Образец заполнения экспедиторской расписки

Содержание:

Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция
Советы юристов
Документальное оформление
Порядок заполнения документации
Пошаговое руководство его заполнения
Заменяет ли транспортную накладную?
Свежие образцы расписок 2021
Правила заполнения
Как правильно составить расписку в 2021 году?
Правила заполнения

Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция

Обязательно нужно поставить текущую дату написания расписки, соответствующую дате приёма груза. Далее ставится номер этого документа в соответствии с нумерацией документооборота фирмы.
После пишутся сведения об отправителе, которые включают в себя наименование, адрес и телефон.
Затем такие же данные пишутся о получателе.
И указывается информация об экспедиторе. Это может быть просто его фамилия, имя, отчество либо дополнительно можно указать данные паспорта.
Основной блок содержит сведения о самом грузе: страна происхождения, его индивидуальный номер или штрих-код, правила и условия перевозки товара, или так называемая маркировка. Она представлена символами, значка и специальными обозначениями.
Затем необходимо отметить категорию тары. Это могут быть банки, пакеты, мешки, коробки пластмассовые либо из картона, и количество мест, занимаемых ими. Также обязательно указать вес товара с коробкой и без, размер всех основных параметров и стоимость по чекам.
Затем указываются условия приёма и условия услуг между клиентом и экспедитором, а именно обязательства экспедитора по приему — передаче, обеспечивающего сохранность груза в период перевозки.
В конце и бумага подписывается экспедитором с расшифровкой подписи. Печать ставится по желанию и возможностям.

Образец экспедиторской расписки

Советы юристов

Стандартный образец заполнения ттн (товарно-транспортной накладной) формы 1-т

Экспедиторская расписка считается важным документом не только для самого заказчика, но и для непосредственного экспедитора. Это обусловлено тем, что документ применяется в налоговом учете для расчета расходов, понесенных специалистом во время перевозки груза. Поэтому составлять его надо аккуратно, с учетом многочисленных требований и без ошибок. Если будут выявлены разные помарки или неточности, то это может стать основанием для того, чтобы работники ФНС отказались применять ее для уменьшения налоговой базы.

Расписка содержит данные только о сторонах соглашения и грузе. В ней отсутствует информация о периоде транспортировки груза. Поэтому дополнительно надо отдельно выставлять и оплачивать счет на оплату. Экспедитор должен позаботиться и о формировании транспортной накладной.

Весь пакет документов требуется не только непосредственному исполнителю, но и заказчику. Это позволит без сложностей заниматься расчетами налогов и ведением бухгалтерского учета.

Документальное оформление

Транспортная накладная 2021: скачать бланк, образец заполнения

Неотъемлемой частью договора ТЭ являются экспедиторские документы (п.п. 5 и 7 Правил), порядок оформления и формы которых утверждены приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23 (далее — Порядок)*(3). Такими документами являются:

поручение экспедитору (заполняется клиентом в соответствии с п. 8 Порядка; определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора ТЭ)*(4);
экспедиторская расписка (заполняется экспедитором и подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
складская расписка (согласно п. 13 Правил оформляется экспедитором в случае, если он принимает груз клиента на складское хранение);
иные экспедиторские документы.

Например, если договором ТЭ предусмотрено, что для оказания услуг экспедитор привлекает третьих лиц от имени и за счет клиента (или от имени экспедитора, но за счет клиента — т.е. клиент обязан возместить экспедитору соответствующие расходы), то в этом случае факт оказания экспедиторских услуг может быть дополнительно подтвержден отчетом экспедитора, к которому прикладываются документы, подтверждающие стоимость услуг третьих лиц (подробнее в разделе Расходы экспедитора, возмещаемые клиентом).

Если же договор экспедиции оформляется как договор возмездного оказания услуг, то все расчеты с третьими лицами экспедитор осуществляет от своего имени, расходы не перевыставляются заказчику, а осуществляются за счет экспедитора. Оплата договора определена суммой, которая включает и вознаграждение, и расходы экспедитора*(5).

