Электронная отчетность

Какие документы нужно сдавать в электронном формате

Сдавать отчетность в электронном формате стало обязательным по закону. Приводим список отчетов, которые необходимо предоставлять в электронном виде:

• бухгалтерскую годовую отчетность
• такой документ, как декларация по НДС
• РВС (расчет по страховым взносам) при среднесписочной численности за прошедший год более 10 человек
• отчет в ФСС и ПФР при количестве сотрудников свыше 25 человек

Помимо этого, в налоговую инспекцию должна приходить отчетность в электронном формате от тех ИП и организаций, на балансе которых среднесписочная численность сотрудников в предшествующем году превышает показатель 100 человек.

Сдача электронной отчетности бесплатно – какие веб-сервисы использовать

Электронную отчетность можно сдавать и через сайты госорганов — такую возможность, например, предоставляет ФСС. ФНС также принимает налоговую и бухгалтерскую отчетность налогоплательщика в электронном виде.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2022 ФНС будет бесплатно оформлять ЭЦП для юрлиц и ИП. Налоговики планируют начать оказывать услугу уже с 01.07.2021. Подробности см. здесь

При использовании этих путей возможна отправка отчетности через интернет бесплатно, но у компании должна быть ЭЦП, а сама отчетность формируется в бухгалтерской программе и потом выгружается на сайт ведомства. Минус этого способа в том, что бухгалтер не сможет в одной программе видеть данные обо всех отчетах, которые он передавал в госорганы в отчетном периоде — формы 4-ФСС будут храниться на сайте соцстраха, а декларации по налогам — на сайте ФНС. К тому же если сдавать отчеты через оператора электронного документооборота, он сам берет на себя технические вопросы выпуска ЭЦП и настройки компьютера пользователя, а если отправляется отчетность через интернет бесплатно, используя сайт госоргана, то бухгалтеру придется вникать в эти тонкости самостоятельно.

Еще один перспективный способ сдачи электронной отчетности, о котором мы вкратце уже рассказали, — облачная бухгалтерия. Это альтернатива широко распространенному комплексу «1С предприятие» и его аналогам, которые устанавливаются на компьютер пользователя, требуют регулярных обновлений и доработки программистом. Бухгалтер заходит на сайт, предоставляющий услуги онлайн-ведения бухучета, регистрируется там, заполняет данные о компании и начинает работать. Для отправки отчетности также потребуется ЭЦП, которую выпустят сотрудники компании — владельца сайта.

Плюс таких сервисов в том, что бухгалтер не привязан к своему рабочему месту и может держать руку на пульсе, даже находясь на больничном или в командировке. Минус заключается в трудностях «переезда» с одной облачной бухгалтерии на другую, если вам не понравится обслуживание.

Крупными игроками на рынке облачной бухгалтерии являются «Мое дело», «Небо», «Эльба». Стоимость работы начинается от 4 — 6 тыс. руб. в год — за эту цену пользователь получает не только онлайн-кабинет для ведения бухучета, но и возможность сдавать отчетность в электронном виде. Интерфейс программ простой и позволит разобраться с налогами и сборами даже непрофессионалу.

Представительская

Компания или предприниматель с отчётными документами в бумажной форме обращаются к организации, которая владеет специальным программным комплексом для сдачи отчётности. Эта организация берет всю рутину на себя, запрашивая у владельца документов необходимые данные.

Преимущества:

• разовая сдача отчётности обходится дёшево — от 250 рублей;

• процесс сдачи не вызывает трудностей — все необходимые операции выполняет представитель.

Недостатки:

• сдача отчётности полностью зависит от представителя: если по каким-то причинам отчётные документы не поступят в налоговую, вся ответственность будет только на налогоплательщике;

• нет никакой обратной связи от представителя, если это заранее не прописано в договоре — вас не поставят в известность о том, прошла ли отчётность, приняли ли её;

• нет возможности получать требования и запросы от налоговой и отвечать на них.

• суммарно услуги представителя в течение года могут обойтись дороже, чем приобретение системы для самостоятельной сдачи отчётности.

Кто должен отчитываться электронно

Отчётность в электронном виде — это не только удобно, но иногда ещё и необходимо. По закону в электронном формате нужно сдавать следующие отчёты:

• годовую бухгалтерскую отчётность;

• декларацию по НДС;

• расчёт по страховым взносам (РСВ), если среднесписочная численность за прошлый год больше 10 человек;

• отчётность в ПФР и ФСС, если количество сотрудников 25 или больше.

