блуждает миф – фотография рабочего дня – это начало сокращений.  Люди боятся перемен, и это тоже надо учитывать. Нельзя допустить психологического давления «человека с секундомером».

Приведу пример.

Когда мы проводили хронометраж рабочего времени – предварительно разговаривали с сотрудниками. Подробно объясняя, зачем, как и почему. В нашем случае, фотография рабочего дня делалась для того, чтобы уменьшить переработки и длительные задержки после окончания рабочего дня.  То есть благое намерение, и столь значимая причина, помогла эффективно сделать замеры своего личного времени в индивидуальном порядке.

Правила:

1. Объяснить цель, причину. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников. Это позволит снизить риски сознательного или несознательного влияния участников процесса на длительность совершения операций;
2. Рассказать, как нужно делать;
3. Замеры не менее 3 дней, а лучше – 5 рабочих дней;
4. При обработке результатов время перевести в единое измерение (с минуты или секунды, зависит от технических характеристик бизнес-процесса);
5. Перевести время в проценты.

 Подготовка

Независимо от должности и сферы, где проводится фотография рабочего дня – нет различий. Будет ли это хронометраж у бухгалтера, или у медицинского работника. Или может, мастер на участке в цехе готовится к мероприятиям кайдзен (подробнее об этом можно почитать отдельно). Подготовка одинаковая для всех профессий и участков.

Хронометраж это только инструмент, который позволяет оценить структуру и наполненность рабочего дня.

Подготовка к замерам рабочего времени в любой профессии. Заполнить бланк для замеров, согласно структуре наполнения рабочего дня —  операций и функций. До начала фотохронометража, опросите сотрудников на том участке, где предстоят замеры. Попросите просто вспомнить и перечислить по порядку все рабочие задачи.

Примерно это будет выглядеть так:

• Пришел на работу в 9-00
• Переоделся (подготовился)
• Включил оборудование (компьютер, станок)
• И так далее

Зафиксировать «крупными мазками» рабочие задачи, сделать свой шаблон. Не тратьте время,  не ищите готовый бланк с рабочими задачами. Даже близкие примеры придется корректировать под себя.

И последнее. Договориться с наблюдаемым об определенных знаках при переключении задачи. Придумать вешки – знак, голос, мимика. Особенно, если работа с документами. Наблюдатель не всегда понимает, когда специалист переключился с одной задачи на другую. А это может «смазать» общую картину.

Пример хронометража рабочего времени  — образец заполнения подготовлен в формате Excel. Как показывает практика, удобнее анализировать и сразу заполнять.

Скачать  файл «Хронометраж рабочего времени — образец заполнения»

Были случаи, когда некоторые специалисты не могли, по тем или иным причинам, заполнять сразу в предложенной форме. Тогда они распечатывали, от руки записывали. Вечером переносили данные в электронный файл.

Так что же такое тайм менеджмент?

По странному стереотипу на практике под тайм менеджментом понимают лишь небольшую и далеко не основную его часть, а именно: хронометраж времени и строгое планирование.

Хронометраж — занятие довольно утомительное, отвлекающее от работы, и нужное, по большому счёту, лишь для анализа стартовых условий перехода к управлению временем, недели на две — три, да и то, в основном, для неспособных самостоятельно проанализировать свою деятельность.

Строгое планирование хорошо подходит для западной культурной традиции, так называемой моноактивной культуры: задачи решаются последовательно, в единицу времени — одна задача. Но крайне сложно приживается в полиактивных культурах, к коим относимся мы, россияне. В результате очень скоро затраты, к примеру, на поддержание плана актуальным становятся сопоставимыми с затратами на основную деятельность и начинают больше мешать, чем помогать.

Основная идея тайм менеджмента

Так в чём же основная идея управления рабочим временем? Всё просто: управление рабочим временем — это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:

• Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели и выполнения планов.

А вот каким именно способом происходит планирование или контроль результатов — тут уж процесс творческий, в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.