Экспедиторские документы не являются первичными учетными документами в том смысле, который установлен ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а служат одним из подтверждений заключения договора ТЭ. В качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, оформляется, например, акт оказанных транспортно-экспедиционных услуг (далее — Акт).

В случае, если по договору ТЭ клиент возмещает экспедитору расходы, одновременно с Актом экспедитор должен представить Отчет о фактически понесенных расходах и подлежащих возмещению заказчиком (клиентом) (либо составляется единый документ — Акт-отчет, упомянутый в постановлении Третьего ААС от 19.10.2018 N 03АП-5251/18).

Акт и отчет оформляются в произвольной форме, с указанием обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ*(6).

В отчете экспедитора указываются, в частности:

суммы денежных средств, полученные для исполнения экспедиторских услуг по организации перевозки;
суммы денежных средств, израсходованные для исполнения экспедиторских услуг (например, на привлечение сторонних транспортных организаций);
суммы экспедиторского вознаграждения.

К отчету экспедитор должен приложить необходимые транспортные документы, копии договоров на перевозку груза, заключенные с третьими лицами (в случае если договоры заключались от имени клиента, то должны предоставляться их оригиналы). Также экспедитор составляет счет-фактуру на свои услуги (на сумму вознаграждения), если экспедитор является плательщиком НДС, и сводный счет-фактуру (для перевыставления клиенту сумм НДС, предъявленных третьими лицами; о его составлении смотрите далее).

Акт и отчет о затратах, произведенных за счет клиента, должны быть составлены на дату выполнения всего комплекса услуг по транспортно-экспедиционному обслуживанию, установленной договором ТЭ (например, на дату передачи груза грузополучателю в конечном пункте назначения в соответствии с условиями договора ТЭ).

Порядок заполнения документации

Отчет по форме 4-лс (скважина): скачать бланк и образец заполнения

Оформление экспедиторской расписки считается простым процессом. Для этого достаточно только вписывать последовательно определенные сведения. Поэтому рекомендуется пользоваться следующим алгоритмом:

первоначально прописывается дата, когда формируется расписка, причем она обязана соответствовать дате, когда экспедитор принимает от клиента груз;
присваивается документации определенный номер, для чего учитываются особенности внутреннего документооборота конкретной транспортной организации;
в бланк вписываются данные о клиенте, представленные его Ф. И. О. и паспортными данными, а если он является компанией, то указывается ее название, реквизиты, юридический адрес и контактные сведения;
приводятся данные о непосредственном грузоперевозчике, причем если он является частным лицом, то обязательно должны включаться его паспортные данные;
указывается страна происхождения груза;
приводится опознавательный номер или товарный код груза, чтобы предъявлять данную информацию проверяющим при остановке транспорта;
прописываются сведения о маркировке, которая позволяет установить, при таких условиях должен перевозиться товар, какие должны соблюдаться условия, причем обычно маркировка представлена разными голографическими знаками, символами или другими обозначениями;
указывается вид упаковки, так как она может быть представлена пластиковым контейнером, коробкой из картона, мешком или другими элементами;
прописывается, сколько места в транспорте занимает груз;
указывается вес груза, причем как нетто, так и брутто;
вносятся данные об объеме и габаритах перевозимых предметов;
приводится полная стоимость груза на основании имеющихся платежных документов, полученных от клиента;
особенно много внимания уделяется условиям перевозки, где указываются обязательства экспедитора обеспечить сохранность груза в течение его транспортировки;
создается строка, предназначенная для особых условий, куда могут вноситься разные сведения, если на их наличие согласны обе стороны;
в конце ставится на расписке подпись экспедитора с расшифровкой.

Не требуется заверять документ печатью организации. Пример экспедиторской расписки располагается ниже.