Кроме того, только в электронном виде могут сдавать отчётность в налоговую крупнейшие налогоплательщики и организации и ИП, у которых в предыдущем году среднесписочная численность сотрудников превысила 100 человек.

Как открыть

Чтобы зарегистрировать персональный кабинет ИП на сайте Налоговой Службы, нужно сначала зарегистрировать личный кабинет физического лица.

Получение доступа к персональному кабинету гражданина может осуществляться:

• через ЕСИА;
• с использованием логина и пароля, которые представлены в регистрационной карте;
• посредством квалифицированной электронной подписи.

Удобнее всего регистрироваться в кабинете налогоплательщика-физического лица, используя учетную запись на Госуслугах, но сначала потребуется подтвердить ее в любом МФЦ, предъявив паспорт:

• далее нужно нажать “Вход/регистрация с помощью учетной записи портала Госуслуг” на главной странице ЛК, ввести пароль от Единого портала и оценить функционал;
• перейти на вкладку “Профиль”;
• нажать “Сменить пароль” и установить пароль, который должен состоять не менее чем из 7 символов латинского алфавита и должен содержать спецсимволы и символы обоих регистров;

• после установления пароля можно приступать к входу в ЛК для ИП, но сначала необходимо выйти из ЛК для физлиц;
• дальнейшие действия по авторизации см. ниже.

Через Госуслуги

На Госуслугах также возможно создание аккаунта для ИП в режиме онлайн.

При этом аккаунт ИП, который будет создан на Едином портале, и который будет создан на сайте ФНС по инструкции, указанной выше – это совершенно разные учетные записи. Другими словами, создав “учетку” на Госуслугах ИП не сможет войти с использованием ее аутентификационных данных на сайте Налоговой Службы.

Для создания аккаунта ИП на Едином портале потребуется учетная запись физического лица (подтвержденная):

• вход в аккаунт физического лица;
• клик по фамилии и инициалам в правом верхнем углу экрана;
• нажатие “Личный кабинет”, далее “Мои данные и контакты”;

клик “Добавить организацию” и выбор пункта “Индивидуальный предприниматель”;

• заполнение сведений о предпринимателе в похожем порядке, что и на сайте ФНС;
• ожидание автоматической проверки данных и оценка функционала личного кабинета ИП.

С помощью электронной подписи

Для регистрации ЛК ИП при помощи ключа ЭЦП потребуется квалифицированный сертификат ключа проверки ЭЦП, получить который можно в любом удостоверяющем центре.

Найти ближайший удостоверяющий центр поможет специальный сервис, расположенный на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ по данной ссылке.

Пошаговая инструкция по регистрации данным способом:

• получение ключа ЭЦП;
• подключение носителя ключа к компьютеру, с которого будет осуществляться авторизация (ключ может находиться на любом носителе информации – жестком диске, смарт-карте или USB);
• проверка соответствия ПК установленным требованиям (см. ниже);
• установка корневого сертификата из хранилища сертификатов “Доверенные корневые центры” на сайте ГНИВЦ;
• установка ключа в хранилище сертификатов “Личные”;
• выполнение дополнительных настроек – в частности, открытие порта 443 для отправки и приема данных через интернет, а также установка узлов в зону надежных.

Персональный компьютер должен удовлетворять следующим требованиям:

На сайте ФНС можно осуществить предварительную проверку компьютера на соответствие вышеуказанным требованиям. В случае, если что-то не получается, можно воспользоваться данной подробной инструкцией по настройке ПО.

Без обращения в налоговую инспекцию

Подключить кабинет для предпринимателя без прямого обращения к налоговикам можно, кроме вышеуказанных способов, еще и дополнительными:

1. Регистрация при помощи

Предпринимателю потребуется либо USB-токен, либо смарт-карта JaCarta, обладающая не подлежащим извлечению ключом ЭЦП. Также нужен сертификат ключа проверки ЭЦП, выданный удостоверяющим центром (см. выше).

Для работы с системой сначала нужно установить программный компонент JC-WebClient 3.4.1. или выше. После его установки проверка подключения носителя JaCarta и выбора сертификата для входа в ЛК будет продолжена автоматически.

1. Регистрация при помощи Рутокен ЭЦП 2.0.