Распространённые приёмы тайм менеджмента

Несколько техник, реализующих основные принципы тайм менеджмента, получили наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем:

• Техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
• Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.
• Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм менеджмента
• Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий, позволяющий провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» и устранить их.

Инструментарий тайм менеджмента

Ну и пару слов о выборе инструмента. Инструмент может быть любым, главное чтоб он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. И главное при любом инструменте — это голова руководителя. Никакая техника управления временем не принесёт результата, если нет адекватного руководства, если нет того самого тайм-менеджера, озабоченного рациональным управлением рабочим временем.

Для большей наглядности рассмотрим конкретный пример, как без специальных знаний можно начать управлять временем, используя лишь здравый смысл, имеющееся в наличии программное обеспечение и базовые представления о тайм менеджменте.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

• Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
• Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
• Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
• Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
• Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Шаг первый

— Как вы провели ваш сегодняшний день?

— Ну, пару часов посмотрел сериал, часик в соц сетях «позалипал», 6 часов работал, вечером кушать готовил час.

Такой ответ имеет погрешность 124%. Дело в самой человеческой природе и восприятии времени. Если быть точнее, то вы наверняка замечали, что время может тянуться по-разному, в зависимости от дела, которым вы занимаетесь. Например, соц.сети и сериалы могут показаться двадцатью минутами, когда на деле вы потратили на них 3 часа. А работа над каверзной и нежеланной задачей на работе может показаться целой бесконечностью, когда на самом деле вы потратили на нее 40 минут. Если копнуть еще глубже, то, на секундочку, а вы точно на работе на соцсети не отвлекались?

Вот тут мы и применяем хронометраж.

Кто такой Хронометраж?

Хронометраж это когда вы записываете все свои дела и затраченное на них время по минутам. Будем знакомы!

Например:

 — Сходил в магазин — 10 минут

— Позвонил Васе, пообщались про проигрыш нашей сборной по хоккею — 20 минут

— Завтракал 15 минут

— Смотрел Youtube, пока собирался на работу — 50 минут

— Поработал над статье в блог — 40 минут

…

Даже если вы будете записывать ваш хронометраж с погрешностью на 5 минут, данные все равно будут очень полезны.

Как долго этим заниматься?

Кто-то занимается этим всю жизнь. Но обычной недели будет достаточно чтобы понять на что вы тратите лишнее время.

Вы будете удивлены количеством времени, которое тратите впустую.

В результате часто можно понять, например, что выходить по выходным и оставаться работать сверхурочно вам приходится из-за того, что реально работой вы занимаетесь только 2-3 часа в день. Теперь вы знаете свои слабые места и можете над ними работать. 

Образец заполнения таблицы хронометража на примере Bitcop

Результатом проведенной фиксации действий сотрудника является документ (таблица, список или график) с их хронометражем и кратким описанием с
момента начала рабочего дня и до его окончания. Установленная форма этого документа отсутствует, каждая организация вправе разработать и использовать
тот шаблон, который будет наиболее полно отвечать ее потребностям. Логически необходимые поля в шаблоне — это время начала каждого этапа деятельности
(одновременно являющееся временем окончания предыдущего этапа) и краткое описание этого этапа.

При визуальном мониторинге и ручном заполнении время может выставляться округленно и приблизительно, а сведения о действиях сотрудника могут
быть скудны — особенно, если описывается работа за ПК (наблюдатель с малой долей вероятности станет отражать каждое посещение поисковой системы,
проверку электронной почты и открытие файла). Таблица хронометража, которая автоматически заполняется посредством Bitcop в рамках построения
отчета «Хронометраж рабочего дня», демонстрирует совсем другую картину. Проанализировав скриншот результатов отчета ниже, можно
убедиться, что время указывается с точностью до секунды, а действия пользователя расписаны с высочайшей степенью детализации.