Пошаговое руководство его заполнения

Форма поручения экспедитору содержит следующие строчки (описываем правила составления бланка):

Графа 1. В этой строчке указываем дату, когда официальный документ был выдан на руки экспедитору (этот период является началом его действия).
Графа 2. Указывается номер (может вписываться любая цифра, на основании которой в будущем ведется учет или ссылка на этот бланк в другой ответной документации).
Графа 3. Указывается юридическое название компании, которая выполняет услуги по экспедиции (ООО или другие формы владения).
Графа 4. Здесь прописывается наименование организации заказчика (или же полное ФИО предпринимателя или физического лица).
Графа 5. В этом пункте необходимо вписать адрес, где расположен главный офис экспедитора.
Графа 6. Продолжение вышеописанного пункта.
Графа 7. Здесь прописывается условие об информировании заказчика доставки про прибытие груза на установленное место (возможно оповещение по телефону, электронной почтой, факсом).
Графа 8. Прописывается страна, где был произведен груз или его составные элементы (при организации сборной доставки).
Графа 9. Прописываются данные о грузе, который уже подготовлен к отправке и готов к погрузке на транспорт.
Графа 10. Здесь указываются данные о грузовике или легковом автомобиле, на котором перевозится груз (дополнительно прописывается адрес конечной доставки).
Графа 11. Продолжение вышеуказанной строки.
Графа 12. Одно из обязательных условий организации отправки – это страховка груза. Данные о полисе (его номер, сроки действия и ответственные тороны) указываются в этой графе.
Графа 13. Прописывается транспортный код, который может указываться и в таможенной декларации или транспортной накладной.
Графа 14. Груз маркируется в соответствии с прописанными условиями в действующем российском законодательстве.
Графа 15. В следующих трех строчках описывается подробна информация о грузе: способ его доставки, тип материала (сыпучий, жидкий, методом навала, упакованный в тару и другие данные). Также следует четко установить номер партии груза, количество грузовых мест.
Графа 18. Пункт включает в себя подробное указание цены партии груза и его отдельных составляющих (например, если перевозится сборный груз). В дальнейшем на основании этой информации будут выставляться претензии (при не выполнении взятых обязательств).
Графа 19. При наличии специализированной тары или упаковки тут нужно указать ее габариты.
Графа 20. Составляется перечень документов, которые подтверждают законность перевозки (список нормируется законодательством).
Графа 21. Прописываются пожелания и особенности доставки (например, уточнение о необходимости движения транспорта только в ночное или дневное время).
Графа 22. Ставятся подписи двух сторон.

Заявка на поручение экспедитору может иметь и другую форму, а пункты могут меняться местами (если бланк является фирменным и утвержденным внутренним уставом компании).
После заполнения копия остается у заказчика, который ее выписывает. А оригинал отдается исполнителю-экспедитору. Оба документа имеют равноправные права при наличии требуемых реквизитов и подписей.
Подобная норма не осложняет процедуру оформления поставки, а является гарантией четко прописанных условий доставки и формирует четкие нормы ответственности и обязательств обеих сторон. Дата оформления поручения может не совпадать с датой составления договора транспортной экспедиции.

Заменяет ли транспортную накладную?

Для того, чтобы понять взаимозаменяемы ли такие документы, рассмотрим две ситуации.

Первая ситуация — если экспедитор подписывает договор с компанией, специализирующейся на транспортировке, то ему необходима накладная на товар. Но её составление не отменяет тот факт, что необходимо заполнить и расписку. То есть складывается такая картина: отправитель передаёт груз экспедитору при этом составляется расписка, что груз получен экспедитором. Чисто теоретически в этот период времени и в период транспортировки груз принадлежит ему. Далее отправление передаётся транспортной компании, а та, в свою очередь, заполняет транспортную накладную и отдаёт её экспедитору.

Вторая ситуация: если экспедитор отвозит груз сам. В такой ситуации транспортная накладная не требуется.