Для использования данного метода все также потребуется сертификат проверки ключа, предоставленный удостоверяющим центром. Основное условие – сертификат должен храниться на носителе Рутокен ЭЦП 2.0., выпускаемый в форм-факторе смарт-карточки, USB-токена или microUSB-токена.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

• отслеживать документооборот;
• создавать внутренние распорядительные документы;
• вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

Совет 3. Подготовьтесь к возможному усилению карантина

Прогнозы по эпидситуации на 2021 год неутешительны, но такова реальность. Ваш бухгалтер может работать из дома из-за ограничений по возрасту, карантина у ребенка в школе, изоляции в статусе «контактного» или в конце концов просто быть на больничном. Многие компании уже перешли на 1С в облаке — когда все данные хранятся на защищенной удаленном сервере, а доступ к программе возможен из любой точки мира.

Обратите внимание: «1С-Отчетность» можно подключить как к облачной 1С, так и к локальной версии программы. В случае с арендой в облаке вы сможете сдавать отчетность с доступом с любого устройства, подключенного к сети Интернет

В этом случае усиление карантина с всеобщим переходом на удаленку не застанет вас врасплох.

Программы для сдачи отчетности в электронном виде

Операторы электронного документооборота предоставляют пользователям собственное программное обеспечение для передачи отчетности в госорганы. Например, «Такском» позволяет сдавать декларации через:

• программу «Онлайн-спринтер» — работа в этом случае осуществляется через защищенный онлайн-кабинет, причем программа может быть запущена на любом компьютере, не только непосредственно в офисе;
• «Доклайнер» — программа ставится на один компьютер, но ее функционал позволяет сдавать отчетность нескольких организаций сразу;
• «1С-Спринтер» — интегрируется в интерфейс используемой конфигурации «1С». Преимущество решения в том, что не нужно выгружать из «1С» отчет в отдельную папку, а потом перегружать его в программу для сдачи отчетности — все операции можно выполнить непосредственно в «1С».

Это самые популярные программы оператора; при этом есть и другие, предназначенные для более специфических отраслей, например, работы с ЕГАИС или онлайн-кассами.

«Тензор» предлагает своим клиентам отправлять декларации через программный функционал «СБиС — электронная отчетность». У этого решения есть и свой онлайн-кабинет, который доступен без привязки к рабочему месту, и компьютерная программа. «СБиС» поддерживает отправку отчетности нескольких компаний сразу, умеет сверять счета-фактуры из деклараций НДС со счетами-фактурами поставщиков и покупателей, проверяет отчетность по контрольным соотношениям госорганов, а также позволяет быстро переключиться на систему электронного документооборота с контрагентами. За отдельную плату можно подключить модуль финансового анализа, который проверит все показатели разных отчетов между собой, оценит риск совместной проверки ПФР и ФСС, рассчитает налоговую нагрузку и сравнит ее с рекомендуемым значением ФНС для данного региона.

Аналогичный функционал предлагает и «Астрал-отчет» — программа оператора «Калуга Астрал».

Компания «1С» также предлагает свое решение для сдачи отчетности — «1С-Отчетность», которая уже внедрена в типовые конфигурации «1С-Предприятия». 

Как сдать электронную отчётность из офиса

Первый способ — экономичный. Если бережёте деньги организации, попробуйте сдавать отчётность бесплатно через порталы госорганов (https://www.nalog.ru/ , http://fss.ru/ и др.). Затраты в этом случае минимальны — нужно только выпустить электронную подпись в любом из удостоверяющих центров. Но сдачу через порталы сложно назвать простой, потому что вместо одной программы вам придётся освоить сервис каждого органа, ожидающего от вас отчётность: пройти регистрацию, понять логику работы, скачать дополнительный софт. Кроме того, нет техподдержки и помощи в заполнении.

В статье «Электронная подпись: как выбрать и оформить» мы рассказывали о видах ЭП, удостоверяющих центрах, способах оформления и порядке использования подписей.

Второй способ — дороже, но гораздо комфортнее. Заключите договор с оператором электронного документооборота (ЭДО) или его партнёром. В результате вы получите единое ПО для подготовки и отправки отчётности через интернет. Готовить отчёт бухгалтер может и в привычной для себя программе, а уже потом подгружать в сервис для отправки. Дополнительно понадобится электронная подпись для руководителя или другого лица, ответственного за проверку и сдачу отчётов.

Это хороший способ контролировать свою отчётность — вы будете регулярно получать напоминания о приближающихся сроках сдачи, а ещё сервис автоматически проверит отчёты на ошибки перед отправкой.