Система учета рабочего времени Bitcop подробно фиксирует, какие программы и в течение какого времени были запущены на рабочем месте сотрудника.
Например, период, который при ручном заполнении табеля хронометража мог бы быть обозначен как «Работа с электронной почтой», система
разбивает на сведения о заголовках принимаемых и отправляемых писем и об открытии вложений. В этой ситуации «замаскировать» факт
личной переписки будет значительно сложнее.

Помимо табеля хронометража, Bitcop предоставляет еще целый ряд информативных отчетных форм, которые помогут быстро выявить те периоды, когда
сотрудник не проявлял должной рабочей активности. Комплекс отчетов ( перейти на страницу регистрации) наглядно демонстрирует факты опозданий и ранних уходов, поиска личной информации в рабочее время,
запуска нерегламентированных программ и периодов простоя в рабочем процессе. Указание приложений, которые были активны у пользователя в то или
иное время, поможет, в частности, отнести факты его переработок к полезным или бесполезным (задержаться можно как для завершения срочного отчета,
так и для скачивания фильма через корпоративный интернет-трафик).

Хронометраж: образец заполнения

Как правило в нем указываются следующие данные:

Дата измерения.
Объект измерения – т.е. описание конкретного действия сотрудника, которое он обычно проводит в рамках исполнения своих обязанностей. Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами

Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.
Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды. Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.
Указание доли, которую составляет каждый этап рабочего времени (в процентах).

Конкретных примеры заполнения, на которые можно ориентироваться как на образец, представлен ниже:

На этом примере видно, что все виды деятельности на работе классифицируют не в связи с профессиональными обязанности, а на основе фактических показателей. Например, оформление перевода сотрудника, подготовительная работа, осуществление копирования документов и т.п.

Что такое хронометраж рабочего времени?

Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно работник проводит свое время на предприятии.

При помощи хронометража можно в процентном соотношении установить, сколько часов или минут уходит на отдых, сколько на плодотворную работу, а какое количество требуется на подготовку рабочего процесса.

Но для того, чтобы провести правильную оценку, необходимо отслеживать все действия сотрудника в определенный период. Чаще всего это один рабочий день, но не всегда за столь короткое время удается увидеть точную картину происходящего.

Поэтому аттестация может продолжаться на протяжении нескольких дней. Далее выносятся средние показатели, на основании которых делаются выводы.

При помощи хронометража можно не только выявить эффективность труда, но и создать более благоприятные условия для определенной должности.

Если окажется, что загруженность сотрудника слишком большая, ему могут дать помощников. В целом, данные хронометража являются хорошим способом для оптимизации рабочей системы.

Это особенно удобно для крупных предприятий и поточного производства с повторяющимися элементами рабочего процесса.

Если проводить подобную аттестацию периодически, можно снизить риск плохой производительности компании. Но для этого необходимо составлять хронометраж при первых намеках на проблему. У работодателя есть право самостоятельно инициировать подобные проверки.

Хронометраж не является обязательным, но при наличии производственной необходимости сотрудники не могут отказаться от прохождения подобной аттестации.

Такая процедура проводится специальной комиссией, куда входят нормировщики, то есть, наблюдатели, а также специалисты отдела кадров и непрофильные сотрудники по приказу начальства. Более того, сотрудник имеет право самостоятельно провести хронометраж. Это может быть для него и плюсом, и минусом.

С одной стороны таким способом можно доказать, что человек перерабатывает. Но при самостоятельной фиксации рабочих процессов и внесения всей информации в документ, будет тратиться дополнительное время. Это приведет к тому, что исследование будет необъективным. Поэтому чаще всего самостоятельный хронометраж заменяют обычным.

Данный процесс может проходить несколькими способами. Он может быть непрерывным, то есть продолжаться все рабочее время, а также выборочным с замером временных трат только на определенные операции.

Хронометраж может быть и цикловым. Здесь производится замер потраченного времени только на циклично повторяющиеся операции. При составлении отчетных документов могут быть использованы и фотографии. Это называют фотохронометражом.