Должностная инструкция юрисконсульта по кадровой работе

Функции кадровика

Функциональные и должностные обязанности этой профессии определяет должностная инструкция специалиста по кадрам. Она разрабатывается на предприятии или компании и утверждается руководителем. Инструкция гласит о том, что такой сотрудник в первую очередь должен вести работу по укомплектованию компании необходимыми кадрами.

Таким образом, выполнять организационную функцию. В первую очередь среди многих резюме он должен подобрать специалиста соответствующего квалификации, если такова необходимость есть на предприятии.

Он также занимается вопросами подбора, отбора и расстановки специалистов на вакантные места, изучает и анализирует структуру персонала, другую информацию, которая тесно связана с кадровой политикой компании.

При этом его функция, скорее всего, аналитическая с последующими предложениями по развитию персонала.

Еще одна функция этой профессии – это консультативная. Специалисты по кадрам консультируют работников по кадровым вопросам. К примеру, может помочь составить резюме, если того требует повышение по службе.

Естественно, контрольную функцию выполняет также сотрудник отдела кадров. В его компетенции — контроль за трудовой дисциплиной в компании и соблюдением работниками правил трудового распорядка.

IV. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет. Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты. Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований:

• обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива);

• формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения;

• составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

• Соблюдаем особый режим хранения документов, которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один – у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
• Формируем дела по годам. О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
• Составляем опись дел по личному составу. Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6 ). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1–8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:

• годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно;

• все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу;

• нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14);

• каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения – 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов;

• каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.

II. Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3. Проводит изучение и анализ:
   1. 3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.
   2. 3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.
   3. 3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.
7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
11. Контролирует:
    1. 11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.
    2. 11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.
    3. 11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.
    4. 11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.
    5. 11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.
12. Составляет установленную отчетность.
13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Образование и обучение, опыт практической работы

Что интересно. Для работы с документами (обобщенная трудовая функция: документационное обеспечение работы с персоналом (А)) требуется наличие среднего профессионального образования (по программе подготовки специалистов среднего звена), не считая дополнительного, а вот для всех остальных 7 обобщенных функций только высшее образование, также с дополнительным образованием. Причем у некоторых трудовых функций конкретизируются непосредственно уровни высшего образования, например, для поиска и оценки персонала можно обойтись образованием уровня бакалавриата, а вот руководители отдела персонала (обобщенные трудовые функции: операционное (G) и стратегическое (H) управление) уже должны иметь высшее образование уровня специалитета или магистратуры.

Что касается опыта практической работы. Согласно указанному стандарту опыт работы (не менее 5 лет) требуется только для двух обобщенных трудовых функций: операционное управление персоналом и подразделением организации (G), стратегическое управление персоналом организации (H). Для всей остальной кадровой работы указанный стандарт требования к опыту работы не устанавливает.

Хотя, все же стоит отметить, что наличие «профильного» образования является неоспоримым преимуществом при поступлении на работу, главное, выбрать специальность более близкую к предполагаемой кадровой работе (обязательны часы по трудовому праву).

Так сегодня можно получить образование:

• менеджера (управление персоналом);
• документоведа (документоведение и документационное обеспечение управления);
• специалиста по документационному обеспечению управления, архивиста (документационное обеспечение управления и архивоведение);
• юриста (юриспруденция) и т.д.

Загвоздка в том, что считать под профильным для кадровика? Ответ на этот вопрос сугубо субъективен, и зависит от пожеланий конкретного работодателя. К слову, профстандарт специалиста по управлению персоналом также не дает ответа на этот вопрос.

При отсутствии профильного образования, дополнительно требуется профессиональная переподготовка и повышение квалификации.

Согласно закону «Об образовании» под дополнительным профессиональным образованием понимается повышение квалификации (не менее 16 часов) и профессиональная переподготовка (не менее 250 часов).

Таким образом, исходя из конкретной должности, выполняемой работником трудовой функции, можно понять, какие требования стандарт предъявляет к кадровому специалисту.

Вообще, судя по вакансиям, для специалиста по кадрам базовое профильное образование не обязательно, но чаще всего требуется дополнительное по кадровой работе и опыт работы. А вот менеджером по персоналу работодатели чаще всего хотят видеть работника с высшим профильным образованием (управление персоналом) и опять же опытом работы. В этом собственно и отличие профстандарта кадровика от ожиданий работодателей. Хотя, в принципе, также встречаются вакансии кадровых работников без требования к опыту работу, главное, вовремя их найти.