Но и есть и пара недостатков: во-первых, такие сервисы стоят денег, а во-вторых, вам понадобится человек, который хотя бы на базовом уровне знаком с работой бухгалтера и не боится онлайн-сервисов.

Прямая

При такой схеме налогоплательщик заключает договор с организацией-оператором ЭДО. После этого клиенту предоставляется доступ к сервису для сдачи отчётности. При этом на руководителя организации или его уполномоченного представителя выпускается электронная подпись.

Преимущества:

• работа по сдаче отчётности полностью контролируется программой;

• благодаря сервису налогоплательщик может получать сообщения и требования от налоговой;

• при подаче отчётных сведений гарантируется их достоверность — канал для подачи отчётности защищён от мошенников разными методами шифрования;

• все документы хранятся в личном кабинете у налогоплательщика — при необходимости он сможет отправить отчетность повторно;

• возможность сэкономить при подключении нескольких предприятий.

Недостатки:

• ежегодные платежи за сервис;

• пользователь должен понимать, как происходит процесс отправки, знать требования и следить за сроками.

Госпорталы

В данном случае компания или предприниматель получает электронную подпись у любого аккредитованного удостоверяющего центра и сдаёт отчётность через государственные порталы. Например, через сайты налоговой, ФСС и других уполномоченных госслужб.

К плюсам можно отнести минимальные затраты — только на ЭП. Минусов у схемы будет побольше:

• необходимость отдельно регистрироваться на каждом портале;

• разная логика работы на сайтах разных госслужб;

• полное отсутствие пользовательской поддержки;

• отсутствие дополнительных сервисов, которые операторы ЭДО обычно предоставляют своим клиентам;

• не каждую отчётность можно сдать на портале даже с электронной подписью.

Ведущие участники рынка онлайн-отчётности

По данным на 2020 год в России зарегистрировано 97 операторов электронного документооборота. Их список размещён на сайте ФНС. Прежде чем выбрать оператора, необходимо убедиться, что он указан в официальном перечне.

Одним из лидеров по числу абонентов на рынке является компания Калуга Астрал. Продукты — «Астрал Отчёт» и ряд интеграционных проектов, в которых компания является спецоператором связи;

По каким критериям выбирать

Технология. В плане технических особенностей системы бывают двух типов: оффлайн и онлайн. К первому типу относятся сервисы, для работы которых необходимо устанавливать специальную программу на компьютер или иметь её в портативном варианте на «флешке». В число таких систем входят «1С-Отчётность», «Астрал Отчёт 4.5» и другие.

Второй тип подразумевает облачные решения, при которых работа возможна с любого рабочего места при наличии доступа в интернет. К сервисам такого типа относится «Астрал Отчёт 5.0».

Цена. Этот критерий обычно определяется тарифом и набором дополнительных услуг. Также он зависит от системы налогообложения и количества контролирующих органов, в которые вы хотите сдавать отчетность.

Рассмотрим ценовую политику :

Астрал Отчёт. Цены на «Астрал Отчёт 5.0» также отличаются в зависимости от региона. Стоимость тарифа «Основной» — от 1500 рублей для ИП и от 3900 рублей для юрлиц.

Цена тарифа «Группа Компаний» зависит от количества предприятий. Минимальная стоимость — 7900 рублей за пять компаний.

Оба тарифа позволяют отправлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и РАР.

1С:Отчётность. Стоимость системы от «1С» тоже зависит от региона. Средний ценник — от 1200 рублей. для ИП и 1500 рублей для юрлиц.

При подключении специального тарифа со сроком на два года стоимость составит 2100 и 2700 рублей для ИП и юрлиц соответственно.

В стоимость тарифов входит отчётность в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, ФСРАР, РПН и ФТС.

Игроки рынка электронной отчетности

В России зарегистрировано 127 операторов электронного документооборота. Их список размещен на сайте ФНС РФ.

ВАЖНО!

Внимание! Прежде чем выбрать оператора, убедитесь, что он включен в официальный список операторов электронной отчетности. Лидеры на этом рынке постоянно меняются

Самыми крупными (по числу абонентов) являются:

Лидеры на этом рынке постоянно меняются. Самыми крупными (по числу абонентов) являются:

• Тензор (продукт — Сбис);
• Калуга Астрал (продукт — Астрал Отчет и множество так называемых интеграционных проектов, где Калуга Астрал фигурирует только как спецоператор связи: 1С-Отчетность, Мое дело, Небо и другие);
• СКБ Контур (продукты: Контур-Экстерн, Эльба и Бухгалтерия.Контур);
• Такском (продукты: Доклайнер и 1С-Спринтер).