Но в любом случае, расписка не заменяет накладную, это два разных документа и оформляются они по-разному, и предназначены для разных целей и учитываются в бухгалтерском учёте по-разному.

Помимо этого, фирмы, оказывающие услуги по транспортировки грузов, обязаны заполнять бланки путевых листов.

Свежие образцы расписок 2021

Существует множество расписок, отличающихся назначением и правилом составления. Для формирования документа используется соответствующий образец.

Самыми популярными считаются расписки:

О возврате займа. Она подтверждает, что должник справился с обязанностями, поэтому вернул средства с процентами в назначенный срок.
Расписка в получении денежных средств. Она доказывает, что кредитор передал оговоренную сумму второму участнику сделки. В расписке о получении денег приводится размер передаваемой суммы и срок, в течение которых она возвращается кредитору. Если выдаваемая сумма превышает 10 тыс. руб., то при составлении текста рекомендуется пользоваться услугами юриста.
Об отсутствии претензий. Она составляется при досудебном решении конфликта. Если стороны пришли к компромиссу, то выплачивается компенсация или восстанавливается справедливость. Пострадавшая сторона составляет документ, подтверждающий, что у нее отсутствуют претензии ко второму участнику.
Сохранная. Она применяется, если доверенному лицу передаются ценности. Этот человек должен следить за сохранностью полученного имущества.
Экспедиторская расписка. В ней указывается, какой груз передаются экспедитору. Дополнительно приводятся сроки выполнения работ и условия перемещения товара. Образец экспедиторской расписки доступен для скачивания в интернете. К документации прикладываются справки на груз. Экспедиционные бумаги должны иметься у каждого специалиста, берущего груз для транспортировки.
Расписка в получении денег за автомобиль. Она составляется при подписании договора купли-продажи. Документ подтверждает фактическую передачу денег за транспортное средство. При продаже автомобиля средства передаются продавцу сразу после подписания договора, но до регистрации в ГИБДД. Если проданная машина не может быть переписана на покупателя в связи с наличием обременения, то через суд с помощью расписки возвращаются деньги покупателю.
В получении средств за квартиру. При купле-продаже недвижимости требуется подтверждение разных финансовых операций. Например, если предоставляется задаток при покупке квартиры, то это доказывается официальной распиской. В нее включаются сведения о размере суммы и сроке заключения основного соглашения. В образце расписки при покупке квартиры содержатся данные о возможных форс-мажорах и обязательствах участников.
Залоговая. Она требуется при передаче имущества в залог.
Расписка в получении документов при увольнении. Она подтверждает, что увольняющийся работник получил нужные бумаги. Если работодатель не выдает работнику при увольнении в 2021 году всю документацию, то он привлекается к административной ответственности. Поэтому в последний день работы выдается трудовая книжка, справка 2-НДФЛ и иные бумаги по запросу гражданина.

Правила заполнения

Бланк содержит следующие строки:

Особо внимательным нужно быть при заполнении строк, в которых указываются данные о сторонах договора, а также сведения о грузе.

Оформляется документ в двух экземплярах. Один остается у клиента, второй вручается агенту.

Бланк расписки изготовляется типографским способом или с использованием компьютера. Форма документа содержит наименование, расположенное по центру и иные реквизиты. Бланк может содержать следующие достоверные и развернутые данные о грузе в соответствующих строках:

дата выдачи;
номер экспедиторской расписки, присвоенный документу экспедитором в соответствии с документооборотом компании. Этот реквизит очень важен: например, если вы знаете номер экспедиторской расписки КИТ, это поможет отследить груз на сайте этой транспортной организации. Сходным образом действуют системы отслеживаня и других перевозчиков;
в строке «грузоотправитель» указываются данные о юридическом или физическом лице, включая полное наименование юрлица, фамилию, имя и отчество ИП, место, по которому находится постоянно действующий исполнительный орган юрлица или местонахождение ИП;
строки «Клиент» и «Экспедитор» заполняются аналогичным образом;
в соответствующей строке указывается страна, где груз был произведен;
строка «Товарный код» предназначена для внесения в нее опознавательного номера груза, который может потребоваться при взаимодействии с таможенными органами и для целей статистики или обозначения, идентификации транспорта;
маркировка проставляется в соответствии с действующим законодательством;
«количество мест, вид упаковки» — в этой строке указываются не только названные сведения, но и способ доставки (в коробках, навалом и т.д.);
вес указывается как с упаковкой, так и без нее;
проставляются объем и стоимость в соответствующих графах;
стоит прописать дополнительно особые условия приемки на транспортно-экспедиционное обслуживание, обязанности экспедитора и сведения о товаре, даже если они есть в договоре;
под размерами упаковки подразумеваются ее габариты и вес (каждой в отдельности);
подпись экспедитора является обязательны реквизитом.

В зависимости от особенностей перевозимого товара заполняются отдельные строки; данные о сторонах должны быть указаны в расписке в обязательном порядке.

Поскольку в рамках договора транспортной экспедиции не составляются транспортные накладные, то расходы для целей налогообложения по такому контракту организация, выступающая заказчиком услуг, вправе учесть только при наличии этой бумаги

В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете, по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет

При условии ее наличия рассмотрение спора в судебном порядке пройдет значительно быстрее и эффективнее.

Как правильно составить расписку в 2021 году?

При передаче денежных средств требуется официальная бумага, подтверждающая совершение этой операции. Для этого идеально подходит расписка. Она может составляться при заключении разных сделок. Отсутствует точная форма этого документа, поэтому он может формироваться в свободном виде. Он может составляться при продаже имущества, передаче денег в долг или при оплате услуг.

Конкретные сведения зависят от особенностей операции, но стандартно вносятся данные:

информация о каждом участнике сделке, к которой относятся паспортные данные, ФИО, адреса прописок и номера телефонов;
если сторона представлена компанией, то приводится ее наименование, юридический адрес и иные сведения;
обязательства, появляющиеся у каждого участника;
размер передаваемой суммы;
дата формирования;
подпись составителя с расшифровкой.

Кто пишет?

Формируется документ исключительно человеком, принимающим наличные деньги. Хотя допускается пользоваться компьютером, но подпись и расшифровка ставятся только от руки

Разрешено пользоваться помощью представителя, представленного физическим лицом и обладающего нотариально заверенной доверенностью.

От руки или печать?

Любой вариант обладает юридической силой, но подпись и расшифровка со стороны должника ставятся только от руки.

Если получатель денег обладает непонятным и некрасивым почерком, то используется компьютер.

Реквизиты и требования к оформлению

Если участники сделки не разбираются в правилах составления документа, то они могут скачать бланк из интернета и воспользоваться образцом заполнения. В текст обязательно включаются данные:

дата и место составления;
сведения об участниках;
точный размер передаваемой суммы, причем она указывается не только цифрами, но и прописью;
если выдается валюта, то приводится текущий курс, по которому рассчитывается сумма к возврату в рублях;
срок, на который деньги предоставляются составителю;
способ возврата денег;
размер процентной ставки.

Особых требований к оформлению не существует. Сначала в середине листа указывается наименование документа, после чего приводятся обстоятельства заключения сделки. Заполнить документ должен получатель заемной суммы.

Дополнительные условия

Если заключается сделка, по которой требуется нотариальное заверение, то обязательно удостоверяется договор займа. К нему прикладывается ранее написанная расписка.

Если передается сумма при свидетелях, то сведения о данных лицах включаются в текст документа, а также они ставят подписи с расшифровкой.

Образец расписки 2021

Существует много видов расписок, которые отличаются содержанием и особенностью сделки. Люди, планирующие составление бумаги, могут воспользоваться образцом расписки 2021 года. В него достаточно только внести собственные данные, после чего поставить подписи и указать размер займа.