Необходимые знания и умения

Собственно, это те знания и умения, которые необходимо знать и уметь делать кадровику для выполнения своих должностных обязанностей.

В профстандарте специалиста по управлению персоналом знания и умения приводятся по каждой трудовой функции в рамках обобщенной. Напомню, обобщенных т/ф всего 8, а вот трудовых функций в рамках обобщенных в разы больше, не говоря уже про трудовые действия.

Так для выполнения первой обобщенной т/ф: документационное обеспечение работы с персоналом (по всем трем трудовым функциям) требуется знание:

• трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права;
• законодательства РФ о персональных данных;
• основ архивного законодательства и нормативных правовых актов РФ, в части ведения документации по персоналу;
• основ документооборота и документационного обеспечения;
• структуры организации;
• технологий, методов и методик проведения анализа и систематизации документов и информации;
• нормы этики и делового общения.

А дальше имеются отличия, в зависимости от выполняемых трудовых функций, которые вы можете увидеть ниже.

Тоже самое с умениями кадрового работника. По всем трем т/ф (в рамках одной обобщенной) требуется соблюдать нормы этики делового общения, все остальные умения различаются, хотя некоторые не так сильно.

В случае выполнения кадровым специалистом всей работы по документационному обеспечению работы с персоналом (а обычно так и происходит), требования к необходимым знаниям и умениям нужно рассматривать комплексно.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

• близость к начальству;
• постоянный доступ к актуальной информации;
• возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
• возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
• работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

• частые командировки;
• ненормированный рабочий график;
• нахождение в стрессовой ситуации;
• эмоциональные срывы начальства;
• необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

I. Общие положения

1. На должность специалиста по
персоналу назначается лицо, имеющее высшее образование и дополнительное
профессиональное образование по программе повышения квалификации, программе
профессиональной переподготовки.

2. Опыт практической работы не требуется.

3. Назначение на должность специалиста
по персоналу, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Специалист по персоналу должен
знать:

4.1. Порядок оформления, ведения
и хранения документов по персоналу

4.2. Порядок
учета движения кадров и составления установленной отчетности

4.3. Основы
документооборота и документационного обеспечения

4.4. Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов
и информации

4.5. Порядок
расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам

4.6. Структуру
организации и вакантные должности (профессии, специальности)

4.7. Трудовое
законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права

4.8. Основы
архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в
части ведения документации по персоналу

4.9. Законодательство
Российской Федерации о персональных данных

4.10.
Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления
распорядительных и организационных документов по персоналу

4.11.
Нормы этики и делового общения

4.12.
Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и
особенности работы с ними

4.13.
Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах

4.14.
Источники обеспечения организации кадрами

4.15.
Общие тенденции на рынке труда и в отдельной отрасли, конкретной профессии
(должности, специальности)

4.16.
Основы экономики, организации труда и управления

4.17.
Технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора персонала

4.18.
Порядок формирования, ведения банка данных о персонале организации и
предоставления отчетности

4.19.
Порядок проведения конкурсов и оформления конкурсной документации

4.20.
Порядок заключения договоров (контрактов)

4.21.
Системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда
персонала

4.22.
Технологии и методы формирования и контроля бюджетов

4.23.
Порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации

4.24.
Систему, способы, методы, инструменты построения профессиональной карьеры

4.25.
Методы определения и оценки личностных и профессиональных компетенций

4.26.
Основы профессиональной ориентации

4.27.
Методологию обучения

4.28.
Порядок разработки планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации
кадров, учебных планов и программ

4.29.
Порядок ведения учета и отчетности по подготовке и повышению квалификации
персонала

4.30.
Основы налогового законодательства Российской Федерации

4.31.
Основы законодательства об образовании Российской Федерации

4.32.
Методы адаптации и стажировок

4.33.
Методы учета и анализа показателей по труду и оплате труда

4.34.
Методы определения, оценки и сравнения производственной интенсивности и
напряженности труда

4.35.
Методы нормирования труда

4.36.
Межотраслевые и отраслевые нормативы трудовых затрат

4.37.
Современные формы, системы оплаты и учета производительности труда персонала

4.38.
Порядок тарификации работ и рабочих, установления должностных окладов, доплат,
надбавок и коэффициентов к заработной плате, расчета стимулирующих выплат

4.39.
Тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и
квалификационные характеристики должностей служащих

4.40.
Методы определения численности работников

4.41.
Порядок и методы разработки планов и программ социального развития организации

4.42.
Методы анализа выполнения социальных программ и определения их экономической
эффективности

4.43.  _____________________________________________________________________

5. Специалист по персоналу подчиняется
непосредственно ___________________.