Порядок подачи на сайте налоговой

Благодаря сайту Федеральной налоговой службы вы можете дистанционно осуществлять много операций и отслеживать самую актуальную информацию. Кроме всего прочего, теперь есть возможность подавать налоговую декларацию через этот интернет-ресурс. Многие пользователи уже смогли по достоинству оценить все преимущества такого метода и теперь пользуются исключительно им. Однозначно стоит попробовать хотя бы раз воспользоваться сайтом ФНС, чтобы понять, что это действительно намного быстрее и удобнее, чем личное посещение налоговой.

На первом этапе вам необходимо выбрать способ подачи налоговой декларации. Это будет формирование и подача декларации в режиме онлайн. Затем вы обязательно должны авторизоваться на сайте ФНС и войти в свой личный кабинет. Чтобы это сделать, необходимо уже иметь там учетную запись. Если ее нет, то необходимо пройти несложную процедуру регистрации.

После авторизации на сайте вам необходимо приступить непосредственно к заполнению налогового отчета. Это намного проще, чем делать отчет вручную, поскольку программа автоматически вводит некоторые данные, а часть полей уже будет заполнена. Вероятность допустить ошибку в таком формате очень низкая, поэтому многие и любят за это онлайн-отправление данного документа.

Отправив декларацию на сайте Федеральной налоговой службы, вы сможете в реальном времени получить отчет о том, что она была принята на рассмотрении. В личном кабинете вы сможете увидеть, что ваш документ находится на этапе камеральной проверки.

На этом данная несложная процедура завершается. Вам остается только дождаться, пока инспекторы проверят ваши отчетности и вынесут свое решение касательно того, примут они декларацию или нет.

Регистрация в личном кабинете

Существует несколько способов авторизации в личном кабинете на сайте ФНС, где можно дистанционно подать налоговую декларацию:

1. Авторизация на сервисе возможна при помощи логина и пароля, которые у вас есть в регистрационной карте. Получить эту карту вы можете при личном обращении в налоговой конторе без привязки к месту вашей прописки. Не забудьте при этом взять с собой паспорт. Для тех граждан, которые не достигли возраста 14 лет, то есть не имеют паспорта, выдача регистрационной карты возможна при обращении родителя и предоставлении свидетельства о рождении. Если вы потеряли данные для входа на сервис, то вам необходимо будет вновь лично обратиться к работникам налоговой службы.
2. Зайти на сайт ФНС также можно с помощью квалифицированной электронной подписи, которая выдается специальным удостоверяющим центром.
3. Есть еще один способ авторизации при помощи записи ЕСИА. Здесь вам потребуются те реквизиты, которые вы используете для того, чтобы зайти в свой кабинет на сайте Госуслуг.

Оформление усиленной неквалифицированной электронной подписи

Для заверения электронной декларации вам необходимо иметь подтвержденную электронную подпись. Усиленная неквалифицированная подпись является виртуальным ключом, который хозяин должен хранить у себя на USB-носителе любого формата.

Данная подпись понадобится вам при необходимости оформления документов, которые не требуют обязательного наличия печати. Электронная подпись подобного формата даст возможность заверять некоторые виды документов, однако далеко не для всех бумаг её будет достаточно.

Для оформления этой подписи вам нужно будет обратиться в неаккредитованный Удостоверяющий центр. Прийти туда нужно лично и при этом иметь паспорт или другой документ, который может подтвердить вашу личность.

Заполнение декларации

Заполнение декларации в электронном варианте является намного более простой и удобной процедурой, чем написание от руки. Специальная программа разработана таким образом, чтобы упростить этот процесс. В целом, вводить данные нужно точно так же, как и в печатном формате, однако при введении вашего идентификационного номера программа сама найдет в базе ваши личные данные и подставит в нужные разделы.

Также учитывайте, что не всегда необходимо заполнять абсолютно все поля декларации. Некоторые из них могут оставаться пустыми, поскольку они предназначены для предоставления каких-либо данных, которые в вашем случае не имеют актуальности.

Подготовка декларации к отправке

Перед отправкой декларацию необходимо перечитать, чтобы удостовериться в том, что вы указали все данные верно и внесли их в нужные графы. Кроме того, заполненная декларация должна быть заверена электронной подписью, без которой она не будет иметь силы.