Скачать образец расписки 2021

В Ворде легко изменяются основные сведения в документе, после чего текст распечатывается и подписывается.

Для чего нужны свидетели?

При оформлении расписки часто привлекаются свидетели. Обычно на их присутствии настаивает кредитор, который желает заручиться поддержкой незаинтересованных лиц. Сведения о каждом свидетеле включаются в текст, причем обычно делается отдельный список.

В текст включаются ФИО, сведения из паспортов и места прописки всех свидетелей. Люди, подписывающие расписку, подтверждают, что размер займа и другие условия в тексте соответствуют ранее оговоренным условиям.

Надо ли заверять у нотариуса?

По закону при составлении долговой расписки не требуется привлекать нотариуса, но участники могут воспользоваться услугами специалиста. Особенно это актуально, если осуществляется покупка имущества.

Наличие подписи от нотариуса благосклонно воспринимается судьей, если займодавцу придется обращаться в суд для принудительного взыскания денег с должника. За услуги специалист взимает плату в зависимости от тарифов нотариальной конторы, поэтому на месте производится расчет. Реестр контор можно легко найти в интернете.

Правила заполнения

дата выдачи;
номер экспедиторской расписки, присвоенный документу экспедитором в соответствии с документооборотом компании. Этот реквизит очень важен: например, если вы знаете номер экспедиторской расписки КИТ, это поможет отследить груз на сайте этой транспортной организации. Сходным образом действуют системы отслеживаня и других перевозчиков;
в строке «грузоотправитель» указываются данные о юридическом или физическом лице, включая полное наименование юрлица, фамилию, имя и отчество ИП, место, по которому находится постоянно действующий исполнительный орган юрлица или местонахождение ИП;
строки «Клиент» и «Экспедитор» заполняются аналогичным образом;
в соответствующей строке указывается страна, где груз был произведен;
строка «Товарный код» предназначена для внесения в нее опознавательного номера груза, который может потребоваться при взаимодействии с таможенными органами и для целей статистики или обозначения, идентификации транспорта;
маркировка проставляется в соответствии с действующим законодательством;
«количество мест, вид упаковки» — в этой строке указываются не только названные сведения, но и способ доставки (в коробках, навалом и т.д.);
вес указывается как с упаковкой, так и без нее;
проставляются объем и стоимость в соответствующих графах;
стоит прописать дополнительно особые условия приемки на транспортно-экспедиционное обслуживание, обязанности экспедитора и сведения о товаре, даже если они есть в договоре;
под размерами упаковки подразумеваются ее габариты и вес (каждой в отдельности);
подпись экспедитора является обязательны реквизитом.

В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете , по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).
Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет. При условии ее наличия рассмотрение спора в судебном порядке пройдет значительно быстрее и эффективнее

При условии ее наличия рассмотрение спора в судебном порядке пройдет значительно быстрее и эффективнее.

Для чего нужна экспедиторская расписка

Экспедиторская расписка является одним из экспедиторских документов, составляемых в соответствии с порядком оформления и формами экспедиторских документов, утв. приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 (далее — порядок № 23).

Согласно п. 5 порядка № 23 в число таких документов, помимо экспедиторской расписки, входят поручение экспедитору и складская расписка.

Экспедиторская расписка нужна для того, чтобы подтвердить сам факт приемки груза экспедитором от грузоотправителя (от самого клиента или указанного им лица).

Остальные экспедиторские документы предусмотрены для следующего:

поручение экспедитору — для определения перечня и условий оказания экспедитором заказчику услуг по перевозке;
складская расписка — для установления факта принятия груза экспедитором на складское хранение.

ВАЖНО! Экспедиторская расписка не является единственным документом, подтверждающим факт передачи груза экспедитору. Ее несоставление по каким-либо причинам еще не означает, что экспедитор будет освобожден от ответственности за утрату груза (определение ВС РФ от 20.04.2017 № 309-ЭС17-3184 по делу № А71-2378/2016).