6. На время отсутствия специалиста
по персоналу (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное
в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет
ответственность за надлежащее их исполнение.

7.
________________________________________________________________

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

• Оформление трудовых книжек и их хранение;

• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

• Работа с архивом.

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Должностные обязанности кадровика

Должностная инструкция специалиста по кадрам различается в зависимости от занимаемой им должности. Это означает, что обязанности труженика, занимающего рядовую должность, будут отличаться от обязательств руководителя отдела.

Специалист отдела кадров

Для начала предлагаем рассмотреть должностную инструкцию рядового специалиста. Первостепенной задачей менеджера по управлению персоналом является учет личного состава. Это означает, что кадровые работники отвечают за формирование личных документов, выдачу различных справок и актов. Одной из задач «кадровиков» является оформления отпусков и фиксация перемещения работников между разными отделами.

Как уже говорилось выше, в задачу HR-отдела входит оформление трудовых книг и распоряжений руководства. После издания приказа, ведущий специалист рассматриваемого отдела обязан ознакомить всех тружеников с содержанием документа. Нередко, работникам поручается составление штатного расписания и разработка графиков трудовой деятельности.

Инспектор по кадрам

Согласно установленным правилам, данную должностную позицию может занять претендент, не имеющий профессионального стажа. Внутренняя инструкция является своеобразным регламентом, регулирующим круг обязанностей должностного лица.

Название профессии — «кадровик» — идёт из советских времён

Специалист по кадрам – профстандарт, установленный для кадровых инспекторов:

1. Учет кадровых операций.
2. Формирование личных дел работников.
3. Внесение изменений и корректив в документы личного состава.
4. Обработка поступающих документов.
5. Обработка документации, связанная с назначением выходных пособий, компенсационных выплат и пенсий.
6. Формирование электронной базы данных и архивирование документации.

Все вышеперечисленные функциональные обязанности относятся к делопроизводству. Помимо этого, кадровый инспектор проводит собеседования с претендентами на свободные должностные позиции, проверяя их уровень профессиональных знаний.

При ведении учета кадровых операций используется специальный расчетчик. Расчетчик для специалиста по кадрам – специальное ПО, позволяющее в максимально короткий срок рассчитать величину компенсационных выплат, продолжительность отпуска, количество рабочих дней в отчетном периоде и величину страхового стажа работника.

Начальник отдела кадров

Занять пост руководителя отдела может работник, имеющий высшее образование. Помимо этого, для вступления в должность необходимо иметь определенный практический опыт. Как правило, назначением работника на пост руководителя занимается лично гендиректор компании. Также высшему руководству организации предоставляются функции контроля деятельности начальника кадровой службы.

В задачу данного работника входит управление личным составом и разработка внутренней политики компании в отношении наемных сотрудников. Нередко данному должностному лицу поручается проведение анализа потребности компании в реструктуризации или перемещении персонала. Помимо вышеперечисленных функций, начальник ОК занимается проведением аттестации работников с целью выявления уровня профессионального соответствия занимаемой должности.

Как правило, на начальство возлагается функция контроля над вверенным ему отделом. Это означает, что руководитель ОК должен проводить систематический анализ деятельности работников с целью выявления сотрудников с высокой результативностью трудовой деятельности. На основе данного анализа составляется список работников, которым положена премиальная выплата либо другое поощрение.

Все документы, предназначенные руководителю компании, тесно взаимосвязанные с кадровыми вопросами, должны быть в обязательном порядке утверждены руководителем кадрового отдела. Также уровень компетенции руководства структурного подразделения распространяется на решение различных вопросов, связанных с деятельностью личного состава. Работник, занимающий данный пост, должен отлично знать все нормы Гражданского и Трудового Кодекса. Данные нормативы должны в обязательном порядке учитываться при формировании документов и регулировании различных конфликтов между работниками и топ-менеджментом.

Профессия специалиста по кадрам стала очень актуальной в связи с появлением в России множества западных фирм, вместе с которыми пришло понятия корпоративной этики

Документация

Основой внедрения кадровых отношений в деятельность организации является повышение общего уровня труда, что обуславливает улучшение финансовых показателей деятельности организации.

Но стоит отметить, что стандартизируемой формы для консолидации кадровой политики не существует, так как это, по сути, локальный акт, который регулирует систему кадров внутри отдельно взятой организации.

Однако если же у кадровой службы стоит вопрос о предоставлении положения о кадровой политике, то целесообразно использовать наиболее типовой вариант, который включает следующие данные:

• Общие положения – пункт, включающий в себя обобщенную информацию о самой организации, ее деятельности, также аналитику экономической активности компании, ее основные стратегии и применение регламентированных кадровых отношений.
• Организационная форма и количество персонала. Структура управления организацией во многом находит свое отражение и в кадровых отношениях. Подобную содержание раскрывает положение о кадровой политике, которое в дальнейшем даст возможность формировать свою управленческую тактику.
• Регламентация кадровой политики – пункт, включающий в себя организационно-распорядительную документацию, которая может действовать внутри организации или подлежит ее последующему внедрению:
  • правил трудовой дисциплины;
  • порядок оплаты труда работников;
  • штатное расписание и должностные инструкции;
  • положение о социальных гарантиях и о премировании сотрудников;
  • коллективный договор.
• Направления кадровой политики. У каждой организации насчитывается индивидуальное количество кадровых работ. Основные направления данных работ могут быть как в наборе трудовых единиц и общего усовершенствования штата сотрудников, так и в оценке профессионального опыта каждого из работников.

Каждое из направлений при работе с кадрами насчитывает в себе ряд определенных процедур, которые отражены в положении о кадровой политике.

Скачать образец документа кадровой политики организации можно здесь.

Разработка кадровых отношений не оканчивается ее ратификацией, а представляет собой длительный процесс, в ходе которого документ должен быть проанализирован общий результат кадровых процедур, который предполагает внесение уверенных коррективов и доработок.

Чтобы дать полную и объективную оценку результативности кадровым отношениям, важно придерживаться определенных критериев ее оценки, а именно:

1. Оценка гибкости кадровых отношений. Кадровая политика должна своевременно и как можно быстрее перестраиваться и совершенствоваться при изменяющихся событиях.
2. Оценка состава рабочих единиц. В стандартном понимании, происходит разделение сотрудников компании по уровню их образования, занимаемых должностей и их квалификационному уровню.
3. Один из важных аспектов продуктивности кадровых отношений − оценка «индекса крутящихся дверей».
4. Оценка уровня учета участия работника в процессе производства в соотношении с уровнем учета интересов самой компании, выраженный в индивидуальном подходе к каждому из работников.

Грамотно проведенные регламентированные кадровые отношения, отвечающие всем вышеописанным требованиям, являются мощным инструментом, повышающим боевой дух и способности персонала организации, общего уровня развития предприятия в обстановке трансформационных изменений экономики.

Основные тезисы руководства

Штатный кадровый исполнитель – это подчиненное лицо, выполняющее распоряжения своего непосредственного начальства. Зачисление в штат на подобную вакантную должность и увольнение сотрудника происходит исключительно по распоряжению генерального руководителя. Такая вакансия предполагает наличие у кандидата определенных полномочий. Однако здесь существуют и особые требования к такому сотруднику. Претендент на место инспектора кадрового отдела обязательно предъявляет документы о рабочем стаже в подобной отрасли. Кроме того, этому работнику желательно показать бумагу об окончании ВУЗа по специальности трудоустройства. Инспектор ОК обладает следующими умениями и отвечает таким критериям:

Инспектор отдела кадров работает с личными делами персонала и ведет текущую отчетность, связанную с кадровыми ротациями

• свободно разбираться во внутренней документации организации (указы, распоряжения, правила распорядка);
• уметь подготавливать бумаги о начислении пенсионного обеспечения, вести книги о трудоустройстве и личные дела штатного персонала организации;
• безошибочно применять нормативы трудового законодательства и уметь составлять необходимую кадровую отчетность, касающуюся пенсионных выплат, льготных начислений и компенсаций разного характера.

Такой человек располагает прямыми сведениями о структурном устройстве предприятия, знает наименования установленных на предприятии должностей. Малые организации дополнительно возлагают на плечи кадрового работника обязанности по ведению архива предприятия и некоторую банковскую отчетность.

Должностные обязанности инспектора отдела кадров велики, и поэтому при выполнении служебных функций такой человек опирается и ссылается на некоторые документы. Эти бумаги перечисляют в таком порядке: действующие государственные законы, Устав организации, подписанное должностное руководство, изданные указания и внутренние положения руководства организации.

Должностная инструкция кадровика

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.